لماذا فاتنا المواعيد النهائية وكيف نوقفها؟

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

إذا شعرت بالحزن لعدم توفر الوقت لك لتقديم عملك في الوقت المحدد ، فاقرأ هذه المقالة على وجه السرعة. نوضح لماذا لم تكن المواعيد النهائية الفائتة خطأك ، ونخبرك بكيفية الالتزام بالمواعيد النهائية.

أنا أحب المواعيد النهائية! خاصة الصافرة التي كسروا بها.

الكاتب دوجلاس آدامز

نعلم جميعًا مدى أهمية التخطيط للعمل الفعال. أحيانًا نكون مهووسين به حرفياً. ولكن عندما يحين وقت البدء في تنفيذ قائمة المهام ، نبدأ في تأجيلها ، أو الانتظار حتى اللحظة الأخيرة ، أو حتى تعطيل المواعيد النهائية تمامًا. يحدث هذا للجميع بدرجة أكبر أو أقل. وهناك مبرر لذلك يكمن في خصوصيات تفكيرنا.

لماذا فاتنا المواعيد النهائية؟

ربما تكون قد سمعت بتاريخ دار الأوبرا في سيدني ، والتي كان من المقرر أن تكتمل في عام 1963 بمبلغ 7 ملايين دولار أسترالي وتم الانتهاء منها في النهاية بعد 10 سنوات فقط ، في عام 1973. بالإضافة إلى ذلك ، خضع التصميم الأصلي للمسرح لتغييرات عديدة ، وأصبح المبنى أصغر ، ونتيجة لذلك ، تم إنفاق 102 مليون دولار!

وقع المصممون فريسة لخطأ واسع الانتشار: لقد أساءوا تقدير المدة التي ستستغرقها المهمة. مرارًا وتكرارًا ، كان عليهم تأجيل المواعيد النهائية وتغيير خطة العمل لأنهم لم يأخذوا في الاعتبار المشكلات التي أثرت على سرعة المشروع.

يتم تنظيم تفكيرنا بطريقة نخطط فيها للوقت والمال بقدر ما هو مطلوب إذا سارت الأمور وفقًا لأفضل سيناريو.

لكن حتمًا هناك عقبات في الطريق ، ونتيجة لذلك يتزايد حجم العمل بسرعة. ثم نوضح المواعيد النهائية الفائتة بحقيقة ظهور ظروف غير متوقعة ، وليس بحقيقة أننا لا نستطيع أن نأخذ في الاعتبار إمكانية حدوثها في مرحلة التخطيط.

لماذا نحتاج إلى مواعيد نهائية على أي حال؟

المواعيد النهائية الصارمة لا تتعطل باستمرار فحسب ، بل تسبب أيضًا الكثير من التوتر للمشاركين في المشروع ، لذلك ربما يكون من الأفضل رفضها؟ لا. في كثير من الأحيان ، يكون تحديد موعد نهائي هو السبب الوحيد وراء انطلاق الوظيفة على الإطلاق.

في السابق ، كانت كلمة الخط الميت تستخدم لوصف الخط المحيط بالسجن ، والذي لا يمكن للسجناء بعده أن يشفعوا ، ليلًا أو نهارًا ، تحت وطأة الألم من الحصول على رصاصة على الفور.

ترتبط المواعيد النهائية الآن بالعمل حصريًا ، ولا يهدد فشلها تنفيذ القسم بأكمله. لكن الجوهر يظل كما هو: الموعد النهائي هو الحياة أو الموت لإنتاجيتك أو مشروعك.

العمل يملأ الوقت المخصص له.

قانون باركنسون

ستستغرق أي مهمة الوقت الذي تخصصه لها. لهذا السبب نتساءل أحيانًا عن السرعة التي يمكننا بها إنجاز شيء ما. للسبب نفسه ، غالبًا ما نكون في حدود الاحتمالات في الدقائق الأخيرة لإنهاء ما تم تخصيصه لعدة أيام أو حتى أسابيع.

مع الأخذ في الاعتبار قانون باركنسون ، نتفهم أنه إذا لم نحدد الإطار الزمني لإكمال المهمة ، فسنقوم بذلك إلى الأبد!

كيف تتغلب على المواعيد النهائية المستمرة

كيف تتعامل مع سوء التخطيط وتحويل وجود المواعيد إلى صالحك؟ سيكون الأمر صعبًا للغاية ، لأنه سيتعين علينا محاربة الأخطاء المنهجية في تفكيرنا. لكن معرفة كيف تغير المواعيد النهائية سلوكنا يمكن أن يساعدنا على أن نكون أكثر إنتاجية.

بداية مشرقة

عندما توزع عبء العمل على مدى شهر أو أسبوع أو حتى يوم مقدمًا ، سجل بداية الفترة بأكبر قدر ممكن وقم بتفريغ باقي الوقت حتى الموعد النهائي قدر الإمكان.

ركز على المهام الأكثر صعوبة وأهمية والتي تستغرق وقتًا طويلاً في المشروع أولاً. ستظل تقوم بها لفترة أطول مما كنت تتوقع. تواضع نفسك.ولكن بفضل بدايتك النشطة ، في نهاية الفترة ، سيكون لديك الوقت الذي ستقضيه في حل المشكلات غير المخطط لها وإكمال المهام.

عشية الموعد النهائي ، لن تحتاج إلى الانغماس في مهام معقدة جديدة ، حيث تواجه عيوبًا لا تزال تجهلها.

الموعد النهائي الإضافي

لنفسك ، حدد موعدًا نهائيًا قبل يومين من الموعد الحقيقي. هذا ما ينصح به المسوق ماثيو جوي من زابير. مثالي إذا كنت لا تعرف كم من الوقت لديك من الموعد النهائي الشخصي إلى الموعد الحقيقي - يوم أو ثلاثة أيام. لكن مثل هذا الوضع معروض بشكل سيئ. بالطبع ، ستظل تتذكر مقدار الوقت المتبقي لديك ، لذلك سوف يتطلب الأمر قوة الإرادة حتى لا تتسبب في تعطيل مواعيدك النهائية.

ابتكر نوعًا من المكافأة لنفسك إذا أنجزت المهمة في الموعد النهائي. ومع ذلك ، فإن الرضا عن المهام المكتملة في الوقت المحدد سيكون مكافأة جيدة.

بيان علني

"أتعهد رسميًا بإنهاء المقال بحلول الخامسة مساءً" - قل ذلك ليس في رأسك ، ولكن بصوت عالٍ للمكتب بأكمله. الآن أصبح احترامك لذاتك دورًا. ما الذي سيكون أكثر إيلامًا بالنسبة لك: إجبار نفسك على العمل بنشاط أو تفويت المواعيد النهائية والاعتراف بصوت عالٍ بفشلك؟

أعلن الكاتب إيفلين وو ، وهو يشرع في روايته الجديدة ، العودة إلى بريدشيد ، "سأبدأ كتابًا جديدًا وسأكتبه في غضون ثلاثة أشهر". لم يلتزم بالموعد النهائي وطلب عدة مرات ، مرة أخرى علنًا ، تأجيل الموعد النهائي. ومع ذلك فقد أنهى الرواية بسرعة كبيرة لأنه كان يعلم أن القراء يتذكرون وعده وينتظرون تحقيقه.

تذكير دائم باقتراب الموعد النهائي

إذا بدأنا العمل في مشروع كبير ، فعادةً ما يكون الإطار الزمني طويلاً جدًا. يصبح الموعد النهائي نوعًا من التجريد - في مكان ما هناك ، يومًا ما. كلما اقتربنا من ذلك ، أدركنا بوضوح مقدار الوقت المتبقي لدينا ، ويمكننا مقارنة مقدار الوقت المتبقي بشكل مناسب ومقدار العمل المتبقي.

ضع لنفسك تذكيرات منتظمة ستعيدك باستمرار إلى الواقع ، وتعلمك أن اليوم X يقترب:

• تاريخ الاستحقاق سينتهي خلال شهر ؛
• أسبوع؛
• ثلاثة ايام؛
• يوم؛
• الساعة 8.

نعم ، إنه مرهق ، سيكون مزعجًا. ولكن ربما هذه هي الطريقة الوحيدة لتحفيز نفسك؟

يستغرق أي عمل دائمًا وقتًا أطول من المتوقع ، حتى مع قانون هوفستاتر.

قانون هوفستاتر

يتحدث هذا القانون الهزلي العودي من دوجلاس هوفستاتر ، دكتوراه ، عن استحالة جدولة المواعيد النهائية. يتم تحديد المواعيد النهائية حرفياً ليتم إحباطها. ومع ذلك ، نأمل أن تساعدك نصيحتنا على تجنب دفع الأمور إلى نقطة الانهيار ، حيث يكون الفشل المستمر في الالتزام بالمواعيد النهائية ضارًا للغاية بسمعتك في العمل ويضعك في حالة من التوتر المستمر.