6 حيل تعمل على تحسين الإنتاجية بشكل أفضل من قائمة المهام

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

سيساعدك بيان المهمة الشخصية وساعة من التركيز وتدقيق الانتباه.

قائمة المهام هي طريقة جيدة لإبقاء الأمور على المسار الصحيح وعدم نسيانها. ومع ذلك ، يمكن أن يصبح هو نفسه مصدر إلهاء ، لأنه يمكنك تجديده إلى ما لا نهاية بتفاصيل صغيرة وعدم الوصول إلى ما هو مهم حقًا.

يشير ستيفن كوفي ، مؤلف الكتاب الشهير The Seven Habits of Highly Effective People ، إلى أنه "إذا كنت تعيش فقط في قائمة مهام ، فستتعامل فقط مع الأزمات ، ولن تفعل ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك". ليس من الضروري التخلص تمامًا من القائمة - من الأفضل دمجها بشكل صحيح مع إحدى التقنيات التالية (أو جميعها).

1. مهمة شخصية

مهمتك الشخصية هي هدفك بعيد المدى. إنه ميثاق ستتمكن من الإبحار فيه في الحياة. دمج قيمك وتطلعاتك في المهمة. يقول كوفي: "ليس من الضروري أن تكون طويلة أو مدروسة". "إنها مجرد جملتين تعكسان جوهرك وقيمك." على سبيل المثال ، قد تكون مهمتك هي مساعدة الآخرين أو تحقيق هدف معين في منطقة ما.

كلما احتجت إلى اتخاذ قرار ، ستكون مهمتك الشخصية هي دليلك. يمكن استخدامه أيضًا في التخطيط. حاول ألا تخصص وقتك ليوم واحد ، بل أسبوع. اختر أولوياتك لهذه الفترة بناءً على مهمتك الشخصية. ثم تقربك أنشطتك اليومية من الأهداف المهمة.

2. مراجعة الاهتمام

الجانب السلبي لقائمة المهام هو أنها تجمع مهام مختلفة تمامًا معًا. يبدو لنا أنه يمكننا الانتقال من واحد إلى آخر بالترتيب دون مشاكل ، ولكن وفقًا لمؤلف كتاب "Attention Management" Maura Thomas (Maura Thomas) ، فإن اهتمامنا ليس منظمًا بهذه الطريقة.

تنصح بتقسيم جميع المهام إلى فئتين: اهتمام منخفض وعالي. افعلها طوال اليوم ، اعتمادًا على مقدار الطاقة لديك. على سبيل المثال ، قد تكون الفئة الأولى هي تحليل البريد ، وقد تكون الفئة الثانية هي كتابة مقال أو عمل توقعات للميزانية. بالتكيف مع مستويات تركيزك وطاقتك ، ستنجز المزيد في وقت أقل.

3. صديق للإبلاغ عنه

يمنحك هذا الدافع لإكمال ما خططت له اليوم. إذا لم يكن لديك صديق لمساعدتك ، تقترح هيلاري ريتيج ، مدربة الأعمال وكاتبة الإنتاجية ، برنامج Focusmate. سيختار شريكًا لك للعمل معه ، حتى لا تشتت انتباهك بالتأكيد.

يقول ريتيج: "يساعد برنامج Focusmate في حل واحدة من أكبر المشكلات (والمفارقات) المتعلقة بالإنتاجية". "تتطلب العديد من المهام الشعور بالوحدة للتركيز والتفكير ، ولكن في نفس الوقت ، نحن مخلوقات اجتماعية بشكل لا يصدق ولا نتعامل بشكل جيد مع الشعور بالوحدة." يقوم البرنامج بأتمتة عملية البحث ويمنحك الوصول إلى مجتمع عالمي من الأشخاص الذين يرغبون أيضًا في القيام بعمل جيد.

4. أسئلة المساء

ينصح جونز لوفلين ، مستشار وكاتب إدارة الوقت ، بالحفاظ على حافزك من خلال تقييم نفسك. ابتكر بعض الأسئلة للإجابة عليها في نهاية كل يوم للتأكد من أنك تركز على ما يجب القيام به. ثم قم بتقييم مدى جودة أدائك. على سبيل المثال ، أحد أسئلة لوغلين هو: "هل حاولت قضاء 15 دقيقة على الأقل في بناء علاقة مع شخص ما؟"

يقول جونز: "لدي أسئلة تتعلق بثلاثة مجالات رئيسية في الحياة: العمل ، وتطوير الذات ، والعلاقات". - أغيرها حسب الحاجة. أحب جميع أنواع المسابقات وأريد الحصول على أعلى الدرجات في المساء ، لذا فإن أسئلتي في ذهني طوال الوقت طوال اليوم ".

ضع قائمة بأسئلتك بناءً على مجالات حياتك التي تريد تحسينها.على سبيل المثال ، "هل كنت منتبهًا لأحبائي اليوم؟" ، "هل أمضيت ساعة على الأقل في المضي قدمًا في الطريق إلى حلمي؟" ، "هل فعلت شيئًا لتحسين صحتي؟".

5. ساعة من التركيز

أضف ساعة واحدة على الأقل في اليوم إلى التقويم الخاص بك ، وخلال هذا الوقت ركز على العمل الأكثر أهمية. لا تشتيت أو ترفيه. اضبط مؤقتًا حتى تعرف متى يحين الوقت وابدأ.

غالبًا ما تكون ساعة واحدة كافية لإنجاز الكثير. وجدولة هذا الوقت بدون عوامل تشتيت أسهل من محاولة العمل بأقصى إنتاجية طوال اليوم. إذا استطعت ، خصص ساعتين أو ثلاث ساعات من التركيز الكلي.

6. أهداف واضحة

أن تكون منتجًا يعني قضاء معظم وقتك في القيام بأشياء تتعلق بأهدافك الأكثر أهمية. يوصي مستشار استراتيجية الأعمال هاميش ماكنزي بعدم وجود أكثر من ثلاثة أهداف سنوية رئيسية. قسّم كل هدف إلى ثلاثة أهداف فرعية ربع سنوية وثلاثة أهداف شهرية ، ثم إلى خطوات لا تستغرق أكثر من ساعتين لإكمالها.

يقول ماكنزي: "في بداية كل أسبوع ، رتب هذه الخطوات حسب الأولوية - ولكن ليس أكثر من ثلاث خطوات في اليوم". - كل مساء ، قم بإعداد جميع المواد التي تحتاجها للعمل على مهمة مهمة لليوم التالي. قم بهذه المهمة الأكثر أهمية كل صباح قبل تولي أي شيء آخر ".