6 طرق لإنهاء الاجتماع في أسرع وقت ممكن والحصول على النتائج

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

أنت بحاجة إلى معرفة كيفية تنظيم الاجتماعات بشكل جيد وفعال. هذا ليس سهلاً كما قد يبدو للوهلة الأولى. ولكن إذا تعلمت كيفية تعيين الوقت المناسب ، واستخدام البيئة ، وتحديد الأهداف بوضوح ، فيمكنك إجراء الاجتماعات بسرعة وكفاءة.

تأكد من أن الهدف واضح

بدلاً من أن تقول ، "لنجمع المكتب بأكمله في الساعة 11 صباحًا" ، اسأل نفسك ، "ما الذي نريد تحقيقه؟"

أنت في حاجة ماسة إلى معرفة سبب استضافتك لهذا الاجتماع على الإطلاق:

• لتوليد فكرة.
• لاتخاذ قرار؛
• لإتمام صفقة
• للإجابة على الأسئلة المتعلقة بالتغييرات القادمة.

ربما تناسبها:

• للاستماع إلى شكاوى الموظفين (هل ينبغي أن يتم ذلك في شكل اجتماع جماعي؟) ؛
• لإعادة مناقشة ما تم تحديده بالفعل ؛
• لفعل شيء يمكن مناقشته أو حله عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.

لا توجد تجمعات كبيرة

استخدم "قاعدة بيتزا اثنين" الرائعة ولا تدعو الكثير من الأشخاص إلى الاجتماع. تحتاج إلى إنشاء فريق يكون فيه كل شخص مكانه. لذلك ، يجب أن يحضر الاجتماع أكبر عدد ممكن من الأشخاص يمكنك إطعام اثنين من البيتزا.

الهدف ليس فقط إطعام كل من حضر إلى الاجتماع. لا تستطيع مجموعات كبيرة من الناس اتخاذ القرارات بفعالية. حتى أن هناك مفهوم. يحدث في مجموعات كبيرة من الناس ، عندما لا يستطيع الأفراد التعبير عن آرائهم بسبب الخوف من الإدانة من الزملاء والقادة. المجموعات الصغيرة أكثر ملاءمة من وجهة النظر هذه. لذلك ، فهي أكثر فعالية.

الوقت أولاً ، ثم المؤقت

المتأخرون مزعجون للغاية ومشتتون. علمهم أن يأتي في الوقت المحدد.

إذا لم يقدروا وقتهم ، فلن يقدروا وقت الآخرين أيضًا.

افعل هذا على النحو التالي.

حدد موعدًا للاجتماع ، على سبيل المثال ، 08:48. والمثير للدهشة أن هذه الخطوة ستنجح وسيبدأ الناس بالوصول في الوقت المحدد. أما بالنسبة للمتأخرين ، فأنت بحاجة إلى تعليمهم دفع ثمن ذلك. وليس المال. دعنا ، على سبيل المثال ، نغني. مثل هذه العقوبات تعمل بشكل أفضل بكثير من العقوبات المالية. في غضون شهر سوف تنسى كيف يبدو غناء مرؤوسيك.

وبالطبع ، درب نفسك على ضبط المؤقت. لكل متحدث إن وجد ولكل الاجتماع بشكل عام. بهذه الطريقة لن يستمر الاجتماع ، وستعرف ما قضيته كل دقيقة.

يجب أن تكون الكراسي على حق

الطريقة التي يجلس بها الناس في القاعة لها أيضًا أهمية كبيرة:

• الجلوس في دائرة مفيد للتعاون والمناقشة واتخاذ القرارات العامة ؛
• يعد الجلوس في صفوف مفيدًا إذا كنت بحاجة إلى تحفيز المنافسة والرغبة في التنافس مع الزملاء.

إذا كنت بحاجة إلى اجتماع سريع ومثمر للغاية ، انقل جميع الكراسي خارج الغرفة. تظهر العديد من الدراسات أنه كلما طالت فترة نقفنا ، كلما زاد اضطرابنا. أريد أن آخذه على الفور وأتخذ قرارًا في أقرب وقت ممكن. بالإضافة إلى ذلك ، الوقوف لبعض الوقت يمكن أن يكون مفيدًا لصحتك.

قم بإزالة أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف

خلاف ذلك ، سوف تشتت انتباهك باستمرار. تحتاج أنت وزملاؤك في العمل إلى القيام بكل ما خططت له وإنهاء الاجتماع في أقرب وقت ممكن. لذا توقف عن التحديق في شاشة هاتفك الذكي. بدلاً من ذلك ، أخرج قلمًا وقطعة من الورق. المعلومات أسهل بكثير في التذكر.

لم يتم إنشاء الأجندة "للعرض"

عليك حقا أن تعمل على ذلك. معظم الاجتماعات غير مثمرة لأن جدول الأعمال يناقش إلى ما لا نهاية. حاول صياغة جدول الأعمال في شكل سؤال بدلاً من ذكر المشكلة.

ليس "مناقشة محتوى الفيديو" ، ولكن "متى سيكون محتوى الفيديو جاهزًا؟"

عند طرح سؤال ، يبدأون تلقائيًا في البحث عن إجابة. هذه هي الطريقة التي يعمل بها.