ما هو خطأ الجدولة وكيفية تقدير المواعيد النهائية بشكل صحيح

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

ست طرق يمكنك من خلالها القيام بذلك في العمل وفي حياتك اليومية.

ما هو خطأ التخطيط

على مدى السنوات الثلاث الماضية ، قمت بطلاء خمس غرف في منزلي. لقد بدأت مع غرفة النوم وخططت للتعامل معها في غضون أسبوع. ومع ذلك ، تم إجراء اللمسة الأخيرة بعد شهر واحد فقط.

هل تعتقد ، بعد أن بدأت الغرفة الثانية ، توقعت أن أرسمها لمدة شهر؟ لكن لا. كنت متأكدًا: بما أنني قد ملأت يدي بالفعل ، فسأنتهي بالتأكيد بحلول نهاية الأسبوع ، بحد أقصى - بحلول اليوم التالي. لكن الأمر استغرق مني شهرًا مرة أخرى. كما هو الحال مع كل غرفة من الغرف الأخرى. إلى جانب المطبخ ، استغرق الأمر وقتًا أطول.

في كل مرة ، كنت أستعد لرسم غرفة أخرى ، كنت أتوقع أن يكون كل شيء جاهزًا في غضون أسبوع أو أسبوعين. أخبرتني التجربة أنني لن أفعل ذلك أبدًا في أقل من شهر. ومع ذلك ، كان من الصعب التخلي عن الثقة بأن الأمور ستسير بشكل أسرع هذه المرة بالتأكيد.

هذه الثقة الزائدة التي تجعلنا نقلل من الوقت الذي نحتاجه لحل المشاكل لها اسم: خطأ في التخطيط. تم تقديم هذا المفهوم في أواخر السبعينيات من قبل علماء النفس دانيال كانيمان وعاموس تفيرسكي.

أوضح العلماء أنه عند التخطيط ، غالبًا ما يتجاهل الناس تجاربهم السابقة. في حالتي ، كانت حقيقة أن طلاء الغرفة استغرق مني شهرًا في كل مرة. عادة ما نركز فقط على المهمة التي تنتظرنا: هذه الغرفة صغيرة ، مما يعني أن طلاءها لن يستغرق وقتًا طويلاً.

يتحدث دانيال كانيمان عن هذا بالتفصيل في كتاب فكر ببطء.. قرر بسرعة. يجادل بأن أخطاء التخطيط ترتبط عادة بأمرين:

1. لا نفكر في المدة التي استغرقتها منا لإكمال مهام مماثلة في الماضي.
2. نفترض أننا لن نواجه التعقيدات التي تسبب التأخير.

إلى ماذا يؤدي سوء تقدير الوقت؟

وفقًا لمعهد إدارة المشاريع ، تم الانتهاء من أكثر من نصف المشاريع في الموعد المحدد.

لكن التقليل من الوقت المستغرق لطلاء الغرفة أمر واحد (سوف يسبب لك القليل من الإزعاج). ارتكاب نفس الخطأ في تقييم مهام ومشاريع العمل شيء آخر تمامًا. هنا يمكن أن تكون العواقب أكثر خطورة.

في أحسن الأحوال ، سينتج عن ذلك أن تضطر أنت أو فريقك إلى العمل لوقت إضافي. في أسوأ الأحوال - بسبب نقص الميزانية ، والأرباح الصغيرة ، وعدم الرضا عن الرؤساء والعملاء.

كيفية تقييم المهام بشكل صحيح

أنت بحاجة إلى التوقف عن التخطيط ، والثقة في حدس واحد. من الأفضل استخدام تقنيات خاصة.

1. البناء على الخبرة السابقة

يوصي أخصائيو علم النفس كانيمان وتفيرسكي: قبل بدء العمل ، لا تحتاج فقط إلى تقييم ما يجب القيام به ، ولكن أيضًا لتقدير مقدار الوقت الذي تقضيه عادةً في مثل هذه المهام.

على سبيل المثال ، تحتاج إلى إنشاء ميزة جديدة لتطبيق جوال - اكتشف مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في مهمة مماثلة. إذا كنت تريد كتابة منشور مدونة 4000 كلمة ، فابحث عن بيانات حول عدد الساعات أو الأيام التي استغرقتها في آخر مرة.

إذا كنت تعمل بمفردك ، فإن أسهل طريقة لجمع هذه المعلومات هي استخدام تطبيق تتبع الوقت. قم بتطبيقه مع أنواع مختلفة من المهام ، ثم استخدم التقارير الجاهزة لاحقًا.

لأنشطة الفريق ، يأتي برنامج إدارة المشروع في متناول يدي. يستخدم معظمهم عدة طرق لجمع البيانات ، على سبيل المثال ، مع مراعاة وقت العمل الفعلي وبناء مخطط جانت.

2. اطلب من شخص آخر تقييم مهمتك

في عام 1994 ، نشرت مجلة الجمعية الأمريكية لعلم النفس "الشخصية وعلم النفس الاجتماعي" نتائج خمس دراسات أجراها روجر بولر وديل جريفين ومايكل روس.

وأكدوا أن الناس غالبًا ما يرتكبون خطأ التخطيط الذي وصفه كانيمان وتفيرسكي. ولكن ظهر أمر آخر: غالبًا ما نخطئ في تقدير تكاليف مهامنا ، لكن يمكننا أن نتنبأ جيدًا بالوقت الذي سيستغرقه شخص آخر.

طلب الباحثون من المشاركين في الدراسة تخمين المدة التي سيستغرقها شخص آخر لإكمال مهمة معينة. عند الإجابة ، أشاروا في كثير من الأحيان إلى الخبرة الحالية. وحتى عندما لم يكن هناك ، كانت تقييماتهم أكثر عقلانية بكثير من استنتاجات أولئك الذين كان من المفترض أن ينفذوا المهمة.

هذا لأننا عادة متفائلون للغاية بشأن قدراتنا. وأكثر موضوعية عندما يتعلق الأمر بشخص آخر. لذا بدلاً من محاولة تقييم المهام بنفسك ، اطلب من صديق أو زميل القيام بذلك نيابة عنك.

3. أنشئ نطاقًا زمنيًا وأخذ في الاعتبار إمكانية التأخير

هناك أشياء مشهورة معروفة نعرفها ونعرفها. هناك أيضًا مجاهيل معروفة - أشياء نعرف أننا لا نعرفها. لكن لا تزال هناك أمور مجهولة - هذه أشياء لا نعرف عنها ، ولا نعرفها.

دونالد رامسفيلد سياسي أمريكي

غالبًا ما يشار إلى هذا الاقتباس في إدارة المشروع. لحساب المجهول الذي يتحدث عنه رامسفيلد ، يستخدم المسؤولون التنفيذيون ما يسمونه مخروط عدم اليقين. إنه مصمم لعرض نطاق الوقت الذي قد تتطلبه المهمة.

عندما تبدأ العمل في مشروع ما ، لا تزال تعرف القليل عنه. لذلك ، يمكن أن يختلف الوقت الفعلي الذي يستغرقه إكماله اختلافًا كبيرًا عن التوقعات. تعتقد أن العمل سيستغرق يومين ، لكن في الواقع قد يستغرق ثمانية. أو بضع ساعات فقط.

ولكن مع تقدم العملية ، يتقلص هذا النطاق. ومع ذلك ، يمكنك فقط تحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه بالضبط في النهاية - عند اكتمال المشروع.

ومع ذلك ، فإن مخروط عدم اليقين يسمح بتقدير أكثر دقة. إذا كنت لا تعرف الكثير عن مشروع قادم ، فاقسم وقت التشغيل المقدر على أربعة للعثور على الطرف السفلي من النطاق ، واضربه في نفسه لتحديد الحد الأعلى. ستكون النتيجة ، على سبيل المثال ، من 1 إلى 16 يومًا.

إذا كان هذا النطاق الكبير لا يناسبك ، فاستخدم الحد الأعلى فقط للمحاسبة - ومن المفترض أن يستغرق العمل 16 يومًا. ليس هذا هو الرقم الأكثر دقة ، ولكنه على الأرجح أقرب إلى الواقع من توقعك الأصلي.

4. قيم المشكلة على ثلاث نقاط

ستساعدك هذه الطريقة على أن تكون أكثر موضوعية. لكل مهمة ، تحتاج إلى تقديم تقييم:

• أفضل سيناريو
• السيناريو الأسوأ؛
• السيناريو الأكثر احتمالا.

من المرجح أن يتطابق الرقم الأول مع توقعك الأصلي. يمكن أن يعتمد تقييم السيناريو الأكثر احتمالية على البيانات التجريبية المتوفرة لديك. وعند تقييم الأسوأ ، عليك التفكير في المدة التي ستستغرقها إذا ساءت الأمور.

باستخدام ثلاثة أرقام ، احسب المتوسط. على سبيل المثال ، إذا كان أفضل سيناريو هو ثلاثة أيام ، والاحتمال هو خمسة أيام ، والأسوأ تسعة ، فقط أضف: 3 + 5 + 9 = 17. ثم اقسم هذا الرقم على ثلاثة. اتضح في المتوسط 5 ، 67 يومًا - هذه هي توقعاتك للوقت المطلوب.

5. احسب معدل الخطأ

يوصي ستيف بافلينا ، مؤلف دورة التطوير الشخصي للأشخاص الأذكياء ، بحساب معامل مدى خطئك في التخطيط. في المستقبل ، يمكن استخدام هذا الرقم لجميع مهامك.

قدم تقديرًا للوقت لعدة مهام تحتاج إلى إنجازها في المستقبل القريب. اكتب افتراضاتك. بعد الانتهاء من العمل ، لاحظ المبلغ الذي أنفقته في النهاية.

اجمع كل الأوقات المجدولة معًا. افعل نفس الشيء مع الشخص الفعلي.الآن اقسم كل الوقت الفعلي على التقدير الأصلي - تحصل على النسبة التي تريدها.

على سبيل المثال ، تقدر أن الأمر سيستغرق 12 ساعة لإكمال عدة مهام. في النهاية قضينا 15. معدل الخطأ: 15/12 = 1.25 وهذا يعني أن المهام استغرقت 25٪ أطول مما كنت تخطط له.

الآن ، اضرب دائمًا تقديراتك الأولية في عامل الخطأ الناتج - وستكون أكثر دقة.

6. قم بإجراء تقييم في أكثر الأوقات غير المنتجة من اليوم

المحلل الأمريكي ومؤلف أدب الأعمال دانيال بينك في كتابه Timehacking. كيف يساعدنا العلم في القيام بكل شيء في الوقت المحدد منغمسين في البحث المتعلق بأنماطنا الزمنية - الساعات الداخلية.

درس كيف تؤثر على ما نشعر به طوال اليوم. واكتشفت أن الأنماط الزمنية لا تتحكم في نشاطنا البدني والعقلي فحسب ، بل تحدد أيضًا أي وقت من اليوم نكون أكثر إبداعًا ومتى نكون عرضة للأفكار الإيجابية والسلبية.

يستشهد بينك ببحث أجراه سكوت غولدر ومايكل ميسي ، اللذان قاما بتحليل مزاج الناس على تويتر. ووجدوا أن مشاركات المستخدمين عادة ما تكون غير إيجابية للغاية خلال فترات الإنتاجية المنخفضة.

بالنسبة لمعظم الناس ، يحدث هذا الانخفاض في منتصف النهار ، بعد الغداء مباشرة. وفقًا لـ Golder و Macy ، من غير المحتمل أن تكون في مزاج جيد خلال هذا الوقت. يمكن أن يساعدك هذا في تجنب الثقة المفرطة والتفاؤل ، ونتيجة لذلك ، التخطيط بشكل أكثر فعالية.

وبالتالي ، فإن جوهر الطريقة الأخيرة هو تقييم المهام أثناء انخفاض الإنتاجية. هذا بعد حوالي ست ساعات من الاستيقاظ. لكن يمكنك الانتظار حتى يأتي الشعور بالتشتت والتعب.

بناءً على نتائج العمل ، تحقق مما إذا كنت قد اقتربت من الواقع من خلال التخطيط لوقتك بهذه الطريقة.

سيساعدك فهم خطأ التخطيط على تقييم المهام بشكل صحيح. قد لا تكون قادرًا على التحكم في ميلك إلى المبالغة في تقدير قدراتك. لكن إذا أدركت مدى تأثير التفاؤل المفرط ، وحاولت تقليل هذا التأثير ، فستصبح أفضل بكثير في إدارة وقتك.