لماذا تفشل أنظمة إنهاء الأشياء في كثير من الأحيان؟

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

© الصورة

إذا كنت تستخدم ما تعتقد أنه أفضل نظام إنهاء الأشياء ، ولكنك لا ترى النتائج ، فمن غير المرجح أن المشكلة تكمن في النظام ، ولكن المشكلة في الاعتقاد بأن قائمة المهام المنظمة تمامًا ستسمح لك بالقيام بذلك. 10 مرات عمل أكثر من زملائك. لا توجد طريقة لزيادة الإنتاجية فعالة بالنسبة لك حتى تبدأ في التفكير بشكل واقعي. سنتحدث عن هذا في المقال.

من المستحيل عمل "كل شيء" في يوم واحد

كل يوم لديك الكثير من الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها اليوم. يبدو أنك تفهم أنه من المستحيل القيام بكل شيء في وقت واحد ، ولكن مع ذلك ، مع المثابرة التي تحسد عليها ، تحاول إثبات العكس ، مما يؤدي في النهاية إلى الشعور بأنك تدور مثل السنجاب في عجلة طوال اليوم ، ولكنك لم يتح لها الوقت لفعل أي شيء. من السهل تجنب هذا الشعور - تحتاج إلى إعطاء الأولوية. قرر ما يجب فعله حقًا اليوم وما الذي قد ينتظر حتى الغد. بعد الانتهاء من قائمة صغيرة من المهام في يوم واحد ، ستشعر بالتقدم ، مما يعني أنك في اليوم التالي ستبدأ العمل بحماس كبير.

ربما كنت تعتقد بالفعل أنه من الصعب ، في الواقع ، تحديد الأولويات. ليس من الممكن دائمًا فهم الأعمال الأكثر أهمية اليوم. في مدونة الفيديو الخاصة به ، يقدم المدون الشهير زي فرانك هذه النصيحة: اكتب قائمة بكل الأشياء التي تحتاج إلى إكمال ، ثم ابدأ في قراءة القائمة من النهاية ، واستمع إلى مشاعرك الداخلية. إذا فهمت أن هذه النقطة مهمة حقًا ، فاتركها ؛ وإذا كان هناك أدنى شك ، فقم بشطبها بلا رحمة. ابدأ المهام المتبقية من الأول في القائمة.

تذكر أن هناك 24 ساعة في اليوم ، فأنت مقيد بهذا الوقت. بعد أن خططت كثيرًا ، بحلول المساء ، ستصاب بخيبة أمل لأنه لم يكن لديك وقت مرة أخرى. على العكس من ذلك ، من الأفضل أن تحدد لنفسك هدفًا بسيطًا للغاية ، والذي ستتعامل معه بالتأكيد. ثم قم ببعض الأعمال الإضافية. في نهاية اليوم ، ستشعر وكأنك فائز ، لأنه بالإضافة إلى الأشياء الضرورية ، تمكنت من فعل شيء آخر.

انسَ تعدد المهام وركز على شيء واحد

من الصعب جدًا على الشخص القيام بمهام متعددة ، ولكن مع ذلك ، يحب الكثير من الأشخاص القيام بذلك ، لأنهم بهذه الطريقة يشعرون بمزيد من النشاط والإنتاجية. كل خمس دقائق ، قد نقطع بعض الأنشطة للرد عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. يؤدي تعدد المهام إلى تشتيت انتباهنا إلى حد كبير وإليكم السبب: في كل مرة ، تحول انتباهك من مهمة إلى أخرى ، ستعود بعد ذلك بشكل مؤلم إلى الأولى ، وتتذكر المكان الذي توقفت عنده.

في عالم مثالي ، يمكننا التخلي تمامًا عن تعدد المهام ، ولكن في العالم الحقيقي ، لا تزال المواقف تظهر عندما يكون من المستحيل تجنبها. في هذه الحالة ، يجدر تقديم حل وسط ، باستخدام ، على سبيل المثال ، تقنية "تخطيط الطماطم" ، عندما تركز حصريًا على مهمة واحدة لمدة 25 دقيقة ، دون السماح لنفسك بالتشتت.

اعمل على مهمة واحدة ، وبعد 25 دقيقة ، راجع القائمة وحدد المهمة التالية التي تتطلب اهتمامك الفوري. سيتيح لك ذلك القيام بمهام متعددة مع التركيز على المهمة التي تقوم بها.

اختر وطبق نصائح الإنتاجية بحكمة

هناك العديد من المقالات المكتوبة حول موضوع الإنتاجية والكفاءة ، تظهر تقنيات واختراقات جديدة إلى ما لا نهاية ، ولكن لن يساعدك أي منها ما لم تحل المشكلات الموضحة أعلاه. وحتى بعد حلها ، تحتاج إلى معرفة كيفية تطبيق نظام إنهاء الأشياء بشكل صحيح وفي مكانه.

كما ذكرنا سابقًا في إحدى منشوراتنا ، إذا كان ما تفعله مهمًا بالنسبة لك ، فأنت لا تحتاج إلى أنظمة وقوائم وتذكيرات. لن يكون من الصعب عليك أن تضع في اعتبارك ما عليك القيام به.إذا كانت المشكلة التي تحلها عالمية ، فمن المحتمل أن تقسمها إلى أجزاء عن طريق كتابة قائمة مهام ، لكن افعل ذلك دون تفكير: "أوه ، أنا أستخدم GTD!" إذن ما هي أنظمة GTD ونصائح الإنتاجية الأخرى؟ من أجل القيام بأشياء روتينية ومملة في الوقت المحدد: دفع الفواتير وإجراء المكالمات وإعداد التقارير. هذا ما تحلم به بكل روحك أن تؤجله لـ "الغد" الذي لن يأتي أبدًا.

ومع ذلك ، لا ينبغي تطبيق أي نظام إنتاجي بشكل أعمى ، فأنت بحاجة إلى التفكير أولاً في كيفية "شحذه" لنفسك من أجل تحقيق أقصى استفادة منه. إن أنظمة إنهاء الأشياء (GTD) ليست عصا سحرية يتم تطبيقها من خلال الالتزام الصارم بالتعليمات ، فهي أداة تحتاج إلى ضبط دقيق من خلال التعرف على نفسك والطريقة التي تعمل بها لتجعلك تشعر بالرضا في نهاية اليوم.