كيفية تخطيط الأشياء باستخدام طريقة ALPEN ومواكبة كل شيء

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

إدارة الوقت بدقة ألمانية.

ما هي طريقة ألبين

هذه طريقة أخرى لتخطيط الأشياء بحيث تضمن لك الحصول على وقت لكل شيء وفي نفس الوقت لا تغضب من العبء. تم اختراعه من قبل أستاذ الاقتصاد الألماني وخبير إدارة الوقت لوثار سيفرت.

قام مؤلف الطريقة بتقسيمها إلى خمسة مكونات. تم تشكيل الأحرف الأولى في أسماء الخطوات في النهاية إلى الكلمة الألمانية ALPEN (في "جبال الألب" الروسية):

أ - عمل قائمة بالمهام (أ أوفجابين) ؛

إل - تقدير الوقت المطلوب (إل أنجي شاتزن) ؛

ص - تخطيط الوقت العازل (صufferzeiten einplanen) ؛

ه - تحديد أولويات المهام (هntscheidungen treffen) ؛

ن - تلخيص (نachkontrolle).

يكمن جوهر الطريقة في فهم المهام التي تستحق وقتًا طويلاً وأيها يمكن تركها لوقت لاحق. بالإضافة إلى ذلك ، كن واقعيًا بشأن الوقت الذي يجب أن تقضيه ، وتذكر أن العمل دون انقطاع هو الطريق إلى الإرهاق.

في جوهرها ، طريقة ALPEN هي مزيج من جدولة الكتل مع مصفوفة أيزنهاور من إدارة الوقت الكلاسيكية.

كيفية تخطيط الحالات باستخدام طريقة ALPEN

حضر قائمة

اكتب كل شيء - كل الأشياء التي ترغب في القيام بها اليوم. ما عليك سوى كتابتها: في دفتر ملاحظات ورقي أو دفتر ملاحظات أو مخطط على هاتفك.

إن إغراء عمل قائمة ذهنية أمر عظيم بالطبع ، لكن موارد ذاكرة الإنسان "العاملة" ليست بلا حدود. وفقًا لبعض التقارير ، يمكنه تخزين ما يصل إلى أربع مهام أو عناصر في وقت واحد.

لا تضيع الوقت في إعطاء الأولوية للأشياء أولاً - فقط اكتب كل ما يتبادر إلى الذهن. من المؤكد أن القائمة ستكون مثيرة للإعجاب بشكل مخيف. لا بأس ، يجب أن يكون الأمر كذلك.

تقدير الوقت المستغرق

أي شخص حاول التخطيط للأشياء على الأقل مرة واحدة يكاد يكون مؤكدًا أن يخطو على الخليع المفضل للوافدين الجدد في إدارة الوقت: لقد وضع قائمة من 15 مهمة ، لكنه في النهاية لم يفعل حتى النصف ، لأنهم ، على ما يبدو ، جسديًا لا تتناسب مع يوم العمل. نتيجة لذلك ، شعرت بالضيق وتخلت عن كل تقنيات إدارة الوقت الحديثة.

لمنع حدوث ذلك ، تحتاج إلى فهم تكاليف الوقت. فكر في عدد الدقائق أو الساعات التي ستستغرقها كل مهمة في قائمتك. كن واقعيا قدر الإمكان. قم بالبناء على الخبرة السابقة ، ولا تنس سمات شخصيتك ، على سبيل المثال ، إذا شعرت بالتعب بسرعة أو التأجيل. يجب أن نتذكر أن كل هذه الأمور تخصك وليست لرجل خارق خيالي.

عندما تنتهي من الحساب ، اكتب الوقت المقدر بجوار كل عنصر.

خطط لأوقاتك العازلة

خطأ شائع آخر هو التخطيط للأشياء واحدة تلو الأخرى. مثل هذه الإستراتيجية ، أولاً ، لا تأخذ في الاعتبار أن الشخص يحتاج إلى أخذ فترات راحة ، وثانيًا ، تؤدي إلى حقيقة أن جميع الخطط معرضة لخطر الانهيار بسبب تأخير بسيط واحد أو قوة قاهرة.

استمر الاجتماع لفترة أطول قليلاً من الوقت المحدد ، وأعطى المقاول الأمر بعد ذلك بقليل ، وتأخر بعض الزملاء ، ووقعت في ازدحام مروري ، وكان الطفل يرتدي ملابس لفترة طويلة في روضة الأطفال - وهذا كل شيء ، يجب تأجيل الأشياء التالية ، أو حتى إلغاؤها وإعادة رسمها طوال اليوم تمامًا. هذا عادة ما يكون غاضبًا ومحبطًا للغاية.

لذلك ، بعد كل مهمة ، من المهم أن تُدرج في الخطة ما يسمى بالوقت الاحتياطي ، أي الوقت الذي لا تشغله بأي شيء.

إذا حدث خطأ ما ، فستساعدك هذه الفتحات الفارغة في التعامل مع بقية الأعمال. وإذا لم تحدث أي قوة قاهرة ، فإنك تستخدم الوقت الفاصل لأخذ قسط من الراحة: اشرب القهوة ، أو تمشى ، أو اقرأ كتابًا ، أو اجلس في صمت. أخيرًا ، يمكنك تخصيص هذا الوقت لمهام إضافية أو مشاريع شخصية.

يجب عليك تحديد حجم الكتل العازلة بنفسك. من الناحية المثالية ، وفقًا لطريقة ALPEN ، يجب أن يمثلوا ما يصل إلى 40 ٪ من وقت العمل.

تحديد أولويات المهام

في هذه المرحلة ، يتضح عادة أنه ، بالنظر إلى الوقت المطلوب وكتل التخزين المؤقت ، فإن قائمة المهام التي قام الشخص بتجميعها لأول مرة يكون من المستحيل التغلب عليها جسديًا في يوم واحد. لذلك ، تحتاج إلى تحديد الأولويات واختيار المهام التي تريد الاحتفاظ بها وأيها تريد الإلغاء أو إعادة الجدولة.

لهذا ، أداة كلاسيكية مناسبة - مصفوفة أيزنهاور. وفقًا لذلك ، يتم تقسيم جميع المهام من القائمة بشكل مشروط إلى أربع فئات:

1. مهم وعاجل. يجب معالجتها أولا.
2. مهم لكن ليس عاجلاً. يمكنك أن تأخذ بعض الوقت لهذه الأشياء بعد أن تتعامل مع المجموعة الأولى.
3. عاجل لكن غير مهم … الأفضل تفويضهم أو جعلهم في المركز الثالث بعد المهمين ، حتى لا يكرسهم اليوم كله ولا يقعون في فخ الاستعجال.
4. ليست عاجلة وغير مهمة … يجب حذفها ، أو نقلها إلى شخص ما ، أو وضعها على الموقد الخلفي.

وبالتالي ، سيتم تقليل قائمتك بشكل كبير وستصبح أقرب إلى الواقع.

لخص

في نهاية اليوم ، افتح مخطط اليوم واسأل نفسك بعض الأسئلة:

• ما الذي تمكنت من القيام به وما الذي لم تفعله؟
• هل كان لديك الوقت الكافي لجميع المهام المجدولة؟
• هل قمت بتقدير الوقت المطلوب بشكل صحيح ، أم يجب أن أقوم بالمزيد في المرة القادمة؟
• هل كان هناك وقت كافٍ في خطتي للتعويض عن القوة القاهرة ولديك وقت للراحة؟
• هل لدي الوقت للتعامل مع الأمور الهامة والعاجلة حتى لا أخل بالمواعيد النهائية ، ولكن في نفس الوقت لا أغرق في الروتين؟
• ما الذي يمكنك فعله لجعل الخطة أكثر راحة بالنسبة لي في المرة القادمة؟

عندما تجيب عليها ، أعد جدولة المهام التي لم تعالجها في اليوم التالي. ووضع خطة جديدة مع وضع "تصحيح الأخطاء" في الاعتبار.