كيفية عمل مخطط للعمل على المشاريع في Excel في 10 خطوات

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

باستخدام الأدوات المعتادة لمحرر جداول بيانات MS Excel الأكثر شيوعًا ، يمكنك رسم رسم تخطيطي مرئي للعمل في المشاريع ، مما سيساعدك على تتبع كيفية تقدم كل مهمة ومقدار ما يجب القيام به.

إذا كنت تدير مشاريع ، فمن المهم أن تعرف دائمًا عدد المهام التي لديك ومتى يجب إكمالها. وإذا قمت برسم رسم تخطيطي مرئي ، فسيكون من الأسهل شرح النقاط الرئيسية في حياة المشاريع للفريق المشارك في العمل ، وكذلك لأصحاب المصلحة الآخرين.

غالبًا ما تُستخدم البرامج الخاصة لإدارة المشاريع ، ولكن يمكنك أيضًا إنشاء جدول زمني واضح ويمكن الوصول إليه في برنامج MS Excel المألوف.

يوضح مخطط عمل المشروع كيفية ارتباط الأحداث والمهام ببعضها البعض بمرور الوقت. يعكس الرسم التخطيطي المصمم جيدًا معلومات مهمة حول تنفيذ مهمة محددة وتطوير المشروع ككل ، مما يساعد على رؤية الصورة الكبيرة.

لإنشاء مثل هذا المخطط في MS Excel (الإصدارات 2007 والإصدارات الأحدث) ، تحتاج إلى اتخاذ 10 خطوات فقط.

ماذا يوجد في هذا الرسم البياني؟ التفاصيل الرئيسية موضحة بخطوط وألواح ملونة:

• خط اليوم الحالي - خط عمودي أحمر يوضح مكانك اليوم ؛
• المواعيد النهائية للمهمة - أشرطة أفقية رمادية توضح المدة التي سيستغرقها إكمال كل مهمة ؛
• جاهزية المهام - خطوط أفقية خضراء توضح في أي مرحلة يتم إكمال المهمة والمقدار المتبقي لإنجازه.

في الإصدارات المختلفة من MS Excel ، قد تختلف الإجراءات قليلاً ، ولكن بطريقة أو بأخرى ستكون العملية عالمية ، ويمكن لأي مستخدم التعامل مع الجدولة.

يمكنك مشاهدة فيديو تعليمي مفصل (باللغة الإنجليزية) ، سيستغرق الأمر نصف ساعة من وقتك.

الخطوة 1. بداية ، فكر في النتيجة

للتعامل مع المهمة دون أي مشاكل ، اطبع الجدول الزمني أو ارسمه على ورقة كما يجب أن يبدو في النهاية. أمسك قطعة الورق أمامك لمقارنة كل خطوة بالنمط. لا يلزم رسم المخطط بعناية ، فقط قم بإصلاح شكل المخطط واحتفظ به في متناول اليد ، سيكون تذكيرًا جيدًا.

الخطوة الثانية. قم بإنشاء جدول بالبيانات

لإنشاء رسم بياني ، تحتاج أولاً إلى رسم جدول. في المثال ، ينقسم المشروع إلى أربع مراحل ، لكل منها مهام.

شكل جدول أسفل الرسم البياني. يحتوي الصف 30 على عناوين الأعمدة.

لنكتشف ما تعنيه البيانات الواردة في الجدول:

• مرحلة: "المرحلة 1" ، "المرحلة 2" ، "المرحلة 3" ، "المرحلة 4" أو "اليوم". يظهر أي مرحلة من المشروع يتوافق الحدث معها.
• نوع من: "المرحلة" ، "المهمة" ، "اليوم". يظهر نوع الحدث وتحديد المهام ومراحل تنفيذ المشروع.
• تاريخ البدء: تاريخ بدء الحدث.
• حدث: يظهر اسم الحدث في الرسم التخطيطي.
• توقيت: يُظهر عدد الأيام التي يستغرقها إكمال المهمة.
• النسبة المئوية للجاهزية: يوضح درجة الإنجاز لكل مهمة ومرحلة ، 0٪ - المهمة لم تبدأ ، 100٪ - مكتملة. لا يرتبط هذا المؤشر لفئة "المرحلة" بإكمال المهام ويتم تعيينه كتقدير. لتحديد النسبة المئوية التي اكتملت فيها المرحلة ، تحتاج إلى تطبيق القواعد الخاصة بك.
• جاهز في أيام: الفترة التي تم فيها الوصول إلى مؤشر الجاهزية للحدث بالنسبة المئوية. بالنسبة لمهمة تستغرق 10 أيام ويكتمل بنسبة 50٪ ، سيكون هذا الرقم خمسة أيام (10 أيام × 50٪).
• ارتفاع: تعتبر قيمة الارتفاع مهمة للزخرفة لأنها تحدد مدى ارتفاع أو انخفاض الحدث في خريطة الجدول. يمكنك تحديد أي قيم ، ولكن من الأفضل أخذ الأرقام الصغيرة بالقرب من الصفر. يستخدم المثال نطاقًا من +25 إلى -25.إذا كان الارتفاع موجبًا ، سينعكس الحدث على الرسم البياني أعلى المحور الأفقي ، إذا كان سالبًا - أسفل المحور.

الخطوة 3. قم بإنشاء مخطط بمحاور X و Y ، وأضف البيانات الأولى من عمود "المخطط الزمني" إليه

حان الوقت لإنشاء مخطط لتصور بيانات الحدث من الجدول الذي تم إجراؤه في الخطوة السابقة. استخدم مخطط تبعثر مع محوري X و Y لأنه يسمح لك بحرية وضع إحداثيات القاعدة على كلا المحورين.

اتبع التعليمات:

• حدد علامة التبويب "إدراج" في القائمة الرئيسية.
• ثم حدد "المخططات" ← "مبعثر" ← "مبعثر بعلامات" ، سيظهر أمامك مخطط فارغ.
• قم بتوصيل حواف المخطط وتغيير حجم المخطط وتغيير حجمه بحيث يغطي حقل المخطط النطاق من الخلية B4 إلى الخلية K26 (اضغط مع الاستمرار على مفتاح Alt لمحاذاة منطقة المخطط تمامًا مع حدود الخلية).
• انقر بزر الماوس الأيمن فوق الرسم التخطيطي وحدد عنصر القائمة "تحديد البيانات".

أضف سلسلة من البيانات إلى النطاق بالنقر فوق الزر "إضافة" في مربع الحوار الذي يفتح.

1. لتغيير اسم "اسم السلسلة" ، أدخل قيمة الخلية E30 "التواريخ" في الحقل المقابل.
2. بالنسبة لقيمة المحور X ، حدد الحقل المناسب وحدد الخلايا C33: C46 تاريخ البدء.
3. بالنسبة لقيمة المحور ص ، حدد الحقل المناسب وحدد الخلايا H33: H46 الارتفاع.
4. انقر فوق "موافق" لإغلاق نافذة إضافة البيانات.
5. انقر فوق "موافق" لإغلاق نافذة تحديد البيانات.

ستوفر لنا هذه الخطوات مخططًا مبعثرًا بسيطًا بتنسيق تلقائي.

لنجعل علامات الحدث خضراء:

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي علامة بيانات محددة ، وحدد تغيير "تنسيق سلسلة البيانات".
• في القائمة التي تفتح على اليسار ، حدد علامة التبويب "معلمات العلامة" ، ثم حدد نوع العلامة المضمنة "كريستال". زيادة الحجم إلى 10 قروش.
• في علامة التبويب Marker Fill ، حدد تعبئة خالصة. قم بتغيير لون التعبئة إلى اللون الأخضر.

لدينا الآن مخطط مبعثر يمثل الجدول الزمني. حتى الآن ، تُظهر العلامات الخضراء فقط بداية المهام.

تغيير اسم الرسم البياني: انقر نقرًا مزدوجًا فوق حقل النص الذي يحتوي على الاسم وأدخل اسمك.

سنعود إلى خيارات التوقيت في الخطوة 5 ، ونضيف أشرطة أفقية على طول المحور السيني ، لكن في الوقت الحالي نواصل تنسيق الرسم البياني.

الخطوة 4. ترتيب مظهر الرسم البياني وإضافة أسماء الأحداث

نتخلص مما لا نحتاجه في الرسم التخطيطي.

المحور ص … إخفاء المحور الرأسي ، لأنه لا يحمل معلومات. حدد رسمًا تخطيطيًا ، في القائمة الرئيسية في علامة التبويب "التعامل مع الرسوم البيانية" ، حدد "تخطيط". ثم اختر Axes → Main Vertical Axis → Do Not Show.

أدلة أفقية … هم أيضا عديم الفائدة. حدد المخطط ، في القائمة الرئيسية ، انتقل إلى علامة التبويب Layout ، ثم حدد Grid → Horizontal Gridlines Along Major Axis → Do Not Show.

وسيلة إيضاح الرسم البياني … سنستبدلها بأخرى أجمل ، لكن في الوقت الحالي نقوم بتعطيلها: "Layout" → "Legend" → "No".

أخيرًا ، نعرض تسميات البيانات لكل علامة. في القائمة الرئيسية في علامة التبويب "تخطيط" ، حدد "توقيعات البيانات" → "يسار".

كيفية تغيير البيانات في التوقيع المميز

يعد إدخال البيانات حول كل حدث في الرسم التخطيطي طويلًا وصعبًا ، لأنه يتعين عليك تحديد كل علامة على حدة وإعادة تسميتها.

لكن يمكن تسريع هذه العملية أربع مرات:

• انقر فوق التسمية التوضيحية للعلامة الأولى (الزاوية اليسرى العلوية من الرسم البياني) لتحديد جميع القيم مرة واحدة. لا تنقر على العلامة الخضراء ، فهذا سيحدد كائنات أخرى!
• انقر مرة أخرى على التسمية التوضيحية للعلامة لتحرير الاسم الفردي.
• في حقل إدخال الصيغة ، اكتب الرمز =.
• انقر فوق الخلية D33 ، وتحتوي على حدث "المرحلة 1" ، واضغط على Enter.
• كرر الخطوات الأربع الأولى للتسميات المتبقية لكل علامة.

كيفية تثبيت المناطق

من المفيد تثبيت المناطق في السطر 28 بحيث يمكنك دائمًا رؤية الرسم التخطيطي أثناء العمل على المستند.ستبقى أول 27 سطراً أمام عينيك ، حتى إذا قمت بالتمرير خلال بقية السطور.

لتجميد المناطق:

• حدد الخلية A28.
• حدد علامة التبويب "عرض" من القائمة الرئيسية.
• اختر نافذة → مناطق التجميد.
• حدد "مناطق التجميد" من القائمة المنسدلة.

سيظهر خط أفقي أسود فوق السطر 28. تم الآن إرساء كل شيء أعلاه وستتحرك الخطوط السفلية فقط عند التمرير.

الخطوة 5. أضف أشرطة خطأ لعرض الجداول الزمنية لتحويل المخطط إلى جدول زمني مرئي

ستوضح أشرطة الخطأ الأفقية في الرسم التخطيطي الوقت الذي يستغرقه إكمال كل مهمة. للقيام بها:

• قم بتمييز الرسم البياني.
• من قائمة أدوات المخطط الرئيسية ، حدد علامة التبويب تخطيط.
• في القائمة المنسدلة في الزاوية اليسرى العلوية (منطقة الرسم) ، حدد سلسلة بيانات "المخطط الزمني".
• في علامة التبويب التخطيط ، حدد أشرطة الخطأ ← إعدادات أشرطة الخطأ المتقدمة. سوف يظهر صندوف حوار.
• في القائمة المنسدلة في الزاوية العلوية اليسرى ، حدد أشرطة خطأ المحور "س" لتنسيق الرسم البياني.
• في مربع الحوار لتغيير الأشرطة الأفقية ، حدد خانة الاختيار الخاصة بـ Plus pin. نمط النهاية → لا نقطة.
• في قائمة "قيمة الخطأ" ، حدد العنصر "مخصص" وانقر فوق الزر "تحديد القيمة". في النافذة الجديدة "تكوين شريط الخطأ" التي تفتح ، حدد "قيمة الخطأ الإيجابي". للقيام بذلك ، ضع المؤشر في الحقل المناسب وحدد نطاق الخلايا من E33 إلى E74. انقر فوق موافق.

تمتد الآن الخطوط الرمادية من العلامات الخضراء إلى اليمين ، وهي توضح مقدار الوقت الذي تحتاجه لقضاء هذه المهمة أو تلك. يجب تنسيقها من أجل الوضوح:

• في نافذة تنسيق أشرطة الخطأ ، انتقل إلى علامة التبويب لون الخط. حدد خط متصل. اجعل التعبئة رمادية.
• في علامة التبويب Linetype ، قم بزيادة عرض الخط إلى 4 نقاط.

للتنقل بشكل أفضل في الرسم التخطيطي ، ارسم خطوطًا عمودية رفيعة من العلامات. للقيام بذلك ، في القائمة المنسدلة في الزاوية اليسرى العليا ، حدد "أشرطة الخطأ على طول المحور ص". يعرض مربع الحوار أشرطة خطأ عمودية. حدد اتجاه الطرح ، نمط النهاية ← بلا نقطة ، مبلغ الخطأ ← القيمة النسبية ، أدخل 100٪ في هذا الحقل. اختر لون الخطوط وسمكها بنفسك.

الخطوة 6. أضف قيمة الجاهزية إلى المخطط

حان الوقت لإضافة سلسلة من البيانات إلى المخطط الذي يعرض النسبة المئوية للمهمة المكتملة.

إذا استغرقت المهمة 10 أيام واكتمل بنسبة 50٪ ، فسيكون شريط الإكمال نصف ممتلئ. هذا مقياس لتتبع العمل ولا يشمل عطلات نهاية الأسبوع والعطلات. لإضافة معلومات جديدة إلى الرسم البياني ، اتبع الإرشادات أدناه.

• انقر بزر الماوس الأيمن فوق منطقة الرسم البياني ، وحدد "تحديد البيانات" من قائمة السياق.
• انقر فوق الزر "إضافة" ، في النافذة التي تظهر ، حدد "اسم الصف" عن طريق تحديد الخلية G30. نطاق البيانات للمحور X و Y هو نفسه كما في الخطوة رقم 3.
• ستظهر علامات حمراء على الرسم التخطيطي ، والتي ستخفي العلامات الخضراء.

الخطوة 7. تنسيق مقاييس البيانات الجديدة

لجعل المخطط ينعكس بنفس النمط ، ولا تتداخل البيانات ، نقوم بتنسيق العلامات:

• في القائمة المنسدلة في الزاوية اليسرى العليا ، حدد "صف جاهز". مباشرة أسفل القائمة المنسدلة يوجد زر "تنسيق الجزء المحدد". انقر فوقه ، سيتم فتح مربع حوار.
• تغيير معلمات العلامة. حدد نوع الشكل "Crystal" ، واضبط الحجم على 10 pt ، وحدد تعبئة خضراء صلبة للعلامة. أغلق مربع الحوار.
• بدون إزالة تحديد العلامات ، في القائمة الرئيسية في علامة التبويب "التخطيط" ، انقر فوق الزر "تسميات البيانات" ، وحدد العنصر "عدم إظهار" في القائمة التي تظهر.

الخطوة 8. أضف أشرطة خطأ لتتبع النسبة المئوية لإكمال المهام

أنت الآن بحاجة إلى إضافة ألواح جديدة بحيث يمكنك أن ترى في لمحة المرحلة التي وصلت إليها المهام.

• حدد صف جاهز مرة أخرى من القائمة المنسدلة الموجودة على اليسار. اضغط على زر "أشرطة الخطأ" في القائمة الرئيسية. حدد "خيارات متقدمة" من القائمة المنسدلة. سوف يظهر صندوف حوار. اضبط الشرائح الرأسية على قيمة ثابتة عن طريق إدخال صفر في الحقل المقابل.
• قم بالتبديل إلى معلمات الألواح الموازية للمحور X. اضبط الاتجاه على "Plus". نمط النهاية → لا نقطة ، مقدار الخطأ → مخصص. في مربع الحوار "قيمة الخطأ الموجب" ، حدد نطاق الخلايا G33-G47.
• قم بتغيير لون الخطوط إلى اللون الأخضر عن طريق اختيار تعبئة خالصة. اضبط عرض الخط على 7 قروش.

توضح الخطوط الأفقية الخضراء ما إذا كانت المهام قد اكتملت جزئيًا أو كليًا.

الخطوة 9. أضف خطًا رأسيًا يمثل اليوم الحالي

يوضح الخط الأحمر اليوم الذي هو عليه ، ويوضح كيف يتناسب المشروع ككل مع الموعد النهائي.

• اتصل بقائمة السياق للرسم التخطيطي بالزر الأيمن. حدد "تحديد البيانات".
• انقر فوق الزر "إضافة" ، أدخل كلمة "اليوم" في حقل "اسم السلسلة". أدخل نطاق الخلايا C31-C32 لقيمة المحور X و H31-H32 لقيمة المحور ص.

ظهرت علامتان جديدتان على الرسم البياني. قم بتسميتها: حدد تسميات البيانات واكتب كلمة "اليوم" في شريط الصيغة. انقر بزر الماوس الأيمن على التوقيع وحدد عنصر "تنسيق البيانات" في قائمة السياق. ضع موضع التسمية التوضيحية "أعلاه".

• انتقل إلى القائمة الرئيسية في علامة التبويب "تخطيط".
• حدد "صف اليوم" في القائمة المنسدلة في الزاوية اليسرى العليا.
• أضف أشرطة خطأ مع معلمات إضافية باتباع الإرشادات كما في الخطوة الخامسة. ستحتاج إلى لوح بامتداد المحور الرأسي ، مع اتجاه الطرح ، النمط النهائي لـ بلا نقطة ، بقيمة نسبية 100٪.

لديك الآن خط عمودي يمثل اليوم الحالي. قم بتغيير لون الخط إلى اللون الأحمر ، وزد الحجم إلى 3 نقاط.

في العينة ، تم إصلاح التاريخ الحالي ، لذلك لن يتغير. ولكن بالنسبة للمشاريع التي يتم تطويرها بنشاط ، يوصى باستخدام طريقة مختلفة لتسجيل البيانات. للقيام بذلك ، ضع التاريخ في الخلية B2 بإدخال الصيغة = TODAY () وحدد في مربع حوار تحديد البيانات لقيمة خلية المحور X الخلية B2 بدلاً من النطاق الذي حددته سابقًا.

الخطوة 10. قم بإضافة كتل نصية

الآن المخطط يفتقر فقط إلى أسطورة الأسطورة بحيث يمكن فهمها من قبل الفريق بأكمله.

• حدد الرسم التخطيطي ، وانتقل إلى القائمة الرئيسية في علامة التبويب "إدراج". حدد "الترقين".
• ضع منطقة التسمية في الزاوية اليمنى العليا من المخطط. حدد حد مربع النص باستخدام الزر الأيمن للماوس ، وحدد عنصر "تنسيق الشكل" في قائمة السياق. في النافذة التي تفتح ، حدد نوع التعبئة "صلب" ، واللون رمادي. نسّق الملصق. يمكنك إدراج أي عدد من الكتل.

يمكنك الآن عمل رسم تخطيطي في 20-30 دقيقة باستخدام محرر MS Excel المفضل لديك فقط.