7 قواعد للاتصالات التجارية في الرسل

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

كيف تتصرف في الدردشات حتى لا يفقد ماء الوجه أمام العميل ولا يلفظ الزملاء.

1. لا تستخدم برنامج المراسلة باعتباره قناة الاتصال الوحيدة

الدردشة من أجل الكفاءة. من الملائم توضيح نقاط العمل التي لا يمكن أن تنتظر بسرعة. ومع ذلك ، يجب ألا تترجم جميع مراسلات العمل إلى برنامج المراسلة: يتم فقد الرسائل الرئيسية فيه (وأحيانًا يتم حذفها) ، وغالبًا ما يشارك الأشخاص غير المسؤولين عن اتخاذ القرارات في مناقشة هذه القضية. هذا يعقد الاتصال فقط.

2. لا تتخذ قرارات جادة في المراسلات

على الرغم من الاستخدام الواسع النطاق للرسائل الفورية في كل من الشركات الصغيرة والدولية ، إلا أن آداب العمل لا تصنف هذه القناة على أنها قناة رسمية. لذلك ، في حالة وجود موقف مثير للجدل ، ستكون الحقيقة لمن حصل على الاتفاقية عبر البريد الإلكتروني.

استخدم بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل لتسجيل الاتفاقيات التي تم التوصل إليها في WhatsApp أو Telegram وتنسيق المزيد من الإجراءات.

حجة أخرى لصالح هذه التوصية هي أن المستندات يتم تخزينها في البريد بشكل أكثر موثوقية ، إذا لزم الأمر ، ستجد المعلومات التي تحتاجها بسرعة. بينما قد يتم استبعادك من الدردشة ، وقد يتم حظر برنامج المراسلة نفسه غدًا.

3. اكتب بإيجاز وفي صلب الموضوع

لا يحب مستخدمو Messenger الرسائل الطويلة التي تحتاج إلى التمرير إلى ما لا نهاية.

صِغ أفكارك بوضوح ودون لبس والتزم بقاعدة "فكرة واحدة ، رسالة واحدة". كن مقتضبًا ، ولا تعبر عن نفسك مجازيًا ، وتجنب الكلمات الطفيلية. هذا يسد المراسلات. بدلاً من قضاء وقت طويل في وصف شيء ما ، أرسل مثالاً - رابط أو صورة. لذلك سوف يفهم المحاور الخاص بك على الفور ما هو الخطاب.

4. اتبع أسلوب مشاركاتك

مراسلات العمل في المرسل لا تعني مثل هذه الاتصالات غير الرسمية التي يمكنك تحملها مع أفضل صديق لك أو والدتك. بعد إنشاء محادثة أو حوار ، يجب ألا ترسل مجموعة من الرموز وأن تستخدم كلمات قد لا تكون معروفة لمحاوريك (على سبيل المثال ، في أسرع وقت ممكن أو "إعادة توجيه").

لتسهيل التبديل من الاتصال الشخصي إلى الاتصال العملي ، قم بتوزيع المراسلات على برامج المراسلة. لذلك ، يمكن استخدام Telegram في اتصالات العمل ، و WhatsApp - للاستخدام الشخصي.

5. كن حذرا مع الرموز

لطالما كانت الرموز في المراسلات التجارية موضوع نقاش ساخن. ولكن إذا تحدثنا عن القواعد العامة ، فكل شيء بسيط للغاية هنا.

إذا قابلت شخصًا للتو ولم تره شخصيًا ، فلا ترسل له رموزًا تعبيرية: فقد لا يقدره ، ولن ينجح تواصلك الإضافي بأفضل طريقة.

عندما تقوم بالرسائل النصية مع زميل أو عميل تعرفه لفترة طويلة وتفهم كيفية تفاعله مع الرسائل ، ستكون الرموز مناسبة. ومع ذلك ، لا يزال من الأفضل هنا التعامل مع المجموعة القياسية ، ومن الأفضل ترك ملصقات مع إيجور ليتوف ورسوم كاريكاتورية للسياسيين المشهورين للأصدقاء.

6. لا تخف من استخدام علامة الاستفهام كثيرًا

تتمثل المهمة الرئيسية للمراسلات في برنامج المراسلة في الحصول بسرعة على إجابات للأسئلة الحالية. في الوقت نفسه ، كثيرًا ما يصف الكثيرون بالتفصيل جوهر المشكلة ، لكن لا يشرحون ما يريدون الحصول عليه من الزملاء أو العميل.

اطرح أسئلة ، استخدم علامات الاستفهام. سيؤدي ذلك إلى جذب انتباه الشخص الآخر إلى الرسالة وتشجيعه على الرد عليك في أسرع وقت ممكن.

7. تحقق من T9

يتجنب التصحيح التلقائي الأخطاء الإملائية الجسيمة ، ولكنه في بعض الأحيان يعمل ضدك. إذا أرسلت "أخصائي أمراض الشرج والمستقيم" بدلاً من كلمة "أخصائي إنتاج" ، فلن يفهم المستلمون المعنى على الفور. وأولئك الذين لا يتمتعون بروح الدعابة سوف يتعرضون للإهانة على الإطلاق.

استخدم إصدارات سطح المكتب من برامج المراسلة كلما أمكن ذلك. قبل إرسال الرسالة ، يمكنك التحقق سريعًا من وجود أخطاء وتصحيحها إذا لزم الأمر.