5 أخطاء شائعة في الاتصال وكيفية تفاديها

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

الاتصال شيء معقد ولا يمكن التنبؤ به ويؤثر بشكل مباشر على سمعتك وحياتك المهنية والشخصية. سنخبرك بأخطاء الاتصال الأكثر شيوعًا في العالم الحديث وما يجب فعله للتوقف عن ارتكابها في النهاية.

تسمح لنا التقنيات الحديثة بالتواصل مع بعضنا البعض بشكل أسرع وفي كثير من الأحيان ، لكن هذا لا يعني أن الاتصال يتحسن وأكثر كفاءة.

قد يزعجنا بعض سوء الفهم ببساطة ، وقد يصبح البعض سببًا للمشاجرات والصراعات حتى نهاية العلاقة. هذا هو السبب في أنه من المهم النظر في خمسة أمثلة لأخطاء الاتصال الأكثر شيوعًا ومعرفة كيفية منعها بشكل صحيح.

الخطأ رقم 1. "إنهم يعرفون ما أفكر فيه"

الكثير من الأفكار تتدفق باستمرار في رؤوسنا. يمكنك إلى ما لا نهاية طويلًا ومضجرًا بشأن حقيقة أن الأقارب والزملاء والأصدقاء يفهموننا تمامًا ، ولكن من الناحية العملية ، فإن الوضع أكثر إثارة للاهتمام: ما نفكر فيه غير مفهوم لأي شخص باستثناء أنفسنا.

تخيل الآن في أي وضع تضع الناس من حولك عندما تقول: "أنت تعرف ما أفكر فيه." لا شيء من هذا القبيل. إنهم لا يشكون حتى. كيف سيعرفون؟ بعد كل شيء ، يحدث أيضًا أننا أنفسنا في بعض الأحيان لا نفهم تمامًا مسار أفكارنا.

لنفترض أنك قمت بتفويض مهمة إلى شخص ما وتتوقع أن يتم تنفيذها تمامًا كما تخيلت. لكن المعجزات لا تحدث ، لا أحد يعرف كيف يقرأ الأفكار ، وعلى الأرجح ستحصل على نتيجة ستصاب بخيبة أمل.

ما يجب القيام به. إذا كنت تريد أن يفهمك الآخرون بشكل صحيح وأفضل قدر الإمكان ، فأخبرهم بما تتوقعه منهم بطريقة يسهل الوصول إليها. اشرح فكرتك ، وقم بإعداد تعليمات مصغرة ، وشارك بأفكارك ورغباتك. تأكد من أن الجميع يفهم بالضبط ما تقصده لتجنب سوء الفهم وسوء الفهم.

الخطأ الثاني: محاولة تعقيد الأمور

أنت تتحدث كثيرًا وتعقد الأمور باستمرار. تتحدث عن أشياء يمكنك الاستغناء عنها ولا تفقد أي شيء. أنت متأكد من أنه كلما زادت المعلومات (حتى لا تكون ضرورية بشكل خاص) ، كان ذلك أفضل. عندما تقول شيئًا ما ، فأنت تنسى أحيانًا من أين بدأت وأين تريد أن تأتي.

ما يجب القيام به. للتخلص من كل ما هو غير ضروري والوصول على الفور إلى لب الموضوع ، اكتب أولاً ما تريد قوله. احذف من النص جميع الاستعارات والتعبيرات العاطفية والإشارات إلى طفولتك والأشياء الأخرى غير الضرورية. قلل ذلك حتى تحصل على نص بسيط ومقنع يوضح وجهة نظرك بوضوح.

الخطأ رقم 3. الانفعال المفرط في المراسلات التجارية

عندما ترسل رسالة إلى شخص ما ، فأنت لا تعرف على وجه اليقين ما يحدث بالضبط في الوقت الحالي مع الشخص الذي يتم توجيهها إليه. لا يمكنك التحكم في هذا. إذا وجد متلقي الرسالة نفسه فجأة في حالة مزاجية سيئة ، فقد يفسر كلماتك بطريقة مختلفة تمامًا عما يود. لا يمكنك أبدًا توقع رد الفعل المحتمل.

ما يجب القيام به. لتجنب الإحراج في المراسلات التجارية ، حاول إرسال الزملاء والعملاء كرسائل محايدة قدر الإمكان دون أي ضغوط عاطفية. التزم بلهجة الأعمال وكن محترفًا في أي موقف. لا تدع عواطفك تحصل على أفضل ما لديك.

الخطأ الرابع: استخدام الرموز التعبيرية بدلاً من الكلمات العادية

وبضع كلمات أخرى حول المراسلات. يقوم رسلنا بتخزين عدد غير مسبوق من الرموز التعبيرية والملصقات لجميع المناسبات حرفيًا. في بعض الأحيان يكونون جيدين لدرجة أنك لا تريد التواصل إلا من خلال مساعدتهم. لكننا نواجه مرة أخرى المشكلة التي سبق ذكرها أعلاه: حتى الرموز التعبيرية يمكن تفسيرها بشكل غامض.

نعم ، يمكنك إرسال رمز تعبيري مبتسم إلى صديق ردًا على شيء مضحك أو إذا كنت في مزاج جيد. ولكن كيف ترد على رسالة من شريك تجاري قرر فجأة تحديد موعد لك ، باستخدام مجموعة من الرموز المشكوك فيها بدلاً من الرسائل النصية؟ ما عقل هذا الشخص؟ ليس واضحا جدا.

ما يجب القيام به. حتى إذا كنت ضليعًا في آداب التعامل مع الرموز التعبيرية ، فلا تتوقع نفس الشيء من كل شخص تتفاعل معه. لا يفهم كل الناس معناها ، وقلة قليلة منهم على استعداد لقضاء وقتهم في تخمين ما تعنيه. اترك الرموز التعبيرية لأصدقائك الجيدين (ولكن كن حذرًا هنا أيضًا) ، واكتفي بالكلمات العادية في المراسلات التجارية.

الخطأ الخامس: عادة وضع الكثير من الافتراضات

في بعض الأحيان ، لا يستمع الناس إلى المحاور لأنهم يعتقدون أنهم يعرفون مسبقًا ما يريد تحديدًا أن يخبرهم به. أو أنهم لا يستمعون لأنهم مشتت الذهن ، ويحضرون إجابتهم ويحلمون بالبدء في الحديث في أسرع وقت ممكن.

نفس الشيء يحدث مع المراسلات. أنت تفترض أنك تعرف بالفعل ما يعنيه الشخص في بريده الإلكتروني أو رسالته ، قبل قراءتها حتى النهاية. قد يحدث أنك متعب أو مشتت من شيء ما أو غاضب من شخص ما ، واكتسبت الرسالة الواردة معنى مختلفًا تمامًا ، وهو ما اخترعته بنفسك.

ما يجب القيام به. لكي تكون متحدثًا جيدًا ، عليك أن تحترم الشخص الذي تتواصل معه وأن تستمع جيدًا لما يتحدث عنه دون تشتيت الانتباه أو القفز إلى الاستنتاجات. عندما يتعلق الأمر بالمراسلات ، فعليك قراءة الرسالة التي جاءت ببطء وبعمق ، دون وضع أي افتراضات مسبقًا. ركز على النص ، وأعد قراءته إذا لزم الأمر ، واسأل أسئلة توضيحية إذا كان هناك شيء غير واضح حقًا.

هذه الأخطاء الخمسة في التواصل هي الأكثر شيوعًا في حياتنا اليومية. حاول الانتباه إليهم وتجنبهم إن أمكن ، حتى لا تكسب لنفسك سمعة كمحاور غير سار.