أسرار الإنتاجية من مبتكر خدمة إدارة المهام الشهيرة Todoist

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

طور مؤلف تودويست أمير صالحفينديك نظام الإنتاجية الخاص به والذي ساعده على تحقيق أهدافه دون ضغوط لمدة 9 سنوات. سيتحدث أمير اليوم عن نظامه وتكامله مع Todoist.

لا يسعى معظم الناس إلى تبسيط سير العمل ، وترك الأمور تسير من تلقاء أنفسهم والأمل في الأفضل. ولكن إذا كان لديك نظام ، فيمكنك المناورة بين العديد من المهام وتحديد الأولويات وعدم الشعور بالإرهاق.

سميت نظام الإنتاجية الخاص بي. لقد اخترعته - ويعتمد عليه Todoist - في عام 2007. في ذلك الوقت كنت أعيش في نزل في آرهوس (الدنمارك) وأدرس علوم الكمبيوتر. كان لدي وظيفتان بدوام جزئي والعديد من المشاريع الشخصية. شعرت بالارتباك وعدم التنظيم. تغير كل هذا عندما خطرت فكرة النظامي على الذهن.

ما الذي ساعدني هذا النظام في تحقيقه؟

1. إنشاء Doist Ltd. وتطوير منتج يسمح للناس بتحقيق نتائج مذهلة.
2. الجمع بين واجبات المؤسس والمدير التنفيذي بنجاح. لدي وقت لكل شيء ولا أشعر بالإرهاق. توظف الشركة 50 شخصًا ، وبالكاد رأىني أي منهم منهكة.
3. حدد الجوانب ذات الأولوية لسير العمل كل يوم وتذكر دائمًا رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد والمشاريع المهمة.
4. استمتع بالحياة خارج العمل: قضاء الوقت مع زوجتك ، والسفر ، والتعليم الذاتي والرياضة ، والرعاية الصحية.

التوازن بين العمل والحياة الشخصية هو مفتاح الفعالية الشخصية.

يعمل Systemist بشكل أفضل مع Todoist. ولكن يمكنك استخدام أي برامج وخدمات أخرى لإدارة المهام. المبادئ الأساسية للنظام أكثر أهمية بكثير من الأدوات المحددة.

6 مبادئ النظامية

1. تطبق في كل مكان

النظام هو النظام ، لاستخدامه في كل مكان وفي كل مكان. يجب أن يكون لديك حق الوصول إلى المجدول من أي جهاز وفي أي مكان.

لقد عملنا بجد لجعل Todoist متاحًا في جميع أنحاء العالم. أوصي بتثبيته (أو أي تطبيق مشابه آخر) على الفور على جميع الأجهزة والأنظمة الأساسية التي لديك: الهاتف والجهاز اللوحي والكمبيوتر المحمول والمتصفحات وما إلى ذلك.

2. تطبق في كل شيء

يعمل النظام إذا كان يغطي جميع جوانب الحياة الشخصية والمهنية. هذا سيمنحك الحرية. ستتحكم في كل شيء مهم ولن تنسى بعد الآن أشياء مثل الاجتماع مع عميل أو شراء هدية لأحبائك.

تم تبسيط جميع أنشطتي تقريبًا. على وجه التحديد ، لقد قمت بتنظيم:

1. الأحداث القادمة (اجتماعات داخل وخارج الشركة).
2. مشاريع معقدة ، مجزأة إلى عدة مراحل صغيرة.
3. المهام المتكررة للتحكم في المشاريع طويلة المدى.
4. البريد الإلكتروني (إذا لم أتمكن من الرد على الرسالة على الفور ، فأنا أترجمها إلى مهمة بمساعدة).
5. تقارير الأخطاء ، إذا كان إصلاحها مرتبطًا بي.
6. قائمة الإصدارات (مشتركة مع الزملاء).
7. قائمة التسوق (مشتركة مع زوجتي).
8. صفحات الويب التي لا يمكنني اتخاذ إجراء فوري بشأنها. على سبيل المثال ، صفحة منتج من Amazon.com (لم تقرر بعد ما إذا كنت تريد الشراء أم لا) ، أو صفحة فيلم في IMDb أريد مشاهدتها ، أو مقال أرغب في قراءته لاحقًا. لكل هذا أستخدمه.
9. المهام الصحية (تمارين الجيم والركض الأسبوعية).

3. قسّم المهام الكبيرة إلى مهام صغيرة ممكنة

مهمة صغيرة أسهل في الإنجاز. لذلك ، قم دائمًا بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام فرعية صغيرة يمكن إكمالها في غضون ساعة (أو أقل). أولاً ، سيساعدك على فهم مقدار الوقت الذي تستغرقه للقيام بهذا أو ذاك. وثانيًا ، سترى تقدمًا.

من المهم أن تكون المهمة مجدية. يجب أن تكون قادرًا على تنفيذ ما تضعه في قائمة المهام الخاصة بك.

4. تحديد الأولويات

أقوم بـ 15 إلى 25 مهمة كل يوم. هم الأهم في الوقت الحالي.

من السهل تحديد الأولويات في Todoist. هذه هي الطريقة التي أفعل بها:

1. تأكد من تحديد الموعد النهائي الذي يجب أن تكتمل فيه القضية. أضع مهامًا مهمة لهذا اليوم أو غدًا ، أكتب مهامًا غير مهمة للمستقبل.
2. أنا أشير إلى مستويات تحديد الأولويات. يوجد أربعة منهم في Todoist. تقوم الخدمة تلقائيًا بفرز المهام بناءً على الأهمية.
3. لمزيد من التأكيد على أهمية المهمة ، أستخدم علامات مثلhigh_impact. معهم من السهل تتبع عدد المهام المهمة التي يتم القيام بها في اليوم.

5. إفراغ قائمة المهام الخاصة بك كل يوم

قبل أن أبدأ في استخدام قاعدة البريد الوارد 0 ، كان بريدي الإلكتروني فوضوياً. شعرت بالفزع في كل مرة اضطررت فيها إلى إزالة الأنقاض.

لإدارة المهام ، أستخدم قاعدة مماثلة - "0 مهام في قائمة المهام".

إذا لم يكن لديك الوقت للقيام بكل ما خططت له لهذا اليوم ، فلا تؤجل المهام المتبقية إلى اليوم التالي. بدلاً من ذلك ، قم بإعادة تعيين قائمة المهام الخاصة بك وإنشاء خطة جديدة. سيسمح لك ذلك بالتقييم وفهم مكانك وإعادة ترتيب الأولويات.

6. احصل دائمًا على التعليقات

تركز معظم أنظمة إدارة الوقت على ما يجب القيام به بدلاً من ما تم القيام به بالفعل. ولكن ما هي الفائدة إذا كنت لا ترى تقدمك ولا تفهم مدى إنتاجيتك؟

لذلك ، خلقنا. يسمح لك بتتبع الأداء الشخصي وتصوره وتحسينه.

يشبه Todoist Karma لعبة صغيرة: فأنت تكمل المهام وتحرز نقاطًا وتنمو مخططات الألوان. إنه أمر مثير للغاية ، خاصة بالنسبة للمبتدئين في إدارة الوقت. لجعل الأمر أكثر إثارة للاهتمام ، لا يمكنك تحديد أهداف يومية ، ولكن أيضًا أهداف أسبوعية ، وكذلك مشاركة النتائج على الشبكات الاجتماعية ، وبالتالي زيادة مستوى المسؤولية.

نصائح إضافية

العمل مع البريد الإلكتروني

1. تحقق من بريدك الإلكتروني مرتين في اليوم. على سبيل المثال ، في الصباح وبعد الظهر.
2. تهدف إلى صندوق بريد فارغ.
3. إذا أمكن ، أجب على الخطاب على الفور. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بترجمته إلى مهمة ، وتأكد من الإشارة إلى تاريخ الاستحقاق والأولوية.
4. قم بإيقاف تشغيل الإشعارات على جميع الأجهزة. سيساعدك هذا على تجنب المشتتات.

العمل مع الرسل

السعاة قاتلون للإنتاجية ، وهم متوترين ومشتتين. تظهر الأبحاث أن الموظف العادي في المكتب يقضي في المتوسط أكثر من ساعتين في اليوم على وسائل الإلهاء والإجازات. أي أن أسبوع العمل يزداد بأكثر من 10 ساعات ، لأن حجم العمل لا ينقص.

1. اجمع بين المراسلات في برامج المراسلة وتصفح الإنترنت. عندما تحتاج فقط إلى العمل (اكتب تقريرًا ، ارسم مخططًا ، وما إلى ذلك) ، أغلق تطبيقات الدردشة.
2. قم بمعالجة الرسائل على دفعات: افتح برنامج المراسلة ، واقرأ كل شيء ، وأجاب على الجميع ، وأغلقه مرة أخرى.
3. تعطيل إشعارات المراسلة على هاتفك المحمول.

وفقًا لـ Salihefendik ، فإن هذا النظام يساعده على أن يكون مركزًا وعقلانيًا وصحيًا.

اكتب في التعليقات ما هو رأيك في Systemist ، وكذلك شارك أسرار الإنتاجية.