كيف تجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

تبادل رجل الأعمال والمستثمر راي داليو أسرار الاجتماعات الناجحة.

1. تحديد من يقود الاجتماع ومن ينعقد

يجب أن يحقق أي اجتماع هدف شخص ما. هذا هو الشخص الذي يجب أن يوجه المحادثة. يحدد أهداف الاجتماع وكيفية حلها. خلاف ذلك ، سيتحدث الجميع بشكل عشوائي ، ولن تكون هناك مناقشة مثمرة.

2. حدد نوع الاتصال الذي سيسود

يعتمد شكل الاجتماع على الغرض من الاجتماع. على سبيل المثال ، يتم إجراء المناقشة والمحاضرات التعليمية بطرق مختلفة. المناقشات تستغرق وقتا طويلا. كلما زاد عدد المشاركين ، زاد طولهم. لذا اختر الحاضرين في الاجتماع بعناية.

لا تدعو فقط أولئك الذين يتفقون مع رأيك. تجنب التفكير الجماعي ، عندما لا يعبر المشاركون عن آرائهم ، واتخاذ القرار الفردي.

3. كن مثابرًا ومنفتحًا

سيكون عليك إدارة النزاعات والخروج من الجمود وإدارة وقتك بحكمة. تنشأ الصعوبات عادة عندما يتحدث موظف قليل الخبرة. وازن ما هو أهم بالنسبة لك: وفر الوقت دون مناقشة رأيه ، أو افهم كيف يفكر. سيساعد الخيار الثاني في تحديد كيفية تعامل الشخص مع مسؤوليات معينة. إذا كان لديك متسع من الوقت ، ناقشي معه أين هو مخطئ. لكن دائما اعترف بخطئك.

4. لا تقفز من موضوع إلى آخر

لذلك لن يتم حل أي قضية في الاجتماع. لتجنب ذلك ، ضع علامة على المحادثة على السبورة.

5. اتبع منطق المحادثة

أثناء النزاعات ، تتصاعد المشاعر وتجعل من الصعب إدراك الواقع بموضوعية. ابق هادئًا وعقلانيًا. على سبيل المثال ، يقول الناس أحيانًا ، "أعتقد أنه صحيح" ، ثم يتصرفون وكأنها حقيقة ثابتة. على الرغم من أن محاوريهم يرون الوضع بطريقة مختلفة تمامًا. لذا فإن هذا المنطق يسود في المحادثة وليس المشاعر ، اسأل مثل هذا الشخص: "هل هذا صحيح حقًا؟"

6. وزع مسؤوليات كل مشارك

عندما تتخذ مجموعة قرارات ، غالبًا ما يُنسى تحديد المسؤوليات. ومن ثم ليس من الواضح من الذي يجب أن يفعل ماذا ومن المسؤول. تأكد من تحديد مسؤوليات كل عضو في قرار المجموعة بوضوح.

7. أدخل قاعدة دقيقتين

امنح الجميع دقيقتين للتعبير عن أفكارهم بهدوء. وعندها فقط ناقش اقتراحه. بهذه الطريقة ، سيعبر جميع المشاركين عن آرائهم دون خوف من المقاطعة أو سوء الفهم.

8. أوقف أولئك الذين يتكلمون بسرعة كبيرة

الكلام السريع يصعب فهمه. البعض يستفيد من هذا. لا يريد الناس أن يبدووا أغبياء ولا يسألون مرة أخرى ، حتى لو لم يفهموا شيئًا. لا تقع في هذا الطعم. تقع على عاتقك مسؤولية توضيح أي غموض وحل النزاعات. لذلك لا تخف من قول ، "آسف ، لم أفهم ذلك. هل يمكنك التحدث ببطء أكثر؟ " ثم اطرح الأسئلة المتراكمة.

9. تلخيص المحادثة

إذا تبادل الجميع الأفكار ، استخلص النتائج. إذا توصلت إلى اتفاق في الاجتماع ، فكرره بصوت عالٍ. إذا لم يكن كذلك ، قل ذلك أيضًا. إذا كنت قد حددت مهامًا للمستقبل ، وزعها على المشاركين وحدد المواعيد النهائية.

اكتب الاستنتاجات ونظريات العمل والمشاكل حتى يتمكن الجميع من الوصول إليها. هذا سيجعل من السهل تتبع التقدم.