كيفية تطبيق نظام إنهاء الأشياء بشكل فعال في الحياة

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

خطة خطوة بخطوة ، وبعد ذلك يمكنك بسهولة تنفيذ تقنية الإنتاجية هذه في حياتك ، وتحديد الأولويات ، وتكون دائمًا قادرًا على إيجاد الوقت لأشياء مهمة.

هذه المادة هي استمرار للمقال "". أولاً ، يجدر التعرف عليها ، حيث يتم شرح العديد من المفاهيم المستخدمة بالتفصيل هناك.

هذه المقالة عبارة عن دليل تفصيلي حول كيفية تطبيق إنهاء الأشياء في الحياة الواقعية. عند الكتابة ، التزمت بالمبادئ التالية:

• براعه. الأفكار الموصوفة هنا عالمية ، وبمساعدتهم سيبني الجميع نظام إنهاء الأشياء لأنفسهم والذي سيعمل بالضبط مع الخدمات التي اعتادوا عليها.
• بساطة. يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام بشكل حدسي. يجب إنفاق الحد الأدنى من الوقت والطاقة في إدخال المعلومات ومعالجتها ، وكذلك في التخطيط للخطوات التالية. عندها فقط سيعمل النظام على المدى الطويل وحتى بعد فترات الراحة الطويلة: على سبيل المثال ، إذا ذهبت في إجازة لمدة شهر ، فعندما تعود ، ستتمكن من استعادة نهجك في إدارة الأعمال.
• مصداقية. الأهم هو أن تكون واثقًا في نظامك ، أي أنك لن تنسى أي شيء مخطط له ، حيث سترى تذكيرًا في الوقت المناسب.
• التركيز على ما هو مهم. يجب أن يساعدك النظام على التركيز على ما تفعله في الوقت الحالي وعلى تلك الأشياء المهمة على المدى الطويل.
• بكل سرور. يجب أن يجلب لك نظام إدارة الحالة والمهام المتعة. على سبيل المثال ، عندما تستلقي على الأريكة بعد يوم شاق في العمل وهاتفك بين يديك ، فإنك تتخطى المهام المكتملة من القائمة وتحصل على متعة حقيقية منها. خاصة عندما لا يزال يتم تصورها من خلال نمو الرسم البياني للإنتاجية الخاص بك.

5 مراحل رئيسية لنظام إنهاء الأشياء

المرحلة 1. جمع المعلومات

من الضروري جمع كل الحالات على الإطلاق ، حتى الأصغر منها ، عندها سيكون وعينا نقيًا وسنعمل بشكل منتج قدر الإمكان.

هذا هو السبب في أن قوائم المهام القياسية لا تعمل ، لأن معظم الأشخاص يسجلون في الغالب الأشياء الأكثر أهمية فقط ، ولا يتم أخذ مئات المهام غير المهمة في الاعتبار على الإطلاق. لكن هذه المهام الصغيرة بالتحديد ، تذكر نفسها بانتظام ، هي التي تستخدم جزءًا كبيرًا من موارد الدماغ وتخلق تجارب إضافية تؤدي إلى الإرهاق والتوتر.

أحد المبادئ المهمة لنظام إنهاء الأشياء هو تفريغ جميع المهام من رأسك تمامًا ووضعها في نظام موثوق به سيساعدك على تذكر الأشياء المهمة في الوقت المناسب.

تحتاج أيضًا إلى مراعاة أنه يجب أن يكون هناك حد أدنى لعدد السلال لجمع المعلومات الواردة. من الناحية المثالية ، واحد. ثم سيكون من الأسهل التعامل معها.

المرحلة 2. معالجة المعلومات

في هذه المرحلة ، نقوم بمعالجة المعلومات الموجودة في صندوق الوارد الخاص بنا.

هناك ثلاثة خيارات لكيفية المضي قدمًا في هذه المرحلة:

• قم بتمييز المهمة على أنها "إجراء" ، مع الإشارة إلى الخطوة التالية لإكمالها والموعد النهائي. يمكنك تخطي تحديد موعد نهائي إذا لم يكن لديك حتى الآن فهم واضح لوقت احتياجك لإكمال المهمة.
• انقل المعلومات إلى "الدليل" إذا لم تكن بحاجة إلى فعل أي شيء بها ، ولكنها قد تكون مفيدة في المستقبل.
• احذف المعلومات ، محددًا أنها "سلة مهملات": أي أنك لست بحاجة إلى فعل أي شيء بها ولن تكون مفيدة في المستقبل.

المرحلة 3. تنظيم الأنشطة

تمر جميع الإجراءات عبر مسار التحويل التالي.

عامل التصفية 1 - "قص"

اسأل نفسك السؤال: هل يجب أن أفعل هذا الإجراء حقًا؟ إذا كنت في شك ، فاحذفها.

عامل التصفية 2 - "التفويض"

اطرح على نفسك السؤال التالي: إذا كان يجب القيام بذلك ، فهل يجب علي فعل ذلك شخصيًا؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإننا نفوض ونشير إلى الشخص المسؤول والنتيجة النهائية والمراحل الوسيطة للتحكم (النقاط العقدية) والموعد النهائي.

إذا كان سيتم تنفيذ الإجراء بواسطتك ، فانتقل إلى المرشح التالي.

عامل التصفية 3 - "الإجراء"

اطرح على نفسك سؤالاً: هل سيستغرق هذا الإجراء أكثر من 2-5 دقائق؟ إذا لم يكن كذلك ، فافعل ذلك الآن وحرر رأسك. إذا كانت الإجابة بنعم ، يرجى التسجيل.

يمكن أن تكون الإجراءات في النظام من الأنواع التالية.

"الإجراءات التالية" - مهام بسيطة تتكون من إجراء واحد (الاتصال ، والكتابة ، والانطلاق ، وما إلى ذلك). على سبيل المثال ، سيتألف الإجراء "تغيير إطارات الشتاء على عجلات" من الإجراءات البسيطة التالية: الاتصال والاشتراك في خدمة السيارات ، وتحديد موعد في التقويم ، والقيادة إلى خدمة السيارات في الوقت المناسب.

من الملائم تجميع مثل هذه الإجراءات في قوائم وفقًا للمكان والظروف (القوائم السياقية). يمكن أن تكون قائمة In Store ، حيث تسرد كل ما تحتاج إلى شرائه عندما تكون في المتجر ، أو قائمة In the Chair ، حيث تضيف أشياء ومهام يمكنك القيام بها في المساء بعد العمل في كرسيك المفضل. أو قائمة "أسئلة المدير" ، حيث تقوم بتدوين جميع الأسئلة التي لديك لمديرك ، حتى تتمكن من حلها جميعًا دفعة واحدة.

عادةً ما أسجل كل هذه الإجراءات إما في "تقويم Google" (المواعيد والأحداث) ، أو في Todoist ، وهي خدمة سحابية حيث يكون تنظيم المهام مناسبًا.

"المشاريع" - المهام التي تتطلب أكثر من خطوة لإكمالها. لبدء المشروع ، تحتاج إلى وصف الخطوات الأولى لتنفيذه وترك تذكير به في نظام موثوق. نتيجة لذلك ، يتحول المشروع إلى سلسلة من الإجراءات البسيطة ، يمكن تنفيذ كل منها في الدقائق الخمس التالية والحصول على النتيجة.

أنشر مشاريع على بطاقات Trello. البطاقة هي حاوية مثالية للمشروعات حيث يمكنك وضع:

• وصف المشروع والغرض منه ؛
• روابط لوثائق أخرى حول المشروع ؛
• أسماء المسؤولين.
• الموعد النهائي؛
• قوائم التحقق مع الخطوات التالية ؛
• التعليقات على المشروع ؛
• الملفات الضرورية وما إلى ذلك.

الإجراءات المتأخرة … إذا لم نتمكن من التخطيط للإجراءات التالية دون أحداث أو معلومات إضافية (على سبيل المثال ، نحن ننتظر صديقًا لإرسال رقم هاتف خدمة السيارات ، حيث يمكن تغيير الإطارات بشكل مربح) ، فإننا نضع هذه الإجراءات في "مؤجل " قائمة. اختياريًا ، يمكنك تعيين تذكير للتحقق من شيء ما.

يمكن أيضًا تنظيم قوائم المهام هذه كقوائم سياقية. على سبيل المثال ، قم بعمل قائمة بالمهام التي قمت بتعيينها إلى مساعدك.

سرد "يومًا ما" يحتوي على مهام لا تتطلب عملاً فعالاً الآن ، ولكننا نرغب في إنجازها في المستقبل.

يمكن أن يكون:

• الكتب ودورات الفيديو والدورات التدريبية التي ترغب في شرائها ؛
• المهارات المفيدة التي تريد إتقانها ؛
• الأماكن التي تريد زيارتها.
• الأشياء التي تريد شراءها.

تحتاج إلى إلقاء نظرة دورية على هذه القائمة وتدوين الملاحظات وتحويلها إلى أهداف ستعمل على تحقيقها.

المرحلة 4. المراجعة المنتظمة

لكي يعمل النظام ، من الضروري مراجعة المهام والمشاريع الرئيسية بانتظام لحذف تلك التي لم تعد ذات صلة ، وفرز المهام الجديدة حسب الأولوية وإرسالها للعمل.

للاحتفاظ بهذه المراجعة بشكل منتظم ، اتبع هذه النصائح:

• اترك 30-60 دقيقة في الجدول الزمني الخاص بك للمراجعة (في البداية مرة واحدة في الأسبوع ستكون كافية).
• قم بعمل قائمة مرجعية أو خطة لمثل هذه المراجعة ، حيث يتم توضيح التسلسل ، وما الذي يأتي بعد ماذا. لا ينبغي أن تكون هذه الخطة معقدة للغاية ولا ينبغي أن تستغرق المراجعة وقتًا طويلاً ، أو أنك لن تفعلها بانتظام.

يوجد أدناه مثال على قائمة المراجعة الأسبوعية الخاصة بي. لقد صنعته في شكل ورقة غش مع سلسلة من الإجراءات ، والتي تصور الخدمات / المستندات التي أنظر فيها. يمكنك ترتيب ذلك بقائمة منتظمة أو رسم مخطط يدوي يناسبك.

اطبع أربعة من قوائم المراجعة هذه شهريًا. أثناء المراجعة الأسبوعية ، خذ أحدهم في متناول اليد واشطب العناصر المكتملة من القائمة. سيحفزك هذا التمرين البسيط على الاستمرار في القيام بهذه المراجعات.

المرحلة 5. الإجراءات

عندما يتم وضع خطة الأسبوع ، يبقى العمل. تجنب أحد أكبر أخطاء GTD للمبتدئين عندما تقضي وقتًا طويلاً في تنظيم المهام بدلاً من إكمالها فعليًا.

فيما يلي بعض النصائح لجعل أفعالك أكثر فعالية.

1. ضع خطة لليوم بناءً على خطة الأسبوع. قسّم يومك إلى كتل ، وصنع 2-3 كتل للمهام الهامة واثنين من الكتل لمهام أخرى. مدة الكتل 60-120 دقيقة في المتوسط. أدخل وقت الفراغ بين الكتل للمهام غير المتوقعة.
2. اعمل على نظام بومودورو ، لذلك يمكنك ضبط مؤقت على هاتفك. جوهرها بسيط: كل 25-30 دقيقة من العمل ، خذ استراحة لمدة خمس دقائق ، وبعد كتلة العمل الثالثة - استراحة أطول (15-30 دقيقة). المجموع ثلاث كتل من 30 دقيقة ، مع استراحات لمدة خمس دقائق ، تليها استراحة طويلة من 15 إلى 30 دقيقة. يمكنك عمل 2-4 من هذه الدورات في اليوم ، اعتمادًا على عدد مرات تشتيت انتباهك.
3. أثناء الكتل التي تحتوي على أشياء مهمة ، حاول ألا تشتت انتباه الآخرين والأصوات الدخيلة (لهذا ، يمكنك تشغيل موسيقى خاصة للتركيز في سماعات الرأس).
4. حدد متى يكون مستوى طاقتك في أعلى مستوياته (على سبيل المثال ، من الساعة 7 إلى 9 صباحًا) ، وخلال هذا الوقت ، قم بأهم الأشياء التي تجعلك أقرب إلى أهدافك الشخصية.
5. لا تخطط لأشياء مهمة كثيرة لليوم: 1-3 تكفي. من المهم في نهاية اليوم ، بعد النظر إلى المهام المتقاطعة في خطتك ، أن تشعر بالرضا وأن تضع نفس الخطة الواقعية للغد.