ما هو الأفضل بالنسبة للإنتاجية: كايزن مقابل الفوضى الإبداعية

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

سواء كنت تحب الفوضى أو تفضل مكان عمل نظيف ، لا يهم. كل من هذه الأساليب لها مزاياها وعيوبها.

تخيل أنك شخص مبدع يحتاج إلى فوضى صغيرة ودافئة وملهمة للعمل بشكل مريح. بحيث تتخلل هذه الملاحظات المهمة بطاقات بريدية جميلة من البلدان التي قضيت فيها إجازة لا تُنسى ، أو منشورات من أقرب مقهى ، وكوبك القذر المفضل دائمًا يقف بجوار الشاشة.

ماذا يمكنك أن تفعل ، أنت مثل هذا الشخص. الترتيب المثالي يجعلك تشعر بالملل ويقتل كل الرغبة في الإبداع ، وببساطة ليس لديك وقت لفرز الأوراق. الآن تخيل أنك وضعت فجأة في الإطار الصارم لنظام كايزن الياباني الغريب.

ما هو كايزن

كايزن هي فلسفة يابانية تهدف إلى التحسين المستمر والتغيير للأفضل. كايزن هو ما يمكنك تسميته Lean Manufacturing بعبارات بسيطة. الكائن الصحيح في المكان المناسب بالكمية المناسبة. الترتيب والفرز والمعايير المقبولة والصيانة والنظافة.

المستندات والمواد ووسائل الإنتاج - كل هذا يتم تخزينه وصيانته بالترتيب وتنظيمه بطريقة تمكن أي موظف من العثور بسرعة على كل ما يحتاج إليه. في الشركات الكبيرة ، تتعلق كايزن بعمليات الإنتاج ، وبالنسبة للعاملين في المكاتب ، فإنها تنعكس في بيئة عملهم.

ينطبق هذا أيضًا على مساحة العمل على أقراص النظام (أسماء الملفات القياسية) ، والمستلزمات المكتبية (مكانك للورق أو خراطيش الطابعة) ، وتخزين المستندات (المجلدات الموقعة بطريقة قياسية).

مزايا نظام كايزن

إذا أخذنا في الاعتبار كايزن على مستوى الشركة ، فقد تبين أن هذا النظام مفيد ومنتج. واسمحوا لي أن أقدم لكم مثالا بسيطا. كنت محظوظًا بما يكفي للعمل في مصنع كبير حيث تم استخدام كايزن على أكمل وجه. على سبيل المثال ، أدى اقتراح أحد الموظفين بتحميل أربعة صناديق أخرى على منصات نقالة إلى حقيقة أن التوزيع الكفء للمنتجات جعل من الممكن توفير مبلغ كبير لاستئجار مستودع.

أو مثال على استخدام كايزن في المكتب. يتم تمييز مساحة تخزين الورق بمقياس. إذا انخفضت كمية الورق إلى علامة معينة ، فقد حان الوقت للتفكير في طلب دفعة جديدة. هذا يساعد على توقع الموقف مقدمًا عندما يكون هناك شيء مفقود.

بالنسبة للمساحة الشخصية لعامل المكتب ، يجب أن يكون لديك دائمًا مكتب نظيف. يجب توقيع جميع مجلدات المستندات وجعلها متسقة.

في هذه الحالة ، ستعرف مكان وكمية اللوازم المكتبية. هذا مناسب جدا.

تجربة شخصية لاستخدام كايزن

تعرفت على فلسفة كايزن لأول مرة عندما حصلت على وظيفة في شركة يابانية. في المكتب ، كان على كل شيء أن يقف في مكانه ، وعليه ملصق أخضر. على مكتبي كانت هناك صورة لشاشة ولوحة مفاتيح وماوس جالسين على مكتب فارغ. والتعليق: "هذا ما يبدو عليه مكتبي في نهاية اليوم."

كل شيء سيكون على ما يرام ، ولكن في هذا "العقم" بدأت فجأة أفتقد نفسي. كوني شخصًا مبدعًا ، كنت أحيط نفسي بالأشياء التي أحبها. كنت بحاجة إلى "ترتيب في الفوضى": الحالة التي تبدو فيها طاولتك من الخارج مكانًا مزدحمًا ، لكنك تعرف بالضبط ماذا وأين.

بدا لي أن وضع ملحقات العمل في أماكنها استغرق وقتًا طويلاً. وذات يوم استيقظ احتجاج في روح الفنانة المحرومة. والآن الكوب المحبوب ، الذي ليس لديه وقت للغسيل ، مخفي في درج للأغراض الشخصية. وروحي سعيدة بمثل هذا الشغب.

قبل ذلك ، عملت كمصمم في وكالة إعلانات صغيرة. على مكتبي كانت منشورات أفلام ، كل أنواع الصور المضحكة ، ووعاء من المكسرات ، وحتى كرة مضادة للإجهاد ، نرتدي عليها زيًا جديدًا كل أسبوع ، والذي نصنعه من الورق. وكان ذلك جيدًا.

لكن هل هي جيدة جدا؟ استغرق الأمر نفس القدر من الوقت للعثور على قطعة ورق مهمة جدًا كما فعلت لترتيب الأشياء بشكل مثالي. كان أن تشتت انتباهك عن صحيفة بها برج خامل أمرًا شائعًا ، وقد استغرق الأمر أيضًا وقتًا.

ماذا يجب أن تختار بعد كل شيء؟

كان قراري بسيطًا: اخترت الأفضل من بين طريقتين. التنظيم والنظام الذي تقدمه كايزن ، جنبًا إلى جنب مع رؤيتها والأشياء المفضلة لديها.

القاعدة الرئيسية هي عدم المبالغة في ذلك مع كايزن أو اضطراب.

في خزاناتي وأدراجي ومستنداتي ، يتم وضع كل شيء وفقًا لنظام واضح. لكن على مكتبي ، يوجد دائمًا ركن مخصص للأشياء الملهمة: رسومات ، وزهرة في إناء ، وفيل من تايلاند.

لا تخف من بذل جهد على نفسك وترتيب الأشياء المهمة على الرفوف. بمجرد أن تعتاد عليها قليلاً ، ستفهم أنها مريحة للغاية. وضع جانبا زاوية منفصلة للفوضى الخاصة بك.

كايزن جيدة طالما أنك لا تقضي وقتًا في النموذج أكثر من الوقت الذي تقضيه في المحتوى. تعتبر الفوضى الإبداعية جيدة طالما أنها لا تتحول إلى فوضى فقط.

أحضرت ثلاثة أشياء إلى مكان عملي الجديد. أولا ، كوب. ثانيًا ، كتلة بأوراق مربعة قابلة للإزالة بدلاً من دفتر يوميات. ثالثًا ، زهرة في إناء ، وأنا نفسي أسميها جورج. تكريما لجورج هاريسون. من جميع النواحي الأخرى - كايزن كاملة.