طريقة Inbox Zero هي أفضل طريقة للتعامل مع آلاف رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

من السهل إبقاء صندوق الوارد الخاص بك فارغًا. سيساعدك هذا على أن تكون أكثر إنتاجية ولن تفوتك الرسائل المهمة.

مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة المتدلية باستمرار في بريدك الوارد ستفزع أي شخص. إذا كان لديك العديد من شركاء العمل والزملاء الذين تتفاعل معهم عن طريق المراسلة ، فأنت تحتاج فقط إلى الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا ومرتبًا.

الرئيس التنفيذي لـ JotForm Aytekin Tank هو وسيلة مثيرة للاهتمام لتنظيم البريد الإلكتروني يسمى Inbox Zero. كما يوحي الاسم ، فإن الطريقة هي الاحتفاظ ببريدك الوارد فارغًا.

بشكل عام ، لم يخترع Tank أي شيء جديد. تم إنشاء Inbox Zero منذ فترة طويلة بواسطة الكاتب والمدون Merlin Mann ، وهي طريقة مجربة ومعروفة. وصف ديفيد آلن أسلوب التعامل مع المستندات تقريبًا في كتابه "كيفية ترتيب الأمور". قام Tank بتكييفه لواجهة ويب Gmail.

Aytekin Tank رجل أعمال ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة JotForm

أستقبل وأرسل المئات من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. لكن في نهاية اليوم ، صندوق بريدي فارغ دائمًا. ليس لدي سكرتير للتعامل مع مراسلاتي. أنا ملتزم بمبدأ يسمى Inbox Zero. هذا ليس بالأمر الصعب.

يسرد الخزان مزايا طريقة Inbox Zero:

• لن تفوتك رسالة مهمة إذا كان صندوق الوارد الخاص بك فارغًا.
• لن تجعل المرسل إليهم ينتظرون طويلاً ، لأنه يمكنك الرد على رسائلهم على الفور.
• المئات والآلاف من الرسائل غير المقروءة لن تتراكم في صندوق البريد الخاص بك.
• ستوفر المزيد من الوقت في المهام المهمة حقًا ولن تقضي ساعات في العبث بالبريد الإلكتروني.

أعرف الكثير من الأشخاص الذين يقومون بتخزين جميع رسائلهم بعناية دون حذف واحدة. نتيجة لذلك ، بدأ صندوق الوارد الخاص بهم يبدو وكأنه موجز Twitter. إنه غير مريح. سوف تضيع باستمرار في رسائل البريد الإلكتروني.

خزان أيتيكين

لنفترض أنك تستخدم Gmail - على الرغم من إمكانية تكييف هذه الطريقة مع أي مزود خدمة إنترنت (Hotmail أو Yandex أو Yahoo) أو عميل بريد إلكتروني (Outlook أو Thunderbird أو Sylpheed). دعنا نلقي نظرة على ودائع الرسائل غير المقروءة ونبدأ.

1. إفراغ صندوق البريد الخاص بك

لذلك ، باستخدام طريقة Inbox Zero ، يجب أن تتصرف بشكل حاسم. افتح "البريد الوارد" ، وحدد جميع الرسائل التي تراكمت هناك وأرشفتها جميعًا مرة واحدة. بالنسبة للبعض ، قد يبدو هذا جنونًا مطلقًا ، لكن تانك يوصي بفعل ذلك بالضبط.

يجب أن تبدأ بصندوق بريد فارغ. لن يساعدك هذا الدليل إذا كان لديك عشرات الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني في علبة الوارد الخاصة بك. لذا أرشفة كل شيء وابدأ بسجل نظيف.

خزان أيتيكين

2. معالجة رسائل البريد الإلكتروني بترتيب زمني

لتنمية هذه العادة الصحية ، تحتاج إلى قدر معين من الانضباط. أثناء معالجة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ابدأ بأقدم رسالة وشق طريقك حتى تصل إلى الأحدث. بهذه الطريقة سوف تحافظ على الترتيب الزمني ولن يتم الخلط بينكما.

هناك وظيفتان لمساعدتك في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني في Gmail:

قم بتشغيل التبديل التلقائي. للقيام بذلك ، افتح "الإعدادات" ← "عام" ، ابحث عن العنصر "التبديل التلقائي" وقم بتنشيطه. الآن ، عند الرد على رسالة بريد إلكتروني أو أرشفتها ، لن يعيدك Gmail إلى البريد الوارد ، ولكنه سيعرض البريد الإلكتروني التالي. بهذه الطريقة ستكون قادرًا على معالجة الرسائل واحدة تلو الأخرى بالترتيب الذي تم استلامها به ، دون أي إلهاء.

ثم قم بتمكين الزر إرسال وأرشفة إذا لم يكن لديك. افتح "الإعدادات" ← "عام" وابحث عن العنصر "إظهار الزر" إرسال وأرشفة "استجابةً". هذا سيوفر لك الوقت.بعد كل شيء ، إذا كنت قد أجبت بالفعل على الرسالة ، فلا فائدة من تخزينها في بريدك الوارد ، أليس كذلك؟ انقر فوق زر الإرسال وسيتم أرشفة البريد الإلكتروني تلقائيًا.

وهنا شيء مهم آخر:

لا تستخدم البريد الإلكتروني كمحادثة. لا يوجد شيء أسوأ من إنتاج سلاسل رد طويلة من الرسائل المقتبسة باستمرار. إذا كنت بحاجة إلى التحدث ، فاستخدم messenger أو Slack chat أو الاتصال عبر الهاتف. البريد الإلكتروني غير مناسب لهذا.

خزان أيتيكين

3. أجاب - أرشيف

القاعدة الأساسية لطريقة Inbox Zero هي أن صندوق الوارد الخاص بك ليس مكانًا لتخزين بريدك. يجب معالجة جميع رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد على الفور. اقرأها واحدة تلو الأخرى وقم بالرد والأرشفة إذا كانت الرسالة تتطلب ردًا ، أو ببساطة أرشفة إذا كانت الرسالة لا تتطلب ردًا.

إذا لم تتمكن من الرد على رسالة بريد إلكتروني على الفور ، فهناك خياران:

• احفظه في تطبيق المنظم الخاص بك. قد يكون Evernote أو OneNote أو نوعًا من إدارة المهام. حدد موعدًا حتى يذكرك البرنامج بكتابة إجابتك في الوقت المناسب.
• إذا كان بإمكانك كتابة رد على الفور ، ولكن المرسل إليه يجب أن يستلمه بعد فترة ، فاستخدم ميزة التسليم المتأخر في Gmail. يمكن لبرنامج Outlook و Thunderbird والعملاء الآخرين فعل الشيء نفسه.

4. فقط افعلها

كل شيء حسب تعاليم العظيم والقدير ديفيد ألين. إذا تطلب البريد الإلكتروني إجراءً سيستغرق بضع دقائق ، فافعله الآن. لا تنسخ الخطاب في قائمة مهامك. لا تتركه في بريدك الوارد.

إذا كنت بحاجة إلى إجراء الدفع ، فما عليك سوى إجراء الدفع الآن. إذا كنت بحاجة إلى إرسال تعليقات إلى زميل ، فأرسلها على الفور. إذا استغرقت القضية دقيقتين فلا داعي لتأجيلها.

خزان أيتيكين

5. استخدم اختصارات لوحة المفاتيح

تعمل اختصارات لوحة المفاتيح على تقليل الوقت المستغرق في معالجة البريد الإلكتروني بشكل كبير. معهم ، لن تضطر إلى تحريك مؤشر الماوس للخلف وللأمام. يوصي تانك بتذكر واستخدام ثلاثة مفاتيح تشغيل سريعة:

• يتيح لك المفتاح E أرشفة رسالة بسرعة. قرأناها وضغطنا على E وأرشفتها. انه سهل.
• يُستخدم المفتاح R لكتابة استجابة بسرعة. إذا كنت بحاجة إلى الرد على حرف ، فاضغط عليه ، وأدخل الإجابة ، واضغط على Enter.
• يقوم المفتاح F بإعادة توجيه الرسائل المستلمة إلى المستلمين الآخرين.

لا أعتقد أنك بحاجة إلى أي مفاتيح تشغيل سريعة أخرى. في Gmail ، لا أستخدم سوى ثلاثة اختصارات للوحة المفاتيح. لكل شيء آخر ، هناك فأر. لكن مفاتيح الاختصار هذه تسمح لك بتنفيذ ثلاثة من أكثر إجراءات البريد الإلكتروني شيوعًا بسرعة ، حتى توفر لك الكثير من الوقت.

خزان أيتيكين

6. إعداد المرشحات

تعد مرشحات البريد الإلكتروني أداة مفيدة للغاية تقوم بالكثير من العمل نيابة عنك. تحتاج فقط إلى تكوينها مرة واحدة ، وسوف توفر لك الكثير من الوقت.

إذا وجدت في صندوق الوارد الخاص بك بانتظام رسائل غير مهمة (إشعارات خدمات الإنترنت ، والمراسلات التلقائية ، وما إلى ذلك) ، فقم بإلغاء الاشتراك منها ، أو قم بإعداد عوامل التصفية بحيث يتم أرشفة هذه الرسائل تلقائيًا.

7. صندوق الوارد فارغ - أغلق البريد

عندما تحاول التركيز على عملك ، لا ينبغي أن تشتت انتباهك باستمرار عن طريق البريد الإلكتروني. لذلك دعنا نلتزم بالقاعدة: عندما يكون صندوق الوارد الخاص بك فارغًا ، أغلق علامة تبويب Gmail أو عميل البريد الإلكتروني الخاص بك ونسيان البريد خلال الساعات القليلة القادمة. فقط كن مشغولا.

قم بإيقاف تشغيل جميع إشعارات البريد الإلكتروني الواردة. هم مشتت جدا.

يمكنك فتح البريد الخاص بك مرة أخرى بعد بضع ساعات ، ومعالجة الرسائل التي تراكمت هناك ، ثم العودة إلى العمل. الهدف من طريقة Inbox Zero هو إجبار نفسك على عدم تشتيت انتباهك برسائل البريد الإلكتروني الواردة. يجب عليك إدارة صندوق البريد الخاص بك ، وليس أنت.

خزان أيتيكين

إذا كنت قد جربت تقنية Inbox Zero وكنت مستعدًا لإخبارك بما حصلت عليه ، أو تريد اقتراح طريقة أفضل ، فاكتب في التعليقات.