20 طريقة فعالة لإدارة الوقت

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

نظم حياتك حتى لا تضيع دقيقة.

1. القاعدة 1-3-5

ساعات عملك خلال اليوم محدودة ، وتسمح لك القاعدة 1-3-5 بقضاءه بحكمة. جوهرها هو كما يلي: في اليوم يمكنك القيام بمهمة واحدة كبيرة فقط ، ثلاث مهام متوسطة وخمسة مهام صغيرة. هناك تسع حالات إجمالاً ، لا أكثر ولا أقل. ستساعد القاعدة على إزالة الأنقاض تدريجياً ، في الوقت المناسب وليس الإرهاق.

2. حكم الثلاثة

بالنسبة لأولئك الذين لا يتوافقون مع الأرقام أو لا يستطيعون القيام بتسعة أشياء في اليوم ، توصل كريس بيلي ، مؤلف كتابي العام الإنتاجي ، إلى قاعدة الثلاثة. تقول أن القيام بالأشياء الثلاثة الأكثر أهمية كل يوم يكفي لتكون منتجًا.

بدلاً من تشتيت طاقتك واهتمامك على بضع عشرات من العناصر في قائمة التحقق ، ما عليك سوى اختيار أهم ثلاث مهام لليوم والتركيز عليها. حدد ثلاثة أخرى في اليوم التالي ، وهكذا. هذا سوف يبقيك مركزا يمكن تطبيق نفس القاعدة على تحديد الأهداف للأسبوع أو الشهر أو السنة.

3. طريقة 10 دقائق

هل لديك مهمة لا تريد أن تبدأ؟ قل لنفسك ، "سأفعل هذا لمدة 10 دقائق فقط وبعد ذلك سأستريح قليلاً." على الأرجح ، خلال هذا الوقت ، سوف تنجذب إلى العمل ولن تتمكن بعد ذلك من التوقف.

4. بومودورو

اخترع فرانشيسكو سيريلو هذا النظام ليسهل على نفسه الاستعداد للامتحانات. يساعد على تركيز الأشخاص الذين يتشتت انتباههم بسهولة. إنها أيضًا طريقة جيدة للتحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في وظيفة معينة.

هذه هي الطريقة التي يعمل بها بومودورو: تأخذ مؤقتًا وتضبطه على 25 دقيقة. بعد ذلك ، ركز على عملك. عندما تنتهي الـ 25 دقيقة ، تستريح لمدة 5 دقائق ثم تفعل ذلك مرة أخرى. بعد أربع دورات ، ستحصل على استراحة كبيرة لمدة نصف ساعة.

5. طريقة 90/30

يتم استخدام طريقة 90/30 من قبل الكاتب والمدون توني شوارتز ، والمؤسس المشارك لـ Buffer ليو ويدريش ، والناقد الأدبي بنيامين تشي كاي واي ، ورجل الأعمال توماس أوبونج.

جوهرها كما يلي: تعمل بجد لمدة 90 دقيقة ، ثم تستريح لمدة نصف ساعة ، ثم تكرر الدورة. في هذه الحالة ، أول 90 دقيقة تخصصها لأهم مهمة عليك القيام بها في اليوم ، والأجزاء التالية التي تخصصها لأشياء أقل أهمية.

وفقًا لبحث أجراه أخصائي النوم The Enchanted World of Sleep الذي أجراه Peretz Lafee المتخصص في جامعة Yale ، فإن 90 دقيقة هي الوقت الأمثل للشخص للتركيز بشكل فعال على مهمة واحدة. ونصف ساعة كافية للراحة الكاملة ، وهو ما أكده بحث النوم واليقظة بواسطة عالم الفسيولوجيا العصبية ناثان كليتمان.

6. طريقة 52/17

هذه نسخة خاصة من الطريقة السابقة. لا يختلف الأمر إلا في الأرقام: أنت تعمل 52 دقيقة ، ثم تستريح لمدة 17 دقيقة. وفقًا للتجربة القاعدة 52 و 17: إنها عشوائية ، لكنها تزيد من إنتاجيتك ، التي أجرتها خدمة التوظيف The Muse باستخدام تطبيق DeskTime ، تساعدك هذه الفترات الزمنية على الحفاظ على الإنتاجية وتجنب العمل الزائد. لذلك ، استخدم طريقة 52/17 إذا شعرت أنك لا تملك القوة للعمل لمدة 90 دقيقة على التوالي.

7. أكل الضفادع

تم اختراع هذه الطريقة من قبل Eat That Frog: Brian Tracy يشرح The Truth About Frogs المتحدث التحفيزي ومؤلف المساعدة الذاتية براين تريسي. ويصف "الضفادع" بالمهام غير السارة والصعبة التي يجب عليك إنجازها رغم ترددك. افعل شيئًا واحدًا منذ بداية اليوم - أكل الضفدع. وبعد ذلك سيكون الأمر أسهل بالنسبة لك: سوف ترمي هذا الحجر من روحك وتضمن لنفسك مزاجًا جيدًا طوال اليوم.

8. فترات زمنية

أحد الأشياء غير السارة في قوائم المهام هو أنها لا تعطيك فكرة عن المدة التي تستغرقها المهمة. تحتل "شراء الخبز" و "تقرير الإنهاء" سطرًا واحدًا في القائمة ، ولكن هذه المهام لا تضاهى من حيث التعقيد والأهمية.

التقويم أفضل بكثير من قائمة المهام: فهو يسمح لك بالتحكم البصري في الوقت.ترى كتلة كبيرة وتدرك أن المهمة ليست سهلة. لذلك ، جرب تقنية "الكتل الزمنية": ضعها في التقويم وخصص وقتًا لكل منها وفقًا لمدى تعقيد المهمة. وأثناء القيام بهذه المهمة أو تلك ، لا تشتت انتباه الآخرين.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) هو نظام إنتاجي ابتكره مدرب الأعمال ديفيد ألين. مبادئها الرئيسية هي كما يلي:

1. اكتب كل ما تبذلونه من الأعمال والأفكار في مكان واحد ، ما يسمى علبة الوارد.
2. قم بفرز محتوى البريد الوارد الخاص بك بشكل دوري عن طريق تحديد أولويات المهام وتوقيتها. ضع الملاحظات في مجلدات وفقًا لمحتواها - "العمل" و "المنزل" و "التسوق" وما إلى ذلك.
3. إجراء المراجعات - التخلص من الملاحظات غير الضرورية ، وشطب الحالات المكتملة ، ونقل المواد التي فقدت ملاءمتها للأرشيف.
4. عندما يتم التخطيط لكل شيء ، تابع التنفيذ. المهام التي يمكن إكمالها في غضون دقيقتين ، حلها على الفور. يمكن تفويض الآخرين أو وضعهم في التقويم.

يمكنك معرفة كل تعقيدات إنهاء الأشياء في دليلنا.

10. ZTD

يعتقد Leo Babauta ، مؤلف مدونة الإنتاجية Zenhabits ، أن نظام GTD الخاص بـ David Allen معقد للغاية ويتطلب الكثير من الجهد. يقدم نظام Zen to Done الخاص به. لمتابعة ذلك ، تحتاج إلى تطوير 10 عادات بسيطة.

1. اجمع كل المعلومات في البريد الوارد.
2. قم بمعالجة جميع السجلات دون تركها على الناسخ الخلفي.
3. خطط لأهدافك الرئيسية لكل يوم وأكبر أهدافك لهذا الأسبوع.
4. ركز على شيء واحد فقط في كل مرة ، دون تشتيت انتباهك.
5. إنشاء قوائم مهام بسيطة وقصيرة.
6. نظّم ملاحظاتك في فئات بناءً على محتواها ، تمامًا كما هو الحال في GTD الأصلي.
7. راجع ملاحظاتك بانتظام وتخلص من الأشياء غير الضرورية.
8. تبسيط. قلل من قائمة مهامك وأهدافك واكتبها باختصار وواضح.
9. للضبط في العمل ، حافظ على روتين يومي معين في جميع الأوقات.
10. افعل ما تريد فعله حقًا.

11. كانبان

طريقة إنتاجية يابانية تساعدك على تتبع ما تفعله وما قمت به بالفعل وما يجب القيام به في المستقبل. كانبان يتخيل بشكل مرئي سير العمل.

تأخذ لوحة ملصقات (أو تشترك في مدير مهام مثل Trello) وترسم عليها ثلاثة أعمدة: To do، Doing، Done. ثم اكتب أمورك على ملاحظات لاصقة وضعها في العمود المناسب اعتمادًا على ما تفعله وما قمت به بالفعل.

12. قاعدة الدقيقتين

هذه القاعدة جزء لا يتجزأ من GTD ، ولكن يمكن استخدامها حتى لو لم تكن من محبي تقنية Allen. إذا كانت المهمة تستغرق أقل من دقيقتين ، فقم بها على الفور. لذلك أنت تفرغ عقلك ، لأنك لست مضطرًا لتذكر هذه الحالة بعد الآن.

13. لا يوجد بريد وارد

تم اختراع Zero Inbox بواسطة الكاتب وخبير الأداء Merlin Mann ، وهو يعمل بشكل جيد مع GTD. قام مان بتطبيقه على رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن يمكنك التعامل مع الحالات والمستندات والملاحظات والمعلومات الأخرى بنفس الطريقة. كما يوحي الاسم ، فإن الهدف من هذه التقنية هو إبقاء علبة الوارد فارغة.

في نظام GTD الأصلي ، استمر صندوق الوارد في تجميع مجموعة من الإدخالات. تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في فرزها ، ومن السهل التغاضي عن شيء مهم في علبة وارد معبأة. يوصي مان بتفكيك المحتوى بمجرد وصوله. تفتح "علبة وارد" وتقرر ما يجب فعله مع كل عنصر: حذف أو تفويض أو رد أو تأجيل أو إكمال. لا تغلقه حتى تقوم بتنفيذ أحد الإجراءات المحددة مع جميع العناصر.

بالإضافة إلى ذلك ، ستساعدك عوامل التصفية التلقائية في البريد والمجلدات الذكية والبرامج الخاصة بفرز المستندات على توفير الوقت.

14. طازج أو مقلي

طازج أو مقلي يترجم إلى "طازج أو مقلي". تم إنشاء هذه الفلسفة بواسطة Dominate Your Day with the "Fresh or Fried" Prioritization System بواسطة المدونة Stephanie Lee. وفقا لها ، عندما تستيقظ في الصباح ، يكون دماغك "منتعشًا" ، ولكن مع تقدم اليوم ، فإنه "مقلي". هذا يعني أنه يجب عليك تحديد وقت ذروة الإنتاجية وأن يكون لديك الوقت للقيام بكل الأشياء الأكثر أهمية في اليوم خلال هذه الفترة. هذه هي الطريقة التي يعمل بها.

1. في نهاية اليوم ، عندما تكون متعبًا بالفعل ، خذ 15 دقيقة لإنشاء قائمة مهام ليوم غد.
2. انقل أهم المهام إلى بداية اليوم ، إلى قسم "جديد". يتم إرسال الأشياء التي لا تحبها هناك - "الضفادع" ذاتها. يجب القيام بها بينما لا تزال لديك القوة.
3. تذهب الأشياء الأقل إلحاحًا والأقل صعوبة والأكثر متعة إلى قسم المقلي - أي في فترة ما بعد الظهر ، اعتمادًا على جدولك الزمني. سوف يقومون بتحميل عقلك أقل.
4. اتبع قائمتك في صباح اليوم التالي. ثم قم بتأليف واحدة جديدة في المساء.

توصي ستيفاني باستخدام FoF للأشخاص الذين يكتشفون كل ليلة أنهم مرهقون تمامًا ، لكن لم يكن لديهم وقت ، على الرغم من أنهم يعملون طوال اليوم.

15. طريقة الجبل الجليدي

تستخدم Ramita Sethi ، مؤلفة كتاب I Will Teach You To Be Rich ، هذه الطريقة لحفظ المعلومات لوقت لاحق. إنه يعمل على النحو التالي: يمكنك حفظ جميع رسائل البريد الإلكتروني والملاحظات والمقالات والقوائم في مكان واحد - على سبيل المثال ، في خدمة تدوين الملاحظات مثل Evernote أو Notion ، أو كمستندات. ثم وزع هذه المواد باستخدام العلامات والمجلدات والفئات - كما تريد.

راجع هذه المعلومات كل 4-6 أسابيع وفكر فيما إذا كان من الممكن تطبيقها في الممارسة العملية. إذا كان هناك شيء عديم الفائدة ، تخلص منه أو أرشفة. هذا يسمح لك بإنشاء قاعدة المعرفة الخاصة بك.

16. ضبط تلقائي للصورة

تم اختراع التركيز البؤري التلقائي بواسطة نظام ضبط تلقائي للصورة لإدارة الوقت بواسطة خبير الأداء مارك فورستر. نظام التخطيط هذا مناسب للأشخاص المبدعين الذين يجدون صعوبة في متابعة إنهاء الأشياء.

اكتب جميع أنشطتك في دفتر ملاحظات دون أي طلب. ثم انتقل إلى القائمة ، واختر ما يجب القيام به في أسرع وقت ممكن ، وقم بفرزها. عندما يتم حل المهام العاجلة ، تابع المهام التي تفضلها الآن. إذا لم تكن قد أكملت شيئًا - انقله إلى نهاية القائمة ، فستعود إليه لاحقًا. وكرر هذه الخطوات يوما بعد يوم.

17. مصفوفة أيزنهاور

تم إنشاء هذا المخطط من قبل الرئيس الأمريكي دوايت دي أيزنهاور. تحتوي المصفوفة على أربعة أقسام للمهام: غير عاجل وغير مهم ، عاجل لكن غير مهم ، مهم وغير عاجل ، عاجل ومهم. قسّم مهامك إلى أقسام ويمكنك معرفة ما تقضي معظم الوقت فيه والمهام التي يجب أن تحظى بمزيد من الاهتمام.

18. طريقة 4D

اخترع 4D إدوارد راي ، كاتب ومستشار تحفيزي. تهدف هذه الطريقة إلى مساعدة الأشخاص الذين يشعرون بالرعب عند رؤية قائمة مهامهم ولا يعرفون كيفية التعامل مع جميع العناصر المتراكمة.

يقول راي إنك تحتاج فقط إلى حفظ أربع كلمات للحرف D ، وبعد ذلك لن تفقد قلبك أمام جبال العمل. ها هم:

• افعل - إذا تم تعيين مهمة لك ، فمن الأفضل القيام بها الآن وشطبها من القائمة.
• مفوض - عندما لا يكون لديك الوقت لتنفيذ شيء ما أو لا يتوفر لديك الوقت الكافي لتنفيذ شيء ما ، ولكن لديك مساعدًا مجانيًا نسبيًا ، فقم بنقل المهمة إليه.
• حذف - بعض الأشياء ليست بهذه الأهمية. تجاهلها عن طريق إزالتها نهائيًا من قائمة المهام. إذا حاولوا فرض مسؤوليات غير ضرورية عليك ، فتعلم أن تقول "لا" بأدب.
• التأخير - عندما تكون المهمة كبيرة جدًا أو لا تتطلب التنفيذ الفوري ، يمكن تأجيلها. لكن يجب عليك بالتأكيد تحديد مواعيد نهائية واضحة لها ، وإلا فإنها ستبقى ثقيلة.

حدد مهمة ، وقم بإجراء واحد رباعي الأبعاد معها ، ثم انتقل إلى التالي.

19. التوقيت

عادة ، الأشخاص الذين يحاولون أن يكونوا منتجين يتتبعون الوقت الذي يقضونه في أشياء مهمة ، وينسون تمامًا التفكير في الفترات التي يفعلون فيها الهراء. يتم حل هذه المشكلة بتقنية "التوقيت" التي ابتكرها الخبير في مجال إدارة الوقت جليب أرخانجيلسكي. يسمح لك بفهم المكان الذي تقضي فيه وقتك ، ويعلمك أن تكون أكثر انتباهاً لما تفعله ، وأقل إلهاءً.

خذ دفترًا واكتب كل أفعالك ومقدار ما فعلته ، بدقة تتراوح من 5 إلى 10 دقائق. سجّل لحظات العمل والمفاوضات والاجتماعات وحتى الوقت الذي تقضيه على YouTube وفي الألعاب. يستغرق هذا الأمر أسبوعين.ثم اقلب دفتر الملاحظات ، وتعرف على "التغيرات الزمنية" من خلال الرؤية واستخلاص النتائج. ربما تحتاج إلى مشاهدة مقاطع فيديو أقل مضحكة ، أو قضاء وقت أقل في شرب القهوة ، أو أن عدوك هو المكالمات الهاتفية.

20. طريقة تيم فيريس

تيموثي فيريس هو خبير إنتاجي ابتكر أسلوبه الخاص المكون من قاعدتين لتنظيم العمل. الأول هو قاعدة 80/20 ، أو مبدأ باريتو ، الذي ينص على أنه يمكن إنجاز 80٪ من عملنا في 20٪ من الوقت. 20٪ المتبقية ستستغرق 80٪ من الوقت. والثاني هو قانون باركنسون: العمل يملأ كل الوقت المخصص له.

يقول فيريس إن المعنى الضمني لذلك هو أنك لست مضطرًا إلى العمل بجدية أكبر لفعل كل شيء - فأنت بحاجة إلى التركيز بشكل أفضل. تتيح لك العمل بتفان كامل بنسبة 20٪ فقط من وقت العمل ، ولكن يمكنك إعادة كل الأشياء المهمة حقًا. ويمكن تخصيص 80٪ المتبقية لروتين بسيط حتى تتمكن من التركيز على المهام ذات الأولوية وتجنب الإرهاق.