"GTD يعمل حتى في الفضاء." مقابلة Lifehacker مع والد الإنتاج ديفيد ألين

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

ديفيد ألين ، مؤلف كتاب How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ، والذي صنفته مجلة Time كأفضل كتاب أعمال في العقد ، أخبر Lifehacker ما هو GTD ومن يحتاج إليه ، وكيف تكتب كتابًا ولا تسكر. ، وكيف يمكن لهياكل المهام المعقدة أن تجعل حياتك أسهل.

قبل أربعة وثلاثين عامًا ، أدرك ديفيد ألين أنه يمكنك تقديم المشورة للناس وجني أموال جيدة منها - فقد افتتح شركته الاستشارية الخاصة وطور نظام Getting Things Done ، والذي يسمح لك بالمناورة بين القضايا وتوفير وقت لما أنت تستمتع حقًا. منذ ذلك الحين ، أدرج عملاؤه رواد فضاء في محطة الفضاء الدولية ، وموسيقيي موسيقى الروك ، ورؤساء تنفيذيين لشركات كبرى ، وأدرجته مجلة فوربس ضمن أفضل 5 مدربي أعمال في الولايات المتحدة.

GTD هي تقنية بسيطة إلى حد ما لزيادة كفاءتك الخاصة ، والتي تتطلب انضباطًا شديدًا في المرحلة الأولية. وفقًا لـ GTD ، من أجل القيام بشيء واحد بنجاح ، تحتاج إلى تحرير رأسك من جميع المهام الأخرى والتركيز عليها. أي بدلاً من شغل العقل بحفظ جميع الأمور القادمة ، يتم إصلاح المهام وفقًا لنظام معين.

ديفيد ، أخبرنا عن جمهورك. من يجب أن يتبع نصيحتك ويعيش نظام إنهاء الأشياء؟

- GTD مناسب للجميع بنفس القدر ، لكن أولئك الذين يستخدمونه حقًا ليسوا متحدين وفقًا لمبدأ اجتماعي أو عمر أو جغرافي - فهم أشخاص لديهم عقلية معينة. أي شخص مهتم بـ GTD ، بعد 18 شهرًا ، يلاحظ كيف تتغير حياته للأفضل. في الواقع ، يمكن للنظام أن يعمل بشكل متساوٍ مع كل من المراهقين والرؤساء التنفيذيين للشركات الكبيرة ، أو يمكن أن يكون عديم الفائدة بالنسبة لهم.

هل تستخدم كل ما توصي به؟

- نعم ، وإلا فلن أتمكن من التأقلم - كل شيء سيخرج عن السيطرة بالنسبة لي. تتبادر إلى ذهني صورة راكب أمواج على لوح ، على موجة كبيرة. ربما لاحظت أنها مرتبطة باللوحة بحزام خاص. لأي غرض؟ لتتمكن من العودة بسرعة إلى اللوحة بعد السقوط. ما تعلمه GTD هو أن تكون في الموجة ، وأن تكون مبدعًا ومنتجًا. لكن حتى أكثر الأشخاص فاعلية يسمحون لأنفسهم بالخروج عن نطاق السيطرة. إذا كنت لا تسقط من اللوح بشكل دوري ، فأنت تختار موجات بسيطة للغاية. يسمح لك إنهاء الأشياء (GTD) بإدراك أنك خرجت من حالة إنتاجية والعودة إليها بسرعة.

عندما تباشر عملاً جديدًا ، اشترك في مهمة غير عادية - يمكنك بسهولة التخلص من اللوحة. لا حرج في ذلك ، ولكن مع اتباع نهج منظم ، فأنت تعرف ما يجب معالجته وكيفية الخروج من الماء.

ما هي المشاكل التي يأتون بها في أغلب الأحيان ، ما الذي يشتكون منه؟

- يلجأ الناس في الغالب إلى التوتر ، وهو حالة عامة من القلق بسبب احتقان الدماغ. القليل من الوقت والكثير من العمل. لكن في الواقع ، المشكلة ليست في الوقت المناسب ، ولكن في حقيقة أن الناس يريدون مساحة ذهنية أكبر ، ويريدون أن يكونوا أكثر إبداعًا ويفعلون ما يرضيهم.

أكثر الحالات غرابة؟

قمنا بتدريب رواد الفضاء عندما كانوا في المحطة الفضائية. ومن بين هؤلاء كانت كاثرين كولمان ، واحدة من أوائل رائدات الفضاء. كانت هذه جلسات ممتعة ، حيث اضطررنا للمقاطعة عندما كانت على الجانب الآخر من الكوكب ، ثم العودة إلى المحادثة عندما اتصلت مرة أخرى.

ما الذي تفتخر به أكثر من اي شيء آخر؟

- استغرقت كتابة كتابي الأول ، إنجاز الأمور: فن الإنتاجية الخالية من الإجهاد ، قدرًا هائلاً من الوقت والجهد من جانبي. أصبحت عمليًا مدمنًا على الكحول أثناء تأليف كتاب عن كيفية العيش بدون إجهاد.لكن بعد ذلك عملت بدوام كامل ولم أستطع توفير وقت منفصل لإعداد الكتاب. والأهم من ذلك ، لم أكن متأكدًا مما إذا كان بإمكاني نقل المعرفة المتراكمة على مدار 25 عامًا بطريقة تساعد الناس حقًا. ما زلنا نتلقى رسائل من القراء الممتنين على أساس منتظم ، ولكن هناك مشكلة واحدة: بعد قراءة بعض الأشخاص ، يجدون أنفسهم غارقين في المعلومات ، لأنني أدرجت في الكتاب كل ما يمكن أن تحتاجه البشرية في حالة اصطدام حافلة..

ما الفرق بين GTD وقوائم المهام اليومية القياسية؟ يكتب جميعنا تقريبًا مثل هذه القوائم كل يوم ، وفي بعض الأحيان يستغرق تجميع قائمة وقتًا أطول من حذفها

- في كثير من الأحيان ، يسجل الأشخاص فقط الأشياء الأكثر أهمية ، ولا يتم أخذ مئات الحالات غير المهمة في الاعتبار على الإطلاق. يعتقد الناس أنه إذا لم يكن الأمر مهمًا ، فمن الممكن عدم كتابته ، ولكن فقط مثل هذه المهام الصغيرة ، التمرير عبر الرأس ، تستخدم جزءًا كبيرًا من موارد الدماغ.

لكي تكون حراً وأن تكون قادرًا على التركيز على أهم القضايا ، عليك أن تتخلص من كل شيء ليس بهذه الأهمية.

نعم ، ولكن يمكن أن تكون الأشياء غير مهمة لدرجة أن تدوينها يستغرق وقتًا أطول من كتابتها

- لكن إذا لم تفعلها على الفور ، فسوف يزعجك ، وستعود إليها مرارًا وتكرارًا. كم مرة تريد تذكير نفسك بشراء طعام لقطتك؟ أم أنك بحاجة للاتصال بأختك؟ في كل مرة تأتي فيها ببعض المهام الصغيرة ، تحتاج إلى إخراج دفتر ملاحظات وتدوينه ، إلا إذا كنت تخطط لإكمال هذه المهمة الآن.

كم عدد فئات القائمة لديك؟

- بصراحة ، لا أتذكر - لنرى. هناك حوالي 20 في المجموع ، ولكن هناك حوالي ثمانية تذكيرات مباشرة للعمل.

لدي فئة "مشاريع" ، "محادثات" - يتم تخزين المهام هنا ، ووفقًا لذلك ستكون الخطوة التالية مناقشة موضوع مع شخص آخر.

ثم هناك "المكالمات" ، تليها "الأشياء التي أحتاج إلى القيام بها على جهاز الكمبيوتر الخاص بي" ، ولاحظ ، تلك التي لا تتطلب الإنترنت. لدي الكثير من الرحلات الجوية ، وليس كل الطائرات مزودة بشبكة Wi-Fi ، وبالتالي فهذه هي القائمة الوحيدة التي يمكنني العمل بها.

الفئة التالية هي "العمل على جهاز كمبيوتر متصل". حسنًا ، كل شيء واضح. لدي أيضًا قائمة بـ "كتابة النصوص" ، وهذا أيضًا عمل على جهاز كمبيوتر ، ولكنه يتطلب حالة مختلفة تمامًا ، في مزاج وسياق معينين.

"دوران" - الأسئلة التي يمكن حلها أثناء التنقل. "المنزل" - الإجراءات التي يجب أن أقوم بها في المنزل.

لدي أيضًا مثل هذه القائمة ، أسميتها "تصفح". هذه كلها أنواع من مقاطع الفيديو المضحكة أو التعليمية ، على سبيل المثال ، القطط التي تعزف على البيانو ، بشكل عام ، مقاطع الفيديو التي تم إرسالها إلي أو التي صادفتها. أنا لا أنظر إلى هناك تقريبًا ، لكن ، من حيث المبدأ ، عندما يكون لدي الاتصال والوقت والرغبة ، يمكنني العودة إليهم.

وإليك قائمة "بالأسئلة التي أنتظر بشأنها معلومات أو إجراءات لأشخاص آخرين." وبالطبع ، فإن التقويم هو الهيكل العظمي أو المشهد الرئيسي في حياتي. تخيل وضع كل هذه الأشياء في قائمة واحدة - سيكون هناك ارتباك حقيقي. لذلك ، قمت بإنشاء بنية أكثر تعقيدًا لتبسيطها. إذا كان لدي اليوم بضع دقائق مجانية فقط ، فربما أنسى النصوص الإبداعية التي أحتاج إلى كتابتها. إذا لم أكن في المنزل ، فلا فائدة من النظر إلى قائمة الصفحة الرئيسية. لقد قمت بفرز كل شيء حتى لا أنسى أي شيء وألا أضيع مساحة ذهني في الحفظ ، بينما أكون قادرًا على التحول بسرعة إلى المهام التي لدي وقت من أجلها.

هل تفضل الوسائط الورقية أم التطبيقات الإلكترونية؟ ما هي النصيحة التي يمكن أن تعطيها؟

- حتى لا أنسى شيئًا ما ، أحمل معي دائمًا دفترًا صغيرًا ، حيث أسجل كل شيء. بعد ذلك ، أدخل جميع المهام في الكمبيوتر. بشكل عام ، سيفعل أي مدير مهام.يحاول الناس استخدام رؤوسهم كمكتب ، وجميع الاختراقات الحياتية هي في الأساس نسخ من الدماغ الخارجي. كيف يمكنني عمل تذكيرات مناسبة لمعرفة ما أحتاج إلى القيام به في الوقت الذي أحتاج فيه إلى القيام بذلك.

الأمر متروك لك لتقرر ما إذا كان نمط الحياة هذا مناسبًا لك أم لا ، وأن إنهاء الأشياء في الجسم ليس في الواقع نظامًا من التقنيات ، ولكنه أسلوب حياة يتم فيه تنظيم كل شيء بشكل واضح من جهة ، ومن جهة أخرى ، هناك فرصة انطلق بتهور في ذلك ، ما الذي يعجبك حقًا ، ولا تشغل رأسك بما يمكن أن يخزنه الورق.

يمكنك قراءة المزيد عن إنهاء الأشياء في الجسم في أحدث إصدار من كتاب "إنجاز الأمور: فن الإنتاجية الخالية من الإجهاد" ، المقرر طرحه في روسيا في سبتمبر 2015.