كيفية تجميع المهام بشكل صحيح لمواكبة كل شيء

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

زيادة الإنتاجية من خلال ترتيب قائمة المهام الخاصة بك.

لقد أدرك الجميع منذ فترة طويلة أن تعدد المهام ليس بالأمر الجيد: فهو يمنعنا من التركيز بشكل فعال على شيء واحد.

الشيء هو أن التحول من مهمة إلى أخرى يستغرق الكثير من الوقت - وهذا ما تؤكده دراسات تعدد المهام: تبديل التكاليف. يعمل الناس بشكل أكثر فاعلية عندما يدخلون في حالة من التدفق: التركيز بشكل كامل على نشاط واحد ، دون تشتيت انتباههم بأي شيء آخر.

لسوء الحظ ، ليس من الممكن دائمًا التقاط التدفق ، لأننا نغرق باستمرار بمجموعة من الأشياء المختلفة التي تتطلب انتباهنا. ومع ذلك ، هناك خدعة واحدة تسمح لك بتقليل إهدار الوقت وتبديل الطاقة بين الأنشطة المختلفة. يطلق عليه مهمة تجميع المهام.

جوهر هذه التقنية هو كما يلي: تقوم بدمج المهام من نفس النوع في ما يسمى الحزم ، ثم تقوم بتنفيذها بكميات كبيرة. انه سهل.

لماذا من المفيد تجميع المهام

من الأسهل القيام بالأشياء بترتيب عشوائي: ليس عليك عناء التخطيط وتحديد الأولويات والأشياء المملة الأخرى. لقد تذكرت شيئًا - وفعلته. ثم ننتقل إلى المهمة التالية.

ومع ذلك ، فإن هذا النهج ليس مفيدًا جدًا لقدرتك على التركيز. وفقًا لدراسة The True Cost Of Multi-Tasking ، التي نُشرت في مجلة Psychology Today ، يفقد الشخص ما يصل إلى 40٪ من إنتاجيته عند التبديل بين المهام غير ذات الصلة.

بمعنى آخر ، إذا كتبت تقريرًا أولاً ، ثم بدأت في الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، ثم صنفت المستندات الورقية ، ثم عدت إلى التقرير مرة أخرى ، ثم في كل مرة تضيع وقتك في التركيز على مهمة جديدة لا تشبه المهمة السابقة. يدعي Tom DeMarco ، مؤلف كتاب The Human Factors: Successful Projects and Teams ، أن هذا "تغيير الترس" قد يستغرق ما يصل إلى 15 دقيقة أو أكثر.

تجعل مهام التجميع المجمعة من السهل الانتقال من نشاط إلى آخر. كلما كانت مهامك أكثر تشابهًا ، كان من الأسهل ، بعد الانتهاء من واحدة ، القيام بالمهام التالية.

كيفية استخدام معالجة الدُفعات

1. إنشاء قائمة المهام

أولاً ، اكتب ما تنوي القيام به في قائمة بسيطة ، سطراً بسطر. يمكنك القيام بذلك على الورق أو استخدام العديد من تطبيقات إدارة المهام. الشيء الرئيسي هو إصلاح كل شيء. من المثالي تخصيص بعض وقت التخطيط كل يوم (أو مرة واحدة على الأقل في الأسبوع).

2. تقسيم المهام إلى فئات

الآن وقد أصبحت القائمة جاهزة ، قسّم كل عناصرها إلى فئات. يمكن أن تكون مختلفة - اختر ما تريد. الشيء الرئيسي هو أنها مريحة ومرئية.

على سبيل المثال ، اجمع المهام مثل "الرد على رسائل البريد الإلكتروني" أو "الاتصال بالزملاء" في قسم "المفاوضات" و "كتابة مقالة" و "إجراء تعديلات" في قسم "النص". أنشئ فئات منفصلة للأعمال المنزلية ومهام العمل والتسوق والمزيد. سيكون من الأسهل التنقل في مثل هذه القائمة المرتبة.

هناك خيار آخر يتمثل في تجميع المهام في حزم وفقًا للمكان الذي ينبغي القيام به. على سبيل المثال ، اربط جميع عمليات الشراء بموقع "السوبر ماركت" ومهام العمل بموقع "المكتب" وما إلى ذلك. بهذه الطريقة ، إذا وجدت نفسك بالقرب من متجر ، يمكنك البحث في قائمة المهام الخاصة بك والاطلاع على الفور على جميع المشتريات التي تحتاجها.

3. منع الوقت

تعمل المعالجة المجمعة للمهام بشكل رائع جنبًا إلى جنب مع ما يسمى بتقنية حظر الوقت. بمجرد تقسيم القائمة إلى فئات ، خصص وقتًا محددًا من اليوم لكل فئة. وأضف الكتلة المقابلة إلى التقويم الخاص بك.خلال فترة زمنية واحدة ، افعل أشياء من فئة واحدة فقط وتجاهل الفئات الأخرى.

خيار آخر هو ربط تقنية Pomodoro الشهيرة بتجميع المهام. لمدة 25 دقيقة ، أنت منخرط في مهام متواصلة من حزمة واحدة. ثم استرح لمدة 5 دقائق. ثم كرر الدورة مع مجموعة أخرى من الحالات.

4. النظر في ذروة الإنتاجية الخاصة بك

حدد أي وقت من اليوم تكون فيه أكثر إنتاجية. معظم الناس لديهم هذا الصباح ، ولكن هناك أيضًا البوم الليلي الذين يجدون أنه من الأسهل التركيز في الظلام. ابحث عن ذروة إنتاجيتك وحاول إكمال المهام من الفئات ذات الأولوية القصوى داخلها.

5. القضاء على الانحرافات

عندما تبدأ في أداء المجموعة التالية من المهام ، تأكد من عدم إزعاجك من خلال إشعار عرضي أو مكالمة هاتفية. يمكنك تخصيص وقت خاص للتحقق من هاتفك الذكي. أثناء قيامك بمعالجة المهام من فئة واحدة ، لا تفكر في الباقي.

ما هي المهام التي يمكن تجميعها

في الواقع ، بشكل عام ، أي. يقدم سكوت يونغ ، الكاتب والمبرمج ورجل الأعمال والمعجب الكبير بمعالجة الدُفعات ، بعض الأمثلة:

• بريد الالكتروني.تيم فيريس ، مؤلف كتاب How to Work 4 Hours a Week ، يتلقى أحيانًا 300 رسالة بريد إلكتروني في الساعة. وعلى الرغم من هذا الحجم ، فإنه يجيب عليهم مرة واحدة فقط في اليوم ، خاصةً ويخصص وقتًا لهذا الغرض فقط.
• قراءة.قراءة شيء ما بينهما تكاد تكون عديمة الفائدة ، لأنك لن تتذكر الكثير على أي حال. من الأفضل أن تحدد بنفسك متى يكون من الأنسب لك أن تأخذ المعلومات بعناية ، وتحجز هذه المرة للقراءة.
• اتصالات هاتفية.اكتب أسماء الأشخاص الذين تريد الاتصال بهم وأرقام هواتفهم في قائمة واحدة. ثم اتصل بكل المرشحين الموجودين في القائمة في الحال. أولاً ، لن تشتت انتباهك المحادثات الهاتفية مرة أخرى. ثانيًا ، ستكون قادرًا على اختيار الوقت من اليوم الذي يكون فيه الناس أقل انشغالًا وسيكون قادرًا على التحدث إليك.
• الاستجمام والترفيه. نقل جميع وسائل الترفيه - الأفلام ، وألعاب الكمبيوتر ، والمشي - إلى نهاية اليوم. سيحفزك هذا على إنهاء العمل في أقرب وقت ممكن ، وسيكون من الأسهل عليك الاسترخاء مع العلم أن كل شيء اليوم قد أعيد بناؤه بالفعل.
• رحلات التسوق. قبل مغادرة المنزل ، اجمع جميع المهام والمشتريات والمهمات في كومة وأكملها دفعة واحدة. على سبيل المثال ، يمكنك زيارة السوبر ماركت ومكتب البريد والتنظيف الجاف في نفس الوقت. لا توفر الوقت فحسب ، بل توفر البنزين أيضًا.
• المراسلات في الشبكات الاجتماعية. خذ ساعة في المساء للدردشة عبر الإنترنت. وبقية الوقت ، اترك إشعارات عميل الوسائط الاجتماعية معطلة.
• طهي الطعام. هناك احتمالات ، ليس لديك الوقت الكافي لطهي شيء ما كل يوم. لحسن الحظ ، قدمت لنا الحضارة وحدة مثل فرن الميكروويف. خصص يوم أو يومين لتحضير الطعام للأسبوع القادم ، ثم أعد تسخينه.
• بصلح. اجتمعوا أخيرًا وقموا بكل تلك الأعمال الصغيرة في جميع أنحاء المنزل التي كانت تنتظر في الأجنحة لفترة طويلة. استبدل المصابيح المحترقة ، وأصلح مقبض الباب وصنبور التنقيط.
• خواطر. هل تعتقد طوال الوقت ، حاول التخطيط لشيء ما ، وحل بعض المشكلات ، لكن لا شيء يناسبك؟ ينصح سكوت يونغ بفعل شيء مثل التفكير في وقت محدد بدقة. اعتد على التخطيط لساعتين أو ثلاث ساعات كل أسبوع لما ستفعله بعد ذلك والأهداف التي تريد تحقيقها.

نعم ، وبالنسبة لهذه المسألة ، فإن تجميع المهام هو أيضًا مهمة. لذلك ، خصص وقتًا خاصًا ، ويفضل أن يكون في المساء ، لتوزيع العناصر الموجودة في قائمتك ليوم غد.