كيف لا تخيف العملاء والشركاء بعيدًا: العادات السيئة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

لا تمر بعض الأخطاء التي نرتكبها عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني دون أن يلاحظها أحد من قبل المرسل إليه. لكي لا تظهر نفسك كشخص عادي ، تحقق من أقسى منهم.

في العمل ، يتعرض العديد من الأشخاص للهجوم من خلال عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني التي يجب الرد عليها. بطبيعة الحال ، من الصعب للغاية التعامل مع هذا الحجم من المهام والقيام بذلك بكفاءة. ومع ذلك ، هناك أخطاء فادحة يجب تجنبها حقًا.

إن إتقان القواعد الأساسية لآداب البريد الإلكتروني ليس ضروريًا لتحويل رسائلك إلى روائع من الخيال. هذا عديم الفائدة على الإطلاق. ولكن إذا استطعت التخلص من العادات التي تشير إلى عدم الاحتراف ، فسوف يتحسن عملك كثيرًا.

ما هي أكثر الأخطاء شيوعاً عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني؟

1. إساءة استخدام علامة "عاجل"

إذا كنت تتصرف مثل الصبي في المثل الذي صاح "الذئاب! الذئاب! "، ووضع علامة" عاجل "على جميع الحروف المتتالية ، وبعد ذلك قريبًا سيتوقف المرسلون عن أخذك على محمل الجد. عندما تحتاج حقًا إلى استجابة عاجلة ، فلن ينتبه أحد إلى هذه الملاحظة.

2. الإفراط في السمة غير الرسمية

يعتمد اختيار أسلوب الاتصال على جودة العلاقة بينك وبين المحاور. يشير الإفراط في الطابع غير الرسمي إلى نقص الاحتراف.

حاول توخي الحذر مع علامات التعجب والرموز التعبيرية والنص الملون والخطوط الفاخرة ولغة الإنترنت والمختصرات. بالتأكيد لن يساعدوك في تشكيل صورة عامل متمرس.

انتبه أيضًا إلى حقيقة أن بعض الأشخاص لا يفهمون الاختصارات جيدًا. اختر نغمة التواصل مع الأجانب والأجيال الأخرى بعناية خاصة.

تذكر ، يجب أن يكون خطاب العمل سهل القراءة. للقيام بذلك ، استخدم الخطوط Arial أو Calibri أو Times New Roman ، واضبط الحجم على 10 أو 12 وحدة. عندما يتعلق الأمر بالألوان ، فإن اللون الأسود هو الخيار الأفضل.

3. نغمة شديدة البرودة في الاتصال

في الوقت نفسه ، يجب ألا يشعر المرسل إليه بأنه يتواصل مع الروبوت. تبدو بعض رسائل البريد الإلكتروني من أشخاص حقيقيين وكأنهم في الواقع يردون على رسائل الجهاز.

إذا كان بإمكانك رؤية شخصيتك وحماسك من رسالتك ، فسوف يساعد ذلك في تكوين صورة إيجابية عنك كمحاور عمل في المرسل إليه. الشيء الرئيسي هو عدم المبالغة في ذلك.

4. إساءة استخدام "الرد على الكل"

لا يُقصد من رسائل البريد الإلكتروني أن تكون محادثة مريحة. إذا كنت ترد على رسالة قمت بإعادة توجيهها إلى مجموعة من الأشخاص ، قبل النقر فوق الزر "إرسال إلى الكل" ، تأكد من أن إجابتك ممتعة حقًا وأن كل فرد في هذه المجموعة يحتاج إليها.

5. إعادة توجيه رسالة دون موافقة المرسل

أقل ما يقال إنه مزعج. أو يمكن أن يقوض مصداقيتك بشكل كبير.

لا يهم ما تنشره. قد ترغب في إرسال رسالة من رئيسك في العمل إلى عميل يذكر هذا العميل. أو لا يمكنك مقاومة إغراء تضمين زميلك في سلسلة مستلمي بريد إلكتروني يحتوي على بعض المعلومات الشخصية. على أي حال ، لا ينبغي عليك القيام بذلك دون إذن المرسل.

6. إرسال نسخ كربونية غير مرئية من الرسائل

عندما ترسل إلى شخص ما نسخة عمياء من رسالة ، يفكر المحاور: "وإلى من أرسلت هذه النسخة أيضًا؟" هذا يخلق عدم الثقة ويخلق شعورًا بأنك تخفي شيئًا ما.

إذا كنت ترغب في إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى شخص لا ينبغي أن يكون في معيد التوجيه ، فما عليك سوى نسخ النص الذي تريده ولصقه في رسالة جديدة منفصلة.

7.صياغة غير دقيقة للموضوع

إذا أدخلت شيئًا مثل "هذا أنا" أو "مرحبًا" أو "لمعلوماتك" في حقل "الموضوع" ، فلن يعطي هذا للمستلم أي فكرة عن محتوى الرسالة. نتيجة لذلك ، هناك احتمالات كبيرة بعدم قراءة رسالتك.

إذا كنت تجري مراسلات تجارية ، فيجب أن يكون موضوع رسالتك قصيرًا وموجزًا ودقيقًا. إذا فهم المستلم على الفور ما تكتبه إليه ، فعلى الأرجح أنه سيقرأ رسالتك ويرد عليها بشكل أسرع.

8. إساءة استخدام الرسائل الخاصة

أحيانًا تكون النكات والقصص المؤثرة والاقتباسات المحفزة مناسبة جدًا. لكن بأعداد كبيرة ، سرعان ما يتعب المتلقي. لا تقصف صناديق البريد الوارد الخاصة بزملائك في العمل برسائل لا معنى لها ، حتى لو فعلت ذلك بنية حسنة. عاجلاً أم آجلاً ، سيبدأ المستلمون ببساطة في حذف هذه الرسائل دون قراءتها.

9. إجابات تقريبية

قاوم إغراء التعبير عن الغضب الصالح تجاه المرسل إليه في رسالتك ، حتى لو كان يستحق مثل هذا الرد. حتى لو كنت تنتظر الحزمة الخاصة بك لمدة شهرين. فقط لا تفعل ذلك. يتذكر الناس دائمًا التصرف بوقاحة ، وسيؤثر ذلك بشدة على صورة عملك.

بدلاً من ذلك ، اكتب الرسالة التي كنت تنوي إرسالها إلى المستلم الذي أغضبك واتركها في مجلد المسودات لبضعة أيام. ثم قم بتحريره وإزالة أي تعبيرات وقحة. بهذه الطريقة يمكنك إظهار احترافك.

10. الألفة

إذا كنت تعرف مستلم الرسالة جيدًا ، فيمكنك أحيانًا تحمل بعض التحيات اللطيفة. ولكن إذا كان هذا هو شريكك التجاري أو عميلك ، فاحرص على أن تكون لهجة اتصال مهذبة وسرية. إكمال رسالة مثل "أراك قريبًا!" في هذه الحالة سيكون من غير المناسب.

11. استخدام عنوان بريد إلكتروني سخيف

ستجذب العناوين الزائفة أو المبتذلة أو السخيفة تمامًا الانتباه السلبي من متلقي رسائلك. إذا لم تتمكن من الانفصال عن صندوق بريد [email protected] ، فقم بإنشاء حساب منفصل لمراسلات الأعمال.

12. عدد كبير من الأخطاء المطبعية

إرسال الرسائل من هاتفك لا يعفيك من التزامك بفحص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بحثًا عن أخطاء. إذا قمت بإجراء أكثر من خطأ مطبعي لكل حرف ، فستظهر أنك لست في أفضل جانب. إذا كنت بحاجة إلى إرسال رسالة أثناء التنقل ، فمن المهم جدًا مراجعتها بعناية قبل إرسالها.

13. إرسال الرسائل في وقت مبكر من الصباح

في بعض الأحيان ، عندما تستيقظ مبكرًا وتشعر بالإنتاجية الكافية ، فإنك تميل إلى التخلص من مراسلات عملك في أسرع وقت ممكن. ومع ذلك ، فإن معظم المستلمين ينتبهون إلى وقت إرسال الرسالة. إذا أرسلت رسالة في الساعة الثالثة صباحًا ، ففي أفضل الأحوال ستُعتبر مدمنًا على العمل ، وفي أسوأ الأحوال - لست بصحة جيدة تمامًا.

إذا وجدت الإلهام في منتصف الليل ، فما عليك سوى حفظ الرسالة في المسودات وإرسالها خلال ساعات العمل.

14. كتابة خطابات طويلة جدًا

يقوم معظم الأشخاص بفحص الرسائل فقط دون قراءة النص. ضع في اعتبارك هذا عند كتابة رسالتك. تجعل الكتل الكبيرة من النص من الصعب قراءتها ، لذا قسّم رسالتك إلى فقرات صغيرة.

استخدم القوائم. سوف يجعلون رسالتك أكثر قابلية للقراءة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إبراز أهم أجزاء رسالتك بخط مائل أو غامق.

تجنب هذه الأخطاء ، وبعد ذلك يمكنك تكوين انطباع جيد عن نفسك ، مما سيساهم بلا شك في حياتك المهنية.