نظام إنهاء الأشياء (GTD) ، الذي ثبتت فعاليته على مدار سنوات من الممارسة

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

يشارك قارئنا Oleg Bondarenko نظام GTD المثبت لتنظيم الشؤون وكل الحياة. ليس سراً أننا نعرف كل شيء تقريبًا عن GTD والميكانيكا المماثلة ، لكن نادرًا ما نتمكن من استخدامها لفترة طويلة. نحن على يقين من أن قصة النجاح في هذا المجال ستحظى باهتمامك.

فيما يلي ملخص لتنفيذ GTD شخصي في شكل صمد أمام اختبار السنوات. ربما سيساعد شخص ما.

أقسم المهام والأفكار والأفكار الواردة على النحو التالي:

• ما يمكن دفعه على الفور إلى فنان آخر ، أقوم بدفعه على الفور. أقوم بإضافة مهمة تذكير "التحقق من التنفيذ".
• ما الذي يمكن عمله الآن في 5-15 دقيقة. أجلس وأفعل ذلك.
• الأمر الذي يستغرق وقتًا أطول أو لا يمكن القيام به الآن. يتضمن هذا أيضًا مهام التذكير من النوع "التحقق من حالة المشروع XXX". أدرجها على الفور في قائمة المهام على هاتفي أو مهام Google - تتم مزامنة كل شيء.
• ما هو مثير للاهتمام وقد يكون واعدًا. أسقطها في مجموعة من Evernote. أراجعها مرة واحدة في الأسبوع تقريبًا ، وفرزها حسب أجهزة الكمبيوتر المحمولة. شيء ما ينمو إلى مهام.

مزيد من التفاصيل حول النقطة الثالثة.

للحفاظ على قائمة المهام بنجاح ، يلزم إضفاء الطابع الرسمي الصارم ، مما يقلل تكاليف الإدارة والحصول على البيانات. يتم تحقيق ذلك بالطريقة التالية.

كل مهمة لها اسم منظم مثل: مشروع | كائن | عمل

مشروع - هذه مجموعة كبيرة من المهام ، رمز مختصر مثل HOUSE ، OFFICE ، CLIENT1 ، … لكل مشروع ، يجب أن يكون هناك 1 إلى 10 مهام في المتوسط. إذا كان هناك المزيد من المهام باستمرار للمشروع ، فأنا أقوم بتخصيص جزء لمشروع إضافي. وبالتالي ، فإن تجميع المهام يكون دائمًا على مستوى واحد. كما أوضحت الممارسة ، فإن التجميع المرئي للمهام على شكل شجرة متعددة المستويات هو في الواقع مضيعة للوقت بلا داع ويقلل من الدافع للاستخدام الفعال للنظام.

يتم البحث عن المهام داخل المشروع باستخدام الوظائف الأساسية: البحث أو الفرز هو طريقتي المفضلة.

شيء - هذا شيء أو شخص تحتاج إلى القيام بعمل ما عليه. كل شيء بسيط هنا.

عمل - إجراء أولي يجب تنفيذه على الكائن.

نقطة أخرى: كل مهمة تحتوي على تاريخ الاستحقاق … إذا لم تكن متأكدًا من تاريخ استحقاق المهمة ، فقم بتعيين التاريخ الحالي. إذا قمت بتعيين التاريخ الحالي ولم تفعل أي شيء آخر ، فستكون المهمة غدًا على قائمة المتأخرات وسيتعين عليك اتخاذ قرار بشأنها. على سبيل المثال ، قم بإزالة من ملاحظات الحياة.

في بعض الأحيان ، بالنسبة لمشروع معين ، تظهر قائمة بالمهام ، وتوقيت وتسلسل تنفيذها غير واضحين في الوقت الحالي. في هذه الحالة ، أبحث عن مهمة عامة من النموذج: مهام المشروع. في التعليقات أسرد قائمة المهام. بمرور الوقت ، يصبح الموقف أكثر وضوحًا ، ويتم حذف شيء ما ، ويتم تحقيق شيء ما ، وينمو شيء ما إلى مهمة منفصلة. على أي حال ، حتى من إدخال المجموعة هذا ، أحدد التاريخ - عندما يكون من الضروري الرجوع إليه وإجراء تدقيق.

وآخر شيء. في ممارستي ، تقريبًا 50٪ من المهام لم يتم تنفيذها (أو لا يمكن تنفيذه) في التاريخ المحدد. الكثير لا يعتمد علي. عادةً ما تكون مهام نوع "فحص حالة المشروع" طويلة وتتطلب اهتمامًا دوريًا. شيء ما يتم تحديده واستكماله. يتم تأجيل مثل هذه المهام باستمرار إلى تواريخ لاحقة. هذا أمر طبيعي (بالمناسبة ، هذه إضافة ضخمة للمنظمين الإلكترونيين). العمل اليدوي لتأجيل المواعيد النهائية مفيد أيضًا بمعنى أنه يؤدي أحيانًا إلى أفكار مهمة.