كيف تنظم يومك: تقنيات إنتاجية عباقرة

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

الوقت مورد نادر ولا يمكن الاستغناء عنه. تعلم كيفية استخدامه بحكمة.

طريقة بنجامين فرانكلين

كان بنجامين فرانكلين نجل صانع الصابون ، ولكن بفضل التنظيم الذاتي والانضباط ، نجح في العديد من المجالات: في السياسة والدبلوماسية والعلوم والصحافة. إنه أحد الآباء المؤسسين للولايات المتحدة الأمريكية - شارك في إنشاء إعلان الاستقلال ودستور البلاد.

ظهرت صورة فرانكلين على ورقة نقدية بقيمة 100 دولار ، على الرغم من أنه لم يكن رئيسًا للولايات المتحدة مطلقًا. يُنسب إليه الفضل في تأليف عبارات مثل "الوقت هو المال" و "لا تؤجل حتى الغد ما يمكنك فعله اليوم".

الوقت مهم حقًا لفرانكلين.

هل تحب الحياة ثم لا تضيع الوقت ، فالوقت هو النسيج الذي يصنع الحياة. بنجامين فرانكلين

في سن العشرين ، طور فرانكلين لنفسه نظامًا لإدارة الوقت ، استخدمه طوال حياته. أطلق عليه المعاصرون اسم "هرم فرانكلين" (يُطلق عليه أحيانًا "هرم الإنتاجية" - هرم الإنتاجية).

الهرم يقوم على قيم الحياة. هذه هي المبادئ التوجيهية الأخلاقية في حل أي مشاكل. دعاهم فرانكلين بالفضائل.

بالنسبة لنفسه ، حدد 13 فضيلة: الامتناع ، الصمت ، حب النظام ، الحسم ، التوفير ، العمل الجاد ، الإخلاص ، العدل ، الاعتدال ، النظافة ، الهدوء ، العفة والوداعة.

للعمل على نفسه كل يوم ، بدأ فرانكلين دفترًا خاصًا يأخذ فيه صفحة لكل مبدأ من مبادئ الحياة. قام بترتيب كل صفحة في سبعة أعمدة (أيام الأسبوع). ثم رسم 13 خطاً أفقيًا حسب عدد الفضائل.

وهكذا ، كان يركز كل يوم على إحدى الفضائل ، وفي المساء في الساحات كان يلاحظ الأخطاء التي ارتكبت في طريقه إلى "الكمال الأخلاقي".

الدرجة التالية لهرم فرانكلين هي هدف عالمي. يقوم على مبادئ الحياة ويجيب على السؤال: "ماذا أريد أن أحقق مع عمر N؟" قد يكون الهدف العالمي للطبيب ، على سبيل المثال ، هو الرغبة في أن يصبح رئيسًا لقسم حتى سن 35 ، وبالنسبة للمدير - لإطلاق شركته الخاصة.

بنجامين فرانكلين هو حقًا الأب لتخطيط المهام. لقد التزم دائمًا بالروتين وكتب حرفياً كل خطوة يخطوها. لذلك ، في مزيد من هرمه هم:

• خطة رئيسية - تعليمات خطوة بخطوة لتحقيق هدف عالمي ؛
• خطة طويلة الأجل - أهداف للسنوات 3-5 القادمة ؛
• خطة قصيرة الأجل - مهام للعام والشهر التاليين ؛
• التخطيط للأسبوع واليوم.

يتم تحديد موقع جميع خطوات الهرم بالتسلسل - كل خطوة تالية تستند إلى المرحلة السابقة.

انتاج |

لتنظيم يومك وفقًا لطريقة فرانكلين ، تحتاج إلى تحديد مبادئ الحياة الأساسية ، وتحديد هدف عالمي ووضع خطة لتحقيقه.

للتخطيط طويل المدى وقصير المدى ، يمكنك استخدام إحدى الأدوات الإلكترونية أو إنشاء دفتر ملاحظات ورقي وتطبيق نظام "Quick Notes".

طريقة ستيفن كوفي

يعتبر ستيفن كوفي أحد أتباع نظام فرانكلين. وهو خبير ومدرب مشهور عالميًا في مجال الإدارة. كوفي متحدث محترف ومؤلف للعديد من الكتب. تم إدراج أحدهم في قائمة المؤلفات التجارية الأكثر تأثيرًا لمجلة تايم.

هذا هو كتاب العادات السبع للأشخاص ذوي الكفاءة العالية ، قبل وقته. كتبه كوفي في عام 1989 ، لكنه لم يصبح من أكثر الكتب مبيعًا حتى أعيد إصداره في عام 2004.

يعتمد مفهوم كوفي على سلسلة من سبع مهارات.

1. شحذ المنشار ، أي تحسين نفسك باستمرار.
2. تحقيق التآزر ، أي السعي لتحقيق تفاعل متبادل المنفعة.
3. كن استباقيًا.
4. حاول أن تسمع أولاً ، وبعد ذلك فقط - أن تسمع.
5. ابدأ بتخيل الهدف النهائي.
6. أعتقد أن الفوز الفوز.
7. افعل أولاً ما يجب القيام به أولاً.

ستساعد مصفوفة تخصيص المهام وتحديد الأولويات في تنفيذ المهارة الأخيرة. استعارها كوفي من الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة ، دوايت ديفيد أيزنهاور.

يتم تقسيم جميع المهام إلى أربع مجموعات:

1. عاجل ومهم (يجب القيام به في أقرب وقت ممكن) ؛
2. مهمة غير عاجلة (مهام استراتيجية ذات موعد نهائي بعيد) ؛
3. عاجل غير مهم (عليك القيام بذلك بسرعة ، لكن يمكنك تأجيله أو عدم القيام به بنفسك) ؛
4. ليست عاجلة وغير مهمة (كقاعدة عامة ، يمكن حذف مثل هذه الحالات أو تكليفها بأطراف ثالثة).

وفقًا لكوفي ، نادرًا ما يجد الأشخاص الناجحون أنفسهم في مأزق زمني ، حيث إنهم يتعاملون بسرعة مع المهام من الفئتين 1 و 3 ويضحون بالأشياء من المربع 4 دون شفقة. وفي نفس الوقت ، يخصصون 60-80٪ من وقتهم وطاقتهم لـ حل المشكلات من المربع 2 ، لأنها قاطرة التقدم.

انتاج |

لتكون أكثر فاعلية ، في نهاية أو بداية اليوم ، اكتب المهام وحدد أولوياتها باستخدام Eisenhower Matrix (أو Covey Matrix ، أيهما تفضل). للقيام بذلك ، يمكنك استخدام تطبيق Eisenhower (iOS) أو تطبيق MyEffectivenessHabits (Android). حاول أن تحافظ على النسبة: 40٪ - أمور ملحة مهمة ، 60٪ - مهمة غير عاجلة.

طريقة تيم فيريس

تيموثي فيريس هو خبير إنتاجية مشهور. تجمع تسجيلات ظهوره العام ملايين المشاهدات ، وتباع الكتب في نفس التداول الضخم.

لا عجب - من لا يريد "العمل 4 ساعات في الأسبوع ، وعدم التسكع في المكتب" من مكالمة إلى أخرى "، وفي نفس الوقت يعيش في أي مكان ويثري"؟ أصبح كتاب فيريس الذي يحمل الاسم نفسه رقم واحد في قوائم الكتب الأكثر مبيعًا في صحيفتي New York Times و The Wall Street Journal.

وطريقته تقوم على ركيزتين:

1. قانون باريتو: 20٪ من الجهد يعطي 80٪ من النتيجة ، والباقي 80٪ من الجهد - 20٪ فقط من النتيجة. هذا يعني التركيز على الأنشطة المهمة حقًا.
2. قانون باركنسون: العمل يملأ كل الوقت المخصص له. هذا يعني أنه يجب تخصيص المهمة بالضبط بالقدر المطلوب لإكمالها.

ليس عليك إطالة يوم عملك لإنجاز المزيد. على العكس من ذلك ، اختصرها وركز فقط على ما هو مهم حقًا. تجاهل أي شيء آخر ، أو الاستعانة بمصادر خارجية أو المفوض.

نهج فيريس يتبع أسلوب التخطيط 1-3-5. جوهرها بسيط: تمت إضافة شيء واحد مهم إلى قائمة المهام ، ثلاثة أشياء متوسطة وخمسة أشياء صغيرة. تسعة في المجموع. يتم توزيعها مسبقًا على أساس الاستعجال ، مما يساعد على التخلص من الشعور بحالة الطوارئ.

فيريس هو أحد المعارضين لتعدد المهام والحمل الزائد للمعلومات. عندما يتم القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت ، يتم تشتيت الانتباه. نتيجة لذلك ، لا تزيد الإنتاجية ، بل تنخفض. نفس الشيء هو الحال مع الاستيعاب المستمر للمعلومات. يؤدي التحقق المستمر من البريد والمراسلة الفورية والشبكات الاجتماعية فقط إلى شعور زائف ، ولكنه لا يجعله أقرب إلى الهدف.

لكن التأكيد ، على العكس من ذلك ، يعتبر فيريس مساعدينا.

الخوف مؤشر. الخوف صديقنا. في بعض الأحيان يظهر ما لا يجب فعله ، لكنه يظهر في كثير من الأحيان ما يستحق فعله بالضبط. تيم فيريس

وتجدر الإشارة إلى أن تيم فيريس ليس وحده الذي يسعى لتحقيق الإنتاجية من خلال تقليل العمل. يقترح Stever Robbins ، مؤلف كتاب The 9 Steps to Work Less and Getting More ، طريقة "الأيام النشطة" ، حيث تقوم بتعيين "مراقب" في يوم محدد لتتبع تقدمك.

انتاج |

هذه الطريقة مناسبة لك إذا كنت لا تستطيع اتباع جدول زمني صارم ولا تعمل قوائم المهام معك. نظّم يومك بحيث يشغل 20٪ من الوقت أصعب الأشياء وأهمها. دع الباقي يأخذ مجراه. بمعنى آخر ، إذا كنت بحاجة إلى عقد اجتماع عمل ، فأنت بحاجة إلى اختيار اليوم والوقت والمدة والالتزام الصارم بالجدول الزمني. يمكن تخصيص بقية اليوم لأي عمل قيد التنفيذ.

طريقة جليب أرخانجيلسكي

جليب أرخانجيلسكي خبير في مجال إدارة الوقت ، مؤسس ورئيس شركة تحمل الاسم نفسه. لا تكمن خصوصيتها في خلق التطورات الأصلية ، ولكن في حقيقة أنها تحدد أساليب إدارة الوقت بطريقة بسيطة وسهلة المنال ، وتكييفها مع الواقع المحلي.

أرخانجيلسكي هو مؤلف العديد من كتب الأعمال الشهيرة: Job 2.0: Breakthrough to Free Time و Formula of Time و Time Drive وغيرها.

هذا الأخير هو الأكثر شعبية. يستكشف Time Drive أهمية التخطيط وتحديد الأهداف والتحفيز ، بالإضافة إلى تقنيات إدارة الوقت القوية وتقنيات مكافحة التسويف.

• "الضفادع". كل شخص لديه مهام مملة يتم تأجيلها باستمرار لوقت لاحق. تتراكم هذه الأفعال غير السارة وتتحطم نفسياً. ولكن إذا بدأت كل صباح بـ "أكل ضفدع" ، أي ، أولاً وقبل كل شيء ، تقوم ببعض المهام غير المهمة ، ثم تنتقل إلى الباقي ، فسيتم ترتيب الأمور تدريجياً.
• "المراسي". هذه هي المرفقات المادية (الموسيقى ، اللون ، الحركة) المرتبطة بحالة عاطفية معينة. "المراسي" ضرورية من أجل ضبط حل مشكلة معينة. على سبيل المثال ، يمكنك تعويد نفسك على العمل مع البريد للموسيقى الكلاسيكية ، وكلما كنت كسولًا جدًا لتفريغ البريد الوارد ، ما عليك سوى تشغيل Mozart أو Beethoven من أجل اللحاق بالموجة النفسية المرغوبة.
• شريحة لحم الفيل. كلما كانت المهمة أكبر (كتابة أطروحة ، وتعلم لغة أجنبية ، وما إلى ذلك) وكلما كان الموعد النهائي ضيقًا ، كان البدء أصعب. المقياس هو الذي يخيفك: ليس من الواضح من أين تبدأ ، ما إذا كان لديك ما يكفي من القوة. تسمى هذه المهام "الأفيال". الطريقة الوحيدة "لأكل الفيل" هي طهي "شرائح اللحم" منه ، أي تقسيم شركة كبيرة إلى عدة شركات صغيرة.

من الجدير بالذكر أن Gleb Arkhangelsky يولي اهتمامًا كبيرًا ليس فقط لترشيد إجراءات العمل ، ولكن أيضًا للراحة (الاسم الكامل لأكثر الكتب مبيعًا لديه هو "Time Drive: How to Manage to Live and Work"). إنه مقتنع بأنه بدون راحة جيدة ، والتي تشمل النوم الصحي والنشاط البدني ، من المستحيل أن تكون منتجًا.

انتاج |

خطط كل يوم. سوف تساعدك Todoist و Wunderlist و TickTick وغيرها من البرامج والخدمات المماثلة في ذلك. قسّم المهام المعقدة واسعة النطاق إلى مهام صغيرة بسيطة. في الصباح ، قم بأكثر الأعمال غير السارة ، بحيث يمكنك في الوقت المتبقي أن تفعل ما يحلو لك فقط. ضع محفزات لمساعدتك على التعامل مع الكسل ، وتذكر أن تضع الراحة في جدولك.

طريقة فرانشيسكو سيريلو

قد لا تكون على دراية باسم Francesco Cirillo ، لكن ربما سمعت عن Pomodoro. Cirillo هو مؤلف هذه التقنية الشهيرة لإدارة الوقت. في وقت من الأوقات ، واجه فرانشيسكو مشاكل في دراسته: لم يستطع الشاب التركيز بأي شكل من الأشكال ، فقد كان مشتتًا طوال الوقت. جاء جهاز توقيت مطبخ بسيط على شكل طماطم للإنقاذ.

جوهر طريقة بومودورو هو أن طول الوقت المخصص للعمل هو "بومودورو". حبة طماطم = 30 دقيقة (25 دقيقة للعمل و 5 للراحة). نبدأ الموقت ونعمل بأقصى قدر من الكفاءة وبأقل قدر من التشتيت لمدة 25 دقيقة. أصوات إشارة - حان وقت استراحة لمدة خمس دقائق. ثم نبدأ الموقت مرة أخرى.

وبالتالي ، تُقاس الإنتاجية بعدد "الطماطم" التي يتم إجراؤها يوميًا. كلما كان ذلك أفضل ، كلما كان ذلك أفضل.

لكي لا تقضي 25 دقيقة في التفكير في الأشياء بنفسك ، تحتاج إلى إعداد قائمة بالمهام مسبقًا. في ذلك ، يمكنك أيضًا تحديد عدد "الطماطم" بالكامل (يتم وضع تقاطع أمام المهمة) والإلهاءات (يتم وضع علامة اقتباس أحادية). يتيح لك ذلك تحديد المدة التي استغرقتها لإكمال المهمة ومدى صعوبة ذلك.

طريقة بومودورو ميسورة التكلفة ومرنة. إذا كنت تريد - احتفظ بقائمة مهام على الورق وقم بقياس مقاطع مدتها 25 دقيقة باستخدام مؤقت المطبخ ، أو إذا كنت تريد - استخدم خدمات وتطبيقات خاصة.

شبابيك	OS X و iOS	ذكري المظهر

وفقا ل Cirillo ، فإن المدة المثلى "للطماطم" هي 20-35 دقيقة. ولكن ، بعد أن أتقنت هذه التقنية ، يمكنك تجربة وتغيير الفواصل الزمنية بنفسك.

يمكنك التعرف على طريقة Francesco Cirillo بالتفصيل.

انتاج |

في بداية اليوم ، قم بعمل قائمة مهام وتابعها مع بومودوروس. إذا تم تشتيت انتباهك في غضون 25 دقيقة ، فضع الرمز "بجوار المهمة". إذا انتهى الوقت ، ولكن المهمة لم تكتمل بعد ، ضع علامة + وخصص لها "الطماطم" التالية. خلال فترة الاستراحة التي تبلغ خمس دقائق ، انتقل تمامًا من العمل إلى الراحة: المشي ، والاستماع إلى الموسيقى ، وشرب القهوة.

إذن ، إليك خمسة أنظمة أساسية لإدارة الوقت يمكنك من خلالها تنظيم يومك. يمكنك دراستها بمزيد من التفصيل وأن تصبح مدافعًا عن إحدى التقنيات ، أو يمكنك تطوير أسلوبك الخاص من خلال الجمع بين التقنيات والتقنيات المختلفة.

GTD - بديل لإدارة الوقت

يعد David Allen ، مبتكر منهجية GTD ، أحد أشهر منظري الفعالية الشخصية. حصل كتابه "إنجاز الأمور: فن الإنتاجية الخالية من الإجهاد" على جائزة أفضل كتاب أعمال للعقد من قبل مجلة تايم.

مصطلح "إنجاز الأمور" كلمة رنانة ، ويساويها كثير من الناس خطأً مع إدارة الوقت. ولكن حتى ألين نفسه يطلق على GTD "تقنية لتحسين الفعالية الشخصية."

إليكم كيف أوضح فياتشيسلاف سوخوملينوف ، الخبير في هذا الأمر ، الفرق بين إدارة الوقت و GTD.

فياتشيسلاف Sukhomlinov المدير التنفيذي للمطعم القابضة. خبير التطبيق العملي لـ GTD ليس إدارة الوقت. إدارة الوقت أمر مستحيل. كل شخص لديه نفس عدد الساعات في اليوم. ليس مقدار الوقت هو المهم ، ولكن ما تملأه به. يجب أن تكون قادرًا على معالجة تدفقات كبيرة من المعلومات الواردة ، وتحديد الإجراءات اللازمة لتحقيق الأهداف ، وبالطبع التصرف. GTD هو بالضبط عن ذلك. هذه طريقة معينة في التفكير والعيش. و GTD يتعلق أيضًا بحالة التدفق وتقليل الإجهاد النفسي.

هل أنت مستعد للجدل؟ مرحبًا بك في التعليقات. ما رأيك أكثر في إنهاء الأشياء - إدارة الوقت أم الكفاءة الشخصية؟ أخبرنا أيضًا عن التقنيات التي تساعدك في تنظيم يومك.