12 نصيحة من الخبراء لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

الإفراط في العمل هو أحد أعراض سوء التخطيط.

تستحق سمعة الشخص الذي ينجز المهمة دائمًا في الوقت المحدد الكثير. لكنها لا تنشأ من تلقاء نفسها ، لمجرد أنك تحاول جاهدًا جدًا ، ولا تحصل على قسط كافٍ من النوم ، وتعمل عمومًا مثل الحصان. كل ما سبق هو إجراءات متطرفة لشخص لا يعرف كيف يخطط.

فيما يلي بعض المبادئ الأساسية لمساعدتك في إدارة عبء العمل وإكمال مشروعك في الوقت المحدد.

1. ندرك أن عدم الالتزام بالمواعيد النهائية هو دائمًا اختيار شخصي

هناك مجالات تكون فيها الطريقة الوحيدة تقريبًا للحصول على مشروع جيد هي أن تكذب على العميل بأنك ستتعامل مع المهمة بشكل أسرع من منافسيك. لكن تذكر أن العمل في مثل هذه الصناعة هو اختيارك الوحيد. وإذا تم ذلك ، فمن الجدير قبول أن المواعيد النهائية ستُفوت حتماً ، وسيتعين عليك التعامل مع القلق والمشاعر الأخرى غير السارة.

2. النظر في إمكانية التغيير

نظرًا لأن الأمر كله يتعلق باختيار شخصي ، ففكر في صناعة مختلفة - صناعة يتم فيها توقع المواعيد النهائية وتقديرها. في ذلك ، يمكنك الحصول على الرضا بأنك تفي بالوعود وتفيد الناس.

3. لا تجعل مواعيد نهائية زائفة

الإغراء رائع ، لأن الموعد النهائي المبكر يبدو حافزًا جيدًا: سيكمل جميع أعضاء الفريق مهامهم بدقة قبل حلول الموعد النهائي الحقيقي. لكن الناس مختلفون. سيستمع المرء إلى كلماتك ويفعل كل شيء في الوقت المناسب. والآخر يعتبر التاريخ الذي حددته مجرد توصية.

تتمثل الخطوة الأكثر فاعلية في أن تشرح للموظفين منذ البداية ما هو المقصود بالضبط بالموعد النهائي وما هي العواقب إذا انتهكته معًا. والموعد النهائي الكاذب يشبه القصة الشهيرة عن صبي ضاع في الصراخ: "ذئاب!" عندما تعرض للهجوم حقًا ، لم يأت أحد للمساعدة.

4. اترك بعض الوقت

لا تقدم وعودًا للشركاء والعملاء بناءً على المواعيد النهائية الداخلية. من المحتمل أن يتأخر مشروع ليس لديه وقت يدخره. ليس ممكنا ، ولكن بالتأكيد. كلما طالت الفترة بين الانتهاء من المشروع والتسليم إلى العميل ، زادت احتمالية مواءمتك للموعد النهائي.

5. نقدر الجهد الذي بذلته

يعد القيام بشيء ما في الوقت المناسب أكثر تكلفة من القيام بنفس الشيء بتنسيق "عندما يعمل". وإذا لم تنتهك بالمواعيد النهائية ، تعامل معها على أنها قيمة يجب تضمينها في راتبك. ثم استخدم الأموال التي كسبتها للتأكد من عدم تفويت الموعد النهائي التالي.

6. أخبر نفسك بالمشكلة الرئيسية

للوفاء بالمواعيد النهائية ، تحتاج إلى نهج منظم للتخطيط والمضي قدمًا خطوة بخطوة. إذا كنت تقطع الزوايا باستمرار أو تحترق بحلول تاريخ استحقاق المشروع ، فمن المحتمل أن تواجه مشكلة تخطيط نظامي. ويحتاج إلى معالجة.

7. مراجعة التخصيص إذا لزم الأمر

من الواضح أن أداء العمل المتفق عليه جزئيًا ، فقط للوفاء بالموعد النهائي ، هو خطوة خاسرة. من الأفضل أن تكون على اتصال دائم بالعميل ، وإذا لزم الأمر ، قم بمراجعة الاختصاصات معًا عن طريق حذف أو إضافة مجموعات منفصلة. "الآن سنفعل هذا ، لكن هذا سيكون في الإصدار التالي" هي رسالة مقبولة تمامًا. خاصة عندما يتوقع الناس استلام المنتج في الوقت المحدد.

8. تقسيم الموعد النهائي العالمي إلى عدة مواعيد محلية

إذا كان لديك مشروع كبير ومتشعب ، فمن غير الحكمة تحديد موعد نهائي واحد: فلن تكون في الوقت المناسب بالتأكيد. من الأفضل تقسيم الموعد النهائي الإجمالي إلى 10-15 موعدًا متوسطًا. سيسمح لك ذلك بفهم كيفية تقدم الأعمال والرد على التأخيرات المحلية قبل فوات الأوان.

9. لا تتوقع أن تأخذ الكمية

إن المفهوم الأسطوري لـ "شهر الإنسان" فخ خطير. تسعة أشخاص ، حتى مع بذل جهود كبيرة ، لن يتمكنوا من الإنجاب والولادة في شهر واحد. لن يكون من الممكن دائمًا تسريع المشروع من خلال تعيين المزيد من الموظفين.

إذا قمت بحل مشكلة المواعيد النهائية بهذه الطريقة ، فعلى الأرجح لن تكون في الوقت المناسب. فكر في بديل: أن يكون لديك عدد كافٍ من الأشخاص في أي مرحلة من مراحل المشروع ، وهذه المراحل تتحرك بالتوازي ، إن أمكن.

10. إذا كان من الممكن تقرير شيء ما مسبقًا ، فافعل ذلك

عندما تحتاج إلى شخص واحد فقط للموافقة على كل مرحلة من مراحل المشروع ، فمن غير المرجح أن تتمكن من تشغيل عمليات متعددة بالتوازي. ولكن إذا تم وضع مواصفات صارمة مسبقًا ، فستتم الموافقة على العديد من الأشياء قبل بدء المشروع.

11. فصل العمل عن العاطفة

عندما تناقش الاقتراب من الموعد النهائي ، غالبًا ما تتلخص المناقشة في قضايا الثقة والعار والتقدير لجهود كل شخص. لكي تكون مثل هذه المناقشات فعالة ، من الأفضل فهم التعقيدات النظامية والاعتماد على البيانات الحقيقية ، بدلاً من العواطف.

12. لا تصمت بشأن المشاكل

هذه الصعوبات لن تحل من تلقاء نفسها. في عالم اليوم المليء بالرسائل الفورية وخيارات الاتصال الأخرى ، لا يوجد سبب تقني واحد لعدم تمكن المدير من معرفة التقدم المحرز في المشروع والمشكلات التي تنشأ بالإضافة إلى الفريق.