كيفية إدارة البريد: 10 نصائح من موظفي TED

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

شارك موظف TED Michael McWaters 10 نصائح على مدونته للحفاظ على صندوق الوارد الخاص به منظمًا.

من ، إن لم يكن محرري ومديري TED ، هل يمكنك التحدث عن طرق التعامل مع البريد المزدحم. وفقًا لهم ، تصل مئات الرسائل إلى الشركة يوميًا ، وقد تجاوز عداد رسائل البريد الإلكتروني الواردة لبعض الموظفين بالفعل ألف منذ فترة طويلة.

يقدم Michael McWaters ، مهندس TED UX ، 10 حلول لهذه المشكلة.

لن يكون لديك وقت في المستقبل أكثر مما لديك الآن

لاحظ مايكل أن العديد من الأشخاص يؤجلون المراسلة البريدية لوقت لاحق لأنهم يعتقدون أنه في مرحلة ما في المستقبل سيكون لديهم المزيد من الوقت للقيام بذلك. سوف لن. من المرجح أن يظل مستوى التوظيف الخاص بك في الأسبوع أو الشهر أو السنة القادمة. قد تكون سعيدًا حيال ذلك. ولكن سيكون هناك نفس القدر من الوقت للبريد. لذا ابدأ العمل معها الآن.

حاول أن تبدأ من الصفر

هناك طريقتان للقيام بذلك:

1. خذ بعض الوقت واذهب لتنظيف بريدك في عدة خطوات. اعتمادًا على عدد رسائل البريد الإلكتروني لديك ، سوف يستغرق الأمر ما يصل إلى عشرة تمريرات لمسحها. إذا كان هذا صعبًا ، فقسِّم العمل إلى عدة أجزاء كل منها 15 دقيقة.
2. اذهب للكسر. خصص ثلاث أو أربع ساعات واجعل صندوق الوارد الخاص بك مثاليًا للنظافة والنظام.

خذ بعض الوقت كل يوم

بالنسبة لمايكل ، هذا هو الجزء الأصعب من الخطة. سيكون عليك العمل مع بريدك عدة مرات كل يوم. ينصح بتخصيص 15 دقيقة كل أربع ساعات والتركيز فقط على صندوق الوارد الخاص بك.

إذا لم تكن الرسالة مهمة جدًا - احذفها

هناك إغراء لإرسال كل حرف أكثر أو أقل أهمية إلى مجلد منفصل من أجل التعامل معه لاحقًا. ولكن إذا كانت الرسالة لا تستحق اهتمامك الآن ، فاحذفها.

إلغاء الاشتراك من كل البريد غير الضروري

غالبًا ما أخطئ بمجرد حذف رسائل البريد الإلكتروني من الرسائل التي لا تهمني. مايكل هو أكثر قاطعة:

إذا لم تكن الرسالة الإخبارية ممتعة بالنسبة لك ، فلا تحذف الرسالة فحسب ، بل قم أيضًا بإلغاء الاشتراك فيها.

في أسفل كل حرف يوجد زر "إلغاء الاشتراك" أو إلغاء الاشتراك. استخدمه حسب التوجيهات. وكلما كان ذلك أفضل. يمكنك أيضًا استخدام خدمة Unroll.me التي تحدثنا عنها هنا. سيتم إلغاء اشتراكك من الرسائل غير الضرورية تلقائيًا.

إذا كانت الرسالة لا تزال في بريدك الوارد ، فاقرأها

إذا تم التحقق من الخطاب ، ولم تقم بإلغاء الاشتراك ولم تحذفه على الفور ، فقم بقراءته. إذا كانت قصيرة ، اقرأها على الفور. إذا كانت طويلة ، فأرسل البريد الإلكتروني إلى مجلد القراءة الذي تم إنشاؤه مسبقًا وارجع إليه عندما يكون لديك المزيد من وقت الفراغ. يعتقد مايكل أنه إذا كنت صادقًا مع نفسك ، فإن النسبة المئوية الدنيا لجميع الأحرف ستقع في هذا المجلد.

من الأفضل الرد على رسائل البريد الإلكتروني القصيرة على الفور

إذا كان البريد الإلكتروني الذي أرسلته يتطلب ردًا سريعًا ، فيرجى الرد … على الفور. لا تنتظر. بعد إرسال ردك ، احذف البريد الإلكتروني. إذا كانت الرسالة تحتوي على نسخة مرسلة إلى مستلم آخر ، ولا يحتاج إلى معرفة إجابتك ، فقم بإزالتها من المستلمين.

قم بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى الزملاء إذا كان بإمكانهم الرد بشكل أكثر كفاءة

أعد توجيه البريد الإلكتروني مع توضيح بسيط واحذفه من صندوق الوارد الخاص بك.

كن مشغولا بالفرز

تمنح أي خدمة بريد للمستخدمين القدرة على إنشاء مجلدات. إنها أفضل أداة للتعامل مع البريد المزدحم. لقد أنشأت مجلدًا للعمل والصور والدراسة وأشياء أخرى. يقترح مايكل إنشاء مجلدات "مشاريع" و "أخرى" و "الرد لاحقًا". الشيء الرئيسي هو أنك تشعر بالراحة.

اختر التطبيق الصحيح

بالنسبة لي ، أصبح Mailbox مثل هذا التطبيق. اختاره مايكل أيضًا. لكن هناك العديد من الخيارات. يمكنك إدخال كلمة "mail" واسم نظام التشغيل الذي تبحث عن عميل له في البحث عن Lifehacker. أعدك أنك ستجد شيئًا مناسبًا.

حصيلة

إذا لم تتمكن من قراءة المقال (أخبرنا عن السبب) ، فإليك قائمة مختصرة بكل الخطوات:

1. تفكيك علبة الوارد الخاصة بك في جولات قليلة.
2. قرر ما يجب فعله بالرسالة بمجرد وصولها.
3. نظف بريدك من وقت لآخر.
4. إلغاء الاشتراك في الرسائل البريدية غير الضرورية.