كيف تفعل ما كنت تعتقد أنه مستحيل

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

أسرار الإنتاجية لسكوت هانسلمان ، أحد أشهر مبرمجي مايكروسوفت.

سكوت هانسلمان ليس فقط أحد خبراء الويب الأكثر احترامًا في العالم من Microsoft. إنه متحدث رائع. في مدونته ، والبودكاست ، ومقاطع الفيديو الخاصة به ، يتحدث عن الأدوات وتكنولوجيا المعلومات والفعالية الشخصية. إليك ما يعتقده سكوت هانسلمان بشأن الإنتاجية.

لا تخف من ارتكاب الأخطاء

"أحيانًا يكون من المفيد ارتكاب خطأ فادح. لا تخف من كسر الغابة "، فمن الغريب سماع هذه النصيحة من شخص مؤثر للغاية مثل Hanselman. في ذروة حياته المهنية ، يبدو أنه في الوقت المناسب لكل شيء: التدوين والتويتر ، وتسجيل المدونات الصوتية ، والتحدث بانتظام في المؤتمرات. في السنوات الأخيرة ، شارك في تأليف أكثر من ستة كتب. على الرغم من أن لديه زوجة وطفلين.

كيف يفعل ذلك؟ الجواب لا يهمك أنت فقط. يشعر الكثيرون بالحيرة: "سكوت ، لماذا مثل هذا النشاط المحموم؟ هل أنت نائم على الإطلاق؟ " يجيب هانسلمان: "لأنني يجب أن أرقص! كلما بدأت أفكر في أنني يجب أن أتوقف ، أتذكر هذا الميم وهذا الصبي الملهم ".

كلما قل ما تفعله ، زاد ما يمكنك القيام به. هذا هو قانون تحجيم نموذجي ، كما يقول هانسلمان. يغير التوسع حدودك عن طريق تغيير نهجك في الإنتاجية.

كشف هانسلمان عن أسراره في الإنتاجية في حديث مدته 42 دقيقة. كل نصائحه ، من قاعدة الحرف الواحد إلى إيجاد روبرت سكوبل الخاص بك ، قابلة للتنفيذ.

ووفقًا له ، فقد قام ببساطة بتكييف تقنيات الإنتاجية لديفيد ألين (إنجاز الأمور) ، وستيفن كوفي ("") ، وجي دي ماير (الحصول على النتائج بطريقة رشيقة) ، وفرانشيسكو سيريلو (تقنية بومودورو) وكاتي سييرا.

فيما يلي ملخص لخطاب Hanselman في GOTO 2012 وملخصًا لعرضه في Webstock 2014.

ابحث عن علامات التحذير من الخطر

لم يكن من الصعب دائمًا الاستمرار في التركيز. لم يكن الإنترنت مليئًا دائمًا بمئات الصفحات من المحتوى الجديد الذي لم يقرأ بعد. إن تدفق المعلومات الذي يصرف انتباهك لم يكن دائمًا مستمرًا. يتذكر هانسلمان أنه عندما كان يتعلم البرمجة فقط ، كانت كل المعرفة التي يحتاجها موجودة في كتابين.

سكوت هانسلمان

يتم إنشاء أكسابايت من المعلومات على الإنترنت ، نصفها عبارة عن معلومات غير حقيقية. المشتتات تلتهم ثلث اليوم. نحن مرهقون ، لكننا نقول لأنفسنا أنه يمكننا التعامل مع كل شيء ، نحتاج فقط إلى العمل في وقت متأخر.

قف! هذه علامة تحذير من الخطر. إذا وجدت نفسك تفكر في أنه عليك السهر لوقت متأخر لمتابعة جدولك الزمني ، فأنت تواجه مشكلة. مشكلة كبيرة ، والحل ليس بهذه البساطة "أتمنى أن أقوم بتنظيف جميع المهام في قائمة المهام الخاصة بي."

يقول هانسلمان: "الأمل ليس خطة". "الأمل ينتظر عندما تسير مع التيار."

افهم الفرق بين الإنتاجية والكفاءة

إذن ماذا تفعل عندما ترى لافتة تحذر من وجود خطر؟ هانسلمان لديه حل. ولكن قبل الكشف عنها ، يحدد سكوت ويباين الإنتاجية والكفاءة.

• الإنتاجية تعني تحقيق الهدف. من المهم أن تقرر ما يجب القيام به. تتعلق الإنتاجية باختيار الأهداف والغايات الصحيحة ، ومن ثم تحقيقها.
• تتعلق الكفاءة بإكمال المهام بالطريقة الأكثر راحة وتوجيهًا نحو العملية.

سكوت هانسلمان

الإنتاجية تدور حول فعل الشيء الصحيح. الكفاءة هي فعل الأشياء بشكل صحيح. بمعنى آخر ، تعني الإنتاجية اختيار الاتجاه ، والكفاءة تعني الركض بسرعة في هذا الاتجاه.

عندما تفهم أنهما شيئان مختلفان ، ستفهم مدى قوتهما.

حدد معنى العمل

يركز Hanselman أيضًا على ثالوث مفهوم "العمل" الموصوف.

1. الوظيفة المحددة مسبقًا هي الوظيفة المخطط لها مسبقًا.
2. العمل الذي يظهر هو الذي يصرفك عن الخطة.
3. العمل المحدد هو عندما تجلس وتفكر فيما عليك القيام به.

وفقًا لهانسلمان ، من الضروري تكريس المزيد من الوقت للنقطة الثالثة. كم مرة تخصص ساعة في جدولك للتفكير مليًا فيما يجب عليك فعله بعد ذلك؟ بدلاً من ذلك ، عند النظر إلى قائمة المهام ، نشعر بالذعر ، ونعيد تشكيل قائمة المهام ، على أمل تصحيح الفجوات. لكن في الواقع ، القائمة تنمو فقط من هذا.

خذ وقتك في التفكير في عملك القادم. بالنسبة للمحترفين ، لا يستغرق هذا في المتوسط أكثر من ساعة في اليوم.

افعل ، رمي ، مندوب ، تأخير

يسلط Hanselman الضوء على أسلوب Allen الآخر من كتابه الشهير Getting Things Done: القيام أو الإسقاط أو التفويض أو التسويف.

هذا حل بريد إلكتروني رائع. نفذ مهمة من البريد الإلكتروني إذا استغرقت دقيقة وتمت جدولتها. وإلا ، فقم بإسقاطها أو تفويضها أو تأجيلها - قم بذلك لاحقًا أو فوضها إلى شخص آخر.

"لا تخف من كسر الغابة" تبدو غير طبيعية. في الواقع ، يسمح لك هذا النهج بالتركيز على العمل بشكل أفضل من التركيز على الموقف الذي يؤدي فيه عبء المسؤولية إلى الضغط بشكل دائم على النفس.

قول لا صعب. لكن الشعور بالذنب المرتبط بكلمة "نعم" أسوأ بكثير من الشعور بعدم الراحة من الاستسلام. في كل مكان ، بما في ذلك الإنترنت ، يمكنك التحكم في تدفقات البيانات الخاصة بك وفرزها.

لتصفية المعلومات وتخطيط الأشياء التي يجب القيام بها ، يوصي Hanselman بمصفوفة إدارة الوقت.

	العاجلة	غير عاجل
الأهمية	أنا المواقف الحرجة. مشاكل عاجلة. المشاريع والتعيينات مع موعد نهائي.	II إقامة اتصالات. ابحث عن فرص جديدة. تخطيط. استعادة القوات.
غير مهم	ثالثا الأحاديث والمكالمات الهاتفية الدخيلة. نوع من المراسلات. بعض الاجتماعات. الشؤون الروتينية.	رابعا أشياء صغيرة تضييع الوقت. مراسلة. اتصالات هاتفية. هواية الخمول.

عندما يكون هناك شيء عاجل ومهم في نفس الوقت ، على سبيل المثال ، تلد الزوجة أو يحدث نوبة التهاب الزائدة الدودية ، يجب أن تتصرف بسرعة البرق. إذا لم يكن الأمر عاجلاً وغير مهم ، فمن الأفضل عدم القيام به على الإطلاق. وللأسف ، غالبًا ما نضيع الوقت في أشياء عاجلة ولكنها غير مهمة. يعتبر التصرف العاجل عادة سيئة للكثير منا.

فهم البريد الإلكتروني

يتلقى Scott Hanselman مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ويشارك أسلوبه في التعامل مع Inbox.

قم بتطبيق قاعدة الحرف الواحد

يؤدي تغيير إعدادات الرسائل الواردة إلى تغيير جذري في طريقة التعامل مع البريد الإلكتروني. قم بإنشاء مجلد للرسائل التي تكون فيها في النسخة ، ومجلدًا منفصلًا للرسائل ، حيث تكون أنت المستلم الوحيد. الحروف التي تقع في المجلد الأول ليست مهمة بداهة.

ولكن ماذا لو أرسل لك الرئيس نسخة من المهمة ثم سأل ، "لماذا لم تكمل مهمتي؟" الجواب بسيط: "كنت في النسخة ، ظننت أنك تخبرني للتو". الرئيس لن يفعل ذلك مرة أخرى.

كمهندس مجتمع في Microsoft ، يستخدم Hanselman مجلدًا آخر في صندوق بريده ، External. هؤلاء هم الأشخاص الذين لا يعملون في الشركة ، لكنهم مهمون بالنسبة لي. أوضح سكوت.

لا تتحقق من بريدك في الصباح أو في الليل

الأمر بسيط: لقد أجبت على الرسالة في الصباح ، وتلقيت ردًا فوريًا ، وأجبت مرة أخرى … ونتيجة لذلك ، قد تستغرق المراسلات التي خططت لقضاء أقل من ساعة فيها نصف يوم.

سكوت هانسلمان

يشبه فحص بريدك في الصباح السفر في الوقت المناسب. 9:00 - استيقظ ، تحقق من بريدك. استيقظنا - إنه بالفعل عشاء ، حان وقت تناول وجبة خفيفة. والآن الساعة 14:30 ، حان وقت العمل … كيف حدث هذا؟ لقد فتحت للتو عميل البريد الإلكتروني الخاص بك في الصباح.

علاوة على ذلك ، عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الصباح (أو في الليل) ، فإنك تعتاد الناس على هذا الوقت. من خلال الرد على رسالة بريد إلكتروني في الساعة 2 صباحًا مرة واحدة ، تكون قد اكتسبت سمعة طيبة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني في الساعة 2 صباحًا وأشرت إلى عادتك في الإلحاح.

تحقق من بريدك ظهرًا وفقًا لروتينك اليومي وستندهش من مقدار ما يمكنك إنجازه في يوم واحد.

ابحث عن روبرت سكوبل الخاص بك

يجب ألا تتحقق من بريدك بين الحين والآخر خوفًا من فقدان شيء ما. يوضح هانسلمان: "عادةً ما يكون لدي صندوق بريد فارغ ، ولكن عندما أكون في إجازة ، قد يكون هناك 500 رسالة بريد إلكتروني".

غالبًا في المؤتمرات ، يمكنك رؤية المتحدثين الذين ، بالكاد انتهوا من حديثهم ، من المرجح أن يركضوا إلى أجهزة الكمبيوتر المحمول الخاصة بهم للنظر في حساب بريدهم الإلكتروني. لدى المرء انطباع بأن وظيفته هي حذف الحروف في الوقت المحدد.

للقضاء على هذه العادة ، ينصح Hanselman باستخدام ما يسمى المجمعين الموثوق بهم. هؤلاء هم الزملاء الذين يدركون دائمًا الوضع الحالي. في Microsoft ، كان ذلك روبرت سكوبل.

سكوت هانسلمان

لقد اشتركت في آلاف المدونات. لكن لماذا؟ من هو أفضل قارئ مدونة في العالم؟ روبرت سكوبل! بالنسبة لي ، قررت: أنا لست سكوبل ، قراءة العديد من المدونات أمر غير طبيعي. وهل تعلم ماذا فعلت؟ بدأت في قراءة مدونته. من بين آلاف المدونات التي تابعتها ، تركت خمسًا ، والتي تعمل كمجمع أخبار بالنسبة لي. هذا هو نفس مشاهدة جميع نشرات الأخبار خلال النهار أو مجرد مشاهدة البرنامج النهائي في المساء.

ابحث عن "المجمّع الموثوق به" في الشركة. للقيام بذلك ، اسأل نفسك ببساطة ، من هو الشخص الذي يدرك دائمًا ما يحدث وسيشاركه معك عن طيب خاطر؟

ابق في التدفق

مهما كان ما يحدث في العالم وفي حياتك مهمًا ، فستعرف عنه بالتأكيد. إذا حدث 11 سبتمبر القادم ، فسيتم إبلاغك بذلك.

لذلك ، حاول كما في شرنقة. لا تدع انتباهك يهيم بالضغط على Alt + Tab في Gmail طوال الوقت.

حفظ ضغطات المفاتيح

اقتداءًا بمثال الصحفي والمبشر في شركة Microsoft John Adella ، يدعو Hanselman إلى "حفظ ضغطات لوحة المفاتيح". سيوضح المثال التالي ما يعنيه هذا.

سكوت هانسلمان

إذا أرسل لي بريان رسالة بسؤال مثير للاهتمام حقًا حول ASP. NET ، وأجبت طويلًا وملهمًا (خمس فقرات مع أمثلة التعليمات البرمجية ، وما إلى ذلك) ، فأنا لا أعطيه إجابة مكتوبة مفصلة حلت مشكلته ، أعطيته 10 آلاف ضغطة على لوحة المفاتيح. لكن الحياة قصيرة ، وعدد هذه النقرات محدود - لن أستعيدها أبدًا ، لقد أعطيتها لبريان. في الوقت نفسه ، لا أعرف حتى ما إذا كان سيقرأ رسالتي. فكيف تكون إذن؟ كيف لا تنفق ، بل تضاعف ضغطاتك على المفاتيح؟ أنا أكتب منشور مدونة وأرسل إلى براين الرابط. ثم تتضاعف نقراتي حتى بعد وفاتي - كلما شاهد شخص ما صفحة مدونتي.

اكتب حروفًا قصيرة: ثلاث إلى أربع جمل. يجب أن يكون أي شيء أطول في مدونة أو ويكيبيديا أو الأسئلة الشائعة أو قاعدة المعرفة أو أي مستند آخر. البريد الإلكتروني ليس مكانًا لتخزين المعرفة ؛ ضغطاتك على المفاتيح تموت هناك.

افهم البريد الوارد في حياتك

الفرز يعني فصل شيء ما أو غربله أو استبعاده.

لا ينتقل التدفق المستمر للمعلومات إلى بريدك الإلكتروني فحسب ، بل ينتقل أيضًا إلى صندوق الوارد المشروط في حياتك. إخطارات حول الرسائل على وسائل التواصل الاجتماعي ، حول إصدار حلقة جديدة من المسلسل التلفزيوني المفضل لديك ، وما شابه - نخصص وقتًا لكل هذه الأحداث الصغيرة. هذا يعني أنهم بحاجة أيضًا إلى الفرز.

يقدم Hanselman تشبيهًا مرعبًا إلى حد ما: كانت هناك حالة طوارئ في ساحة انتظار السيارات ، وأصيب العديد من الأشخاص. نحن بحاجة للعمل! مهمتك هي وضع ملصق على أصابع الجميع: أحياء أو أمواتًا وكيف ينبغي معاملتهم. مع البريد الوارد ، نحن دائمًا إنسانيون في حياتنا: نضع الضمادات على مريض السرطان ، في حين أن شخصًا آخر على وشك أن يفقد ذراعه. نقوم بأشياء تضيع الوقت ولكن ليس لها قيمة.

قم بفرز تدفقات ضجيج المعلومات (Twitter ، Facebook ، البريد الإلكتروني ، الرسائل القصيرة ، الرسائل الفورية ، إلخ) حسب القيمة. إذا كان من الممكن التخلص من شيء ما بأمان ، فافعل ذلك.

تخلص من الإجهاد الذهني غير الضروري

تخيل الاشتراك في Netflix ، ويسعدك أن تتمكن من مشاهدة الموسم الثاني من House of Cards وقتما تشاء. على سبيل المثال ، الليلة ، بعد وضع الأطفال في الفراش.

الحقيقة هي أنك عندما قمت بالتسجيل ، فإنك تخلت عن السلوك الاستباقي. لم تعد تقرر ماذا ومتى تفعل. تخضعك الدفعات والاشتراكات المختلفة لظروف خارجية وتجبرك على أداء المهام من الخارج. هل هناك حلقة جديدة؟ تحتاج إلى المشاهدة - لا تختفي نفس الاشتراك!

كل هذا يضغط على النفس. أنت تتحمل عبئًا عقليًا غير ضروري يسد عقلك ويتداخل مع الإنتاجية.

اترك يوم الجمعة للتفكير

عندما تفكر في الأشياء القادمة ، اسأل نفسك دائمًا السؤال: ما الأشياء الثلاثة التي يمكنني القيام بها اليوم ، وأيها هذا الأسبوع وأيها هذا العام؟ هذا هو ما يسمى بقاعدة الثلاثة. حصل هانسلمان عليه من زميله مدير برامج مايكروسوفت جاي دي ماير.

اكتب ثلاث مهام لليوم وللأسبوع وللعام.

يوم الاثنين ، في بداية أسبوع جديد ، سيكون لديك فكرة واضحة عن الأيام المقبلة. يوم الجمعة ، يجب أن تتوقف ، وتلقي نظرة على أسبوع العمل الماضي ، وتفكر. اسأل نفسك ، "هل كان أسبوعًا ناجحًا؟ هل يمكن أن أفعل شيئًا مختلفًا؟ ما الذي يمكنني تغييره؟ " من المهم إنهاء كل يوم دون الشعور بالذنب بشأن الوقت الضائع.

جرب تقنية بومودورو

تم اقتراح تقنية إدارة الوقت هذه من قبل Francesco Cirillo في أواخر الثمانينيات. الهدف هو التركيز على المهمة لمدة 25 دقيقة ثم أخذ استراحة قصيرة.

يوصي Hanselman بهذه التقنية. في الوقت نفسه ، ينصح بتتبع كل مصادر التشتيت التي نشأت لك في غضون 25 دقيقة. ضع علامة في دفتر ملاحظاتك عندما تفكر في شخص خارجي (إلهاء داخلي) أو قام شخص ما ، مثل زميل ، بإلهائك (عوامل خارجية).

أولاً ، سيكون لديك حوالي ستة عوامل تشتيت ، ثم واحدة ، ثم تختفي. نتيجة لذلك ، سوف تقيس إنتاجيتك من خلال عدد "الطماطم" التي يتم إجراؤها يوميًا.

اعلم أن الانشغال هو شكل من أشكال الكسل

تيموثي فيريس

الانشغال هو شكل من أشكال الكسل والتفكير الكسول والأفعال غير الشرعية.

مشغول ومنتج. سوف يفاجأ بعض الأشخاص المشغولين المجانين ، لكن الإبداع وخلق شيء ما هو عكس مجرد التسكع.

يعطي Hanselman المثال التالي: شخص ما "يغرد" بنشاط - يبدو أنه مشغول للغاية ، ثم يختفي لمدة شهر عندما يظهر مشروع مهم حقًا. عندما تكون مشغولاً ، ببساطة لا يوجد وقت لتويتر وغير ذلك من الهراء.

خذ الأمر كأمر مسلم به: تعدد المهام هو خرافة

وفقًا لهانسلمان ، فإن العدد الأمثل للمهام في كل مرة هو واحد. إذا كنت تعتقد أنه يمكنك التعامل مع العديد من المهام في نفس الوقت ، فأنت مخطئ.

- إنه مجرد التبديل بين المهام ، مما يتطلب تغيير السياقات. دعونا نوضح بمثال. هل سبق لك أن مررت بهذا: أنت تعمل على شيء ما وفجأة يرن الهاتف؟ انت غاضب. هذا والدك ، لكنك ما زلت غاضبًا ، لأنه يتصل بك في العمل الساعة الثالثة بعد الظهر ، عندما تكون شديد التركيز. تلتقط الهاتف وتقول شيئًا مثل "آسف ، لكن يبدو أنني أعمل هنا …" فأنت حزين لمدة 10-15 دقيقة أخرى. ثم تحتاج إلى العودة إلى العمل: "إذن ما الذي كنت أفكر فيه هناك؟"

تبديل السياق لا يعمل. ومع ذلك ، هناك تعدد مهام مقبول. أشياء يمكنك القيام بها في نفس الوقت:

1. المشي ومضغ العلكة.
2. تدريب والاستماع إلى البودكاست.
3. قم بالقيادة والاستماع إلى البريد الصوتي.
4. القيادة للعمل والقراءة (في وسائل النقل العام).
5. محرك للعمل والتفكير.
6. استفد من وقت التوقف عن العمل.

تخلص من الضوضاء العقلية

كريستوفر هوكينز

إذا كان هناك شيء لا يساعدني في جني الأموال ، أو لا يحسن حياتي بطريقة ما ، فهو ضجيج نفسي يجب إزالته.

ينصح هانسلمان بتغيير الجزء الأول من هذا الاقتباس بقلم كريستوفر هوكينز."إذا لم يساعدني ذلك في توسيع نطاق عملي (سداد أقساط الرهن العقاري ، وقضاء الوقت مع عائلتي - استبدل ما هو هدفك الرئيسي) ، فهذه ضوضاء ذهنية."

بالنسبة لسكوت ، هذه الأولوية هي الأسرة: "كل ما أفعله ، كل قرار أتخذه ، هو من أجل العودة بسرعة إلى المنزل للأطفال."

واجب منزلي

ينتهي خطاب هانسلمان بالواجب التالي:

1. فرز تيارات المعلومات الخاصة بك.
2. سباقات خطة العمل.
3. تخلص من المشتتات.
4. ضع في اعتبارك: العمل مع صندوق الوارد الخاص بحياتك ، هل أنت كفء أو منتج؟
5. ضع في اعتبارك قائمة الأدوات الشخصية الخاصة بك.

لاحظ أن Hanselman لم يقل كلمة واحدة عن Evernote أو الأنظمة الأخرى. "يمكنك قضاء المزيد من الوقت في قراءة الكتب الإنتاجية وبناء نظام ، على الرغم من أن كل ما تحتاجه هو قائمة مهام." ربما تحتاج فقط إلى فهم الفرق بين وقت "انشغالك" ووقت قيامك بالعمل المطلوب.