كيف تكون أكثر إنتاجية: 7 قواعد رئيسية

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

يخبرك مدرب الأعمال بكيفية تطوير استراتيجيتك الخاصة والبدء في تحقيق المزيد مع إنفاق طاقة أقل.

يساعد مارك بيتيت رواد الأعمال والشركات على تحسين أدائهم. وعلى مدى سنوات الممارسة ، صاغ سبع قواعد أساسية للإنتاجية.

1. الحصول على صورة واضحة لما يجري

قبل أن تبدأ في وضع الخطط ، عليك أولاً أن تفهم أين أنت الآن. حلل عملك من البداية وحتى اللحظة الحالية.

سيعطيك هذا إحساسًا حقيقيًا بما قمت بتحسينه بالفعل ، وما هو جيد بالفعل بالفعل ، وما الذي تريد تغييره أيضًا. للقيام بذلك ، عليك القيام بما يلي.

حدد رغباتك

كن واضحًا بشأن أهداف الأداء الخاصة بك. هل تفهم تمامًا ما تفعله ولماذا وماذا يجب أن تكون النتيجة المثالية؟

بمجرد إجابتك على هذه الأسئلة ، ستفهم التحسينات المحددة التي تحتاجها. عندما ترى النتيجة أمامك بوضوح وتحفزك على تحقيقها ، فأنت تعمل بكفاءة أكبر.

فكر في التغييرات التي تتوقعها

من المهم أن تفهم كيف ستؤثر التحسينات المحددة على عملك وحياتك الشخصية - إنها ملهمة. خلاف ذلك ، سوف تقبل التغيير فقط لفترة قصيرة ، وبعد ذلك ستعود إلى عاداتك القديمة.

لمنع حدوث ذلك ، أجب بصدق على الأسئلة التالية.

• هل ستكون اسعد؟
• هل ترغب في العمل أقل وقضاء المزيد من الوقت مع أسرتك؟ إذا كان الأمر كذلك ، ماذا ستفعل؟
• هل من المهم بالنسبة لك بناء فريق فعال؟ ما الذي يمكنك تحقيقه معها؟
• هل تركز حياتك المهنية؟
• هل تريد السفر أكثر؟
• هل تريد أن تشعر بحرية أكبر؟
• هل تخطط لكسب المزيد من المال؟

2. ركز على نقاط قوتك

إذا أولينا المزيد من الاهتمام لمواهبنا الخاصة ، فإننا نصبح أكثر سعادة وإنتاجية. في الوقت نفسه ، تنمو طاقتنا وثقتنا بأنفسنا وإبداعنا.

خذ قطعة من الورق واكتب كل ما تفعله جيدًا. فكر مرة أخرى عندما شعرت بالثقة وحققت النتائج التي كنت راضيًا عنها. تجاهل نقاط الضعف - ركز فقط على أفضل صفاتك ونقاط القوة في الفريق ، إذا كنت لا تعمل بمفردك.

تذكر أن كل شخص لديه قوته الخاصة. يتم استكمالها بقدرات الآخرين ، ويمكنهم معًا تحقيق نتائج قوية بشكل لا يصدق. أنت بحاجة إلى السعي لتحقيق هذا التعايش مع الكفاءة في عملك.

3. تفويض المهام

وفقًا لمبدأ باريتو ، يتم تحقيق 80٪ من النتيجة بفضل 20٪ فقط من الإجراءات. ومع ذلك ، فإننا غالبًا ما نكون مشغولين جدًا بالروتين بحيث لا يمكننا تولي أهم الأشياء ، والتي تشكل 20٪. وهم على وجه التحديد ما يحدد إنتاجيتنا.

سلط الضوء على أهم مهامك الشخصية والمهنية. رفض القيام بالباقي.

إذا كان لديك الكثير من الأشياء التي لا تقوم بها جيدًا أو لا ترغب في القيام بها ، فامنحها لشخص آخر. سيكون هذا أكثر فعالية. إذا لم تتمكن من إنهاء مشروع ما ، فلا تدفع نفسك إلى الإرهاق بمحاولة القيام بكل شيء بنفسك - فقط اطلب المساعدة.

بدلًا من إضاعة الوقت والطاقة ، حدد من سيكون مفيدًا لك في أي موقف. قم بتفويض ثلاث مهام كبيرة أو الاستعانة بمصادر خارجية كل ثلاثة أشهر. سيساعدك هذا على توفير الوقت وزيادة إنتاجيتك.

4. تنظيم عملك

اصنع رؤيتك ليوم مثمر

يمكنك اختيار استراتيجيتك: ما عليك سوى الرد على المهام فور ظهورها ، أو التخطيط ليومك من الداخل والخارج.لكن شطب العناصر في قائمة المهام باستمرار لا يتعلق بالكفاءة. يجب أن يكون لديك نية واضحة لقضاء اليوم بشكل مثمر وإعداد نفسك لذلك في وقت مبكر.

لذا بدلاً من فعل ما "يحتاج" ، توقف وقرر ما تريده حقًا. يجب أن تركز أفعالك.

حدد ثلاث مهام لهذا اليوم

يحتفظ العديد من الأشخاص بمذكرات أو يقومون بعمل قائمة مهام على أساس منتظم. ومع ذلك ، لا يزال معظم الناس يواجهون المشكلة التالية. قائمة المهام هي ببساطة قائمة بالمهام التي يخطط الأشخاص للقيام بها أو يعتقدون أنه يجب القيام بها. في الوقت نفسه ، ليس من الواضح أي منها يجب العمل عليه في المقام الأول ولماذا.

لتحسين الإنتاجية ، يجب تحديد الأولويات بوضوح. اختر وقم بعمل ثلاثة أشياء رئيسية فقط في اليوم ، وخذ الوقت الأكثر أهمية أولاً.

اعمل على مهمة واحدة في كل مرة

بغض النظر عما يقوله أي شخص ، من المستحيل العمل بفعالية على عدة أشياء في وقت واحد. الانتقال من نشاط إلى آخر يستهلك طاقة ويقلل من الإنتاجية. وما لا تنهيه أبدًا يمكن أن يكون مرهقًا ويؤدي إلى الشعور بالذنب.

لذلك ، من بين المهام الرئيسية الثلاث لهذا اليوم ، ركز على واحدة فقط بدورها.

سبرينت

اعمل لفترات قصيرة لتحافظ على إنتاجيتك وتحافظ على تركيزك.

تقدير الوقت الذي سيستغرقه إكمال المهمة. على سبيل المثال ، إذا استغرق الأمر 4 ساعات ، يمكنك استخدام طريقة 60-60–30. أنت تعمل لمدة ساعة ، ثم تستريح لبضع دقائق. ثم ساعة أخرى ، ثم خذ استراحة طويلة لمدة 30 دقيقة. وكرر حتى تتعامل مع المهمة بشكل كامل.

لا تنس فترات الراحة

لكي يعمل المخطط أعلاه ، يجب عدم إهمال الراحة.

استخدم تطبيقات مخصصة أو اضبط مؤقتًا فقط. الساعة العادية أفضل من الهاتف: فلا شيء سيلهيك.

أثناء فترات الراحة ، اخرج للتنزه وتناول وجبات خفيفة صحية أو افعل شيئًا يبقيك نشيطًا. إذا شعرت أنك مرهق تمامًا ولا يمكنك جمع الأشياء ، فحاول أن تأخذ قيلولة صغيرة.

ستلاحظ قريبًا أن تركيزك وإنتاجيتك تبدأ في الزيادة ، وتصبح أكثر نشاطًا.

5. إدارة طاقتك

من المهم الحفاظ على قوتك الجسدية والعقلية وتنميتها. ثم ستركز على عملك كل يوم وستكون قادرًا على القيام به بكفاءة.

الحصول على قسط كاف من النوم

كلما نمت بشكل أفضل ، زادت إنتاجيتك. إذا كنت تعاني من قلة النوم ولا يمكنك إخراج نفسك من السرير في الصباح ، فحاول إدخال طقوس المساء في جدولك. ابحث عن تلك التي تناسبك شخصيًا.

استرح كثيرًا

يعتقد دان سوليفان ، مؤسس المدرب الاستراتيجي ، أن هناك طريقتان للنظر إلى العالم: من خلال منظور الوقت والجهد ، أو من خلال منظور النتائج.

لتحقيق أقصى استفادة من الغاز بأقل تكلفة ، يقترح سوليفان وجود "أيام عطلة" منتظمة. هذه 24 ساعة لا يتعين عليك خلالها القيام بأي شيء متعلق بالعمل. خلال فترة الراحة هذه ، ستحصل على قسط جيد من الراحة وإعادة الشحن. وبعد ذلك يمكنك استخدام كل طاقتك وإبداعك لتحقيق أفضل النتائج.

بدلاً من التفكير في عطلة نهاية الأسبوع كمكافأة ، تعامل معها على أنها شرط أساسي للنجاح.

دان سوليفان

احصل على ساعة طاقة كل صباح

خصص ساعة ونصف لنفسك: تأمل ، ومارس الرياضة ، واقرأ ، وتناول وجبة فطور صحية ، واكتب قائمة شكر ، وخطط للمهام الثلاث الهامة التي ستقوم بها اليوم.

تحفزك طقوس الصباح هذه وتهيئك ليوم مثمر. اخلط بعض المهام المختلفة حتى تجد المجموعة التي تناسبك.

قل لا أكثر

انسى مجرد العمل لوقت أطول وبجهد أكبر. توقف عن قول "نعم" لهؤلاء الأشخاص والأفعال والأشياء التي تهدر طاقتك وليست مفيدة.

بدلاً من ذلك ، خصص وقتك وطاقتك للمهام التي تحقق أفضل النتائج وتجعلك أكثر سعادة.

الفرق بين الأشخاص الناجحين والناجحين للغاية هو أن هذا الأخير يقول لا للجميع تقريبًا.

وارن بافيت رجل أعمال ومستثمر

توقف عن السعي لتحقيق التميز

كثير من الناس يستعدون باستمرار للعمل. إنهم ينتظرون اللحظة المناسبة للبدء - عندها فقط يمكنهم القيام بشيء مثالي.

يتكلم فينا شعور بالكمال. لكن المشكلة هي أن تلك اللحظة المرغوبة قد لا تأتي أبدًا.

فقط اذهب وابدأ العمل ، وابذل قصارى جهدك ، وستكون راضيًا في النهاية.

6. القياس والتحليل

مفتاح خطة الإنتاجية الناجحة هو التقدم القابل للقياس.

الأهداف الغامضة والمشتركة لا تجعلنا نشعر بالرضا عن العمل المنجز. عندما نرى بصريًا تقدمنا أو نحقق أهدافًا محددة ، نشعر بسعادة أكبر وثقة أكبر.

ويضمن تتبع تقدمك أنك لا تقيس نفسك مقابل إنجازات الآخرين. بعد كل شيء ، "المقارنة هي سارق الفرح" ، كما قال ثيودور روزفلت.

ضع أهدافًا محددة

اكتب خمسة تغييرات شخصية ومهنية تريد تحقيقها خلال الأشهر الثلاثة القادمة. اختر ما هو الأكثر أهمية بالنسبة لك وما يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في حياتك.

صياغة الأهداف بحيث يمكن تتبع التقدم. افعل هذا كل شهر أو حتى أسبوع.

تقييم الفعالية

ستؤثر إستراتيجية الإنتاجية الخاصة بك حتمًا على مهام عملك. لذلك ، قبل البدء في مشروع جديد ، ضع معايير شخصية لنجاحه. ثم قم بتحليل العمل النهائي لمعرفة ما إذا كان يفي بهذه المعايير.

اكتب ما تحسن لأنك أصبحت أكثر إنتاجية. لاحظ ما يجب القيام به أكثر.

7. تبسيط

البساطة هي مفتاح زيادة إنتاجيتك. والأفضل أن تكون البساطة قدر المستطاع.

كل واحد منا محاط بالعديد من التعقيدات بحيث يصبح من الصعب إبقاء كل شيء تحت السيطرة والتركيز على الأهم. هذا ينطبق على كل من الحياة الشخصية والمهنية.

جدول لا يمكن السيطرة عليه ، وصندوق وارد مزدحم ، وقائمة مهام ضخمة ، وفوضى في الأفكار ، وقلة الوقت ، ومجموعة من المواعيد النهائية - أيًا كان. وهذا يسبب الإرهاق والشعور بوجود حلقة مفرغة. نتيجة لذلك ، سوف تعاني من التعب والإجهاد المستمر.

لذا حاول أن تجعل حياتك بسيطة قدر الإمكان. حرر نفسك من الأنشطة غير المنتجة والتي تستهلك الطاقة. سيسمح لك ذلك بالتركيز على ما سيجلب لك أعظم النتائج والفرح والرضا.

هذه القواعد السبع أساسية ، لكن ليس من الضروري أن تحاول اتباعها جميعًا على الفور. جرب واحدة أو اثنتين أولاً وانظر كيف تؤثر على أدائك. الشيء الرئيسي هو أن تبدأ.