6 نصائح لإدارة البريد الإلكتروني بشكل فعال

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

يعد البريد الإلكتروني أحد أفضل أدوات الاتصال ، وربما هو الوحيد الذي يستخدمه جميع المستخدمين دون استثناء. قد تعجبك أو لا تحب برامج المراسلة الفورية ، أو تستخدم Skype أو دردشة Facebook ، ولكن من المحتمل أن يكون لديك عنوان بريد إلكتروني.

كل يوم نتلقى في صندوق الوارد لدينا ليس فقط رسائل من الأصدقاء والزملاء ، ولكن أيضًا عشرات الرسائل الإعلانية والإشعارات والبريد العشوائي فقط. لتجنب الغرق في الحجم الهائل للرسائل الواردة ، من المهم جدًا تطوير مهارات البريد الإلكتروني الفعالة وتطبيقها.

حقوق النشر

جدولة وقت التحقق من البريد الإلكتروني

إذا كنت تشعر أنك تقضي وقتًا طويلاً في معالجة البريد ، ولا يزال عدد الرسائل في بريدك الوارد لا يتناقص ، فحاول التخطيط بشكل أكثر صرامة للوقت للتحقق من صندوق البريد الخاص بك. عادة نبدأ في فحص البريد ، ونجد رابطًا مثيرًا للاهتمام في الرسالة ، ونذهب إلى الموقع ، ومن هناك إلى آخر … وبعد نصف ساعة نتذكر ونعود إلى تحليل الحروف. ونتيجة لذلك ، مضى الوقت ، ولكن الأمر لم يتزحزح.

لذلك ، حاول أن تخصص وقتًا محدودًا معينًا لنفسك للعمل مع البريد. يمكن للجميع ضبط وتيرة ومدة هذه الفواصل الزمنية لأنفسهم ، اعتمادًا على حجم مراسلاتهم. ربما ستكون ساعة في الصباح وساعة في نهاية يوم العمل ، أو قد يكون من الأنسب لك تسجيل الدخول إلى حسابك البريدي كل ساعة لمدة خمس دقائق. الأهم من ذلك ، حاول الالتزام الصارم بالجدول المحدد لنفسك وعدم تشتيت انتباهك من قبل أي شيء خارجي. وعي ذلك وقتك محدود ، سيؤدي حتما إلى زيادة كفاءة معالجة الإيصالات البريدية.

كل حرف يعني فعل

القاعدة الأساسية التي يجب عليك تطبيقها عند تحليل البريد هي أن كل حرف مفتوح يتطلب منك القيام بشيء ما. إذا فتحت خطابًا ، فلا يجب عليك بأي حال تركه في البريد الوارد مرة أخرى. يجب عليك إما الرد فورًا على الخطاب ، أو إعادة توجيهه إلى شخص أفضل في التعامل مع هذه المشكلة ، أو جدولة مهمة لنفسك في مهمة Google أو التقويم - في أي حال ، كنتيجة للإجراء الذي اتخذته ، يجب أن حذفها أو نقلها إلى الأرشيف ، أي اترك البريد الوارد … إذا اتبعت هذه القاعدة البسيطة ، فسيتم تنظيف صندوق الوارد الخاص بك عاجلاً أم آجلاً.

حقوق النشر

عوامل التصفية والاختصارات

إذا كنت تتلقى عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم ، فإن تحليلها يستغرق الكثير من الوقت والجهد من جانبك. لماذا لا تستخدم موارد الخدمة البريدية لهذا الغرض ، خاصة وأن معظم الخدمات بها هذه الميزة ويتم تنفيذها بشكل مثالي؟

يتعلق الأمر بإعداد الفلاتر للمعالجة التلقائية للبريد. بدلاً من النقر يدويًا على كل منشور ، وكل نقرة هي نفس الوقت والجهد ، ما عليك سوى تعيين المرشحات التي تريدها مرة واحدة. على سبيل المثال ، ستنتقل جميع الرسائل الواردة من عناوين أقاربك تلقائيًا إلى مجلد العائلة ويتم تمييزها بعلامة مهمة. تنتقل جميع البيانات الصحفية إلى مجلد منفصل يتجاوز مجلد البريد الوارد ، ويتم إرسال الإشعارات من الشبكات الاجتماعية على الفور إلى سلة المهملات.

بهذه الطريقة ، يمكنك تصنيف الرسائل وفقًا للموضوعات الرئيسية والاستعداد وفقًا لذلك لمعالجتها. لن يكون لديك موقف يتحول فيه دماغك ، عند تحليل البريد ، من الأعمال المنزلية إلى قضايا العمل ، ثم على الفور إلى المراسلات الترفيهية ، ثم يعود مرة أخرى.

هناك عدد كبير من الخيارات لإنشاء العديد من المرشحات ، وأنا متأكد من أنه بمجرد إنشاء نظام تصفية تلقائي ، ستوفر أيامًا وشهورًا من وقتك. بالإضافة إلى ذلك ، باستخدام التسميات المعينة أو التوزيع حسب المجلدات ، يمكنك بسهولة العثور على الأحرف التي تحتاجها في الأرشيف (هل تتذكر أن مجلد البريد الوارد لدينا فارغ تمامًا؟).

استخدم البحث

يحتفظ العديد من المستخدمين ، وخاصة المبتدئين ، بجميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم في علبة الوارد الخاصة بهم لأنهم يشعرون أنهم لن يعثروا عليها مرة أخرى عند الأرشفة. إذا قمت بإعداد نظام من المرشحات والاختصارات ، كما هو موضح في الفقرة السابقة ، فسيكون الأرشيف منظمًا بالفعل ويسهل التنقل فيه. لكن لا تنسَ شريط البحث أيضًا. على سبيل المثال ، في Gmail ، يعد نظام البحث عن الحروف مثاليًا جدًا (من يشك في ذلك!) بحيث لن يكون من الصعب العثور على أي حرف.

استخدم العلامات

تحتوي العديد من خدمات البريد الإلكتروني على ميزة لتمييز الرسائل بعلامات خاصة (في Gmail ، هذه هي النجوم). بمساعدتهم ، من السهل تمييز الرسائل الضرورية التي تتطلب انتباهك ووضعها في مجلد منفصل. في Gmail ، يمكنك اختيار مجموعة العلامات الخاصة بك واستخدامها بمرونة تامة. وبالتالي ، فإن نظرة واحدة على محتويات صندوق الوارد الخاص بك ستكون كافية لتمييز رسائل البريد الإلكتروني وفقًا لأهميتها.

استخدم اختصارات لوحة المفاتيح

يمكن أن يؤدي استخدام مفاتيح الاختصار إلى تسريع معالجة المراسلات لدرجة أن الأمر يستحق قضاء بضع ساعات في دراستها. ولكن قبل ذلك ، ألقِ نظرة على الإعدادات (في Gmail إنها الإعدادات - عام - الاختصارات) وتأكد من تشغيلها. بعد ذلك ، ما عليك سوى الضغط على علامة الاستفهام على لوحة المفاتيح وسترى مطالبة بكل مفاتيح الاختصار في Gmail.

يعد البريد الإلكتروني أداة تواصل رائعة ، لكن هذا لا يعني أن عليك تكريس نصف حياتك لهذه العملية. سيتيح لك التشغيل الآلي الأقصى لجميع العمليات ، والردود السريعة أو إعادة توجيه الرسائل ، والتخطيط لوقتك ، جنبًا إلى جنب مع النصائح الأخرى من هذه المقالة ، التعامل مع أي عدد من الرسائل بسرعة إلى حد ما وتوفير المزيد من الوقت لمزيد من الأنشطة الممتعة.