7 طرق تخطيط فعالة لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

قائمة الطاقة ، GTD ، Bullet Journal وخيارات أخرى ، من بينها بالتأكيد الخيار المناسب لك.

1. طريقة البطاقات

تم اقتراح طريقة التخطيط هذه من قبل المتخصص الروسي الشهير في إدارة الوقت جليب أرخانجيلسكي. يوفر التدريب على الأعمال ، ويكتب الكتب ، بل ويدير شركة استشارات إدارة الوقت الخاصة به. إلى جانب بعض المبادئ ، طور Gleb أيضًا طريقة للتخطيط السريع باستخدام البطاقات.

كيف تعمل

لن تحتاج إلى مفكرة سميكة في هذه الحالة: يكفي عدد قليل من الأوراق. احصل على ثلاث بطاقات لأغراض مختلفة. يمكن أن تكون متعددة الألوان ، مع ملاحظات أو ملصقات. الشيء الرئيسي هو أنهما يختلفان عن بعضهما البعض ، وبالطبع أنت معجب بهما.

البطاقة الأولى إستراتيجية. سيحتوي على أهدافك الرئيسية ، لتحقيق ما تحتاج إلى بذل كل جهد ممكن. في الثانية ، المخصصة للأهداف طويلة المدى ، تقوم بتدوين جميع الأنشطة والخطط للعام أو عدة سنوات مقدمًا. ستحتوي البطاقة الثالثة على أهم حدث في اليوم التالي. وبالطبع سوف يتغير في أغلب الأحيان.

• مستوى: مبتدئ.
• زيادة: لا حاجة لفهم فن التخطيط. كل شيء سريع وبسيط قدر الإمكان.
• ناقص: الأشياء الأقل أهمية لا تزال غير مخطط لها. لذلك يمكنك نسيانها تمامًا.

2. طريقة آيفي لي

جمال منهجية الصحفية الأمريكية آيفي لي هي بساطتها واتساقها. تفشل معظم محاولات البدء بسبب عدم وجود خطة وقلة التركيز والأولويات الخاطئة. لحل هذه المشاكل ، يقترح لي أن نقتصر على ست مهام في اليوم ونقوم بها واحدة تلو الأخرى.

كيف تعمل

في نهاية اليوم ، حدد ستة أشياء رئيسية للقيام بها وحدد أولوياتها ، بدءًا من الأهم. في اليوم التالي ، في الصباح ، ابدأ على الفور المهمة الأولى في القائمة ، وعندما تكملها ، قم بالمهمة التالية. وهكذا حتى المنتصر.

• مستوى: مبتدئ.
• زيادة: إنه يجعل التخطيط أسهل بكثير ، ويسهل البدء ، والبقاء متسقًا مع الالتزام بأهدافك.
• ناقص: لا تعمل الطريقة بشكل جيد إذا كان لديك غالبًا أنشطة غير مخطط لها خلال اليوم.

3. طريقة التقدير

غالبًا في عملية التخطيط ، تضيع المهام المهمة بين المهام الصغيرة. هذا لأننا لا نحتفل بأولويتهم. حتى إذا كنت تفهم الحاجة إلى إكمال مهمة ما ، فمن المهم ذكرها كتابةً. في الواقع ، خلال يوم العمل ، لا يوجد دائمًا وقت لتقييم أهمية كل حالة بشكل مناسب.

كيف تعمل

امنح نقاط المهام المخططة من صفر إلى اثنين ، اعتمادًا على درجة الأهمية. الأولوية الرئيسية هي نقطتان. يمكن إكمال المهمة ذات النقطة الواحدة لاحقًا. وتحصل المسؤوليات الصغيرة والمهام اليومية على صفر نقطة.

تذكر أن تقوم بتقييم العمل في نهاية اليوم ، على سبيل المثال على مقياس مكون من خمس نقاط. ستؤثر الحالة غير المنجزة ، والتي حصلت على 1 أو 2 ، على العمل القادم وتتسبب في الإزعاج. مثل الدرجات السيئة في المدرسة. هذا مهم لفهم أدائك وإدارة جدولك الزمني.

• مستوى: مبتدئ.
• زيادة: ستعلمك الطريقة تقييم أهمية المهام وإدارة فعاليتك.
• ناقص: ليس مناسبًا للجميع. يمكن تحديد أولويات الواجبات وقد تكون الأرقام مربكة عندما تصل إلى العمل.

4. قائمة الطاقة

تتطلب كل مهمة قدرًا مختلفًا من الجهد العقلي أو البدني. في الوقت نفسه ، يمكن للأنشطة قصيرة المدى أن تستهلك طاقة أكثر من الأنشطة الأطول.إن جوهر هذه الطريقة هو توزيع جميع المهام حسب الجهود المطلوبة واتخاذها حسب ما تشعر به.

كيف تعمل

عند إنشاء قائمة المهام الخاصة بك ، قسّم جميع المهام إلى ثلاث فئات: صعبة ومتوسطة وخفيفة. الأول هو كل ما يتطلب أقصى قدر من التركيز والضغط ، والثاني هو عمل مشترك ، والأخير هو روتين بسيط يتم إجراؤه تلقائيًا تقريبًا. قبل البدء في العمل ، قم بتقييم مستوى القوة واختيار المهمة المناسبة.

• مستوى: هواة.
• زيادة: الأعذار لا تعمل ، لأنه بغض النظر عن مقدار الوقت والطاقة ، هناك دائمًا ما يجب القيام به.
• ناقص: مطلوب الانضباط الذاتي. عندما تكون مليئًا بالطاقة ، فأنت بحاجة إلى تحمل الأشياء الصعبة ، وعدم التخلي عنها لصالح روتين سهل.

5. طريقة 1-3-5

هناك عدد كبير من الحالات التي تثبط الرغبة في التعامل معها. لذلك ، ينصح العديد من خبراء إدارة الوقت بتخصيص ما يصل إلى تسع مهام وتنفيذها حسب درجة الأهمية.

لذلك ، يمكن نقل الأهداف الثانوية إلى يوم آخر ، مع استكمال أهم المهام المخطط لها. الطريقة 1 - 3 - 5 سهلة الاستخدام إلى حد ما ، على الرغم من أنها تستغرق بعض الوقت والجهد لعزل المهام.

كيف تعمل

خطط لتسعة أشياء لنفسك كل يوم: 1 - المهمة الأكثر أهمية ، ستكون دائمًا أولوية ؛ 3 - الحالات التي تتطلب حلًا خلال يوم العمل ؛ 5- المهام الصغيرة التي يتم أداؤها كلما أمكن ذلك.

لا تنس أنك بحاجة إلى الاحتفاظ بعدد الحالات وعدم تجاوزها. خلاف ذلك ، ستكون الطريقة غير فعالة.

• مستوى: هواة.
• زيادة: بالفعل في عملية التخطيط ، يتم تجاهل المهام غير الضرورية وتبقى فقط المهام الضرورية حقًا في القائمة.
• ناقص: لا تعمل هذه التقنية في الأيام التي يتجاوز فيها عدد المهام المهمة العدد الموصى به.

6. إنهاء الأشياء - إنجاز الأمور

في اللغة الروسية ، يبدو اسم التقنية مثل "إتمام الأشياء" أو "كيفية ترتيب الأشياء". تم تطويره من قبل خبير إدارة الوقت الأمريكي ديفيد ألين.

في الكتاب الذي يحمل نفس الاسم ، اقترح أنه من المهم للشخص المشغول أن يحرر الدماغ من المهام الحالية. هذه هي الطريقة الوحيدة للتركيز على جودة تنفيذها. هذه الطريقة رائعة للحفاظ على مخطط المكتب.

كيف تعمل

لاستخدام طريقة إنهاء الأشياء بكل ثقة ، يجب أن تعتاد عليها. يوجد نظام كامل لتقييم المهام ، وليس من السهل التعامل معه على الفور. اكتب الأشياء وقم بتمييزها برموز خاصة:

1. الدائرة الفارغة مهمة يجب إكمالها.
2. الدائرة ذات الشريط المشطوب هي المهمة التي يتم تنفيذها الآن.
3. دائرة نصف مملوءة - لم تكتمل المهمة بالكامل.
4. دائرة مملوءة - اكتملت المهمة.
5. تم إلغاء الدائرة ذات المهمة المتداخلة.
6. دائرة مليئة بسهم - يقوم شخص آخر بالمهمة.
7. علامة التعجب هي المهمة ذات الأولوية القصوى.
8. دائرة بنقطة - عليك أن تضع هذه المهمة في الاعتبار باستمرار.

• مستوى: هواة.
• زيادة: خيار متقدم للتخطيط الفوري. لا تحتاج إلى تتبع أولوية المهام. إذا كان لديك عمل - افعلها.
• ناقص: الطريقة غير ملائمة للتخطيط طويل الأجل. مناسبة كإضافة إلى العنصر الرئيسي.

7. رصاصة جورنالينج

يعد المخطط الأكثر مرونة هو مخطط ومذكرات شخصية في نفس الوقت. تم اختراعه من قبل المصمم الأمريكي رايدر كارول وتم شرحه في الفيديو التعليمي أعلاه.

تتيح لك هذه الطريقة تدوين أي أفكار عشوائية في يومياتك ، بالإضافة إلى مهام أو خطط العمل المهمة لفترة طويلة. هذا ليس من السهل التعامل معه ، ولكن بمجرد أن تعتاد عليه ، لا تتوقف أبدًا عن التخطيط.

كيف تعمل

في الصفحة الأولى ، قم بعمل جدول محتويات يحتوي على عناوين الأقسام واملأه كما تذهب. التالي هو الانعكاس السنوي بأهداف كبيرة وتواريخ مهمة. يساعدك على تقييم خططك ككل. الانتكاسات الشهرية على الصفحات التالية. على اليسار ، اكتب أيام الشهر وأيام الأسبوع. في المقابل ، ضع علامة على الأحداث ، التي لن تتغير تواريخها بالتأكيد. على اليمين المهام الشائعة لهذا الشهر.

اختياريًا ، يمكنك إضافة مهام لكل أسبوع ، أو حتى جدولة اليوم بالساعة. استخدم أحرفًا خاصة لإبراز المهام المختلفة. في البداية ، من الأفضل كتابة هذه الملاحظات على ورقة منفصلة حتى تعتاد على استخدامها. والأهم من ذلك ، لا تنس أن تُدرج في جدول المحتويات صفحات الأشهر أو ، على سبيل المثال ، القوائم.

• مستوى: المحترفين.
• الايجابيات: على عكس الخيارات المعتادة ، يمكن بدء هذه اليوميات من أي تاريخ وحتى في دفتر ملاحظات عادي. من الملائم أيضًا عمل قوائم مرجعية وقوائم هنا.
• سلبيات: سيستغرق الأمر وقتًا لفرز كل التفاصيل والاعتياد على هذه الطريقة.