50 نصيحة ذهبية لتحسين الإنتاجية

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

تعلم كيفية إدارة وقتك والعمل بكفاءة والراحة بشكل صحيح.

تخطيط

1. حدد الأهداف بشكل صحيح

لتحقيق هدف ما ، تحتاج أولاً إلى صياغته بشكل صحيح. استخدم نظام SMART: يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وواقعية وقابلة للتحقيق وذات مغزى بالنسبة لك ولها مواعيد نهائية واضحة.

2. التركيز على العملية

حدد الأهداف على أساس العملية وليس النتيجة. "أن تصبح راقصًا" هو إعداد مهمة غير ناجح. من الصعب الاقتراب منه ، لأنه ليس من الواضح من أين نبدأ. حدد لنفسك هدف "الاشتراك في رقصة والذهاب إلى الفصل ثلاث مرات في الأسبوع" ، فسيكون ذلك أكثر فاعلية. على الأقل ستفهم ما إذا كنت مستعدًا لقضاء سنوات في التدريب من أجل أحلامك أم لا.

3. استخدم تقنية إنهاء الأشياء

GTD (Getting Things Done) هو نظام للعمل المنتج لمدرب الأعمال ديفيد ألين. هدفها الرئيسي هو إكمال جميع الحالات المتاحة وفي نفس الوقت تفريغ الدماغ من التخطيط اللانهائي. يتمثل جوهر هذه التقنية في تدوين جميع المهام تمامًا باستخدام قوائم مختلفة وتحديثها باستمرار. لذلك حتى أصغر المهام والتي تبدو غير مهمة لن تحير رأسك وتشتت انتباهك عن العمل. وسيكون التقدم في تنفيذها دائمًا أمام أعينكم.

4. فهم الفرق بين الانشغال والكفاءة

قد تكون مشغولاً باستمرار ، لكن هذا لا يعني أنك منتج. ضع في اعتبارك مدى فائدة أفعالك ، وكيفية ارتباطها بعملك ، وما إذا كانت هناك مهام في خطتك لا تجعلك أقرب إلى هدفك. إذا كان هناك ، استبعدهم.

5. استخدم التقويمات بدلاً من قوائم المهام

ستساعدك جدولة الأشياء بشكل صحيح في تقويمك على التمييز بين النية لفعل شيء ما والالتزام ببدء مهمة محددة في وقت معين. يسهل توزيع الأشياء لمدة أسبوع وشهر وإيجاد وقت فراغ سريع لتغيير شيء ما في جدولك الزمني.

6. نسيان تعدد المهام

يمكنك القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت ، ولكن من غير المحتمل أن تحقق نتائج جيدة. أثبتت العديد من الدراسات أن تعدد المهام يقلل من كفاءة العمل. تشعر فقط بالرضا الذي لا يدوم طويلا ويحل محله الإرهاق. اعتد على القيام بالمهام بالتتابع ، وستزداد كفاءتك فقط.

7. تحديد الأولويات

ستساعد مصفوفة الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة ، دوايت دي أيزنهاور ، في تحديد المهام بشكل صحيح وفقًا لأولوياتها. كل المهام تحتاج فقط إلى تقسيمها إلى أربع مجموعات:

1. مهم وعاجل.
2. هام وغير عاجل.
3. غير مهم وعاجل.
4. غير مهم وغير عاجل.

لذلك سترى ما يجب التعامل معه على الفور ، وما يجب نقله للآخرين ، وما لا يلزم القيام به على الإطلاق.

8. تقليص قائمة المسؤوليات المهمة إلى ثلاث

لا تحاول ملء جدول يومك بالمهام الصعبة فقط - فهو ليس بعيدًا عن الإرهاق أو الإرهاق المهني. ولا داعي للحديث عن أي إنتاجية. لا تقم بأكثر من ثلاث مهام أساسية في اليوم ، بدلًا من المهام البسيطة ، وخصص وقتًا للراحة.

9. حدد لنفسك مواعيد نهائية

إذا كنت معتادًا على تأجيل الأشياء المهمة لوقت لاحق ، ثم فعل كل شيء على عجل ، فضع مواعيدك النهائية الشخصية. على سبيل المثال ، يطلب منك رئيسك تقديم تقريرين كبيرين يوم الجمعة - حدد أحدهما بنفسك بحلول الأربعاء.

10. قضاء ساعة في اليوم في الأمور غير العاجلة

من السهل جدًا التعثر في روتين المهام اليومية العاجلة والتأجيل اللانهائي للمهام الأخرى المهمة وغير العاجلة. لكن لا يمكنك النزول إليهم بهذه الطريقة. لا تتوقع أن يكون لديك يوم أكثر حرية يومًا ما. إذا كنت ترغب في إنهاء قراءة كتاب ، خذ وقتًا في ذلك كل يوم. إذا كنت تحلم بأن تصبح فنانًا مشهورًا ، تدرب على الرسم يوميًا.

التحفيز

11. لا تخافوا من ارتكاب الأخطاء

الخوف من القيام بشيء ما يجعلك تقف مكتوفي الأيدي ولا تفعل شيئًا على الإطلاق. تعلم كيفية إدراك الأخطاء كقوة دافعة للتنمية. عندما تفشل ، فكر في سبب فشلك وسد الفجوة في معرفتك ومهاراتك. بمرور الوقت ، ستصبح ممتنًا لأخطائك.

12. اطلب انتقادك

لا تحكم على نفسك بقسوة - ادعُ شخصًا لتقييم عملك بموضوعية. اسأل رئيسك عن التغذية الراجعة. من أجل الرغبة الصادقة في رؤية أخطائك وتحسين الأداء ، فلن يتم توبيخك. حسنًا ، سيساعدك الثناء على الحصول على الإلهام والاستمرار في المضي قدمًا.

13. ارفع مستوى مهاراتك

من المستحيل أن تظل منتجًا لفترة طويلة دون التعلم المستمر والتعليم الذاتي. عاجلاً أم آجلاً ، سوف تشعر بالملل أو ستصل إلى سقف مهنتك. لذلك ، حاول أن تتعلم أشياء جديدة في كل وقت: قم بمهام غير عادية ولا تتخلى عن المشاريع الشيقة.

14. تجنب المتذمرين والمتشائمين والمتشائمين

يميل الناس إلى الإدمان على مشاعر الآخرين. إذا كان شخص ما في بيئتك يكرر باستمرار مدى سوء كل شيء ، فسوف ينتقل الاكتئاب إليك يومًا ما. سينتشر ذعر زميلك ، الذي تحترق مواعيده النهائية كل أسبوع ، لك بالتأكيد. لذلك ، غادر ، توقف عن التواصل وقطع العلاقة - لا تدع مزاجك يفسد.

15. أحط نفسك بالأشخاص الأذكياء

تؤثر الدائرة الاجتماعية على تنميتنا. أحِط نفسك بالموجهين والأشخاص المثيرين للاهتمام فقط - دعهم يحفزونك ويلهمونك باستمرار ، مما يجبرك على السعي لتحقيق مستواهم. اذهب إلى الندوات والمؤتمرات المتخصصة ، وانضم إلى المجتمعات المهنية وتعرف على معارف جديدة.

16. لا تتبع نجاحات الآخرين

الكثير من الهوس بإنجازات الآخرين يعيقنا فقط. توقف عن الشعور بالغيرة من صديقة افتتحت مشروعك الخاص ، أو زميلة في الفصل تكسب من هوايتها بنجاح. ابتعد عن التجسس على حياة الآخرين واستمر في تحقيق هدفك.

17. احصل على المساعدة

لا تتوقع أن تقوم بعمل كبير بمفردك. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة، تطلب ذلك. إن القيام بمهمة صعبة وسحبها بنفسك ليس سببًا للفخر ، بل هو الغباء. افهم أنك تعمل من أجل نتيجة ، ومن أجلها لا تهمل خبرة ونصائح الآخرين.

18. إنشاء طريقة الإنتاجية الخاصة بك

لا تتبع بشكل أعمى جميع تقنيات إدارة الوقت ونصائح الاسترخاء والنصائح الموفرة للوقت. حلل ما يساعدك حقًا وتجاهل ما لا يفيدك. هدفك هو أن تكون فعالًا ، وليس تحطيم الرقم القياسي لأدوات الإنتاجية الأكثر استخدامًا.

تركيز

19. حرر عقلك من المشاكل اليومية

ضع خزانة ملابس على شكل كبسولة حتى لا تفكر فيما ترتديه في المكتب في الصباح. ضع جدولًا للتنظيف والأعمال المنزلية. اذهب لشراء البقالة في عطلات نهاية الأسبوع وأنشئ قائمة للأسبوع. عندما يتم تسوية جميع الأعمال المنزلية وتخطيطها ، فإنك تركز على العمل.

20. ابحث عن ذروة نشاطك

ينصح شخص ما بالقيام بمهام معقدة في بداية يوم العمل ، وترك المهام الصغيرة في المساء. لكن هذه الطريقة غير مناسبة للبوم أو لمن يحتاجون إلى الإسراع. لذلك ، حدد الفترات التي يمكنك فيها العمل بكفاءة أكبر ، وجدولة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً خلال هذا الوقت. للتعرف عليها ، يكفي ملاحظة مستوى تركيزك خلال النهار لعدة أسابيع. أو استخدم آلة حاسبة مخصصة للإنتاجية.

21. لا تؤجل الأشياء التي تجعلك متوتراً

سواء كنت قلقًا بشأن مكالمة مهمة أو تخشى توضيح أمر ما مع رئيسك في العمل - لا تتأخر. حل المهام المخيفة على الفور ، حتى لو كان التفكير فيها يجعلك تقلق. لأن هذه الأفكار هي التي تصرف الانتباه عن العمل وتقلل من التركيز. كلما قمت بذلك بشكل أسرع ، زادت تهدئتك.

22. تدوين الملاحظات باليد

الأفكار المثيرة للاهتمام التي تزور الرأس عن طريق الخطأ تميل إلى النسيان على الفور.أحيانًا نضيع في تفكيرنا أثناء فتح تطبيق التسجيل على هاتفنا الذكي. وأحيانًا يصرف انتباهنا شيء آخر: الرسائل والأخبار والشبكات الاجتماعية. لذلك ، قم بتدوينها على الورق - ستجعلك الملاحظات المكتوبة بخط اليد تتذكر المعلومات بشكل أفضل. قم بشراء كتيب رسم تقريبي صغير يمكنك من خلاله تدوين بضع كلمات بسرعة ، أو مجموعة من الملصقات والاحتفاظ بها في متناول اليد.

23. تعيين تذكير

تخلق الحاجة إلى القيام بشيء ما في وقت معين قلقًا داخليًا يصرف الانتباه عن العمل الرئيسي. علاوة على ذلك ، قد لا يتم الشعور بالخوف اللاواعي من نسيان بعض الأعمال. لذلك ، قم بتعيين تذكيرات صوتية للأشياء المقيدة بوقت محدد. سيحررك هذا من النظرات المستمرة على مدار الساعة والعصبية غير الضرورية.

24. حافظ على مكان عملك مرتبة

كل يوم ، عند الانتهاء من العمل ، رتب الأشياء على الطاولة: رتب الملاحظات ، رتب المستندات ، اغسل الكوب. بالمناسبة ، سطح المكتب على الكمبيوتر مهم أيضًا. أغلق جميع علامات التبويب غير الضرورية ، واحذف الملفات المؤقتة.

25. احترس من الإضاءة

لقد أثبت العلماء أن الإضاءة لها تأثير عميق على إنتاجيتنا. يجب أن يكون الضوء في المكتب قريبًا من ضوء النهار الطبيعي قدر الإمكان ، وليس دافئًا أو باردًا جدًا. القيمة المثلى هي 4500-5000 كلفن في نهاية يوم العمل ، يمكنك التبديل إلى ضوء دافئ للاسترخاء والاستعداد للراحة.

تنفيذ المهام

26. تشغيل سباقات السرعة

ربما سمعت عن تقنية بومودورو - تنظيم العمل في مقاطع مدتها 25 دقيقة مع فترات راحة لمدة 5 دقائق. قد لا يناسبك هذا الإطار الزمني ، لكن الشيء الرئيسي يكمن في جوهره. خصص لنفسك فترات قصيرة من التركيز الكامل - من 20 دقيقة إلى ساعة - عندما لا تشتت انتباهك بأي شيء على الإطلاق ، وخذ فترات راحة بينهما.

استخدام التطبيقات:

27. لا تتسرع في تنفيذ مهام جديدة

لا تترك عملك غير مكتمل بسبب مهمة مفاجئة أو طلب شخص ما. بالطبع ، من المهم تحديد الأولويات: إذا كانت المهمة الجديدة أكثر أهمية وتحتاج إلى القيام بها في أسرع وقت ممكن ، فعليك أن تشتت انتباهك وتضحي بالأمور الجارية. إذا لم يكن كذلك ، قم بتأجيله. حتى لو طلبوا منك كثيرا.

28. تصور

سيساعدك التصور على توفير الوقت وحفظ المعلومات بشكل أفضل وفهم موضوع جديد واتخاذ قرار مستنير. استخدم تقنيات مختلفة: تسمية المهام حسب الفئة ، ورسم الرسوم البيانية والجداول والخرائط الذهنية.

29. ترك المهام غير منتهية

خذ وقتك لإكمال المهام الكبيرة والمعقدة مرة واحدة. اعتمد على تأثير زيجارنيك. جوهرها هو أن الدماغ يتذكر بشكل أفضل الأفعال غير المكتملة ويواصل التفكير اللاوعي فيها. إذا كنت خائفًا من مهمة صعبة ، فابدأها وقم بتأجيلها - أثناء قيامك بأشياء أخرى ، قد تتبادر إلى الذهن العديد من الأفكار المثيرة للاهتمام.

30. ابدأ صغيرة

إذا لم تتمكن من البدء في مهمة ما ، فخصص 10 دقائق فقط لها. هناك احتمالات ، سوف تشارك وتستمر في العمل. حسنًا ، إذا لم يكن كذلك ، فابدأ على الأقل. وفي نفس الوقت تحقق بنفسك من فاعلية النقطة السابقة.

وفر الوقت

31. اكتشف أين تقضي وقتك

جرب تجربة: حاول كتابة كل شيء على الإطلاق لمدة أسبوع واحد ، حتى أصغر الحالات ومقدار الوقت المستغرق في كل منها. أخيرًا ، قم بتحليل القائمة الناتجة.

32. رفض المكالمات

حاول التحدث أقل على الهاتف. يستغرق إجراء المكالمة وقتًا أطول من كتابة وقراءة رسالة. علاوة على ذلك ، لا يتبادر إلى الذهن الجميع للتحذير منه ، مما يعني أنه يمكن فجأة وفي الوقت الخطأ أن يصرف انتباهك عن العمل. إذا كنت لا تزال بحاجة إلى إجراء مكالمة مهمة ، فقم بجدولتها وإضافتها إلى قائمة المهام الخاصة بك بحيث يمكنك تخصيص وقت للمهام الأخرى بوضوح.

33. تعطيل التنبيهات

قم بإيقاف تشغيل الإشعارات للتطبيقات والمراسلين والشبكات الاجتماعية والبريد. إنها لا تستغرق الكثير من الوقت ، لكنها تشتت انتباهك للغاية ويمكن أن تسحبك في رحلة على الإنترنت.إذا لم تتمكن من التخلص من إغراء التحقق من رسائلك ، فاترك إشعارات عنها فقط من جهات الاتصال المهمة.

34. تحقق من بريدك الإلكتروني في فترة ما بعد الظهر

تخلص من فحص البريد الإلكتروني الصباحي حتى لا يصرف انتباهك عن المهام المجدولة بالفعل ولا تتكيف مع الروتين اليومي لشخص آخر. إذا كنت معتادًا على الإجابة على الفور ولا يمكنك مقاومة الرسائل النصية ، فيمكن للمحادثة أن تستمر طوال اليوم. لا تترك علامة تبويب المتصفح مفتوحة ، ولكن استخدم القوالب للرد بسرعة على الرسائل.

35. تنظيف البريد الوارد الخاص بك

احرص على ضمان بقاء الرسائل المهمة فقط بين الرسائل غير المقروءة. احذف البريد العشوائي غير الضروري على الفور ، وأنشئ صندوق بريد منفصل للبريد الشخصي والاشتراكات الشيقة. لذلك لن تضطر إلى البحث في البريد لفترة طويلة والبحث بين جميع الأحرف المطلوبة حقًا.

36. تعلم كيفية اللمس

عند العمل على جهاز كمبيوتر ، تعد الكتابة باللمس بمثابة توفير كبير للوقت. يمكن تعلم المهارة باستخدام الخدمات عبر الإنترنت ،. الشيء الرئيسي هو تخصيص وقت لهذا النشاط كل يوم.

37. استخدام مفاتيح الاختصار

تم تصميم مفاتيح التشغيل السريع للعمل السريع. تذكر مجموعاتها ، فهي تبسط إلى حد كبير استخدام الكمبيوتر والبرامج الفردية.

38. حفظ الملفات مباشرة في المجلد المطلوب

عند تنزيل مستند أو إنشائه ، قم بتسميته فورًا وأرسله إلى المجلد المطلوب. قد لا يكون لديك الوقت ، ولكن في النهاية يكون الأمر أسرع وأسهل بكثير من فحص وفرز جميع التنزيلات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو تجميع الملفات في التخزين السحابي.

39. لا تختلق الأعذار

فقط لا تضيع وقتك في ذلك. اختلاق الأعذار غير منتج وغير مهني ومزعج. من الأفضل أن تعترف بخطأك بحزم وأن تبدأ على الفور في تصحيحه.

الترفيهية

40. اتباع نظام غذائي إعلامي

تؤدي التدفقات الهائلة من المعلومات إلى تحميل الجهاز العصبي وتتداخل مع الاسترخاء. وفقًا للإحصاءات ، يقضي كل شخص حوالي ساعتين و 7 ساعات يوميًا على التلفزيون وحده. أضف إلى ذلك الإنترنت والشبكات الاجتماعية. تتنافس المواقع الإخبارية والقنوات والمجتمعات بلا هوادة على اهتمامنا ، وغالبًا ما تتحدث عن نفس الشيء. لذلك ، ليس من الضروري تخصيص وقت لمشاهدتها - ستظل تتعرف على الأخبار المهمة.

41. خذ فترات راحة طويلة

إذا كانت لديك مهمة صعبة تتطلب الكثير من التركيز ، فافصل عن العمل لمدة نصف ساعة على الأقل. قم من على مكتبك وقم ببعض النشاط البدني.

42. استمع إلى الموسيقى

تظهر الأبحاث أن الموسيقى تزيد الإنتاجية والإبداع والمزاج بشكل عام. إذا وجدت صعوبة في التركيز معها ، فاستمع إلى الفنانين المفضلين لديك بينهما.

43. الخروج في كثير من الأحيان

يفضل أن يكون ذلك خلال يوم العمل. يقلل الهواء الذي لا معنى له في المكتب من الإنتاجية ويؤدي إلى الصداع والتوتر. حتى أن العلماء صاغوا مصطلح متلازمة المباني المرضية ، وهي حالة يعاني فيها الناس من أعراض مؤلمة بسبب سوء التهوية والإضاءة والتدفئة في المباني. وعلى الرغم من أن مكتبك قد يكون بصحة جيدة ، إلا أن جسمك سيظل يحب الهواء النقي بشكل أفضل.

44. خطط لأمسيتك وعطلتك بشكل مسبق

قرر مسبقًا كيف ستقضي عطلتك ، وحاول أن تملأها بأشياءك المفضلة. الاستلقاء على الأريكة بلا هدف سيؤدي فقط إلى المزيد من الإرهاق ، وتحسبًا لعطلة نهاية أسبوع ممتعة والعمل بشكل أفضل.

45. لا تفكر في العمل طوال يوم واحد في الأسبوع

عِد نفسك بعدم لمس عملك في يوم العطلة أو التفكير فيه على الإطلاق. حتى لو كان لديك اجتماع مهم أو عمل غير مكتمل. تذكر أن لديك أيضًا حياة أخرى - كرّس لها هذا اليوم تمامًا.

46. خذ إجازة

إذا كنت تذهب إلى العمل بانتظام ، فلا تأخذ إجازة لأمور الأسرة كل أسبوع ، ونادرًا ما تأخذ إجازة مرضية ، خذ يومًا إجازة على هذا النحو. اقضِ يومًا إضافيًا في المنزل بعد الانتهاء من مشروع كبير أو قبل العرض التقديمي. اسمح لنفسك بإعادة التشغيل دون انتظار عطلة نهاية الأسبوع.

الصحة

47. العيش في جدول

لا تأخذ الروتين اليومي كإطار صارم تحتاج إلى قيادة نفسك فيه. فقط حدد مرة واحدة للنوم والاستيقاظ وتناول الطعام. وحاول متابعته كل يوم. ستشعر دائمًا بالنشاط ، ولن تعاني من النعاس ونوبات الجوع المفاجئة التي تتداخل مع التركيز.

48. لا تستخدم الكحول كوسيلة للاسترخاء

تجنب الشرب قبل النوم ، حتى لو وجدت صعوبة في الاسترخاء بعد يوم شاق في العمل. يمكن أن يساعدك الكحول حقًا على النوم ، ولكن بعد بضع ساعات سيبدأ في التصرف بشكل سلبي - وهذا محفوف بالاستيقاظ المتكرر في الصباح والنعاس أثناء النهار وفقدان التركيز.

49. كثرة الأكل

إن وجبة غداء دسمة تثقل كاهل الجسم: فهي تلقي بكل قوتها في هضم الطعام ، لذلك يصبح من الصعب التركيز على إكمال المهام. إذا شعرت بالنعاس بعد العشاء ، قسّم حصتك المعتادة إلى وجبتين.

بدلًا من الوجبات الثقيلة ، قم بتضمين الأطعمة التي تحسن التركيز والتركيز في نظامك الغذائي: الخضروات والأعشاب والأسماك الدهنية والمكسرات والشوكولاتة الداكنة. ولا تتكئ على القهوة - بكميات كبيرة لا تنشط ، بل تعطي تأثيرًا معاكسًا.

50. انطلق لممارسة الرياضة

لا تؤدي التمارين الرياضية إلى تحسين الصحة فحسب ، بل تعمل أيضًا على تحسين الانتباه والتركيز وسرعة الدماغ. كما أنها تزيد من احترام الذات وتجعلها أكثر مقاومة للمواقف العصيبة. هذه إضافة كبيرة للإنتاجية ، لذا قم ببعض التمارين على الأقل.

اقرأ ايضا؟ ؟

• 80 حيلة للإنتاجية
• ما الفرق بين الإنتاجية والكفاءة ، وما هو أكثر أهمية
• استرخ وخذ استراحة من العمل لتكون أكثر إنتاجية.
• ما هي التكلفة الحقيقية للإنتاجية