طريقة غير واضحة ولكنها فعالة لتقليل وقتك البريدي

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

لتحسين الوقت الذي تقضيه في العمل مع بريدك ، لا تحاول ترتيب رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل مثالي. كل شيء أبسط بكثير ، كما يقول أحد موظفي MailChimp. بضع خطوات بسيطة - وستحتاج فقط إلى ساعة ونصف في اليوم للتعامل مع جميع الرسائل.

اكتشف جون سميث من فريق دعم MailChimp صيغة البريد الإلكتروني المثالية عن طريق التجربة والخطأ. أولاً ، أنشأ العديد من المجلدات ، ثم حذف كل مجلد ، لكن لم تنجح أي من هذه الأساليب. وبعد ذلك توصل إلى نظام مختلف تمامًا.

على الرغم من حقيقة أن الردود على الرسائل شبه مركزية لعمله ، فقد كان قادرًا على تقليل الوقت الذي يقضيه في مختلف الإجراءات مع البريد إلى ساعة ونصف في اليوم. وجد أنه حتى عندما يكون صندوق البريد ممتلئًا بالأحرف ، يمكن أن تؤدي بعض الإجراءات البسيطة إلى قلب الأمور.

ما لا يجب أن تضيع وقتك فيه

كما يقول جون ، حاول في البداية تصنيف الرسائل وأنشأ جميع أنواع المجلدات: للرسائل من الرئيس ، وللحصول على معلومات حول المشاريع المختلفة ، والرسائل التي كان من الضروري اتخاذ أي إجراء بشأنها ، وما إلى ذلك. كان يعتقد أن هذا من شأنه أن يساعده في توفير الوقت. ولكن في الواقع ، بدأ يقضي المزيد من الوقت في محاولة حفظ نظام التصنيف الخاص به ووقتًا أقل في العمل نفسه.

على سبيل المثال ، تلقيت رسالة من رئيسي حول مشروع كنت أعمل عليه ، وتطلبت هذه الرسالة أيضًا اتخاذ إجراءات معينة. في أي مجلد يجب وضعه؟ وما هي احتمالية أن أتذكر أين سأبحث عن هذه الرسالة لاحقًا؟

جون سميث

لذلك قرر جون التخلص من جميع المجلدات ، وسادت الفوضى الكاملة في بريده. لم يكن عدم وجود نظام أفضل من نظام مفرط التعقيد. ثم قرر جون أن يعيد النظر مرة أخرى في منهجه في التعامل مع البريد. قرر فرز الرسائل ليس حسب الموضوع ، ولكن حسب نوع الإجراء المطلوب اتخاذه. هيريس كيفية القيام بذلك.

لا تبالغ في التعقيد

ما عليك سوى ترك الرسائل التي تريد الرد عليها فقط في بريدك الوارد. أهمها ، إذا لم تتمكن من اكتشافها على الفور ، ضع علامة عليها كغير مقروءة.

ربما يبدو هذا غير منطقي بالنسبة لك ، لأنه يجب القيام بأكثر الأشياء احتراقًا في أسرع وقت ممكن. إنها كذلك ، وفي بعض الأحيان هناك بالفعل حاجة للرد الفوري على مثل هذه الرسائل. ولكن من خلال وضع علامة على الرسائل المهمة على أنها غير مقروءة ، فإنك بالتأكيد لن تفقدها في عموم الناس. بالإضافة إلى ذلك ، بهذه الطريقة لن تضطر إلى نقل رسائل البريد الإلكتروني هذه: فهي تظل في علبة الوارد الخاصة بك وتستمر في جذب الانتباه حتى تصل إليها.

أحاول التأكد من عدم تراكم أكثر من 60-70 رسالة في صندوق بريدي في المرة الواحدة. هذا هو بالضبط عدد الحروف التي يمكنني التعامل معها بسهولة في جلسة واحدة.

جون سميث

قم بإنشاء جدول بريد منتظم لنفسك

يخصص جون ساعة كل صباح لتنظيف صندوق البريد. كما ذكرنا سابقًا ، غالبًا ما يترك رسائل عاجلة "غير مقروءة". يتصفح جون بسرعة الرسائل الإخبارية واتصالات الشركة الداخلية ويرد على أكبر عدد ممكن من الرسائل غير العاجلة التي يمكنه التعامل معها في غضون تلك الساعة.

عندما تنتهي ساعة إرسال البريد ، لا يغلق John Smith صندوق البريد ، ولكنه يولي اهتمامًا أقل بكثير له. بمجرد وصول الرسائل الجديدة ، يقوم بسرعة بمسح محتوياتها وأسماء المرسلين لتحديد أولوياتها. إذا كان من الممكن الرد على رسالة دون مقاطعة الأنشطة الأخرى لفترة طويلة ، فسيقوم جون بذلك.لكنه لم يبدأ في إرسال البريد مرة أخرى.

قرب نهاية يوم العمل ، خصص جون 30 دقيقة أخرى لتكريسها حصريًا للعمل مع البريد. في هذا الوقت ، ينخرط في رسائل تتطلب منه اتخاذ أي إجراء: إعطاء الموافقة ، أو كتابة إجابة مفصلة ، أو اتخاذ أي قرار. عندئذٍ ينتبه إلى الرسائل التي حددها غير مقروءة.

يمكنني قضاء الكثير من الوقت في العمل مع البريد ، لكن قيود الوقت هذه تساعدني على التركيز بشكل أفضل وزيادة الإنتاجية.

جون سميث

تصنيف رسائل البريد الإلكتروني حسب نوع الرد

بالنسبة لبعض الرسائل ، استمر جون في إنشاء مجلدات منفصلة. بعض الرسائل التي لا يضع عليها علامة "غير مقروءة" ، يوزعها في اتجاهين فقط. الرسائل التي تتطلب أي إجراء أو استجابة من أحد الزملاء (ليس بالضرورة عاجلاً) ، يضعها جون في المجلد "To Do". إنه مخصص لرسائل البريد الإلكتروني التي يمكن التعامل معها في اليوم التالي أو في وقت لاحق من الأسبوع.

حتى الأحرف الأقل إلحاحًا ينتقل جون إلى مجلد "قراءة". بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يستخدم عوامل تصفية خاصة تضع النشرة الإخبارية تلقائيًا في هذا المجلد. يستغرق تثبيت المرشحات دقيقتين فقط ، ولكن هذه الخطوة البسيطة ستوفر لك الكثير من الوقت والجهد لاحقًا.

إذا كنت تستخدم هذه الطريقة ، فستحصل على ثلاثة مجلدات نشطة ، تختلف في إلحاح الاستجابة للرسائل: صندوق الوارد مع الرسائل غير المقروءة ، والمهام الواجبة ، والقراءة.

أرشفة الرسائل

لكل شيء آخر ، يستخدم John Smith ميزة أرشفة الرسائل. هذا يساعده على مسح صندوق البريد ورأس المهام غير الضرورية.

بمجرد أن أقرأ الرسالة وأتخذ الإجراء اللازم ، سواء كانت أخبار شركة أو نشرة إخبارية اشتركت فيها ، أقوم بأرشفتها.

جون سميث

إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات مهمة يود جون الاحتفاظ بها للرجوع إليها في المستقبل ، فإنه يقوم بتمييز الرسالة المؤرشفة بعلامة النجمة بحيث يمكن العثور عليها بشكل أسرع.

كن حذرًا بشكل خاص عند اتخاذ قرار بحذف منشور

نادرًا ما يستخدم جون ميزة حذف الرسائل. هذا درس تعلمه من الممارسة الحقيقية. في أحد الأيام ، حذف جون رسالة من زميل تحتوي على معلومات لم يعتبرها مهمة في ذلك الوقت. بعد أن غادر هذا الموظف الشركة ، احتاج جون إلى معلومات من تلك الرسالة. ثم أدرك أنه كان في ورطة.

بعد ذلك ، بدأت في حذف الرسائل التي لن تكون مفيدة لي في المستقبل. لا تنزعجوا ، أيها الزملاء الأعزاء ، الذين يرسلون لي صور متحركة لطيفة مع القطط ، ولكن هذه هي الرسائل التي تنتهي في "المهملات".

جون سميث

للوصول إلى هذا النظام ، جرب جون سميث العديد من الأساليب المختلفة التي لم تكن فعالة بما يكفي بالنسبة له. لقد اختبر الأساليب التي يستخدمها الآخرون ، لكنه سرعان ما أدرك أنه بحاجة إلى تجربة شيء مختلف. توصل جون إلى استنتاج مفاده أن أي نظام يعمل فقط عندما يتناسب جيدًا مع ظروف عملك الخاص.

جرب هذه الطريقة أو ابحث عن شيء خاص بك. قد تتمكن من إيجاد طريقة لقضاء وقت أقل على البريد.