12 حيلة سهلة لإنجاز المهام بشكل أسرع في Excel

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2024-01-13 00:36

كيفية إضافة البيانات بسرعة أو إنشاء جدول ذكي أو حفظ ملف غير محفوظ.

1. بسرعة إضافة بيانات جديدة إلى الرسم البياني

إذا ظهرت بيانات جديدة على الورقة للرسم التخطيطي المرسوم ، والتي يجب إضافتها ، فيمكنك ببساطة تحديد نطاق بمعلومات جديدة ، ونسخه (Ctrl + C) ثم لصقه مباشرة في الرسم التخطيطي (Ctrl + V).

2. تعبئة فلاش

لنفترض أن لديك قائمة بالأسماء الكاملة (إيفانوف إيفان إيفانوفيتش) ، والتي تحتاج إلى تحويلها إلى أسماء مختصرة (إيفانوف الأول). للقيام بذلك ، ما عليك سوى البدء في كتابة النص المطلوب في العمود المجاور يدويًا. في السطر الثاني أو الثالث ، سيحاول Excel التنبؤ بإجراءاتنا وإجراء مزيد من المعالجة تلقائيًا. كل ما عليك فعله هو الضغط على مفتاح Enter للتأكيد ، وسيتم تحويل جميع الأسماء على الفور. وبالمثل ، يمكنك استخراج الأسماء من البريد الإلكتروني ، والأسماء اللاصقة من الأجزاء ، وما إلى ذلك.

3. نسخ بدون كسر التنسيقات

أنت على الأرجح على دراية بعلامة الإكمال التلقائي السحرية. هذا صليب أسود رفيع في الزاوية اليمنى السفلية للخلية ، يمكنك سحبه من خلاله نسخ محتويات خلية أو صيغة إلى عدة خلايا في وقت واحد. ومع ذلك ، هناك فارق بسيط واحد غير سار: مثل هذا النسخ غالبًا ما ينتهك تصميم الجدول ، حيث لا يتم نسخ الصيغة فحسب ، بل أيضًا تنسيق الخلية. يمكن تجنب هذا. مباشرة بعد سحب الصليب الأسود ، انقر فوق العلامة الذكية - وهي أيقونة خاصة تظهر في الزاوية اليمنى السفلية من المنطقة المنسوخة.

إذا حددت خيار التعبئة بدون تنسيق ، فسيقوم Excel بنسخ الصيغة بدون تنسيق ولن يفسد التخطيط.

4. عرض البيانات من جدول بيانات Excel على الخريطة

في Excel ، يمكنك عرض البيانات الجغرافية بسرعة على خريطة تفاعلية ، مثل المبيعات حسب المدينة. للقيام بذلك ، انتقل إلى متجر Office في علامة التبويب إدراج وقم بتثبيت المكون الإضافي خرائط Bing من هناك. يمكن القيام بذلك من الموقع بالنقر فوق الزر Get It Now.

بعد إضافة وحدة نمطية ، يمكنك تحديدها من القائمة المنسدلة "تطبيقاتي" في علامة التبويب "إدراج" ووضعها في ورقة العمل الخاصة بك. يبقى تحديد الخلايا الخاصة بك بالبيانات والنقر على زر إظهار المواقع في وحدة الخريطة لرؤية بياناتنا عليها. إذا رغبت في ذلك ، في إعدادات البرنامج المساعد ، يمكنك تحديد نوع الرسم البياني والألوان المراد عرضها.

5. قفزة سريعة إلى الورقة المطلوبة

إذا تجاوز عدد أوراق العمل في الملف 10 أوراق ، يصبح من الصعب التنقل بينها. انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي من أزرار تمرير علامات تبويب الأوراق الموجودة في الزاوية اليسرى السفلية من الشاشة. سيظهر جدول المحتويات ، ويمكنك الانتقال سريعًا إلى أي ورقة تريدها على الفور.

6. تحويل الصفوف إلى أعمدة والعكس صحيح

إذا اضطررت في أي وقت إلى نقل الخلايا من الصفوف إلى الأعمدة يدويًا ، فستقدر الحيلة التالية:

1. قم بتمييز النطاق.
2. انسخه (Ctrl + C) أو ، بالنقر على زر الفأرة الأيمن ، حدد "نسخ" (نسخ).
3. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية حيث تريد لصق البيانات وحدد أحد خيارات "لصق خاص" من قائمة السياق - أيقونة تبديل. لا تحتوي الإصدارات القديمة من Excel على هذا الرمز ، ولكن يمكنك حل المشكلة باستخدام لصق خاص (Ctrl + Alt + V) واختيار خيار تبديل.

7. قائمة منسدلة في خلية

إذا كان من المفترض في أي خلية إدخال قيم محددة بدقة من المجموعة المسموح بها (على سبيل المثال ، فقط "نعم" و "لا" أو فقط من قائمة أقسام الشركة وما إلى ذلك) ، فيمكن تنظيم ذلك بسهولة باستخدام القائمة المنسدلة.

1. حدد خلية (أو نطاق من الخلايا) يجب أن يكون لها مثل هذا القيد.
2. انقر على زر "Validation" في علامة التبويب "Data" (Data → Validation).
3. في القائمة المنسدلة "اكتب" (سماح) حدد الخيار "قائمة" (قائمة).
4. في حقل "المصدر" ، حدد النطاق الذي يحتوي على المتغيرات المرجعية للعناصر ، والتي سيتم استبعادها لاحقًا عند الكتابة.

8. الجدول الذكي

إذا حددت نطاقًا يحتوي على بيانات وفي علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، فانقر على "تنسيق كجدول" (الصفحة الرئيسية ← التنسيق كجدول) ، فسيتم تحويل قائمتنا إلى جدول ذكي يمكنه القيام بالكثير من الأشياء المفيدة:

1. يتمدد تلقائيًا عند إضافة صفوف أو أعمدة جديدة إليه.
2. سيتم نسخ الصيغ التي تم إدخالها تلقائيًا إلى العمود بأكمله.
3. يتم تثبيت عنوان هذا الجدول تلقائيًا عند التمرير ، ويتضمن أزرار تصفية للتصفية والفرز.
4. في علامة التبويب "التصميم" التي ظهرت في مثل هذا الجدول ، يمكنك إضافة صف من الإجماليات باستخدام الحساب التلقائي.

9. سباركلينز

خطوط المؤشر هي مخططات مصغرة مرسومة مباشرة في الخلايا التي تصور ديناميكيات بياناتنا. لإنشائها ، انقر فوق الزر "خط أو أعمدة" في مجموعة خطوط المؤشرات في علامة التبويب "إدراج". في النافذة التي تفتح ، حدد النطاق بالبيانات الرقمية الأصلية والخلايا حيث تريد عرض خطوط المؤشرات.

بعد النقر فوق الزر "موافق" ، سيقوم Microsoft Excel بإنشائها في الخلايا المحددة. في علامة التبويب "التصميم" التي تظهر ، يمكنك تخصيص لونها ونوعها وتمكين عرض القيم الدنيا والقصوى وما إلى ذلك.

10. استعادة الملفات غير المحفوظة

تخيل: لقد أغلقت التقرير الذي عبثت به في النصف الأخير من اليوم ، وفي مربع الحوار الذي يظهر "حفظ التغييرات في الملف؟" فجأة لسبب ما تضغط على "لا". يعلن المكتب عن صراخك المؤلم ، لكن فات الأوان: فقد ذهبت الساعات القليلة الماضية من العمل إلى البالوعة.

في الواقع ، هناك فرصة لتصحيح الوضع. إذا كان لديك برنامج Excel 2010 ، فانقر على "ملف" ← "حديث" (ملف ← حديث) وابحث عن الزر "استرداد مصنفات غير محفوظة" في الزاوية اليمنى السفلية من الشاشة.

في Excel 2013 ، يختلف المسار قليلاً: ملف ← تفاصيل ← التحكم في الإصدار ← ملف - خصائص - استرداد المصنفات غير المحفوظة.

في الإصدارات اللاحقة من Excel ، افتح File → Info → Workbook Management.

سيتم فتح مجلد خاص من أحشاء Microsoft Office ، حيث يتم حفظ النسخ المؤقتة لجميع الكتب التي تم إنشاؤها أو تعديلها ، ولكن غير المحفوظة في مثل هذه الحالة.

11. مقارنة نطاقين للاختلافات والمصادفات

في بعض الأحيان عند العمل في Excel ، تحتاج إلى مقارنة قائمتين والعثور بسرعة على العناصر المتشابهة أو المختلفة فيهما. إليك الطريقة الأسرع والأكثر بديهية للقيام بذلك:

1. حدد كلا العمودين المقارنين (اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl).
2. حدد علامة التبويب الصفحة الرئيسية ← تنسيق شرطي ← تمييز قواعد الخلية ← قيم مكررة.
3. حدد الخيار الفريد من القائمة المنسدلة.

12. اختيار (تعديل) نتائج الحساب للقيم المطلوبة

هل سبق لك أن قمت بتعديل قيم الإدخال في حساب Excel للحصول على المخرجات التي تريدها؟ في مثل هذه اللحظات ، تشعر وكأنك رجل مدفعي متمرس: مجرد بضع عشرات من التكرارات "عجز عن إطلاق النار - تحليقات جوية" - وها هي الضربة التي طال انتظارها!

يمكن لبرنامج Microsoft Excel القيام بذلك نيابة عنك بشكل أسرع وأكثر دقة. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر "ماذا لو" في علامة التبويب "البيانات" وحدد أمر "تحديد المعلمة" (إدراج → ماذا لو التحليل → البحث عن الهدف). في النافذة التي تظهر ، حدد الخلية حيث تريد تحديد القيمة المطلوبة والنتيجة المرغوبة وخلية الإدخال التي يجب تغييرها. بعد النقر فوق "موافق" ، سيقوم Excel بتنفيذ ما يصل إلى 100 "لقطة" من أجل العثور على الإجمالي المطلوب بدقة 0 ، 001.