3 طرق لتوفير الوقت لحياتك الشخصية إذا كان لديك الكثير من العمل

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

نتحدث عن التفاصيل الدقيقة للتفويض من خلال مدونة Beeline Business.

الشخص العادي يعمل من 9 إلى 18 مع يومين إجازة ولا يعرف الحزن. لكن بالنسبة لرجل الأعمال ، تكون الحياة أكثر صعوبة: الغوص في العمل - الأسرة غير سعيدة ، وتعود إلى الحياة الشخصية - يذهب العمل إلى سالب. لكنه يحدث أيضًا بطريقة مختلفة. على سبيل المثال ، رئيس شركة فيرجن ريتشارد برانسون 5-6 ساعات في اليوم ، والمدير الأعلى لشركة Google للعمل في موعد لا يتجاوز التاسعة صباحًا ويغادر في موعد لا يتجاوز الخامسة والنصف. لتكون قادرًا على فعل الشيء نفسه ، تحتاج إلى تنظيم عمليات عملك بشكل صحيح.

تفويض المهام

حدد ما يمكنك تفويضه

اكتب مسؤولياتك. يمكن أن يكون هذا هو حل المشكلات القانونية والمالية ، وتنظيم ومراقبة المشتريات ، وإدارة شؤون الموظفين ، والإدارة التشغيلية ، والتخطيط الاستراتيجي ، والبحث عن العملاء والشركاء. كلما كان الأمر أكثر تحديدًا وتفصيلاً ، كان ذلك أفضل. ستوضح القائمة لمن يمكنك تفويض كل مهمة إليه. على الرغم من أنه ستكون هناك نقاط لا تريد أن تعطيها لأي شخص. على سبيل المثال ، التخطيط الاستراتيجي والبحث عن شركاء.

حدد لمن ستفوض

حدد من يمكن تعيينه على وجه التحديد لكل مهمة. يمكن أن يكون هذا موظفًا أو متخصصًا تابعًا لجهة خارجية - محامٍ ومحاسب ومصمم وما إلى ذلك. ضع في اعتبارك ما إذا كان موظفوك في المستوى المناسب لمسؤولياتك الجديدة وما إذا كان لديهم وقت كافٍ. ربما ستحتاج إلى تعيين العديد من المتخصصين لمرة واحدة أو بدوام جزئي ، أو الاستعانة بمصادر خارجية لبعض المهام؟

تحديد مجالات المسؤولية

عند تفويض المهام ، وضح بالضبط ما هو الشخص المسؤول عنه. اشرح النتائج التي تتوقعها منه ، وما هي العمليات التي يجب أن يدعمها ، ومع من يتفاعل ولماذا. أيضًا ، يجب أن يفهم كل موظف القرارات التي يمكنه أن يتخذها بنفسه ، وأيها فقط يمكنك أن يتخذها. تأكد من إخبار متى وأين يمكنك الاتصال أو الكتابة حول المشكلات الحالية للحصول على إجابة.

لا تكرر أخطاء الآخرين

• لا تفوض المهام إلى شخص تعرفه. الشخص الطيب ليس مهنة. أنت بحاجة إلى متخصصين.
• لا تبخل على الموظفين. إذا قمت بتعيين متخصصين سيئين ، فلن تكون سعيدًا بالنتيجة.
• لا تعمل من أجل الآخرين ولا تشارك المسؤولية. خلاف ذلك ، لا فائدة من التفويض.
• لا تنس مراقبة موظفيك للتأكد من النتائج وتعزيز أكثرهم ولاءً ونجاحًا.
• لا تخف من طرد الأشخاص الذين لا يستطيعون فعل ذلك ولا تجتهد للقيام بعمل أفضل.
• لا تفوض بشكل عشوائي. ضع في الاعتبار تعقيد المهام وتوظيف الموظفين وتحديد المواعيد النهائية والمكافآت.
• لا تؤخر نقل المسؤوليات. يستغرق الأمر وقتًا لفهم العمل والقيام به بكفاءة.
• لا تفوض المهام الإستراتيجية. أنت وحدك من تحدد إلى أين يتجه عملك.

هي مجلة على الإنترنت للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. يكتبون هنا بشكل واضح عن القوانين الروسية ، والممارسات التسويقية والتجارية ، وكذلك عن آلات القهوة في المكتب والحماية من الثلاجات الذكية.

أتمتة العمليات والتحكم في كل شيء عن بعد

من أجل أتمتة عمليات العمل ، تم بالفعل تطوير أدوات يسهل الوصول إليها ومفهومة:

• تطبيق "Mobile Enterprise Lite" لا يفوتك مكالمات العملاء ، ومراقبة الموظفين ، وحل حالات التعارض ، وتحليل تكاليف الإعلان. خيار رائع لإدارة شركة صغيرة من هاتف ذكي من أي مكان في العالم.
• CRM هو نظام إدارة مبيعات. إنه أكثر كفاءة من جداول بيانات Excel لأنه يسمح لك بتتبع كل شيء في وقت واحد: المبيعات وأرصدة المخزون والمصروفات والتسويق والإعلان وتدفق العملاء وما إلى ذلك. CRMs المشهورة هي Salesforce و Bitrix24 و Megaplan و AmoCRM.
• نظام المحاسبة وقبول الدفع على الإنترنت. إنها تسمح لك برؤية حركة الأموال عن بُعد ، وإصدار الفواتير ، وقبول المدفوعات ، وإنشاء التقارير ، والتحقق من خدمة الضرائب الفيدرالية. أمثلة - "عملي" ، "إلبا" ، "سكاي" ، "فينجورو". هناك أيضًا مجموعة من المنتجات من "1C" وخدمات تأجيرها ، إذا كان الشراء مكلفًا.
• الاتصالات الهاتفية للأعمال وحلول البريد الإلكتروني وأنظمة الوسائط الاجتماعية.

إذا لم تكن مستعدًا لاتخاذ تدابير جذرية

قلل من مشاركتك المباشرة في الأعمال وحاول العمل خارج المكتب. واسمح بنفس الشيء لموظفيك - في نفس الوقت ستوفر على الإيجار.

• فكر في الطريقة التي ستكون بها مناسبًا لتخزين المستندات والموارد الأخرى حتى يتمكن كل شخص من الوصول إليها.
• اختر أداة إدارة مشروع مثل Trello أو Asana أو Planner Todoist.
• سجل ساعات العمل أو وقت استجابة العامل عن بعد في العقد.
• عند تحديد المهام ، حدد مواعيد نهائية واضحة لإكمالها.
• سجل نتائج عمل الموظفين في نظام CRM.
• تواصل بسرعة في الرسل.
• استضف مؤتمرات عبر الإنترنت.
• لا تنس تدريب الموظفين.
• كافئ الأفضل.

لاحظ أن هناك العديد من الخرافات حول العمل عن بعد على الويب. على سبيل المثال ، يعتقدون أنه من الصعب التحكم في أجهزة التحكم عن بعد ، وأنها غير فعالة ، وبصفة عامة يمكنهم سرقة البيانات السرية. ومع ذلك ، يمكن حل كل هذا. لا تتبع الموظفين ، ولكن اطلب منهم نتائج. يمكن استبدال الأشخاص غير الفعالين. قم بتخزين بياناتك في سحابة آمنة للشركات - فهي آمنة مثل شبكة LAN المكتبية.