ستساعدك قاعدة بسيطة لتحليل البريد على توفير الوقت وزيادة إنتاجيتك

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

شارك مؤلف نظام Getting Things Done (GTD) في اختراق الحياة الذي يساعده على التعامل بسرعة مع المهام الصغيرة.

تتراكم الرسائل غير المقروءة في البريد على الفور. يعد هذا إلهاءًا مستمرًا ويجعل من الصعب إدارة وقتك بكفاءة.

يستخدم خبير الإنتاجية ديفيد ألين ما يسمى بقاعدة الدقيقتين لمساعدتك في التعامل مع البريد الوارد المزدحم. بمجرد وصول رسالة جديدة ، يتخذ Allen قرارًا. إذا كان بالإمكان الرد عليه في دقيقتين أو أقل ، فإنه يستجيب على الفور. إذا كانت الإجابة بحاجة إلى النظر بجدية ، فإنه يتخطى الرسالة.

لا تؤجل حتى وقت لاحق ما يمكنك القيام به في دقيقتين.

الرسائل التي يجب أخذها في الاعتبار ، يؤجل إلى وقت آخر. يوضح ألين أن "اتخاذ القرارات يرهقنا عقليًا". "اختيار الأحذية التي نرتديها في الصباح هو استنزاف للطاقة العقلية ، تمامًا كما هو الحال عند تحديد من يتم تعيينه".

حتى القرارات الصغيرة تسبب التعب. لذلك ، يعود Allen إلى الأحرف الفردية عندما يكون لديه الوقت والطاقة من أجلها. في أغلب الأحيان ، يتعامل معهم في الصباح.

حاول معاملة البريد بنفس الطريقة. إذا كنت لا تريد أن تشتت انتباهك بكل حرف جديد ، فقم بفرز بريدك الوارد عندما يكون لديك وقت فراغ أو عندما لا تكون لديك الطاقة للقيام بمهام كبيرة.

ستساعدك قاعدة الدقيقتين على مسح بريدك الوارد ورأسك. فقط لا تقم بتطبيقه على جميع المهام: لا يمكنك القيام بمهام مدتها دقيقتان طوال اليوم.

القاعدة مناسبة عندما تحتاج إلى التخلص من الحالات الصغيرة والعمل بشكل منتج على المشاريع الكبيرة.