كيف نتوقف عن المعاناة من الاقتراب من المواعيد النهائية

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

المفارقة: إذا كنت تخشى ألا تتمكن من إكمال العمل في الوقت المحدد ، فقم بتقصير الموعد النهائي.

تعد المواعيد النهائية أحد أكثر أسباب الإجهاد شيوعًا في مكان العمل ، وفقًا لاستطلاع CareerCast.

ولكن إذا توقفت عن أخذ المواعيد النهائية بشكل سلبي ، فستوفر الكثير من الأعصاب. فيما يلي بعض الحيل الفعالة لمساعدتك على العمل بشكل أسرع.

1. تعيين عدة تواريخ بدلاً من واحد

أجرى الاقتصاديان دان أريلي وكلاوس فيرتنبروش بحثًا في محاولة لمعرفة كيف يدير الناس تخطيط مهامهم وتجنب التسويف. تم تقسيم الموضوعات إلى ثلاث مجموعات ، كل منها عمل ، وقسمت إلى ثلاث مهام ، وأطر زمنية مختلفة:

1. تم توجيه المجموعة الأولى لإكمال مهمة واحدة في الأسبوع والإبلاغ عن التقدم كل 7 أيام.
2. أعطيت المجموعة الثانية ثلاثة أسابيع لجميع المهام.
3. حددت المجموعة الثالثة المواعيد النهائية وفقًا لتقديرها الخاص.

نتيجة لذلك ، قامت المجموعة الأولى ، التي أُجبرت على الإبلاغ عن المهام على أساس أسبوعي ، بعمل أفضل بكثير - فقد ارتكب الأشخاص أخطاء أقل والتزموا بالمواعيد النهائية بشكل أكثر دقة.

تظهر الأبحاث أن أفضل طريقة لتحديد المواعيد النهائية الأكثر واقعية والأقل إجهادًا هي تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر ، مع تحديد موعد نهائي مختلف لكل منها.

على سبيل المثال ، قد تكون مهمة "إرسال مشروع إلى العميل بحلول 15 آب (أغسطس)" مرهقة جدًا بالنسبة لك - تبدو شاقة للغاية. لكن خيارات "عمل مخطط بحلول الأول من يوليو" ، "إنشاء مخطط بحلول 15 يوليو" ، "إنشاء نموذج أولي بحلول 31 يوليو" تبدو أبسط وأكثر سهولة - لديك مواعيد نهائية محددة وإجراءات محددة يجب اتخاذها.

بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك الجدولة الزمنية المتساوية الشعور بالتقدم ، مما يحفزك بشكل أكبر. مثال من مملكة الحيوان: قام عالم النفس كلارك هال بالتحقيق في كيفية تنقل الفئران في المتاهات بحثًا عن الطعام. وجد أن الحيوانات التي وجدت بالفعل مكافأة واحدة بذلت المزيد من الجهد لمواصلة البحث. أطلق هال على هذا السلوك اسم فرضية التدرج الهدف.

إذا لاحظت بصريًا التقدم في العمل ، فستحصل على حافز إضافي لعدم تخفيف جهودك. ببساطة ، عندما تقوم بشطب المزيد والمزيد من العناصر وأنت تنتقل إلى قائمة المهام الخاصة بك ، فإنها تحفزك على إنهاء العمل في وقت أقرب. يوجد عدد كبير من مديري المهام الذين يسمحون لك بتتبع التقدم - اختر أيًا منهم.

2. ابحث عن مستوى التوتر المثالي لديك

لقد اعتدنا على التفكير في أن التوتر شيء سيء بشكل لا لبس فيه ، ومن الناحية المثالية ، يجب تجنبه بكل طريقة ممكنة. ولكنه ليس كذلك. بكميات صغيرة ، يمكن أن يحفزنا التوتر.

ينص قانون Yerkes-Dodson ، الذي صاغه علماء النفس روبرت يركيس وجون دودسون في عام 1908 ، على أنه كلما زاد الضغط النفسي على الشخص ، زادت كفاءة عمله. ولكن بعد الوصول إلى حد معين من هذه الحالة ، تنخفض الإنتاجية ويستسلم الشخص.

عندما نكون مرهقين ، يرتفع الأدرينالين في الجسم ، مما يجعلنا أكثر يقظة ، ويقوي حواسنا ويمنحنا القوة. الإجهاد هو نوع من المنشطات التي تعطينا دفعة مؤقتة لكل من الطاقة الجسدية والعقلية.

كيف تختار مستوى التوتر المثالي لديك؟

• تتطلب المشاريع المعقدة مستوى منخفض من التوتر. هم أنفسهم يسببون الإثارة ، ولست بحاجة إلى أن تجعل نفسك أكثر من ذلك.
• تتطلب مشاكل الصعوبة المعتدلة مستويات معتدلة من التوتر.
• يعد المستوى العالي أمرًا رائعًا للمهام البسيطة لتحفيزك على القيام بذلك بشكل صحيح.

حدد مواعيد نهائية قصيرة للمهام البسيطة ، ولا تؤجلها إلى وقت لاحق.الاقتراب من الموعد النهائي سيزيد من مستوى التوتر لديك - سيحفزك على ذلك.

3. تقليص المواعيد النهائية مقدما

إذا كنت تكافح من أجل الوفاء بالموعد النهائي ولكن لديك مشكلات في التحفيز ، فإن تحديد مواعيد نهائية أقصر يمكن أن يساعدك.

في دراسة نُشرت في مجلة Consumer Research في عام 2018 ، طلب المجربون من عدة أشخاص إكمال استطلاع. أعطيت مجموعة واحدة لهذا الأسبوع ، والثانية - أسبوعين.

خمن المجموعة التي أكملت المسح في الوقت المحدد؟ واحد مع وقت أقل.

في تجربة أخرى ، أعطى نفس الباحثين لمجموعة من الطلاب خيارًا: إما إكمال مهمة أكثر إلحاحًا والحصول على ثلاث شوكولاتة ، أو القيام بعمل أقل احتراقًا والحصول على خمس قطع شوكولاتة كمكافأة. وفضل معظم الطلاب الخيار الأول ، رغم أن المكافأة كانت أقل.

وخلص الباحثون إلى أن هناك ما يسمى بتأثير الاستعجال: فنحن مهتمون بإنجاز المهام قريبًا ، حتى لو قل استفادنا من ذلك. الأمور العاجلة ، كما كتب المجربون ، لها جاذبية كبيرة.

إن القيام بمهمة ذات موعد نهائي طويل ليس بالأمر السهل ، لأننا نشعر أن مثل هذه المهام أكثر صعوبة لأنها تستغرق وقتًا أطول. نميل إلى تأجيل الأشياء التي نعتبرها مضيعة للوقت ، لكن تحديد مواعيد نهائية أقصر يحفزنا على إنجاز المهمة في أسرع وقت ممكن.

4. شارك أهدافك وتقدمك مع الزملاء

في عام 2015 ، أجرت جمعية تنمية المواهب الأمريكية (ATD) دراسة ووجدت أنه إذا أبلغت عن تقدمك في العمل إلى شخص آخر (رئيس أو زميل أو مجرد صديق) ، فإن فرصك في إكمال ما بدأته تزداد بنسبة 65٪. تزداد أيضًا بنسبة 95٪ إذا قمت بإجراء تقارير منتظمة عن إنجازاتك للفريق.

تتوافق هذه النتائج مع البحث الذي أجراه Dan Ariely و Klaus Wertenbroch ، الذي ذكرناه سابقًا. ووجدوا أن الموظفين الذين تم تعيين مواعيد نهائية لهم من قبل أشخاص آخرين أكملوا المهام بشكل أسرع وأكثر كفاءة من أولئك الذين خططوا لوقتهم.

اسمح لشخص آخر بتحديد المواعيد النهائية لك ، وأنت تتابعهم وتبلغ عن التقدم المحرز. إذا لم يكن لديك قائد ، فابحث عن شريك يسيطر عليك.

5. اجعل المواعيد النهائية للاجتماعات لعبة

في حديثه في TED ، وصف عالم النفس ميهاي تشيكسينتميهالي التدفق بأنه سر السعادة. Flow هي حالة تكون فيها شديد التركيز والشغف بعملك حتى أنك لا تلاحظ كيف يمر الوقت.

عندما نكون في حالة تدفق (تسمى أيضًا فترة الحد الأقصى من الكفاءة المعرفية) ، يتغير نشاط دماغنا. في قشرة الفص الجبهي ، يزداد تركيز الهيموجلوبين المؤكسج ، وتزداد كفاءة الدماغ. عندما نشعر بالملل ، لا يحدث هذا ويصعب علينا التركيز على المهمة التي نحن بصددها.

لذلك ، يجدر تطبيق مبدأ التلعيب ، خاصةً في الحالات التي تبدو غير ممتعة بالنسبة لك. المهام المملة لا تساعد على الوفاء بالمواعيد النهائية. من خلال تحويل عملك إلى لعبة ، ستجعله أكثر متعة وتزيد من حافزك لإنهاء كل شيء في الوقت المحدد.

هناك العديد من الطرق لتلعب المهام المملة. على سبيل المثال ، يمكنك التنافس مع أقرانك لإيقاظ روح الإثارة. أو قم بتثبيت بعض التطبيقات المتخصصة (على سبيل المثال ، Habitica) التي ستمنحك إنجازًا لكل مهمة مكتملة.

جرب كل هذه الأساليب ، ولن يتسبب اقتراب الموعد النهائي في شعورك بالذعر بعد الآن.