كيفية ترتيب الأشياء ومواكبة كل شيء: دليل كامل لنظام إنهاء الأشياء

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

من النظرية إلى النموذج للمساعدة في التخطيط لأي مشروع.

لماذا يعتبر إنهاء الأشياء الجيدة؟

تكمن مشكلة خدمات الإنتاجية في أن الجميع يضعون أنفسهم كمكان يمكنهم فيه حل جميع المشكلات وتخزين المعلومات والتواصل. تطلب منك معظم الخدمات تحديد الأولويات والعمل وفقًا لها.

لكن القليل منهم يستطيع التركيز على أداء المهام المهمة وعدم الالتفات إلى كل أنواع الأشياء الصغيرة: المهام العاجلة أو الطلبات من الزملاء أو الأصدقاء أو المعارف. عندما يكون هناك الكثير من المهام ، يصعب التعامل معها. لذلك ، من الناحية العملية ، عليك استخدام العديد من الخدمات لإدارة الشؤون. عندما يكون هناك الكثير من الأشياء التي يجب القيام بها ، نبدأ في الخلط بين هذه الخدمات والقوائم ونتوقف في النهاية عن استخدامها.

توفر منهجية Getting Things Done (GTD) مخططًا عالميًا لبناء نظام واحد يمكنك من خلاله حل أي مشكلة. ستكون قادرًا على الاسترخاء وعدم القلق ، حيث ستكون متأكدًا من أنك لن تنسى أي شيء. في الوقت المناسب ، سيحدد النظام ما يجب القيام به وما يجب التركيز عليه.

فلماذا يعمل الكثير بشكل غير منتج؟

يبدأ الناس في العمل بشكل غير منتج عندما يكون هناك الكثير من المشاريع والحالات والمهام. من الصعب عليهم الاحتفاظ بكل هذا في رؤوسهم ، ناهيك عن تحديد الأولويات. لذلك فإما أن لا يتم فعل شيء على الإطلاق ، أو يتم عمل الأسهل ، وتأجيل الأمور المهمة إلى وقت لاحق. تظهر مشكلة أخرى: عندما كان لا بد من حل المهام العاجلة أمس.

بالإضافة إلى ذلك ، يبدأ الشخص بالتعب بشكل أسرع ، ويصبح سريع الغضب. إنه يركض باستمرار مثل السنجاب في عجلة الروتين ، وتترك المشاريع النقدية والاستراتيجية المهمة حقًا على الهامش.

سيساعد نظام Getting Things Done ، الذي وصفه David Allen في كتاب نُشر عام 2001 وأصبح من أكثر الكتب مبيعًا في العالم ، في التعامل مع هذا الموقف.

أخبرني عن مفاهيم GTD الأساسية التي تحتاج إلى معرفتها

نمط - هذه هي تلك الأفعال والأفكار والمخاوف التي تزعج وتشتت وتهدر الطاقة. حتى يتم ترجمة الروتين إلى مهام ، لا يمكن التحكم فيه. التفكير في نفس المشاكل عدة مرات هو استخدام غير فعال للطاقة الإبداعية التي تخلق الإحباط والتوتر.

الهدف من ورم الأرومة الغاذية الحملي هو تحرير رأسك من الروتين وإزالة الضغط الداخلي.

ذاكرة الإنسان المنطوقة- منطقة الدماغ التي توجد بها الذاكرة قصيرة المدى. هذا هو المكان الذي نضع فيه عادة الأعمال الحالية غير المنجزة والوعود التي نقطعها لأشخاص آخرين والأفكار الأخرى التي تزعجنا. لسوء الحظ ، هناك حد لمقدار الروتين الذي يمكنك تخزينه حتى يعمل عقلك بشكل صحيح. إذا كانت ذاكرة الوصول العشوائي الخاصة بك ممتلئة ، فسوف تشتت انتباهك بالمهام الصغيرة وتنسى أهدافك ، مما يؤدي إلى التوتر.

أدوات جمع المعلومات- أين تذهب المعلومات وأين تسجل ما يجب القيام به. على سبيل المثال:

• المنظمون.
• دفاتر الملاحظات؛
• بريد الالكتروني؛
• التقويم؛
• مسجل الصوت.

سلة "صندوق الوارد"- مستودع واحد للروتين تقوم بتحويله إلى مهام ومهام. من أهم قواعد العمل مع البريد الوارد تنظيفه بانتظام.

إجراءات بسيطة - إجراءات من خطوة واحدة تستغرق أقل من دقيقتين لإكمالها. من الناحية العملية ، من الأنسب تخصيص خمس دقائق لمثل هذه الأمور.

مشروع - مهمة تتطلب أكثر من خطوة لإكمالها. من الضروري ترك تذكير بالمشروع ووصف الخطوات الأولى لتنفيذه. نتيجة لذلك ، يتحول المشروع إلى إجراء بسيط يمكن إكماله في الدقائق الخمس القادمة والحصول على النتيجة النهائية.

يجب أن يحتوي المشروع على رابط لبطاقة أو ملف يصف التفاصيل: المسؤولية ، المواعيد النهائية ، الفئة (على سبيل المثال ، "التسويق" ، "القانوني" ، "التطوير") ، روابط لبطاقات أصغر ذات مهام. هذا الهيكل مناسب للتنظيم في Trello.

قائمة السياق - قائمة المهام التي يسهل القيام بها في ظل ظروف معينة. على سبيل المثال ، في القائمة السياقية "المشتريات" ستكون هناك قائمة بالأشياء والمنتجات التي يجب شراؤها في المتجر. قد تحتوي قائمة المكالمات على قائمة بالمكالمات التي يجب إجراؤها عندما تكون متفرغًا.

من الملائم عمل قوائم سياقية فردية للأشخاص الذين تعمل معهم وتتواصل معهم. عند الاجتماع بشخص معين ، يمكنك فتح القائمة بسرعة وحل المشكلات الضرورية.

كيف أستخدم التقويم؟

يجب إدخال ما يلي في التقويم:

• الإجراءات التي يجب القيام بها في وقت معين (الاجتماعات واجتماعات العمل والندوات) ؛
• الإجراءات التي يجب القيام بها في يوم محدد (إنهاء المشروع في موعد محدد ، والمشاركة في المؤتمر) ؛
• معلومات حول تواريخ محددة (الذكرى السنوية ، أعياد الميلاد ، الأعياد).

أستخدم تقويم Google لتتبع كل هذه الأشياء. هذه الخدمة مريحة للأسباب التالية:

• يمكن الوصول إليها من الهاتف ومن الكمبيوتر ؛
• يمكن عرض عدة تقاويم على شاشة واحدة في وقت واحد ؛
• هناك تذكيرات على الهاتف الذكي.

إذا أضفت شيئًا ما إلى التقويم ، فيمكنك إما القيام بذلك أو تأجيله إلى تاريخ آخر. ليست هناك حاجة لتكديس التقويم بقائمة مهام تتم إعادة جدولتها بانتظام من يوم لآخر. هناك حلول منفصلة لهذه القوائم.

إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بالعملاء أو الموردين أو المقاولين بانتظام في وقت معين ، فمن الأفضل استخدام نظام CRM لهذا الغرض.

ما هي القوائم التي يجب أن تنشئها؟

قوائم الإجراءات ذات الأولوية

تجميع تقرير أسبوعي ، وفحص موقع ويب منافس ، ومسح البريد الوارد في صندوق البريد الخاص بك ، وإعداد مهمة فنية للمصممين - تستغرق كل هذه الإجراءات أكثر من دقيقتين ، لكن لا يمكن تفويضها لأي شخص. نضع مثل هذه الأشياء في قوائم الإجراءات ذات الأولوية وننفذها خلال النهار.

قواعد العمل مع هذه القوائم:

• لا ينبغي أن يكون هناك العديد من القوائم ، يكفي اثنان أو ثلاثة. على سبيل المثال ، شخصي ، عمل ، عائلي. إذا كانت لديك مهمة من القائمة ليوم محدد ، فقم بتعيين تذكير في التقويم الخاص بك.
• من الملائم تحديد المهام في هذه القائمة حسب السياق: "على الطريق" ، "على الكمبيوتر" ، "اقرأ" ، "شراء" ، "وعود". يمكن أن تحتوي المهام على تصنيف واحد أو أكثر. على سبيل المثال ، قد تشير المهمة "Walk the Dog" إلى مشروع "شخصي" وعلامة "وعود".
• قبل إضافة مهمة إلى القائمة ، ضع في اعتبارك ما إذا كنت بحاجة إلى القيام بها على الإطلاق. إذا كانت الإجابة بنعم ، فحدد ما إذا كنت بحاجة إلى إكمال القضية شخصيًا. بعد كل شيء ، يمكنك إرسال رسالة صوتية إلى المرؤوس وتفويضه. ستتم تسمية المهام التي قمت بتعيينها باسم "تعيين". سيحتوي على حالات من قائمة العمل والقائمة الشخصية.
• راجع القوائم بانتظام. افعل هذا عندما يكون لديك دقيقة مجانية. ارتق بالمهام التي يجب القيام بها أولاً.
• قم بتنظيف قوائم المهام الخاصة بك مرة واحدة على الأقل في الشهر.

سرد "يومًا ما"

ستشمل هذه القائمة الأشياء التي لا تتطلب إجراءً فعالاً. يمكن أن يكون:

• الكتب والسجلات ودورات الفيديو التدريبية التي ترغب في شرائها ؛
• المهارات المفيدة التي تريد إتقانها ؛
• الأماكن التي تريد زيارتها.
• الأشياء التي تريد شراءها.

تحتاج إلى النظر بشكل دوري في هذه القائمة وتدوين الملاحظات وتحويلها إلى أهداف سيتم تنفيذ العمل عليها.

كيف تقوم بتخزين المعلومات المرجعية التي ستكون مفيدة في المستقبل؟

هذه المعلومات لا تتطلب أي إجراء. المعايير الرئيسية لمستودع هذه المعلومات:

• بحث مريح عن طريق العناوين والعلامات والأوصاف المختصرة.
• سهولة وضع المعلومات في المستودع.
• بنية بديهية لتخزين المعلومات. عندما تأتي البيانات الجديدة ، عليك أن تختار بسرعة الفئة والفئة الفرعية حيث تضعها.
• توافر التخزين من أي جهاز.

هل هناك طقوس إلزامية لإنهاء الحمل؟

نعم ، هناك العديد منهم.

جمع كل المعلومات في سلة "البريد الوارد"

هناك العديد من الأدوات لجمع المعلومات. لكن كل هذا يجب أن يتدفق في مكان واحد ستستمر في العمل معه.

إفراغ سلة مهملات البريد الوارد

مرة أو مرتين في الأسبوع ، سيتعين عليك مراجعة قائمة البريد الوارد وفرز المجموعات المتراكمة حسب المجلدات أو الاختصارات. يجب أن تصبح هذه الطقوس عادة ، تتكون من خوارزمية مفهومة للأفعال وتكرارها المنتظم.

يجب أن يكون لديك خطة بسيطة خطوة بخطوة لكيفية تنظيف نظام المهام أسبوعيًا. أنشئ تقويمًا ستحدد فيه الأيام التي تم فيها التعامل مع الحالات. خصص لنفسك جائزة إذا قمت ، على سبيل المثال ، في غضون 30 يومًا 20 يومًا على الأقل ، بإفراغ صندوق الوارد الخاص بك وشطب الأيام في التقويم الخاص بك.

مراجعة قائمة الإجراءات ذات الأولوية وقائمة "يومًا ما" ، وتحديد الأولويات

عند مراجعة القوائم ، من المهم أن تحدد الأولويات بشكل صحيح وأن تكون واقعيًا بشأن نقاط قوتك. هذا ضروري حتى لا تثقل كاهل نفسك بالمهام المرهقة ولا تعاني من إدراك عدم كفاءتك.

إتلاف السلال غير الضرورية

في كثير من الأحيان ، أثناء الاتصال بالزملاء والشركاء ، تظهر صناديق بريد ومستندات وقوائم جديدة.

مهمتك هي أتمتة كل شيء قدر الإمكان بحيث تتدفق البيانات إلى مجلد Inbox.

يمكن أن يكون إما صندوق بريد أو مخطط إلكتروني. من أجل الأتمتة وإعادة توجيه المعلومات ، تعد خدمات IFTTT و Zapier مناسبة. يجب أن يكون هناك عدد أقل من السلال لجمع المعلومات.

كيف يتم التعامل مع سلة البريد الوارد وفرز الحالات المتراكمة؟

أولاً ، استخرج المهمة أو الحالة أو المعلومات من بريدك الوارد وأجب عن السؤال "ما هذا؟ هل تحتاج حقًا إلى القيام بشيء ما؟"

إذا لم يكن عليك فعل أي شيء ، فلديك خياران. إذا كانت القمامة التي لم تعد مفيدة ، فإنك ترميها بعيدًا. إذا كانت معلومات مفيدة ، فضعها في الأرشيف. يجب أن تكون منظمة حسب الفئة والعلامة ، لذلك من السهل العثور على ما تبحث عنه.

إذا كنت بحاجة إلى القيام بشيء ما باستخدام المعلومات ، فهناك ثلاثة خيارات:

1. أكمل المطلوب.إذا كان الإجراء مهمًا ولن يستغرق أكثر من 2-5 دقائق.

2. تفويض لشخص ما.إذا استغرق الإجراء أكثر من دقيقتين ، ففكر في ما إذا كان يمكنك تفويضه إلى شخص ما.

عند التفويض لشخص ما ، يجب كتابة ما يلي:

• النتيجة النهائية؛
• خطة العمل (الطريق إلى الهدف) ؛
• الموعد النهائي لإنجاز المهمة ؛
• تاريخ الضبط والنتيجة التي يجب أن تكون جاهزة لها (متوسطة أو نهائية).

3. تأجيل للمستقبل. عند القيام بذلك ، أشر إلى:

• نتيجة مرغوبة؛
• أقرب إجراء تالٍ يتعين اتخاذه. تذكر: من المستحيل إكمال المشروع ككل ، يمكنك فقط اتخاذ خطوات بسيطة محددة تقربك من النتيجة النهائية ؛
• الموعد النهائي. إذا لم يكن هناك إطار زمني محدد ، أضف الإجراء إلى قائمة "يومًا ما".

يمكنك إرسال رسائل إلى نفسك لاستلامها في اليوم المحدد. لهذا الغرض ، يعد كل من "تقويم Google" مع التذكير في اليوم المناسب وتطبيق البريد Boomerang ، الذي سيرسل لك بريدًا إلكترونيًا في وقت معين ، مناسبين.

كيف تخطط لعملك؟

يمكن تقسيم كل عمل إلى ثلاث خطوات:

1. تنفيذ المخطط مقدما. يمكن أن تكون أشياء مهمة من الناحية الإستراتيجية تقربك من هدفك ، أو روتين يجب القيام به فقط.
2. أداء العمل كما يظهر بشكل غير متوقع. هذا عندما تصل المهام من الزملاء والمديرين ورسائل العملاء خلال اليوم.
3. التخطيط لمزيد من العمل: إعداد القوائم ومراجعتها وتحديد الأولويات. لا ينبغي أن تستغرق هذه النقطة وقتًا طويلاً حتى تتمكن من التخطيط من أجل التخطيط.

تم وصف ممارسة التخطيط للحالات والمهام (كتاب المذكرات) في كتاب David Allen.

David Allen الأداء الشخصي ومستشار إدارة الوقت ، مؤلف منهجية GTD الإنتاجية

للحصول على كتاب تذكاري ، ستحتاج إلى 43 مجلدًا: 31 تم تمييزها بأرقام من 1 إلى 31 ، و 12 مجلدًا آخر باسم الأشهر. يتم وضع المجلدات اليومية في المقدمة بدءًا من الغد. خلف المجلد الذي يحمل الرقم 31 يوجد مجلد الشهر التالي ، وخلفه توجد مجلدات بقية الأشهر.

يتم نقل محتويات المجلد لليوم التالي يوميًا إلى سلة المهملات ، ثم يتم وضع المجلد خلف آخر المجلدات اليومية (كما لو تم ترحيله إلى الشهر التالي). عند تحرير المجلد 31 للشهر الحالي ، سيكون هناك مجلد يحمل اسم الشهر الجديد خلفه ، متبوعًا بمجلدات بأيام الشهر الجديد. وبالمثل ، يتم نقل المجلد الذي يحتوي على الشهر الحالي عند انقضاءه إلى العام التالي.

في مجلد معين ، تحتاج إلى تخزين المستندات التي تتطلب إجراءات محددة (نموذج يجب ملؤه ، وخطاب لإرساله).

لكي يعمل النظام ، يجب تحديثه يوميًا. إذا نسيت تحديث مجلد الغد ، فلا يمكنك الوثوق بالنظام. سيتم فقدان المعلومات المهمة ، والتي يجب التعامل معها بطرق أخرى.

إذا كنت ستغادر لعدة أيام ، فعندئذٍ قبل المغادرة تحتاج إلى التحقق من المجلدات لمعرفة الأيام التي ستكون فيها غائبًا.

كيفية تنظيمها عمليا مع مراعاة أنظمة التخطيط الحديثة:

1. بدلاً من كتاب لا يُنسى ، استخدم منظمًا به قوائم مهام لكل يوم وأدخل مهام اليوم الحالي فيه. يجب تسجيل الاجتماعات والشؤون المرتبطة بالوقت أولاً ويجب تعيين رسائل التذكير بحيث يخطرها النظام مسبقًا.
2. قم بإنشاء ملف بقائمة مهام لمدة شهر. هذه قائمة بما تريد إنجازه خلال هذا الوقت. يمكنك إضافة حالات إليها خلال الشهر بأكمله. يجب أن تتم مراجعة المهام مرة واحدة في الأسبوع. عند التخطيط لأهم مهامك ، قم بتوزيع أسبوع على أسبوع حتى تفهم أولوياتك. ستؤديها في المقام الأول ، وإلا فسيذهب كل الوقت إلى الأمور الصغيرة والعاجلة.
3. قم بإنشاء ملف بخطط العام. يجب مراجعته مرة واحدة في الشهر. يتم تحويل الحالات من هذا الملف إلى الخطط الشهرية.
4. ضع خططًا للعام بناءً على أهداف طويلة المدى لمدة 3-5 سنوات. من الأفضل وصف هذه الأشياء إما في نهاية العام ، أو أثناء الإجازة ، عندما لا يكون الرأس محملاً بالمهام اليومية.

هذه النقاط الأربع هي ما يسميه ديفيد آلن نظام التخطيط الطبيعي. يسمح لك هذا النظام بالتحرك نحو الأهداف التي تهمك ولا تضيع الوقت في الروتين.

هل هناك خطة ذات حجم واحد يناسب الجميع يمكن استخدامها لتخطيط أي مشروع؟

بالطبع. يسميه ديفيد ألين نموذج التخطيط الطبيعي. يتكون من عدة خطوات.

الخطوة 1. الهدف وصورة النتيجة المثالية

حدد هدفًا أو نتيجة نهائية مثالية ، تخيل أنك حققت ذلك.

صِفها بكل معايير النجاح (المال ، الناس ، التقدير). كلما وصفت النتيجة النهائية بالتفصيل ، كلما كان الدافع أقوى ، خاصة في اللحظات التي تحتاج فيها إلى القيام بإجراءات محددة ، ولكن لا يوجد وقت لذلك.

الخطوة 2. المبادئ

صِف المبادئ التي ستتبعها عندما تحقق هدفك. على سبيل المثال: "سأمنح الأشخاص الحرية الكاملة في التصرف إذا … (ظلوا في حدود الميزانية ، وأكملوا المشروع قبل موعد نهائي محدد)." اسأل نفسك: "ما هي الإجراءات التي يمكن أن تتداخل مع أنشطتي؟ كيف يمكنني منعهم؟

المبادئ واضحة وتوفر إرشادات موثوقة لإدارة الأنشطة.

الخطوة 3. العصف الذهني

تبادل الأفكار أثناء تدوين كل الأفكار المختلفة التي تتبادر إلى الذهن.

المبادئ الأساسية للعصف الذهني:

• لا نحكم؛
• لا تجادل
• لا تقيم
• لا تنتقد
• فكر في الكمية وليس الجودة ؛
• التحليل الجانبي والتنظيم.

الخطوة 4. خطة المشروع في شكل قائمة

نظّم نتائج العصف الذهني في قائمة مهام. ابدأ التخطيط في النهاية واعمل في طريق عودتك. سيسهل ذلك عليك التخطيط وتحديد الخطوة الأولى نحو هدفك. مثال على التخطيط من النهاية:

الغرض (نتيجة مثالية): أستطيع أن أتحدث الإسبانية وأفهم الناس.

لماذا هذا: أريد التواصل دون مشاركة المترجمين أثناء المفاوضات التجارية مع الشركاء الإسبان والتواصل بحرية مع الآخرين أثناء إجازتي في إسبانيا.

خطوات نحو الهدف:

• خطوة واحدة قبل الوصول إلى الهدف: وجدت متحدثًا أصليًا للغة الإسبانية وأتحدث معه مرتين في الأسبوع.
• خطوة واحدة قبل ذلك: اجتزت اختبار إتقان اللغة B1.
• خطوة واحدة قبل ذلك: اجتزت اختبار الكفاءة A1.
• خطوة واحدة قبل ذلك: أخذت دروس اللغة الإسبانية ثماني مرات في الشهر وأكملت جميع واجباتي المدرسية.
• خطوة واحدة قبل ذلك: اشتركت في دورة اللغة الإسبانية ودفعت مقابل شهر دراسي.
• خطوة واحدة قبل ذلك: قمت بجمع معلومات حول دورات اللغة الإسبانية وعملت جدول مقارنة.
• الخطوة الأولى: لقد حددت موعدًا في التقويم عندما أقوم بجمع معلومات حول دورات اللغة الإسبانية.

عندما يعمل فريق على مهمة واحدة ويحتاج إلى تنظيم الخطة بأكملها في مكان واحد ، فمن الملائم استخدام مخطط جانت. العمود الأول فيه المراحل في الطريق إلى الهدف ، والعمود الثاني هو المسؤول. علاوة على ذلك ، ستكون هناك أعمدة ذات فترة زمنية. ستحتوي الخلايا على حالة مرحلة معينة ، على سبيل المثال ، "مخطط" ، "قيد التقدم" ، "مكتمل" ، "مؤجل".

قد يبدو إنهاء الأشياء الجيدة ونظام التخطيط الطبيعي أمرًا شاقًا. ولكن عندما تقوم بتخصيصه بنفسك والبدء في استخدامه بانتظام ، ستشعر أن كل شيء أسهل بكثير مما بدا للوهلة الأولى.