"التأدب ليس كلاماً". لماذا يوجد الكثير من النفاق في المراسلات التجارية وكيفية التخلص منها

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

لماذا نحتاج إلى قواعد الاتصالات التجارية وكيف يتجلى الاهتمام الصادق بالمحاور - في فصول من كتاب مكسيم إلياخوف وليودميلا ساريشيفا "القواعد الجديدة للمراسلات التجارية" ، والذي لم يتم طرحه للبيع بعد.

رسائل العمل هي ألم. أجرينا استبيانًا أخبرنا فيه مشتركونا بما يزعجهم في المراسلات التجارية. كم عدد الإجابات التي تلقيناها! كان الناس غاضبين من نفس الشيء: كل هذه الكلمات في أسرع وقت ممكن و لمعلوماتك ، مسئولية متعمدة ونداء من "زميل" ، التعليمات التي تم وضع علامة عليها "عاجل!" وحروف طويلة وغير متماسكة. إذا نظرت إلى الأمر بشكل أعمق ، فقد تبين أن الناس غاضبون من عدم الاحترام.

عدم الاحترام هو كل ما يؤدي إلى إهمال أو عدم انتباه المحاور. نسيت إرفاق ملف - عدم احترام. إن ارتكاب خطأ في الاسم هو أيضًا عدم احترام. الرسائل مع الموضوع "عاجل" مرة أخرى غير محترمة ، ويا لها من عدم احترام. إذا أصلحت كل هذا ، ثم أضفت القليل من الاهتمام ، فستتلقى رسالة بريد إلكتروني يريد المستلم الرد عليها.

عليك أن تتعلم الاحترام والعناية في الرسائل ، لأن تقليدًا مختلفًا قد تطور في الاتصالات التجارية: أن تكتب كليشيهات ، بكلمات مهذبة وبشكل رسمي. لكن هذا التقليد لا علاقة له بالعلاقات الإنسانية الطبيعية. لذا حان الوقت لتغييره.

ليس عليك رعايتهم

عندما نتحدث عن الاحترام والرعاية في الدورات ، هناك دائمًا شخص يقول ، "في الواقع ، وظيفتهم هي الحصول على البيانات من أجلي! أنا أدفع لهم المال مقابل ذلك ولن أحترمهم بعد!"

لا بأس. كل شيء في هذا الكتاب اختياري. لا يوجد الكثير من الأجزاء الإلزامية في المراسلات التجارية على الإطلاق. ستعمل رسالة من الرئيس بكلمة "look" بالإضافة إلى طلب مطول "للانتباه إلى المستند المرفق". المراسلات التجارية هي أولاً وقبل كل شيء مسألة ، وعندها فقط تكون العلاقة.

يأتي الناس إلى وظائف يكرهونها كل يوم للقيام بمهام لا يفهمونها ، من رؤساء يحتقرونهم. العالم يعمل بدون احترام.

شيء آخر هو أننا نستجيب لرسائل الاحترام بشكل أفضل بكثير من الرد على الرسائل العادية. نجيب بشكل أسرع ، و "نشغل" أكثر ، ونجد حلولًا غير قياسية ، ونعمل بسرور ، ونشعر بالتعب أقل ، ونتيجة لذلك ، نصبح أكثر إنتاجية. هذا لا يعني أننا نتجاهل الرسائل المكتوبة بشكل سيء. بالطبع لا. إنها وظيفة. هذا هو نفس تحفيز الموظفين بالإرهاب أو السلوك الجيد. حسن الخلق يعمل ، لكن الإرهاب يعمل أيضًا. عندما يصرخ الرئيس على مرؤوسيه ، ويهين العميل المؤدي ، غالبًا ما يقوم كلاهما بتنفيذ المهام.

عبارة أخرى مثيرة للاهتمام هي "إظهار الاحترام". لا يمكن تصوير الاحترام ، لأنه ليس مظهرًا خارجيًا لشخص ما ، بل هو حالة داخلية. عندما يحترم الشخص نفسه ، فإنه يعامل الآخرين بنفس الطريقة - يحدث ذلك من تلقاء نفسه. نحن على يقين: بما أنك تحمل هذا الكتاب بين يديك ، فلن تواجهك أية مشاكل.

مع احترامك لنفسك وللآخرين.

المراسلات التجارية لها معايير

الشركات لديها بالفعل معايير الاتصالات التجارية: أشكال التقارير ، التحولات المعمول بها واللغة المهنية. نحن لا نتظاهر بإعادة كتابة القواعد. على العكس من ذلك: إذا كانت هناك معايير تساعدك على الكتابة بشكل أسرع ، فهذا رائع. لكن هناك بعض الأشياء التي يجب معرفتها عن القواعد.

لن تعمل جميع القواعد التي يتم تبنيها داخل الشركة خارجها. العامية الداخلية ، عادة وضع نصف شركة في نسخة و FIY الأبدي - هذه هي بالفعل موضوعات الحكايات بين الأشخاص الذين يعملون مع الشركات. يسمون هذه "السرقاطات المكتبية". احزر لما.

ما هو مناسب لشخص واحد ليس دائمًا مناسبًا للمتلقي.على سبيل المثال ، هناك مراسلات طويلة مع العميل. يقرر المدير إشراك فني. ينقر إلى الأمام ، ويكتب "انظر. المراسلات "، انقر فوق" إرسال ". إنه ملائم للغاية للمدير.

وسيتعين على المتخصص الآن قراءة جميع الرسائل ، وفرز مجموعة لا نهاية لها من "الزملاء المحترمين" و "لفت انتباهك إليهم". المدير مرتاح ، لكن الفني ليس كذلك. يمكن للمدير إعداد مقتطف من المراسلات أو إرسال الجزء الضروري فقط مع السؤال ، وبعد ذلك سيكون الاختصاصي مرتاحًا. هل سيؤثر على أداء الوظيفة؟ والشيطان وحده يعلم. على الأرجح لا: فالفني ملزم بالإجابة على مثل هذه الرسائل. أقسم وجاوب.

لا يفيد التحدث عن المعايير إلا عندما توجهك أنت والمتلقي نحو هدف مشترك. على سبيل المثال ، إذا كان لديك قالب عرض ترويجي رائع للمبيعات في شركتك يترك عملائك بدموع الفرح على خدودهم ، فهذا رائع ، استخدمه.

التأدب ليس كلاماً

من: فلاديمير يونوف

الموضوع: سنة جديدة سعيدة وعيد ميلاد سعيد! (بالفعل التهاني العاشرة لهذا اليوم !!!)

يوم جيد!

أود أن أشكركم على التعاون المثمر هذا العام وأتمنى لكم سنة جديدة سعيدة وعيد ميلاد سعيد!

أتمنى لك إجازة سعيدة حتى يكون من دواعي سروري العودة إلى العمل. أتمنى لك ولعائلتك الصحة والسعادة والنجاح في عملنا الصعب. (لماذا تتدخل في عائلتي ، هاه؟)

آمل في الحصول على المزيد من النتائج البارزة العام المقبل. لا أريد التقليل من أهمية نتائج هذا العام ، لكن من المهم دائمًا السعي لتحقيق المزيد! هذه هي الطريقة الوحيدة لتحقيق ارتفاعات كبيرة حقًا. هذا ما أتمناه أنت وأنا. الصيحة! (شكرا على درس الحياة ، يا سنسي!)

رعاية عملك ،

قائد فريق مراقبة الجودة

فلاديمير يونوف (سأعتني بعملي بنفسي ، شكرًا لك).

أن تكون مهذبًا ليس مثل كتابة كلمات مهذبة. على العكس من ذلك ، فكلما زاد عدد الكلمات ، زادت إزعاج الحرف ، خاصةً إذا كانت اللباقة من الورق المقوى. يتجلى الأدب الحقيقي في رعاية المحاور.

الرسالة أعلاه هي عام جديد سعيد. يبدو مهذبا للغاية: الشريك هنأ وتمنى صحة الأسرة وشكر تعاونهم. لكنه مزعج لأنه يخلو من عناية ويبدو أنه مشبع بالنفاق.

لا يظهر الاهتمام بالكلمات بل في الرسالة: أن تكتب بأسرع وقت ممكن وبدون كلمات غير ضرورية ؛ لا تضيعوا وقت القارئ. التمسك بنبرة محايدة وهادئة ؛ بشكل عام ، تكون مفيدة للآخرين ، وليس مجرد تلوح في الأفق أمام عينيك.

القلق الأكبر هو عدم كتابة خطاب دون داع. ليست هناك حاجة لسنة جديدة سعيدة. سيكون من الأفضل إذا لم يضيع المحاور وقتنا على الإطلاق.

هناك أشكال مقبولة بشكل عام من المجاملة والنظافة. ربما تعرفهم ، لذا دعنا ننتقل إلى الأساسيات. من المهم أن نتذكر أن الأدب ليس في الكلمات - إنه دائمًا في الموقف.

أهلا!

قرأت على موقع الويب الخاص بك ما استنتجته من قائمة حساء الكريمة في دوباري. هذه أخبار محزنة للغاية ، لأنني أذهب كل يوم إلى منزلك لتناول طعام الغداء وأطلبه مرتين أو ثلاث مرات في الأسبوع. والآن لا أعرف حتى ما الذي يجب استبداله به. أنا لا أحب البقية كثيرا. سيكون من الأفضل إزالة شيء آخر.

فاليريا ن.

مرحبا فاليريا!

نحن جميعًا هنا ، بالطبع ، نأسف بشدة لأنك كنت مستاءً للغاية بشأن الحساء. كريم Dubary هو طبق لا يحظى بشعبية. لسوء الحظ ، لا تنص سياسة مؤسستنا على نهج فردي - لطهي ما يحبه العميل الوحيد. لذلك ، قمنا بإزالة كريم Dubaris من القائمة لصالح الحساء الجديد. آسف!

أطيب الأماني،

أولغا ، مديرة المطعم

لم يعجب العميل فقدان الحساء من قائمة المطعم. كتبت رسالة ، فأجابوها: هناك كل أنواع الأدب ، لكن هذا الأدب ليس حقيقياً. معنى هذه الرسالة هو "نحن لا نهتم بأمرك". هذا رد رسمي.

لجعل خطابًا مهذبًا ، عليك أن تظهر القلق: تحدث عن أسباب هذا القرار ، اعرض الخيارات ، أظهر أهمية رأيها.من المهم أن تكون الأسباب صادقة: "إنه غير مربح لنا" - هذا هو الوضع الطبيعي للمطعم.

فاليريا ، شكرا على الكتابة! نحن اسفون جدا. كان كريم Dubary لا يحظى بشعبية لدى العملاء ، لذلك اضطررنا إلى إزالته من القائمة. تم طلبه من ست إلى ثماني مرات في الأسبوع (على ما يبدو ، كنت أنت) ، وكان علينا التخلص من معظم المنتجات ، بالنسبة لنا كان هذا الموقف غير مربح.

أتفهم أنه من المحزن اختفاء طبقك المفضل من القائمة. بدلاً من كريم Dubaris ، بدأنا في تحضير أنواع جديدة. انظر ماذا لدينا الآن:

• حساء كريمي من الفطر والقرنبيط وفطر بورسيني - هذا قريب من كريم دوباري في الذوق والاتساق ؛
• حساء الطماطم المغاربي مختلف تمامًا ، لكنه لذيذ جدًا ؛

• حساء القرنبيط واليقطين مع الكريمة - إنه كريمي ،

  مثل كريم دوباري ، لكن عليك أن تحب البروكلي:-)

أولغا ، مديرة المطعم.

P. S. شكرا جزيلا لزيارتنا بانتظام لتناول طعام الغداء. في المرة القادمة ، عندما تكون معنا ، أخبر النادل بهدوء "أنا أكره قيصر" ، ستتلقى مجاملة من الطاهي:-)

إذا كان لديك أي اقتراحات بشأن التشكيلة أو القائمة ، فلا تتردد في الكتابة إلي - رأي ضيوفنا العاديين مهم جدًا لفريقنا.

شكرا في رسالة منفصلة

إلى: أليكسي نوفيك

الموضوع: الاتصال بأحد العملاء

مرحبا!

بالأمس ، تم تعطيل وصول عميل Saturn إلى النظام. لاحظنا ذلك قبله وأصلحنا كل شيء ، ولم نضايقك. ولكن قد تكون هناك مشكلة في المزامنة ، ويمكن للعميل نفسه فقط رؤيتها.

اتصل به ، من فضلك ، اكتشف ما إذا كان كل شيء على ما يرام.

Ksyusha R.

إلى: كسينيا ريبالتشينكو

الموضوع: إعادة: الاتصال بالعميل

وافقت! (هذا طبيعي ، المتلقي هادئ).

ليوشا

إلى: أليكسي

الموضوع: إعادة: الاتصال بالعميل

شكرا! (وهذا إلهاء غير ضروري).

Ksyusha R.

من الجيد أن أشكر زملائك. ولكن إذا كتبت كلمة واحدة "شكرًا لك" في الرسالة ، فإننا سنثقل كاهل الزميل بعمل غير ضروري: سيتعين عليك رؤية الرسالة في صندوق البريد ، افتح ، أغلق ، احذف. بدلاً من الامتنان ، تحصل على عمل إضافي.

إذا كنت تريد حقًا شكر زميل ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك شخصيًا بابتسامة. إذا لم تنجح شخصيًا ، لكنك تريد حقًا أن تشكر ، فمن المنطقي إضافة مواد إضافية أو هدية إلى الرسالة.

في المثال أعلاه ، الخيار الأفضل هو ببساطة عدم كتابة آخر رسالة شكر. لكن لنأخذ موقفًا آخر: نحن مدير مطعم ، واستشارك أحد الأصدقاء بشأن مشكلة العمل مجانًا. شكر جيد قد يكون مثل هذا:

بالطبع ، هذا ليس ضروريًا: عندما يكونون مستعدين لمساعدتنا بلا مبالاة ، لا يتوقع أحد الهدايا في المقابل. لكن إذا قمت بذلك ، فسيكون الشخص سعيدًا.

الشيء الوحيد الذي يستحق الانتباه إليه هو تسهيل استخدام القارئ للهدية. إذا كان عليك اللحاق بالبريد السريع في وقت غير مناسب ، فهذا أمر غير صحيح. أو رمز ترويجي بخصم 500 لشراء 10 آلاف أو أكثر هو أيضًا هدية ضعيفة.

الأسوأ هو مجرد رمز ترويجي لقفزة بالمظلة ، من أجلها تحتاج إلى الذهاب بالقطار في الساعة الخامسة صباحًا يوم الأحد ، وكذلك دفع مبلغ إضافي مقابل مظلة.