3 نصائح لإنهاء الاجتماعات دائمًا في الوقت المحدد

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

تعرف على كيفية الاستفادة بشكل أكبر من اجتماعاتك عن طريق تقصيرها من 5 إلى 10 دقائق فقط.

إذا كانت هناك مواعيد متعددة لهذا اليوم ، فيمكن لاجتماع طويل واحد أن يعطل جميع الخطط. يقدم رائد الأعمال باتريك إيورز ثلاث استراتيجيات لتجنب ذلك.

1. قبل الاجتماع: تقصير مدة الاجتماع

في أغلب الأحيان ، تستغرق الاجتماعات نصف ساعة أو ساعة. من الأنسب إدخال مثل هذه الفترات الزمنية في التقويم. لكن بسبب هذا ، اتضح أن اجتماعًا واحدًا يبدأ فورًا بعد الآخر. نتيجة لذلك ، هناك الكثير من الإزعاج.

استبدل الاجتماعات نصف ساعة باجتماعات مدتها 25 دقيقة واجتماعات كل ساعة باجتماعات مدتها 50 دقيقة. سيكون لديك الوقت لفعل كل شيء كما كان من قبل. ولكن بين اجتماعين متتابعين ، لن يتبقى سوى القليل من الوقت للتحضير أو حل القضايا العاجلة.

من أجل عدم الإساءة إلى أي من المشاركين ، حذر من التغييرات مقدمًا. عند تحديد موعد ، فقط اذكر أن اجتماعاتك الآن مدتها 25 أو 50 دقيقة.

2. أثناء الاجتماع: ذكّر الجمهور بالغرض من الاجتماع ولخصه معًا

الدقائق الأولى من الاجتماع مهمة للغاية. استخدمها لتذكير الجميع بما أنت موجود هنا وإلى متى سيستمر الاجتماع. اذكر أن لديك حوالي 50 دقيقة لمناقشة جميع القضايا ، وسيتم قضاء الخمس الأخيرة في التلخيص. ثم لن يفاجأ أحد بأنك بدأت في إغلاق الاجتماع بعد 45 دقيقة. على الأرجح ، سيكون المشاركون الآخرون ممتنين ، لأنك بهذه الطريقة لا توفر وقتك فحسب ، بل وقتهم أيضًا.

اضبط تذكيرًا أو الذي سيرن خلال 45 دقيقة ، ثم ضع الهاتف على الطاولة حتى يتذكر الجميع الوقت ولا يشتت انتباهه. عندما يرن المنبه ، قم بإنهاء الاجتماع ، أينما كنت.

إذا لم يكن لديك الوقت لحل جميع المشكلات ، في الدقائق الخمس المتبقية ، حدد موعدًا لاجتماع جديد في اليوم التالي. و:

• كرر من الذي تعهد ؛
• سرد النتائج الرئيسية بإيجاز ؛
• الاتفاق على الخطوات التالية ؛
• شارك شيئًا إيجابيًا ، مثل ما استمتعت به في هذا الاجتماع.

3. بعد الاجتماع: قم بمراجعة الاجتماع السابق بإيجاز والاستعداد للاجتماع التالي

بعد اجتماع مدته 50 دقيقة ، يجب أن يكون لديك 10 دقائق مجانًا. اقض الخمس الأولى على تحليل النقاط الرئيسية للاجتماع السابق ، حتى لا ينسى أي شيء. كذلك ، قم بتدوين مسودة رسالة لجميع المشاركين لتذكيرهم بالتزاماتهم. سيؤدي ذلك إلى زيادة قيمة الوقت المستغرق ، بالإضافة إلى أنه سيوفر شيئًا أكثر قيمة - الشعور بالإنجاز.

اقضِ الخمس دقائق الثانية في التحضير للاجتماع القادم. إذا كنت تعرف الأعضاء بالفعل ، فذكر نفسك:

• ما هي القضايا التي يجب مناقشتها ؛
• ما هي المهام السابقة التي يجب إكمالها ؛
• ماذا تعرف عن المشاركين: اهتماماتهم المهنية والشخصية.

إذا لم تكن معتادًا على الشخص الذي ستلتقي به ، فابحث عن معلومات عنه: حدد الاسم والمنصب ، واعرض الملفات الشخصية على الشبكات الاجتماعية. وفكر في العبارة التي ستبدأ المحادثة معها.