كيفية الاستفادة بشكل أفضل من نظام إنهاء الأشياء

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

يشرح الكاتب والمدون ليو بابوتا كيفية الاستمرار في التخطيط والتخلص من كل شيء يمنعك من أن تكون منتجًا.

لماذا هذا النظام مطلوب

Getting Things Done (GTD) هو نظام معروف جيدًا لإنجاز الأشياء بواسطة David Allen. عند استخدامه ، يتم تسجيل جميع المعلومات الواردة تمامًا وتقسيمها إلى قوائم. الهدف هو إنجاز الأشياء من خلال قضاء المزيد من الوقت في ما يهم حقًا.

مع نظام GTD ، يمكنك تحقيق نجاح كبير للغاية. هنا فقط بعض منهم:

• أنت تتعامل مع الكثير من المهام.
• تصبح أكثر ثقة بنفسك.
• أنت تماطل أقل وأقل تشتتًا.
• إنهم يثقون بك أكثر: يعرف الآخرون أنك دائمًا ما تصل بكل شيء إلى النهاية.
• غالبًا ما تتم دعوتك للعمل بسبب الحاجة إلى اتباع نهج قوي للعمل.
• أنت تتغير للأفضل - تدرك ما هو مهم حقًا بالنسبة لك ، وتصبح فضوليًا ، وتبدأ في التعلم ، وبناء علاقات قوية مع الناس ، والتخلص من أنماط الإدراك القديمة التي تعيقك.
• تكسب أكثر.
• أنت قادر على إنشاء شركة ناشئة ناجحة أو بناء شركة عظيمة.
• يمكنك مشاركة أفكارك - في كتاب أو مدونة أو محاضرة.

ولكن للحصول على كل هذه الفوائد ، تحتاج إلى فهم كيفية استخدام النظام بشكل فعال ومعرفة ما يمنعه. يشرح ليو بابوتا ، كاتب ومؤلف مدونة Zen Habits الشهيرة ، ما عليك القيام به من أجل ذلك.

كيفية استخدام نظام إنهاء الأشياء بشكل أكثر كفاءة

اكتشف ما الذي يمنعك من أن تكون منتجًا

عادة المماطلة. أنت متردد في التعامل مع المهمة بسبب تعقيدها: إما أن تشعر أنك لن تكون قادرًا على التعامل معها ، أو أنك لم تفهمها على الإطلاق. هذا هو التسويف.

عادة الإلهاء. لقد نجحت في البدء ، لكنك قمت بالتبديل على الفور إلى مهمة أخرى. كل نفس الشكوك والشكوك تدفعك إلى تأجيلها لصالح تمرين أسهل أو مجرد البدء في إضاعة الوقت. يؤدي هذا التحول المستمر إلى فقدان التركيز. في نفس الوقت ، يبدو أنك ستكون مشغولاً إلى ما لا نهاية.

الكمالية. لا يمكنك الذهاب إلى العمل لفترة طويلة ، لأن الوقت الحالي ليس هو الوقت المناسب لذلك. أو تؤجل إكمالها لأنها لم تكن مثالية.

على سبيل المثال ، تريد أن تبدأ مدونة ، لكنك لا تريد ذلك ، لأنه حتى تجد النظام الأساسي والموضوع المثاليين لها ، لن يكون لديك وقت فراغ كافٍ وما زلت لا تملك قائمة بالأفكار الرائعة. أو أنك كتبت مقالًا ولم تنشره لأن المادة لا تزال بحاجة إلى وضع اللمسات الأخيرة - في الواقع ، أنت ببساطة لا تجرؤ.

بيئة. يحبط الناس خططك ، لا تفعل أي شيء في الوقت المحدد ، يعقدون كل شيء ، يفسدونها ، يشتكون ويضايقون. وبالاعتماد على أشخاص آخرين ، يصعب أحيانًا تحقيق أهدافك. في كثير من الأحيان ، هذا مجرد ذريعة لنفسك.

إلتهاء. هؤلاء هم الناس ، أي أحداث ، مشاكل. يتدخلون في عملك. شيء يمكنك التحكم فيه ، والبعض لا يمكنك التحكم فيه.

تعب. كنت متعبًا أو جائعًا أو مرهقًا أو مرتبكًا أو تشعر بالملل. مشاكل مثل هذه تعيق التركيز وإنجاز الأشياء.

في هذه الحالة ، كل ما تحتاجه هو إعادة الشحن: خذ قيلولة ، وتمشى ، وتأمل.

أو قم بمهام لا تتطلب الكثير من الطاقة: قم بفرز البريد الخاص بك ، وقم بالروتين الإداري. إذا لوحظ الإرهاق لفترة طويلة ، فراجع نظامك الغذائي ونومك.

مخاوف وشكوك ومشاعر بالعجز والشك بالنفس. هم في قلب معظم العقبات المذكورة أعلاه.

حدد ما ينقصك للعمل بكفاءة أكبر

النقاط المختارة ستكون الحل للمشاكل المذكورة أعلاه.

القدرة على تحديد الأولويات. يمكنك تحقيق النجاح إذا كرست معظم وقتك لمهام مهمة. عندما تكون مشغولاً بأنشطة غير أساسية أو تقوم بالتبديل المستمر بين الأنشطة ، تكون أقل فاعلية. تحتاج إلى اختيار مشكلة واحدة مهمة والتركيز عليها فقط.

تدريجيًا ، ستتعلم تحديد المهام والمشاريع ذات القيمة الكبيرة بالنسبة لك. هل الرد على الرسائل أهم من كتابة مقال؟ ما هو أكثر فائدة لحياتك المهنية وسعادتك وصحتك؟

القدرة على بدء العمل بشكل صحيح. إن الميل إلى التسويف هو أحد أكثر المشاكل شيوعًا وإيلامًا التي تقف في طريق تحقيق الهدف. لذلك ، فإن أهم شيء في إكمال المهام هو البدء.

ركز على الخطوة الأولى والأصغر. صغيرة قدر الإمكان. قم بإنشاء بيئة تسهل البدء. على سبيل المثال ، عندما أراد ليو نفسه تطوير عادة الجري ، ركز فقط على ارتداء حذائه الرياضي والخروج من المنزل.

عمل سبرينت. يساعدك هذا الأسلوب في التعامل مع المهام المتعددة والمشتتات. تسمى هذه التقنية أيضًا بومودورو. يعتمد على تقسيم العمل إلى فترات قصيرة من 15 إلى 25 دقيقة (سباقات السرعة) ، والتي تحتاج خلالها إلى التركيز على مهمة واحدة فقط ، دون تشتيت انتباهك بأي شيء آخر.

يتبع ذلك استراحة قصيرة ، وبعد ذلك تبدأ في سباق جديد. إذا لم تكن قد استخدمت هذه الطريقة مطلقًا ، فيمكنك ترتيب بضع مقاطع عمل في اليوم ، وبعد أسبوع ، ابدأ في زيادة عددها تدريجيًا.

إدارة قائمة المهام. يساعد على التركيز والتعامل مع كل شيء مخطط له. لكن حاول ألا تبالغ في التعقيد. ابحث عن برنامج مخطط بسيط ، واكتب كل ما تحتاج إلى القيام به في المستقبل القريب ، واختر كل يوم المهام التي ستركز عليها اليوم.

قم بجدولة ثلاث مهام مهمة وثلاث مهام ثانوية لليوم - قد يتغير هذا الرقم اعتمادًا على طول يوم عملك ، وتعقيد المهام وسرعة إكمالها.

القدرة على قبول الأخطاء. الكمالية تقف في طريق إنجاز الأشياء. لذلك ، لا تقلق بشأن كمال عملك بقدر ما تقلق بشأن اكتماله. التمسك بقاعدة "المسودة الأولى الرديئة" للكاتبة آن لاموت.

إنها مقتنعة بأن الطريقة الوحيدة لبدء الكتابة بشكل جيد (والبدء في القيام بذلك على الإطلاق) هي رسم مسودة ضعيفة وغير مجدية. بعد فترة ، ستعود إلى النتيجة وتصقلها.

العمل في حالة من عدم اليقين. غالبًا ما تطاردك المخاوف والصعوبات. لذلك ، من المفيد جدًا أن تتعلم كيفية العمل في حالة من عدم اليقين هذا: أن تبقي نفسك مسيطرًا ، وليس للاختباء من المهام والتجارب الداخلية ، وعدم الشكوى.

للقيام بذلك ، في كل مرة تلاحظ شيئًا كهذا خلفك ، ضع كل شيء جانبًا وحاول أن تشعر بحالتك. إقبله. انتبه لأحاسيسك الجسدية. تأكد من عدم الأمان وعدم الراحة على ما يرام. تعلم أن تقدر اللحظات كما هي.

القدرة على رؤية الصورة الكبيرة. إن التركيز الكامل على مهمة واحدة شيء ، وهو شيء آخر تمامًا أن تكون قادرًا على النظر إلى الموقف ككل. يجب إجراء تحليل عام للوضع في الصباح والمساء ، وكذلك عدة مرات خلال اليوم - في حال احتجت إلى تعديل خطة العمل.

كل واحد منا في بعض الأحيان مشتت الذهن ومقاطعتنا ونواجه صعوبات غير متوقعة. لكي تظل منتجًا ، عليك أن تتعلم تغيير التركيز عند الحاجة.

القدرة على تحمل المسؤولية. بادئ ذي بدء ، هذا يعني عدم لوم الآخرين على كل الصعوبات التي تواجهها في طريقك لتحقيق هدفك. تحمل المسؤولية الكاملة عن الجزء الخاص بك من العمل.

كن قائدًا - أظهر المبادرة ، وتابع نجاح الفريق بأكمله ، حتى لو كنت تابعًا بسيطًا فيه.

تواصل مفتوح. بحيث يفهم الجميع بوضوح مسؤولياتهم وحدودهم ، وكذلك عواقب عدم الامتثال. سيساعد هذا في إنشاء هيكل يمكن لجميع المعنيين العمل فيه بشكل أسهل وأكثر كفاءة. حاول أن تعامل الناس بصدق وإيجابية رغم كل عيوبهم.

القدرة على التخطيط. كثرة المهام في اليوميات لا تساهم في تحقيق الهدف بأي شكل من الأشكال. بدلاً من ذلك ، من الأفضل عمل قائمة صغيرة من خلال الإجابة على أسئلة بسيطة. كيف تبدأ اليوم لإكمال المهام المهمة؟ كيف تجري سباقات السرعة حتى لا يشتت انتباهك أحد؟ ماذا تحتاج لتحمل المسؤولية؟ متى يستحق الأمر استلام بريدك؟ في أي وقت يجب علي جدولة الاجتماعات؟ كيف ستقيم يومك؟

ستساعدك الإجابات على التخطيط ليومك. لا تجتهد لتكون كاملة. من خلال تحليل ما يحدث ، ستجد بمرور الوقت الخيار الأفضل.

من أين تبدأ التحسين

ضع خطة بسيطة. ليس من الضروري على الإطلاق محاولة إتقان جميع المهارات المفقودة مرة واحدة. بالنسبة للمبتدئين ، من الأفضل التركيز على الأربعة الأولى التي ستتمرن عليها يوميًا:

• تحديد أولويات المهام اليومية وتحديدها.
• عمل سبرينت.
• التأمل - عندما تشعر بالخوف أو عدم اليقين أو عدم الأمان.
• التحليل في نهاية اليوم ومراجعة الخطة.

لاحظ ماذا ستفعل وكيف. اعرض الخطة الناتجة على شخص تعرفه وأبلغه كل يوم لمدة أسبوع. وعد كل أسبوع بمشاركة نجاحاتك وتحدياتك وكيف ستستعد لبداية فترة جديدة مدتها سبعة أيام.

خصص 10 دقائق كل مساء لمراجعة كيف سار يومك وما إذا كنت قد أكملت جميع النقاط في خطتك. اكتب ما حدث ، وما الذي منع ، وكيف يمكنك تسريع الحركة إلى الأمام.

بمرور الوقت ، ستصبح السباقات السريعة والتأمل والمهارات الأخرى أسهل بالنسبة لك. ثم ابدأ في تعلم أساليب جديدة وفعالة أثناء قيامك بتحسين نظامك تدريجيًا. الشيء الرئيسي هو أن تتذكر أن تمارس.