كيفية تسهيل التكيف مع وظيفة جديدة

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

نصيحة من ميخائيل بريتولا ، أحد أنجح مديري الموارد البشرية في رابطة الدول المستقلة ، خاصة لقراء Lifehacker.

موضوع تكيف الموظف ، أو كما يطلق عليه في الغرب ، الإعداد ، مكرس للكثير من الأبحاث والمقالات والتوصيات وحتى الكتب مثل "أول 90 يومًا لك في وظيفة جديدة". لن أفرط في تحميلك بمراجع الكتب والإحصاءات والروابط وما إلى ذلك ، لكنني انتقل مباشرة إلى العمل وأعطيك بعض النصائح من خبرتي التي تبلغ 12 عامًا في الموارد البشرية.

لا يحدث التكيف من تلقاء نفسه

بغض النظر عن مدى روعة المحترف. هناك اعتقاد سائد بأنه إذا قمنا بتعيين محترف رائع ، فسوف يكتشف بالتأكيد ما يجب فعله وكيفية التكيف مع نفسه. مثل ، هذه تقريبًا علامة على وجود محترف. عدم التكيف يعني عدم الاحتراف. التالي!

في الواقع ، في أفضل سيناريو ، سيتأخر التكيف وسيصل الموظف إلى طاقته الكاملة خلال 3-6 أشهر (اعتمادًا على مستوى الوظيفة وتعقيد الوظيفة). مع تكيف الجودة ، تم تخفيض هذه الفترة إلى النصف.

كم تدفع لمدير التسويق الجديد الخاص بك هناك؟ 5000 دولار في الشهر؟ وكيف تعتقد أن جهودك تساوي الـ 15000 دولار التي ستوفرها للشركة؟ إنه لأمر مؤسف أن تدفع للوكالات مقابل البحث عن مرشحين للحصول على ثلاث رواتب ، ولكن عند التكيف تخسرهم بسهولة؟

اليوم الأول حاسم

لذا ، تحصل على فكرة أن التكيف مفيد للغاية. ماذا تفعل ، إلى أين تركض؟ تعيين مدير موارد بشرية عاجل يعتني بتكييف موظفيك؟ لا ، اهدأ أولا. 90٪ من نجاح التكيف متأصل في يوم العمل الأول ، والمدير قادر على القيام بذلك نوعيًا بنفسه. لكن عليك أن تستعد.

المستندات

تأكد من توقيع المستندات بحلول هذا الوقت (يتأخر الموظفون عند توقيع المستندات مع الشركة لعدة أيام). من الأفضل القيام بذلك مقدمًا ، إن أمكن.

في STB ، على سبيل المثال ، أرسلنا استبيانًا للمرشح ، والذي ملأه شخص في المنزل وأرسله إلينا. في "1C" كان لدينا قوالب لجميع العقود ، حيث حمّلنا استبيان المرشح وطبعنا جميع المستندات في 5 دقائق. لا يتعين على الموظف الانتظار بينما يكتب مدير الموارد البشرية بياناته يدويًا.

في Preply ، نوقع عمومًا على جميع العقود في DocuSign ، وليس لدينا حتى مفهوم مثل الذهاب إلى قسم الموارد البشرية. يرسل الشخص مسحًا ضوئيًا لجواز السفر ، ونقوم بإدخاله في العقد ، وتحميله على DocuSign وإرساله إلى المدير التنفيذي والموظف للتوقيع. التوقيع رقمي ، يمكنك حتى وضعه على هاتفك.

مكان العمل والمدخلات الضرورية

يجب إعداد جميع الحسابات: mail و Slack وما إلى ذلك. نقوم بذلك فور توقيع العقد.

تأكد من أن الكمبيوتر جاهز ، والطاولة والكرسي في انتظار المالك. الكرز الموجود على الكعكة عبارة عن حزمة للمبتدئين: قلم ودفتر ملاحظات عليه شعار الشركة ، وقميص ، ومجموعة من الملصقات ، وشارة لشارة ، وشارة شركة (الميزانية - 10-15 دولارًا).

التعارف مع المكتب والموظفين

يجب إبلاغ الموظفين. إذا كانت الشركة توظف أقل من 100 شخص - اكتب في Slack ، الذي انضم إلينا ، وقم بإسقاط الرابط إلى الملف الشخصي على LinkedIn (في روسيا - على Facebook). إذا كان لدى الشركة أكثر من 100 شخص ، فإننا نفعل الشيء نفسه ، ولكن فقط داخل القسم (الذي يصل أيضًا إلى 100 شخص).

في اليوم الأول ، رتب جولة في المكتب: هنا لدينا مطبخ ، وهنا مرحاض ، وهنا غرفة اجتماعات (نحجزها بهذا الشكل) ، ندخن هناك ، وهنا قسم المحاسبة ، وهنا مديرنا المهر المفضل.

قدموا الوافد الجديد لمن يجلس بجانبه: "الزملاء لحظة اهتمام ، لقد انضم إلينا (…) ، أرجوكم بالحب والرضا".

كيف تتصرف إذا …

مشرف

تهانينا ، لديك امتياز إعداد موظف جديد. لن يفعل ذلك أحد من أجلك ، لكنهم بالتأكيد سيكونون قادرين على المساعدة. إذن ما هو المطلوب منك:

1. قابل الموظف في الصباح. ضع علامة على هذا مباشرة في التقويم الخاص بك ، أو اطلب من الموارد البشرية تحديد تواريخ إطلاق الموظف الجديد دائمًا.
2. خذه حول المكتب. اعرض مكان العمل ، وتحقق من تسجيل دخول الموظف في كل مكان.
3. اقض ساعة في التحدث مع المبتدئ.تحدث عن شركتك وعن قسمك وعن المهام الرئيسية (العامة والشخصية). اشرح ما يحتاج الموظف إلى تعلمه في الأسبوع الأول ، ما هو متوقع منه في الأشهر الثلاثة الأولى. ها هي الوثائق التي تحتاجها. ها هي أسماء أولئك الذين أود أن تتحدث معهم عن هذا وذاك. من الأفضل التواصل معي بهذه الطريقة ، لتحديد المواعيد بهذه الطريقة ، والتواصل معي بشأن مثل هذه الأسئلة. في المرة القادمة سنلتقي بعد ذلك وهناك.
4. يبتسم. هذا مهم للغاية. حتى لو كان نصف وجهك مشلولًا ، ابتسم بالباقي. أنا جاد ، لا تشرب الخمر ، يأتي الموظفون إلى الشركة ، لكن اترك المدير.
5. حدد المهام وأصلحها كتابيًا ، على الأقل أرسلها في شكل رسالة بالبريد (هذا بعد الاجتماع ، عندما تمت مناقشة المهام شفهيًا).
6. قم بإعطاء جميع المستندات اللازمة والوصول إليها.
7. اختر شخصًا ذا خبرة ومؤنسًا في فريقك وقم بتعيينه لتوجيه الموظف. سيتمكن المبتدئ من الاتصال به بخصوص جميع الأسئلة.

موظف جديد

1. فكر في المعلومات التي تفتقدها وأين ستحصل عليها. لا تتردد في طرح الأسئلة.
2. افهم أهدافك للأسبوع الأول ، الشهر ، الثلاثة أشهر. إذا لم يصدر القائد صوتًا ، اسأل نفسك.
3. اكتب أسماء كل من تقابلهم. بشكل عام ، في البداية أوصي بكتابة كل شيء: كمية المعلومات كبيرة ، سيتم نسيانها بالتأكيد.
4. أخبرنا بإيجاز شديد عن نفسك في كل مرة تقابل فيها ، على سبيل المثال: أنا ميشا ، 12 عامًا في الموارد البشرية ، عملت في Alfa-Bank ، STB ، Wargaming ، وقدمت أنجح دورات الموارد البشرية عبر الإنترنت في لابا ، ومؤلف مقال عن الاختراقات في الحياة للسير الذاتية التي تمت قراءتها مليون مرة. في بيئة بدء التشغيل ، يُطلق على هذا اسم نصح أو خطاب المصعد. استعد في وقت مبكر. بالنسبة للموظفين الجدد ، فأنت لست أحدًا حتى تخبر عن نفسك. لا تفوت فرصة ترك انطباع جيد على الفور.
5. إذا كان المنصب ينطوي على إدخال تغييرات في الشركة ، فمن الأسهل إجراؤها في أول 60 يومًا ، فسيكون الأمر أكثر صعوبة. خاصة إذا كنت بحاجة إلى اتخاذ قرارات غير شعبية أو قرارات صعبة ببساطة: التوظيف ، أو فصل الموظفين ، أو الانتقال إلى منصب آخر ، أو التحول إلى برنامج جديد ، أو شكل جديد من التقارير ، أو إعادة بناء العملية ، أو الاستثمار في شيء جديد.
6. خطط للانتصارات الصغيرة ، سوف تساعد في بناء الثقة فيك. على سبيل المثال ، اختر المهام الصغيرة التي يمكنك حلها في أول 60 يومًا والتركيز عليها. ضع جانبًا المهام التي تتطلب أكثر من 60 يومًا من عملك في الوقت الحالي. أود هنا أن أذكر تشابهًا مع نهج Agile في البرمجة ، عندما لا نحاول صنع منتج كبير جدًا ومعقد للغاية في وقت واحد ، ولكن نقسمه إلى أجزاء ونطوره على مراحل.
7. حدد مواعيد مدتها 30 دقيقة مع كل من تعمل معهم. قم بإعداد قائمة بالأسئلة مسبقًا وقم بتدوين الإجابات.
8. اسأل ما الذي يعمل بشكل جيد ، وما هو السيئ ، وما الذي يجب تغييره. جمع الكثير من المعلومات وبناء الثقة.
9. قم بإجراء تدقيق وتقديم النتائج إذا كنت قائدًا أو خبيرًا.
10. قم بإعداد اجتماع فردي مع مديرك لمشاركة النتائج والحصول على التعليقات.
11. ابتسم لزملائك. لا أحد يريد العمل مع موظفين متجهشين ، حتى لو كنت تحت الضغط.

الموارد البشرية

يمكنني كتابة كتاب كامل ، لكن فيما يلي بعض أهم النصائح:

1. اجعل أيامًا للمبتدئين: ضعهم معًا أمام الموظفين القدامى واطلب منهم تقديم أنفسهم بإيجاز (5 دقائق). هذا ما نقوم به في Preply ، وهو يعمل بشكل جيد حقًا.
2. استخدم برنامجًا خاصًا لإعداد الإخطارات للموظف وجميع المعنيين حتى لا ينسوا ما يجب عليهم فعله عند مغادرة الموظف. نحن نستخدم BambooHR ، الذي يحتوي على قسم Onboarding يسمح لك بتخصيص الإشعارات لأي موظف مع أي مهام ومواعيد نهائية. على سبيل المثال ، قبل مغادرة الموظف بثلاثة أيام ، يتلقى المسؤول إشعارًا بشأن إنشاء حساب ، وفي يوم الإصدار ، يتلقى المدير إشعارًا بشأن الحاجة إلى تعيين المهام.
3. الدردشة مع المبتدئين بانتظام. إذا لم يكن لديك شريك أعمال للموارد البشرية ، اطلب من مسؤولي التوظيف لديك التفاعل مع المجندين الجدد مرة واحدة في الأسبوع.

كلية

بالطبع ، كزميل ، ليس لديك أي مسؤولية لتكييف الوافدين الجدد ، لكن يمكنك بالتأكيد الاستفادة منه. يتذكر الناس جيدًا من ساعدهم في الأوقات الصعبة (على الرغم من أنهم لا يتحدثون دائمًا عن ذلك علنًا) ، لذلك لديك كل فرصة لبناء علاقة جيدة مع الوافد الجديد ثم الاعتماد على مساعدته. هنا بعض النصائح:

1. كن أول من يلتقي. تعال وقل: "مرحبًا ، اسمي ميشا ، أنا رئيس قسم الموارد البشرية هنا. أرى أنك جديد ، فلنتعرف ".
2. أخبره أن يتصل بك إذا كان لديك أي أسئلة.
3. أخبرنا بما تعتقد أنه مهم وضروري.
4. دعوه للعشاء.
5. اسأل المبتدئ عن الخبرات والخطط والأهداف السابقة. قدم معلومات مفيدة لتحقيقها.

استنتاج

لا يتم تنفيذ التكيف في العديد من الشركات أو يتم تنفيذه بشكل سيئ للغاية ، ونتيجة لذلك يعاني كل من الشركة والموظف. والسبب هو عدم فهم الجانبين للعملية. ستساعدك النصائح البسيطة المذكورة أعلاه على تحسين عملية الإعداد بشكل كبير في شركتك ، حتى لو لم يكن لديك موظفو الموارد البشرية.