كيف تكون أكثر إنتاجية: نصائح من مبتكر خدمة Asana

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

تستمر خدمة Quora الرائعة في إسعادنا بإجابات رائعة على الأسئلة الملحة. هذه المرة ، نريد أن نخبرك بما قاله جاستن روزنشتاين ، وهو مبرمج ممتاز ورائد أعمال عبر الإنترنت ، والذي بذل جهوده لإنشاء مثل هذه المشاريع الشهيرة مثل Gmail و Facebook و Asana ، ردًا على الدعوة لمشاركة أسرار إنتاجيته.

خلال فترة عمله كمبرمج ومدير مشروع ، تعلم جاستن بشكل مباشر مدى أهمية المنظمة الصحيحة ، وبذل الكثير من الجهد في هذه المشكلة. نتيجة لذلك ، أدرك أن فعالية أي نشاط تعتمد على العديد من المعلمات وتتطلب تحسينًا في ثلاثة اتجاهات في وقت واحد: ترتيب بيئتك وعقلك وعملية العمل الفعلية.

تحسين البيئة

تجنب أي مشتتات

لنبدأ على الفور: تعدد المهام يضر بإنتاجيتك!

نعم ، يمكن لمشاعرك أن تخدعك ، ويمكنك أن تشعر أنك عبقري إنتاجي أثناء العمل في مهام متعددة في نفس الوقت. لكن في الواقع ليس هذا هو الحال ، والعديد من الدراسات العلمية تثبت ذلك. يؤدي التبديل المستمر المتكرر بين المهام إلى إبطائك حقًا!

لذلك ، فإن أول وأهم شيء هو التركيز.

• قم بتشغيل "عدم الإزعاج" على هاتفك المحمول.
• أغلق جميع نوافذ المتصفح وعلامات التبويب غير المرتبطة بالمهمة الحالية.
• إذا كنت بحاجة إلى إرسال رسالة ، فلا تتبع ذلك لعرض المراسلات غير المقروءة.
• قم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني الجديدة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• تسجيل الخروج من جميع الدردشات.

ابحث عن حالة التدفق

إذا كنت مشتتًا باستمرار وكان يومك بأكمله يتكون من مزيج من الاجتماعات والمكالمات والمحادثات مع الزملاء ، فمن الصعب جدًا العثور على تلك الحالة الخاصة التي تسمى التدفق. في هذه الحالة يتم تحقيق أفضل أداء وتأتي الحلول حتى لأكثر المشكلات تعقيدًا.

• خصص أوقاتًا خاصة للاجتماعات والمؤتمرات. دع جميع زملائك يعرفون أنه من الأفضل الاتصال بك فقط في هذا الوقت.
• إذا أمكن ، اطلب من إدارة شركتك أن تخصص يومًا واحدًا في الأسبوع عندما لا تكون هناك اجتماعات.
• تتبع أدائك في أوقات مختلفة من اليوم. حاول توزيع المهام وفقًا للملاحظات المقدمة.

إتقان أدوات العمل

إذا كان عملك الرئيسي متصلاً بالكمبيوتر ، ففي كل مرة تصل فيها إلى الماوس ، تضيع بضع ثوانٍ وتخرج من حالة التدفق. تعلم واستخدم أهم اختصارات لوحة المفاتيح التي لا توفر لك الوقت فحسب ، بل تقلل أيضًا من عوامل التشتيت.

• لا توجد مفاتيح التشغيل السريع فقط في أي برنامج ، ولكن أيضًا في معظم تطبيقات الويب. العديد منها متطابق ، لذا بمجرد أن تتعلم اختصار لوحة مفاتيح واحد ، يمكنك استخدامه طوال الوقت.
• استخدم برنامجًا لتنظيم النوافذ بسرعة على سطح المكتب.

تحسين العقل

كل ما تحتاج لمعرفته حول الدافع المناسب والمشاركة يمكن العثور عليه في كتب الصحفي والكاتب الأمريكي. ستتعلم منهم أنه لا يجب عليك إدارة الوقت أو المهام ، ولكن يجب عليك إدارة طاقتك.

خذ فترات راحة منتظمة

يخبرنا الفطرة السليمة أنه كلما زاد الوقت الذي نقضيه في العمل ، زاد إنجازنا. لكن هذا ليس صحيحًا على الإطلاق. البشر ليسوا روبوتات ، نحن بحاجة إلى وقت للتعافي والراحة. تظهر الأبحاث أن أخذ استراحة قصيرة كل 90 دقيقة يمكن أن يزيد بشكل كبير من إنتاجيتك الإجمالية.

يتأمل

هنا ، كُتب كل شيء بالفعل عن فوائد التأمل.

اهتم بجسمك

• اشرب ماء. في بداية كل يوم ، أضع خمسة أكواب طويلة من الماء على طاولتي. أشربهم جميعًا لبقية اليوم. مظهرهم لا يسمح لي أن أنسى الحاجة إلى شرب المزيد.
• كل بطريقة مناسبة. يمكن لوجبة دسمة مع فائض من الكربوهيدرات أن تكون كارثة حقيقية على إنتاجيتك.
• انطلق لممارسة الرياضة. ممارسة تمارين الكارديو مرتين في الأسبوع على الأقل ستمنحك دفعة إضافية من الطاقة.
• باختصار ، تأكد من أنك لا تستغل وقت فراغك لإيذاء نفسك ، بل لاستعادة احتياطياتك من الطاقة وزيادتها.

ابحث عن أسباب المماطلة وأصلحها

نحن عادة نماطل ليس لأننا كسالى بشكل مرضي ، لا. عادةً ما يكون السبب هو أن المهمة التي أمامنا تسبب لنا نوعًا من عدم الراحة الكامن (أو الواضح). يمكنك تجنب ذلك بالطرق التالية:

• حاول أن تعترف لنفسك بصدق ما هو سبب التسويف والمماطلة. اكتب على الورق ما لا يعجبك تحديدًا في وظيفتك أو مهمتك الحالية.
• قسّم المهمة إلى عدة خطوات سهلة واتّبعها واحدة تلو الأخرى.
• إذا لم تكن قادرًا على إجبار نفسك على القيام بشيء ما في الوقت الحالي ، فانتقل إلى شيء آخر أسهل وأكثر إمتاعًا ، ولا تهرب على الفور بلا هدف من خلال تقليب موجز Facebook. في هذه الحالة ، سيتحرك عملك بطريقة ما ، ولن يظل ثابتًا.

تحسين العملية

لديك خطة عمل واضحة. قم بتوزيع جميع مهامك فيه بوضوح حسب أهميتها وإلحاحها. إن تحديد أولويات الحالات بدقة هو مفتاح الإنتاج.

• لا تبدأ العمل حتى تصبح جميع الخطوات اللاحقة واضحة تمامًا ومفهومة بالنسبة لك.
• ابدأ بالأساسيات. حدد ما هو هدفك. لماذا تريد تحقيقه؟ ما هي الخطوات المطلوبة لتحقيق ذلك؟ من المسؤول عن كل خطوة؟ في أي ترتيب ينبغي تنفيذ الإجراءات؟

قم بتجميع فريق. يفضل بعض الناس العمل بمفردهم ، لكن الأشياء الكبيرة لا تتم بهذه الطريقة.

• ابحث عن زميل في الفريق يسهل عليك العمل معه. في بعض الأحيان ، توجد مهام يمكنك القتال فيها لعدة أيام بمفردك ، ولكن سيتم إكمالها أيضًا في غضون ساعتين بمساعدة شريك. "البرمجة الزوجية" هي تقنية شائعة في تطوير البرمجيات ، ولكن يمكن تطبيقها على كل شيء آخر.
• إذا كنت لا تزال تفضل العمل بمفردك ، فعليك أحيانًا عقد اجتماعات قصيرة مع نفسك. يمكنك أن تسأل نفسك أسئلة حول ما تعمل عليه حاليًا ، والصعوبات التي واجهتها ، والمهام التي عليك حلها في محرر نصوص أو مجلة. تساعد صياغة وكتابة الإجابات على هذه الأسئلة وغيرها كثيرًا في النظر إلى العملية من الخارج.
• تحديد المواعيد النهائية والإعلان عنها علنًا. إذا قلت بثقة أمام الجميع أنك ستنهي هذا العمل بحلول يوم الجمعة ، فسيتعين عليك أن تخرج عن طريقك حتى لا تُعرف بالكلام الخامل.
• تتبع التقدم المحرز في كل مهمة. بالطبع ، بصفتي منشئ الخدمة ، أوصي بها لتنظيم العمل الفردي والجماعي.
• اترك الوقت في نهاية كل يوم للتقييم. حاول أن تكون صادقًا بشأن إنجازاتك وإخفاقاتك الحالية. استخلص استنتاجات من الأخطاء التي ترتكبها.

النصائح والحيل المذكورة أعلاه وحدها تعني القليل جدًا لتجعلك الشخص الأكثر إنتاجية في العالم بين عشية وضحاها. لكنهم جميعًا يبنون نظامًا قويًا سيساعدك على العمل عدة مرات بشكل أكثر كفاءة.