كيف ندع البريد الإلكتروني يتحكم بنا وماذا نفعل حيال ذلك

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

هذا مقتطف من كتاب للصحافي والمتحدث الأمريكي فيل سيمون. يتعلق الأمر بكيفية غزو الناس لحياة بعضهم البعض عبر البريد الإلكتروني وكيفية مواجهتها.

إذا بدا لك ، عند العمل مع البريد الإلكتروني ، أنك تلعب لعبة حيث تحتاج إلى "اللحاق" بمطرقة ، حيث يزحف الخلد فجأة في أحد الجحر أو الآخر ، فأنت لست وحدك. يعد البريد الإلكتروني بشكل افتراضي القناة الرئيسية لاتصالات الأعمال. وفقًا لمجموعة Radicati Group ، يتلقى موظف المكتب العادي حوالي 100 بريد إلكتروني يوميًا. هذا الرقم يتزايد سنويا بنسبة 15٪. في يوليو 2012 ، نشر معهد ماكينزي العالمي الاستشاري تقريرًا بعنوان الاقتصاد الاجتماعي: تحرير القيمة والإنتاجية من خلال التقنيات الاجتماعية. تقول أن موظفي الخط الأمامي يقضون 28٪ من وقتهم في إدارة البريد الإلكتروني.

فكر في الأمر. إذا كان لديك 50 ساعة عمل في الأسبوع ، فسيتم قضاء 14 ساعة من هذا الأسبوع في قراءة وكتابة رسائل البريد الإلكتروني. لا تكاد تقضي الكثير من الوقت في Word أو Excel أو برامج العمل الأخرى.

قد لا تكون هذه الأرقام مشكلة إذا كان البريد الإلكتروني حقًا قناة اتصال فعالة. بدلا من ذلك ، هذا هو الحال بالنسبة لبعض الشركات. لكن في معظم الحالات ، ليس هذا هو الحال. بالطبع ، للبريد الإلكتروني الحق في الوجود ، لكن لا تبتعد. أظهرت الأبحاث أن الفحص المستمر لصندوق الوارد الخاص بك يقلل من مستوى الذكاء لديك.

في السنوات الأخيرة ، أصبح البريد الإلكتروني بلاءً حقيقيًا للاتصالات التجارية. ومع ذلك ، لا يجب أن تلومها على كل المشاكل. تقنية إلقاء اللوم مريحة: إنها عذر جيد لعدم النظر في المرآة. بعد كل شيء ، إذا نظرنا إلى الداخل ، فسوف نفهم أن المشكلة ليست في البريد الإلكتروني على هذا النحو ، ولكن في كيفية استخدامه.

النقطة المهمة هي عدم الانسحاب من البريد الإلكتروني (على الرغم من أن البعض يفعل ذلك). الهدف هو استخدامه بعقلانية.

من أين نبدأ؟

فهم البريد الإلكتروني ≠ المحادثة

لا يمكنك إجراء حوار عبر البريد الإلكتروني بنفس الطريقة كما في الحياة الواقعية. هناك دائمًا فجوات زمنية بين الرسائل ، ولا تشير الرسائل النصية إلى مظاهر ودية قريبة للمحاور. جاستن كروجر من جامعة نيويورك ونيكولاس إيبلي من جامعة شيكاغو أن نقص الإشارات غير اللفظية يسيء تفسير رسائل البريد الإلكتروني.

وجد علماء النفس أنه من الممكن فقط تفسير الحالة المزاجية بشكل صحيح في رسالة نصية في نصف الحالات. الابتسامات ، للأسف ، لن تساعد ، على سبيل المثال ، في التمييز بين الفكاهة والسخرية. هذا غالبا ما يؤدي إلى سوء الفهم. هل أنت مستعد لقلب عملة معدنية في كل مرة تحاول تخمين ما إذا كان المحاور الخاص بك يفهم رسالتك؟

اتبع قاعدة الأحرف الثلاثة

بمجرد قبول حقيقة أن البريد الإلكتروني ليس أفضل مكان للمحادثات المباشرة ، انتقل إلى العمل.

استخدم قاعدة الأحرف الثلاثة: إذا لم يتم حل المشكلة في ثلاثة رسائل بريد إلكتروني ، يلزم عقد اجتماع شخصي.

إنه قابل للتطبيق على كل من المهام الإدارية (مثل جدولة اجتماع) والشخصية. سيوفر لك الكثير من الوقت والكثير من الإحباط. ومع ذلك ، لا يحبها الجميع ، كن مستعدًا لاستياء بعض الرفاق. مع قدر معقول من الافتراضات ، ولكن حان الوقت للتخلص من موقف "البريد لجميع الأسئلة".

لا تحل الأمور العاجلة عن طريق البريد الإلكتروني

إذا كانت المشكلة مهمة حقًا وتتطلب إجراءً فوريًا ، فلا تتناولها في رسائل البريد الإلكتروني. يوجد هاتف لهذا الغرض. اجعل هذه هي القاعدة في شركتك.

لا تستخدم البريد الإلكتروني لإدارة المهام

البريد الإلكتروني ليس مدير مهام. لكن الكثير من الناس يستخدمون البريد الإلكتروني على هذا النحو. مما لا يثير الدهشة ، أنهم مشتتون باستمرار. فتحت صندوق الوارد الخاص بي للتحقق من المهام الخاصة بي ، ووقع عليك مجموعة من رسائل العمل والرسائل الشخصية. من السهل التبديل إليهم ، مع نسيان سبب فتح عميل البريد.

هناك تطبيقات قائمة بذاتها لإدارة المهام: DropTask وغيرها. إنها ليست بديلاً للبريد الإلكتروني ، فهي موجهة نحو الأهداف التي تحاول تحقيقها.

إنه نفس الشيء مع إدارة المشاريع. ، أو Basecamp - أدوات مريحة وبأسعار معقولة توفر لك كيلومترات من سلاسل الرسائل.

لا تعامل الاتصالات مثل تعدين الفحم في منجم

قلة هم أحرار في علاقات العمل الخاصة بهم. كثير ، بما في ذلك لأنهم لا يستطيعون اختيار زملائهم وعملائهم وشركائهم. بعضهم "مشغول" لدرجة لا تسمح لهم بالتحدث على الهاتف - يفضلون كتابة عشرات الرسائل بدلاً من مناقشة كل شيء شفهياً في دقيقتين.

في هذه الحالة ، يجب الانتباه إلى طريقة تواصلهم (كلمات وعبارات وما إلى ذلك). اسأل نفسك عما إذا كنت تريد حقًا التفاعل مع الأشخاص الذين يبتعدون عن الهاتف ويتحدثون. ألق نظرة فاحصة على الباحثين عن عمل لشغل وظيفة شاغرة في شركتك أو العملاء المحتملين أو الموردين المحتملين في المستقبل. إذا تواصلوا في البداية كما لو كانوا يقومون بتعدين خام في منجم ، فما هي احتمالات تغييرهم؟

تذكر الحياة خارج البريد الإلكتروني

هي تكون! لا تخف من إغلاق صندوق البريد الخاص بك. العالم لن ينهار. هذا واضح ، لكن بالنسبة للكثيرين يمكن أن يكون وحيًا. على سبيل المثال ، في Klick Health ، يستخدم الموظفون البريد الإلكتروني. وفقًا لمديرها التنفيذي ، فإن البريد الإلكتروني هو أداة تمنح السيطرة على نفسها لأشخاص آخرين.

ما رأيك: هل البريد الإلكتروني هو الذي يحكم الناس حقًا بفرض المهام وترتيب تنفيذها عليها؟