كيف تخطط لوقتك في Notion باستخدام GTD

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

اجمع كل أمورك في طاولة واحدة سهلة الاستخدام لسهولة التحكم.

ما هو GTD

نشر متسلل الحياة بشكل متكرر مقالات حول GTD - تقنية Getting Things Done. تم اختراعه ووصفه بالتفصيل في كتابه من قبل مدرب الأعمال ديفيد ألين. باختصار ، يمكن وصف القواعد الأساسية لهذا النظام على النحو التالي:

1. التقط كل المعلومات … اكتب كل الأفكار والمهام والأفعال. إذا كان هناك شيء لا يمكنك فعله الآن ، فضع علامة دون الاعتماد على الذاكرة. يتم تخزين كل ما تقوم بتسجيله في ما يسمى بـ Inbox.
2. الحفاظ على النظام. أثناء امتلاء المجلد الذي يحتوي على "المهام الواردة" ، تحتاج إلى تنظيم محتوياته ، وفرز المهام إلى فئات ، وإنشاء تفسيرات وملاحظات حتى لا تنسى أي شيء.
3. تحديد الأولويات … يجب أن يكون لكل مهمة تاريخ استحقاق ودرجة من الأهمية حتى تعرف ما يجب القيام به أولاً وماذا يمكن أن ينتظر.
4. حافظ على كل شيء في متناول اليد … GTD ليس له مكان لمبدأ "اكتب لاحقا". يجب أن تكون قوائم المهام والملاحظات الخاصة بك دائمًا في متناول يديك: على جهاز الكمبيوتر والهاتف الذكي والجهاز اللوحي والأجهزة الأخرى. بهذه الطريقة ، إذا خطر ببالك فكرة مثيرة للاهتمام أو فكرت في حالة غير مسجلة ، يمكنك كتابتها على الفور. عندما يقترب الموعد النهائي للمهمة ، ستتلقى تذكيرًا ، مجدًا للإخطارات المنتشرة في كل مكان.

يمكنك قراءة المزيد عن GDT في دليلنا.

هذه التقنية جيدة لتعدد استخداماتها. منشئها ، David Allen ، قديم الطراز إلى حد ما: من خلال "Inbox" يعني مجلدًا ورقيًا حقيقيًا. حتى أنه طبع رسائل البريد الإلكتروني ووضعها في مجموعات ملفات.

ولكن بنفس النجاح ، يمكن تطبيق GTD على ملفات ومجلدات الكمبيوتر ، باستخدام هذا النظام بالاقتران مع بعض الخدمات. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام هذه التقنية لفرز رسائل البريد الإلكتروني في Gmail ، أو كتابة المهام إلى "" ، أو التحكم الكامل في حياتك باستخدام. أخيرًا ، يتم صقل العديد من مديري المهام مثل نفس Wunderlist وفقًا لفلسفة GTD.

وبالطبع ، يمكنك استخدام هذه التقنية في برنامج رائع ومتعدد الاستخدامات مثل Notion.

إنه مزيج من مستندات Google و Evernote و Trello وعشرات التطبيقات الأخرى. يمكن أن تفعل Notion كل ما تحتاجه تقريبًا للعمل. الملاحظات وجداول البيانات وقواعد المعرفة وقوائم المهام ولوحات كانبان والمستندات - يحتوي البرنامج على كل شيء. إنها خطيئة ألا تستخدمها في تنظيم شؤونك بأسلوب GTD.

وأنشأت ماريا ألدري ، مستشارة الأعمال التي تساعد قادة الأعمال على تنظيم عملهم ، نظامها الخاص الذي يعتمد على GTD لـ Notion. شاركت هذه التطورات في مدونتها.

كيفية استخدام إنهاء الأشياء في الفكرة

أنا لست منظمًا جيدًا. لذلك عندما اكتشفت أمر GTD لديفيد ألين ، تغيرت حياتي حرفيًا. الآن هذا نوع من الدين بالنسبة لي. وبالتدريج ، قمت ببناء نظامي الخاص ، مما يسمح لي بمواكبة كل شيء ، والعمل بوتيرتي المعتادة.

أستخدم ممارسة أسميها التخطيط الأسبوعي. أخصص ساعة كل يوم أحد (أو الاثنين) للتخطيط للأسبوع المقبل. تساعدني هذه العادة في حل المشكلات المعقدة عن طريق تقسيمها إلى مشاكل أصغر وأكثر قابلية للإدارة. لذلك أقوم بإنجاز المزيد من الأعمال ، وتقليل التعب ، والتركيز بسهولة أكبر على العمل.

بالنسبة لي ، Notion مثل اللعبة. يستغرق إعداد النظام وقتًا. ولكن عندما تكون جاهزة ، يصبح إكمال المهام أمرًا ممتعًا وبسيطًا وسريعًا.

كل أسبوع ، أنقر على زر في Notion ، ويظهر جدول بيانات فارغ أمامي. هناك واحدة فارغة هنا ، والتي يمكنك التقاطها واستخدامها.

إليك العملية خطوة بخطوة التي أستخدمها لجدولة مهامي باستخدام Notion.

1. اجمع أفكارك

خصص 10 دقائق لسرد وكتابة كل أفكارك في هذا العمود. سوف يتحولون إلى مهام عليك إكمالها في الأسبوع القادم.

1. ضع قائمة بجميع مشاريعك التي لم تكتمل بعد.
2. تحقق من المهام الخاصة بك للأشهر الثلاثة الماضية للعثور على أي مهام معلقة.
3. ألقِ نظرة على التقويم الخاص بك: ربما هناك شيء مخطط له هناك أيضًا.
4. تحقق من دفتر الملاحظات الورقي ، إذا كان متاحًا. ربما توجد أيضًا بعض الأفكار التي يجب نقلها إلى الفكرة.
5. فكر فيما إذا كان هناك أي مهام أخرى تحتاج إلى القيام بها أو أشخاص للعمل معهم.

اجمع كل هذه الأفكار معًا وسردها في العمود الأول. هذه هي خطتك للأيام السبعة القادمة.

2. تعيين الإجراءات المناسبة

الفكرة ليست سيئة ، لكن بدون فعل فعال ، ستبقى فكرة. اسأل نفسك ، "ماذا علي أن أفعل لنقل هذه المهمة إلى النهاية؟"

على سبيل المثال:

• استمر في ملء الموقع بالمحتوى ← اكتب مسودة لقسم "نبذة عني".
• إنشاء تقويم نشر المحتوى ← ارسم خريطة ذاكرة للمنشورات وحدد التواريخ.
• قم بعمل فيديو لمدونة ← اكتب نص فيديو.
• قابل كريس ← أرسل له بريدًا إلكترونيًا يحتوي على تاريخ ومكان الاجتماع.

تذكر أنه في حالة الحاجة إلى أكثر من إجراء لإكمال مهمة ما ، يجب أن تقرر ما يجب القيام به أولاً.

3. تعيين الاستعجال

بعد ذلك ، يجب عليك تحديد مدى إلحاح كل مهمة. هذا ضروري من أجل التركيز على الأشياء المهمة حقًا ، وليس مجرد القيام بمجموعة من الأعمال.

لفهم الأشياء التي يجب القيام بها أولاً ، أقوم بتصنيف أفكاري إلى أربع فئات:

• مهام مهمة - الأشياء التي تقربنا من تحقيق الأهداف.
• مهام عاجلة - الإجراءات التي تتطلب اهتماما فوريا.
• لن يضر - تشمل هذه الفئة أمور قد لا تكون عاجلة وليست مهمة ، لكن تنفيذها سيجعل حياتك أسهل في الأيام السبعة المقبلة.
• يمكن أن تنتظر - هذه مهام يمكن إعادة جدولتها لأسبوع آخر.

4. تحديد مستوى التركيز

للأسف ، لدينا جميعًا قدرًا محدودًا من الاهتمام والوقت والطاقة. كل مهمة تستهلك نسبة معينة من هذه الموارد الهامة. لذلك ، قم بتقييم المهمة المجدولة وقم بتعيين الرقم المقابل لها في العمود الرابع.

على سبيل المثال ، استحوذت كتابة مسودة لمنشور مدونة على حوالي 20٪ من انتباهي. وتتكون رسالة كريس من ثلاثة أسطر - 2٪ فقط.

5. تعيين الأولوية

يحدد مربع الاختيار هذا المهام التي تحتوي على علامتي "هام" و "عاجل". هذا هو ، يجب القيام به ، بغض النظر عن أي شيء. هذه هي قائمة أولوياتك.

عند الانتهاء من تحديد هذه المهام ، أضف النسب المئوية من العمود السابق لمعرفة مقدار الموارد التي ستنفقها عليها. إذا اتضح أنه أكثر من 90 ٪ ، فأنت بالغت في تقدير قوتك وقضيت أكثر مما يمكنك مضغه. قم بإعادة جدولة جزء منه إلى الأسبوع المقبل ، وإلا فستكون مرهقًا ولن يكون لديك وقت لأي شيء.

بالمناسبة ، نصيحة مفيدة: يتيح لك Notion تصفية محتويات صفوف الجدول - وهذه هي الطريقة التي يمكنك بها تحديد المهام ذات الأولوية.

6. جدولة المهمة

تظهر علامة الاختيار في العمود التالي ما إذا كانت المهمة مجدولة في التقويم الخاص بك. قرر متى ستقوم بتشغيله وإنشاء حدث مناسب.

بالمناسبة ، إذا كنت لا تستخدم تقويم Google أو شيء من هذا القبيل ، فاحصل على فكرة. هناك يمكنك إضافة المهام المجدولة للأسبوع.

7. تفويض المهمة

نعم ، لديك نفس عدد الساعات في اليوم مثل بيونسيه ، لكن لديها فريقًا ضخمًا من المساعدين الذين يقومون بالعمل القذر من أجلها ، لذا فهي تقوم بالمزيد. ومع ذلك ، إذا كان لديك أيضًا شخص يمكنك نقل بعض المهام على أكتافه ، فقم بذلك وحدد المهمة المفوضة في العمود المناسب.

8. قم بإنهاء المهمة

حسنًا ، كل شيء بسيط. عند الانتهاء من مشروعك أو إكمال مهمة ، حدد المربع في العمود الأخير.

علاوة

فيما يلي بعض الخطوات لمساعدتك في أن تصبح أكثر تنظيماً:

1. راجع إنفاقك خلال الأسبوع الماضي وخطط لميزانيتك للأسبوع التالي.
2. فكر في قائمتك للأسبوع ، أضف منتجات إلى قائمة التسوق.
3. قم بمعالجة علبة الوارد الخاصة بك لآخر سبعة أيام في الوقت المناسب وفرز كل ما تراكم هناك.
4. خطط ليوم واحد على الأقل في الأسبوع لممارسة الرياضة.

تذكر أن GTD مرن للغاية ويمكن تصميمه ليناسب احتياجاتك. لا تتردد في تعديل قوالب الفكرة. على سبيل المثال ، يبدو أن عمود "انتباه ماريا" زائد عن الحاجة. بالنسبة لي ، ملاحظة كافية سواء كانت المهمة عاجلة أم لا. يمكنك بسهولة حذف أعمدته وإضافة أعمدتك الخاصة. لذلك ، قمت بإنشاء عمود بعنوان "العمل" و "المنزل" و "الإبداع" وآخرين لفرز المهام إلى فئات. يمكنك أن تفعل ذلك بطريقتك.