كيفية منع الرسائل من إرباكك

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

هناك فئتان من الناس. بعضها لديه ترتيب كامل في كل شيء: يتم فرز الحروف ، ويتم ترتيب الرموز على سطح المكتب. لا يستطيع الآخرون فتح صندوق البريد الخاص بهم دون خوف ، لأن هناك موجة كاملة من الرسائل غير المقروءة ، والتي يوجد منها المزيد والمزيد كل يوم. ومع ذلك ، من السهل التعامل معهم.

التحليل البسيط للأحرف لن يصحح الموقف إذا كان صندوق البريد يبدو وكأنه خزانة فائضة ، تفتح بابها بعيون مغلقة حتى لا يسقط أي شيء. تحتاج إلى تغيير أسلوبك في التعامل مع البريد. بعد ذلك ، يمكنك قضاء الوقت الذي تقضيه عادةً في تدفق لا نهائي من الرسائل الجديدة بكفاءة أكبر - في مهام أكثر أهمية.

للانطلاق ، اسأل نفسك سؤالين أولاً:

1. لماذا تتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني؟
2. ما الذي يمنعك من تفكيكها بسرعة؟

بناءً على إجاباتك ، انطلق في حل المشكلة واستخدم بعض النصائح المفيدة على طول الطريق.

صنع القرارات

يمكن أن يشير الانسداد في صندوق البريد الخاص بك إلى وجود مشكلة في اتخاذ القرار. كثير من الناس ببساطة غير مستعدين لتحمل المسؤولية. قاموا بتأجيل الأسئلة التي تحتاج إلى إجابة إلى وقت لاحق من أجل حل كل شيء في جو أكثر استرخاءً. أو يجدون أعذارًا أخرى لأنفسهم ، فقط لعدم إرسال رسالة رد الآن.

حتى لا تبدأ كل رسالة بريد إلكتروني باعتذار عن التأخير في الإجابة ، أن الرسالة ضاعت من بين آخرين أو دخلت في البريد العشوائي (وفي الواقع بقيت توبيخًا صامتًا في البريد الوارد ، تنتظر بصبر اللحظة التي ستفتح فيها مرة أخرى) ، اعمل على نفسك: اتخذ القرارات.

اجعلها قاعدة لفتح رسالة ، وفعل ما تتطلبه منك على الفور ، واكتب ردًا على الفور. ولا تنقر فوق الصليب حتى يتم إرسال البريد.

تخلص من الفائض

يمكنك بسهولة أن تنقذ نفسك من تلقي بعض الرسائل:

1. إلغاء الاشتراك في الرسائل البريدية غير الضرورية التي توقفت عن الاهتمام بها منذ فترة طويلة. يستغرق الأمر بضع ثوانٍ وبضع نقرات: لن تتراكم الرسائل غير المقروءة التي تحتوي على مواد إعلانية في صندوق البريد بعد الآن.
2. تعطيل الإشعارات من الشبكات الاجتماعية وخدمات الويب المختلفة.
3. أعد توجيه الرسائل التي تتلقاها إلى البريد الشخصي من العملاء إلى صندوق بريد آخر ، مع الإشارة إلى العنوان الموجود على موقع الويب الخاص بشركتك. طريقة أخرى للخروج هي إنشاء نموذج ملاحظات منفصل.

باختصار ، افعل كل ما هو ممكن حتى لا يتحول البريد إلى ثقب أسود يمتص كل شيء بشكل عشوائي: ضروري وغير ضروري.

تخصيص المرشحات

إذا كنت بحاجة إلى نشرات إخبارية للتعرف على أفضل المواد من الوسائط المفضلة لديك أو الخصومات في المتاجر عبر الإنترنت ، فيمكنك تركها. لكن قم بإزالته من المجلد باستخدام صندوق الوارد المباشر باستخدام عوامل التصفية. ستقوم خدمة البريد ، باستخدامها ، بإرسال الرسائل إلى المجلدات الضرورية بنفسها.

يمكن أن يكون أساس التصفية هو عنوان المرسل أو ، على سبيل المثال ، الكلمات الأساسية الموجودة في نص الرسالة. كل هذا يتوقف على نوع الرسائل التي ترغب في إزالتها من مجلد البريد الرئيسي.

ابحث عن مدير مهام آخر

يجب ألا تحل علبة البريد محل قائمة مهام دفتر الملاحظات الكلاسيكية أو تطبيق المجدول. بمجرد أن تتلقى رسالة ، ومعها حالة جديدة ، قم بنقلها من البريد إلى قائمة المهام الخاصة بك.

تملي الإجابات

إذا كانت الإجابات صعبة عليك بسبب حقيقة أنك لا تحب عملية كتابة الرسائل ، فانتقل إلى الاتجاه الآخر. جرب استخدام وظيفة الإملاء: ستسجل التقنية ما تريد قوله بمفردها. وبالنسبة للأشخاص الأقل تحفظًا في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ، يمكنك حتى الرد بمساعدة مقاطع الفيديو المرفقة بالرسالة.

فتح البريد في الموعد المحدد

النصيحة ليست مناسبة للجميع ، لأنه غالبًا ما تحتاج إلى أن تكون على اتصال على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. ومع ذلك ، قد لا يزال مفيدًا للبعض.

ضع جانبا الأطر الزمنية لإرسال البريد خلال النهار.ثم أجب على جميع الرسائل التي جاءت أثناء غيابك دفعة واحدة.

لا تحول البريد إلى دفتر ملاحظات

أرقام الهواتف وكلمات المرور والعناوين - كل هذا لا ينبغي تخزينه في أحشاء صندوق البريد ، ولكن يجب أن يكون في متناول اليد: في دفتر ملاحظات ، في قائمة جهات الاتصال على الهاتف الذكي ، على الملصقات التي تم لصقها في مكان العمل. انقل المعلومات الضرورية من البريد إلى حيث سيكون من السهل عليك العثور عليها: لا يزال من غير الملائم استخدام البحث بالحروف طوال الوقت.

أيضًا ، لا ترسل رسائل ملاحظة إلى نفسك. يقوم العديد من الأشخاص بذلك عن طريق كتابة معلومات في البريد يجب تذكرها. أضف الصور إلى المرفقات التي تريد حفظها. يقومون بتجميع الرسائل في البريد مع روابط لمقالات تريد قراءتها لاحقًا ، عندما يحين الوقت.

نتيجة لذلك ، هناك العديد من هذه الحروف التي تفقد معناها. إنهم لا يعودون إليهم أبدًا ، لأنهم ينتقلون إلى أسفل القائمة - وسرعان ما يتم نسيانهم.

استخدم Tumblr أو Pinterest لتخزين الصور الجميلة وكتابة الملاحظات في تطبيقات خاصة.

باتباع هذه القواعد ، ستتمكن من الحفاظ على النظام في صندوق البريد الخاص بك وتحسين الوقت الذي تقضيه في العمل مع البريد.