كيفية تنظيف صندوق بريد Gmail الخاص بك بسرعة وسهولة

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

تزعج مشكلة العدد المتزايد باستمرار من الرسائل غير المقروءة في البريد الوارد عددًا كبيرًا من المستخدمين. لحلها ، تم إنشاء العشرات من الامتدادات وكتبت العديد من المقالات حول منهجية استخدام Gmail. ومع ذلك ، ليس من الضروري على الإطلاق ابتكار شيء جديد إذا كانت هناك أدوات عمل مثبتة. في هذه المقالة ، سأوضح لك كيفية التعامل مع حركة مرور البريد الإلكتروني باستخدام نظام اختصار Gmail.

تصنيفات Gmail هي تصنيفات مخصصة يمكنك استخدامها لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني. في الوقت نفسه ، على عكس المجلدات ، يمكن أن يكون للحرف عدة تسميات ، أي يمكن أن يكون الحرف في عدة فئات في وقت واحد.

أحد أسباب التدفق التدريجي للبريد الوارد هو أن العديد من المستخدمين يستخدمونه لتخزين كل البريد الذي يقع في صندوق الوارد الخاص بهم. في الوقت نفسه ، يبدأ تحليل البريد بأحدث الأحرف ، لذا فإن تلك الرسائل التي تقع في الجزء السفلي من صندوق البريد الخاص بك قد لا تصل إلى عينيك أبدًا.

يسمح لي نظام الملصقات الذي أستخدمه بمعالجة الرسائل ليس وفقًا لوقت وصولها ، ولكن وفقًا لأهميتها. يمكنك بسهولة فرز جميع رسائل البريد الإلكتروني إلى فئات من الإجراءات المقصودة وتخصيص وقتك لأشياء مهمة حقًا ، وليس للإعلان عن الرسائل غير المرغوب فيها. للقيام بذلك ، ما عليك سوى إنشاء خمس تسميات جديدة.

• "!بشكل عاجل!". تندرج الرسائل التي تتطلب إجراءات عاجلة ضمن هذه الفئة. تتطلب هذه التسمية الانتباه في المقام الأول ، حيث يجب معالجة رسائل البريد الإلكتروني المميزة بها على الفور.
• "مخطط". ضع علامة بهذه التسمية على الحروف التي تتطلب منك التصرف في المستقبل المنظور ولها تاريخ محدد. على سبيل المثال ، تذكير بالدفع مقابل الاستضافة قريبًا أو إشعار باجتماع في المستقبل.
• "للرد". ستجمع هذه الفئة جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تريد الرد عليها ، ولكن لا يوجد حد زمني لردك. من الواضح أن هذا البريد ستتم معالجته عندما يصبح الوقت متاحًا.
• "انتظار". في بعض الأحيان توجد مواقف يتجمد فيها نشاط تجاري أو مشروع ناقشته في مراسلاتك البريدية ، كما يقولون. أي أنك فعلت كل شيء يعتمد عليك من جانبك ، والآن أنت فقط تنتظر الرد أو الأمر التالي. الرسائل التي لا تتطلب أي مشاركة نشطة منك في الوقت الحالي ، ولكنها لا تزال مهمة ، نحتفل بهذه التسمية.
• "صنع". هذه تسمية للحالات المكتملة والمشكلات التي تم حلها. من حيث المبدأ ، سيكون من الممكن أرشفة مثل هذه المراسلات على الفور ، ولكن لا يزال من الأفضل وضعها مؤقتًا في والد منفصل. سيسمح لك ذلك بتدليل ثقتك بنفسك في نهاية أسبوع العمل ، وسيكون أيضًا بمثابة مادة لتحليل إنتاجيتك.

وبالتالي ، فإن التحليل الأولي للمراسلات في Gmail ينحصر في إلقاء نظرة سريعة على الرؤوس أو المحتوى وتصنيف جميع رسائل البريد الإلكتروني. سيستغرق الأمر وقتًا أقل من المعالجة المتسلسلة لكل حرف ، لذلك في القريب العاجل سيكون صندوق الوارد الخاص بك فارغًا تمامًا.

بمجرد حدوث ذلك ، يمكنك الانتقال إلى "! عاجل!" ومعالجة تلك الرسائل الأكثر أهمية حقًا. عندما نتعامل مع فئة الأولوية هذه ، ننتقل إلى فئة المهام المخطط لها مسبقًا ونقوم بتنفيذ المهام التي من المقرر أن تنتهي صلاحيتها. إذا كان لا يزال لديك وقت متبقٍ بعد ذلك ، فافتح المجلد بأحرف ثانوية في انتظار الرد. هذه العملية ، كقاعدة عامة ، لا تتطلب الكثير من الجهد والاهتمام الخاص ، لذلك يمكن إجراؤها في نهاية يوم العمل. حسنًا ، يمكن الإعجاب بالرسائل المعنونة "تم" مرة واحدة في الأسبوع عند تلخيص النتائج.

وبالتالي ، بمساعدة هذه الخطوات البسيطة ، يمكنك دائمًا إيلاء الاهتمام الكافي للأشياء المهمة وعدم إهدارها في المراسلات الفارغة.سيظل صندوق بريدك فارغًا دائمًا ، ولن تفقد أبدًا حرفًا واحدًا مرة أخرى في حالة الفوضى والارتباك الناتج عن آلاف الرسائل غير المرئية.

هل تستخدم أي علامات Gmail لفرز بريدك؟