كيف تقضي وقتًا أقل في البريد الإلكتروني

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

أصبح التحقق من البريد الإلكتروني إدمانًا للكثيرين. لكن يمكنك التخلص منه وزيادة إنتاجيتك.

التحقق من البريد الإلكتروني يشبه إلى حد كبير التبعية. هناك عدة أسباب لذلك.

• تمامًا كما يحدث أثناء ممارسة الجنس أو القمار أو تعاطي المخدرات ، يتم إطلاق هرمون المتعة الدوبامين في المخ أثناء فحص البريد الإلكتروني.
• نستمر في التحقق من البريد الوارد لأننا نريد مواكبة آخر المستجدات ونخشى أن نفقد شيئًا ما.
• نحن نحلل رسائل البريد الإلكتروني حتى نتمكن من الاسترخاء وعدم القيام بأشياء أكثر صعوبة.

لكن هذه المرة يمكن أن يكون من الأفضل إنفاقها. يقدم كيفن كروز ، مؤلف كتاب 15 سرًا من أسرار إدارة الوقت: كيف يفعل الأشخاص الناجحون كل شيء ، خمس نصائح لمساعدتك على تقليل وقت بريدك الإلكتروني إلى النصف.

1. أضف التحليل إلى جدولك

لا تتحقق من بريدك الإلكتروني ، ولكن قم بمعالجته. تعامل مع تحليل الرسائل تمامًا كما تفعل مع أي وظيفة أخرى. خطط لذلك ، وأضفه إلى التقويم الخاص بك ، ثم ابدأ. ينصح Cruz بفرز بريدك ثلاث مرات في اليوم: صباحًا ، وبعد الظهر ، ومساءً.

ليس مقدار الوقت الذي يقضيه العمل مع البريد هو المهم. سيستغرق شخص ما ثلاث ساعات يوميًا لتحليل الرسائل ، بينما سيستغرق الآخرون 30 دقيقة. الشيء الرئيسي هو التعامل مع هذا العمل بوعي ، مثل الوظيفة العادية.

كيفن كروز

2. لا ترسل نسخة من الرسالة إلى الجميع

كلما قل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها ، قل في المقابل. لذا حاول ألا تضع الكثير من الأشخاص في نسخة الخطاب. بما في ذلك ، لا تحدد المربع "الرد على الكل".

تمكن البعض من خفض حركة مرور البريد الإلكتروني بنسبة 50٪ عندما دربوا أنفسهم على التفكير مرتين قبل إرسال بريد إلكتروني جديد.

3. تصفية الرسائل

قم بإعداد المرشحات لوضع أنواع مختلفة من الحروف في مجلدات مختلفة. بهذه الطريقة ، يمكنك فقط إضاعة وقتك في الرسائل المهمة حقًا وعدم إغراقك بالباقي.

4. التوقف عن استخدام البريد الوارد الخاص بك كقائمة مهام

يرسل العديد من الأشخاص لأنفسهم رسائل بمهام مختلفة لاستخدامها لاحقًا ، مما يحول صندوق البريد إلى قائمة مهام أخرى. لكن هذا يضر فقط بالإنتاجية.

يقترح كروز هذا النهج. عندما تفتح بريدًا إلكترونيًا جديدًا ، اسأل نفسك أولاً إذا كان بإمكانك حذفه. إذا لم يكن الأمر كذلك ، ففكر فيما إذا كان يمكنك تفويضه إلى شخص ما. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، اكتشف ما إذا كان يمكنك التعامل معه في أقل من خمس دقائق. إذا كان الأمر كذلك ، عظيم. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فضع الرسالة جانبًا لوقت لاحق. لكن لا تتركه في صندوق الوارد الخاص بك ، ولكن انقله إلى التقويم الخاص بك وحدد تاريخًا ووقتًا معينين يمكنك القيام بذلك.

5. نقل نيتك للآخرين

ناقش هذا الأمر مع زملائك في العمل ، لذلك سيكون من الأسهل عليك الالتزام بالخطة. أخبر رئيسك في العمل أنه لتحسين إنتاجيتك ، ستقوم بإيقاف تشغيل تنبيهات البريد الإلكتروني الجديدة وفقط تحليل رسائل البريد الإلكتروني في أوقات معينة.

اتفق أيضًا على كيفية الاتصال بك في حالة الأمور العاجلة.

في محاولة لخفض الوقت الذي يستغرقه العمل مع البريد الإلكتروني ، عليك تغيير عاداتك ، وهذا أمر يصعب تحقيقه على الفور. يرجى التحلي بالصبر والاستعداد لإدراك أنه لا داعي لقضاء الكثير من الوقت على البريد.