كيف تقدم ملاحظات للوصول إلى هدفك ولا تسيء إلى أي شخص

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

قواعد بسيطة يجب أن يعرفها كل مدير.

يحتاج الموظفون إلى ملاحظات حول العمل لأنهم يرون نقاط ضعفهم ويمكنهم تحسين سير العمل. تظهر الأبحاث أن التعليقات البناءة تحسن أداء الموظف والرضا الوظيفي بشكل عام.

لكن هذا عمل محفوف بالمخاطر. في حين أن المراجعات الصحيحة محفزة ، فإن المراجعات الخاطئة في أحسن الأحوال تؤذي أو تحرج. في أسوأ الأحوال ، يتسببون في الخوف أو الاستياء أو حتى الانتقام. لذلك ، من المهم معرفة كيفية تقديم الملاحظات بكفاءة.

1. اكتشف كيف ينظر موظفوك إلى التعليقات

خائف من إعطاء ردود فعل سلبية؟ انت لست وحدك. يجد العديد من المديرين التنفيذيين أن هذه العملية مرهقة ومرهقة. والبعض يتجنب عمومًا المراجعات الخاصة بعمل شخص ما ، لأنهم يخشون إيذاء مشاعر الموظفين.

لكن العمال لا يجدون الأمر أسهل. ينظر الكثير من الناس إلى ردود الفعل السلبية على أنها تهديد بالفصل الوشيك ويعانون من القلق والغضب والخوف. بالإضافة إلى ذلك ، لا يتعامل الجميع مع النقد ، وإن كان بشكل بناء ، بشكل صحيح. في الواقع ، في هذه الحالة ، هناك شعوران يتقاتلان: من ناحية ، الرغبة في التعلم من أخطائنا والنمو ، من ناحية أخرى ، الرغبة في أن نُدرك ونحب كما نحن.

لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى تقديم ملاحظات لشخص ما ، فاكتشف مسبقًا كيف يسهل على الشخص إدراك ذلك. على سبيل المثال ، إذا كان هناك موظف جديد في الشركة ، قبل ظهور مشكلات حقيقية ، فاسأل مباشرةً: "إذا لاحظت أنك ارتكبت خطأً أثناء الاجتماع ، فأبلغ عنه فورًا أثناء الاجتماع ، أو افعله بعد ذلك ، أو اكتب عنه من خلال البريد الإلكتروني ، هل كان لديك الوقت للتفكير في الأمر مرة أخرى؟ " سيؤدي القيام بذلك إلى حماية نفسك من النقد غير الفعال والذي من المحتمل أن يكون مسيئًا وسيضع الجميع في الفريق لتحقيق النجاح.

2. إعطاء الملاحظات في الوقت المناسب

القاعدة الذهبية للتغذية الراجعة الفعالة هي إعطائها في غضون 24 ساعة. في هذا الوقت ، يتذكر كل من المدير والموظف تفاصيل الحالة. إذا قمت بذلك لاحقًا ، فسيكون من الصعب القيام بشيء ما وإصلاحه.

من المهم أيضًا ألا ننسى أن الغرض من التعليقات ليس الإساءة أو الإذلال ، ولكن الإشارة إلى الأخطاء لشخص ما ، لمساعدته على التحسن. بقدر خطورة المحادثة ، لا تحولها إلى محاضرة أو محاضرة حول عيوب شخص ما. قم ببناء حوار ، وطرح الأسئلة والبحث عن حلول جديدة معًا. لكن لا تخفف من انتقادك بالمجاملات. المدراء التنفيذيون ذوو الخبرة يطلقون على هذا شطيرة القرف.

هناك نظرية مفادها أن الناس يصبحون أكثر انفتاحًا على التعليقات عندما تبدأ بالمجاملات (قطعة الخبز الأولى) ، ثم تقدم مراجعات سلبية (القرف) وتلخص بكلمات حول قيمة الموظف (القطعة الثانية من الخبز). لكن في الواقع ، هذا المخطط عبارة عن تهريج ، مما يجعل الموظف يحمر خجلاً أمام زملائه.

بن هورويتز مؤسس أندريسن هورويتز

3. اجعل ملاحظاتك دقيقة وجذرية

يخشى معظم المديرين التنفيذيين من وصفهم بأنهم طغاة غاضبون ، لذا فهم يتجنبون ردود الفعل السلبية. وهذا خطأ. يؤدي مثل هذا الخطأ إلى التعاطف المدمر عندما لا تعمل الشركة بشكل جيد وتتدهور العلاقات مع الموظفين بسبب المخاوف الداخلية. ينصح كيم سكوت ، الرئيس التنفيذي السابق لشركة Google و Apple ، بالتغلب على نفسك ، وتسليح نفسك بالحقائق ، وأن تكون صادقًا ودقيقًا وجذريًا إلى حد ما.

إن انتقاد الموظفين عندما يفشلون ليس مجرد وظيفتك ، ولكنه التزام أخلاقي حقيقي.

كيم سكوت الرئيس التنفيذي السابق لشركة Google و Apple

راي داليو ، مؤسس ورئيس أكبر صندوق تحوط في العالم ، يحب أيضًا اتباع نهج جذري للتغذية الراجعة.يقوم الموظفون في شركته ، Bridgewater Associates ، بتقييمه هو وبعضهم البعض باستمرار باستخدام تطبيق iPad مخصص ونشرهم علنًا. ولكن إذا لم تكن مستعدًا لمثل هذه التطرفات ، فلا يزال الأمر يستحق تبني مبدأ "الدقة الراديكالية".

4. تحديد الغرض من الملاحظات

يميز دوغلاس ستون وشيلا هين ثلاثة أنواع من الشهادات في "":

1. تقدير. يحفز بشكل غير واقعي ويرفع المعنويات ويؤثر على ولاء الموظفين. لكن معظم المديرين التنفيذيين يهملون ذلك.
2. التوجيه. يحسن معرفة ومهارات الموظفين ، ويساعدهم على النمو لأداء مهام أكثر تعقيدًا.
3. رتبة. يتحدث عن دور الموظف في الشركة وبين الزملاء.

تعد جميع أنواع التعليقات الثلاثة مهمة ، لكن غالبًا ما يخلط الناس بين الاثنين. على سبيل المثال ، يُنظر إلى التوجيه المتكرر على أنه تقييم.

أنت تخبرني كيف أفعل ذلك بشكل أفضل ، لكنك تقصد أن معرفتي ليست كافية ببساطة لإكمال المهمة.

ثلاثة أسئلة يجب أن تطرحها على نفسك قبل التحدث إلى شخص ما ستساعد في تجنب الالتباس:

1. لأي غرض أعطي هذه الملاحظات؟
2. هل هذا هو الهدف الصحيح من وجهة نظري؟
3. هل هذا صحيح من وجهة نظر الشخص الآخر؟

5. لا تنسى الثناء

تعلم إعطاء ردود فعل سلبية هو نصف المعركة. يتمتع القادة المحترفون حقًا بمدح بناء. ومع ذلك ، فإن الكثيرين ليسوا في عجلة من أمرهم للقيام بذلك.

لا تمدح الموظفين أبدًا خوفًا من أن يكونوا متعجرفين - الموقف غريب وخاطئ. تؤثر ردود الفعل الإيجابية على إنتاجية المرؤوسين. يجعلهم يشعرون بالتقدير ويزيد من ثقتهم وكفاءتهم.