كيف تنجز أكثر وتعمل أقل

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

في 4 أو 5 ساعات ، يمكنك أن تفعل أكثر بكثير من يوم كامل في المكتب. ننشر اليوم ست نصائح مثيرة للاهتمام من إيلينا بروكوبتس ، كاتبة ومؤلفة متنقلة ، حول الاكتشافات الثقافية.

بالأمس عبرت الحدود ، وأكملت ثلاثة مشاريع جارية مع العملاء ، وأبرمت صفقة مع آفاق كبيرة ، وفي المساء تناولت العشاء في المنزل مع رفيق روحي.

أعمل 25 ساعة في الأسبوع ، وأنام ثماني ساعات في اليوم ، وليس لدي جدول زمني ، وما زلت أتمكن من القيام بأشياء أكثر بكثير مما كنت عليه عندما كنت ملتصقًا بمكتب مكتبي لأكثر من 60 ساعة في الأسبوع.

أنا بعيد عن أن أكون خارقة. كل ما هو موصوف أعلاه هو مجرد مثال توضيحي.

كما ترى ، نظرًا لاستقالي عن المكان والعمل لنفسي لأكثر من عام ، تعلمت بعض الدروس القيمة في الكفاءة وإدارة وقتي.

فيما يلي قائمة باختراقات الحياة التي قد تبدو بسيطة للغاية. ومع ذلك ، بمجرد تجربتها حقًا ، ستلاحظ أن مهامك تستغرق وقتًا أقل فأقل.

1. استفد من تأثير Zeigarnik

يمتلك الدماغ وظيفة مدمجة مدمجة لتذكيرك باستمرار بالأشياء التي تركتها غير مكتملة ، وبالتالي دفعك لإكمال المهمة. هذا هو تأثير Zeigarnik ، وسيساعدك على إكمال المهام التي بدأتها بالفعل.

لا يهم إذا كنت ترغب في حل المشكلة أم لا ، اتخذ خطوة واحدة صغيرة على الأقل نحوها.

هل تواجه أزمة إبداعية ولا تستطيع الكتابة؟ افتح ملفًا فارغًا وابدأ في كتابة ما تريد. هل تحتاج إلى البدء في التخطيط لحفل الزفاف الخاص بك؟ ابدأ بالبحث عن باقة زهور الزفاف. هل تحتاج إلى تطوير إستراتيجية تسويق لشركتك غدًا؟ سجّل بضع أفكار على الفيديو لتبدأ بها.

في 99٪ من الحالات ، ستعمل على مهمة حتى النهاية المريرة.

2. استخدم أدوات لإدارة المشروع (ليس فقط لحالات العمل)

لا تحب أدمغتنا المهام الصعبة. عندما يواجه بعض المهام المجردة ، على سبيل المثال ، "ابتكر حملة تسويقية شهرية" ، يصبح على الفور محبطًا ويفضل القيام بالأشياء السهلة التي يقوم بها.

هذا هو السبب في أنه من الضروري تقسيم كل شركة كبيرة إلى بضع خطوات بسيطة وصغيرة وقابلة للتحقيق.

هذا هو المكان الذي تلعب فيه أدوات إدارة المشروع. أنت لا تريد أن تفوت أي خطوات مهمة ، أليس كذلك؟

هناك عدد لا يحصى من تطبيقات إدارة المشاريع الشخصية المجانية والمدفوعة. أحب الطريقة المرئية للإدارة أكثر من غيرها.

ما يميز هذا التطبيق بشكل خاص هو أنه يمكنك هيكلة المعلومات بالطريقة التي تتبادر إلى الذهن - في شكل علاقات ، وليس خطية. هذا يعني أنه بدلاً من رسم خطة خطية خطوة بخطوة ، يمكنك إنشاء صورة مفصلة للمشروع مع العديد من تدفقات الإجراءات التي تحدث في وقت واحد أو واحدة تلو الأخرى. (اقرأ المزيد عن الخرائط الذهنية والأدوات الخاصة بها هنا).

بمعنى آخر ، يمكنك رسم خريطة مرئية تتيح لك الحصول على لمحة عن المشروع بأكمله ، بالإضافة إلى أنها تساعدك على اتخاذ خطوات صغيرة تؤدي إلى تحقيق هدفك.

فيما يلي مثال على مثل هذا المشروع:

لماذا يعمل هذا النهج المرئي بشكل رائع بالنسبة لي (وربما يناسبك أيضًا):

1. أنت تعرف دائمًا ما هي الخطوة التالية ، لذلك لا تترك لنفسك فرصة للمماطلة.
2. لديك صورة كبيرة وواضحة لأهدافك في لمح البصر.
3. يعد التخطيط لمشروع بأكمله أمرًا سهلاً مثل رسمه على الورق (وهو ما قمت به من قبل) ، كما أن استخدام الخطة يكون أكثر ملاءمة.
4. إذا كنت تعمل ضمن فريق ، فسيكون من الواضح دائمًا ما تم إنجازه بالفعل وما الذي يتم القيام به الآن. هذا يعني أنه سيكون هناك عدد أقل من الأخطاء وفوات المواعيد النهائية.

الأدوات الشائعة الأخرى التي أستمتع باستخدامها تشمل ، Trello ، و.

3. تغيير عاداتك

من السهل اليوم العثور على معلومات حول كيفية مواكبة جميع أعمالك ، ولكن كم منكم وضع هذه النصائح موضع التنفيذ؟ كنت في هذا القارب أيضا.

كلنا لدينا عادات ونغيرها بشكل كبير. ومع ذلك ، يمكن إيجاد حل ذكي واحد لهذه المشكلة في كتاب تشارلز دوهيج The Power of Habit. يسميها المؤلف دورة العادة. باختصار ، للعادة ثلاثة مكونات: الحافز (المحفز الذي يسبق العادة) ، والسلوك المعتاد (في الواقع يكرر الفعل) ، والمكافأة (المكافأة الخارجية والداخلية التي تحصل عليها مقابل أداء الفعل المعتاد).

الآن الأخبار السيئة هي أنه لا توجد طريقة يمكنك من خلالها التأثير على المحفزات. الخبر السار هو أنه يمكنك تغيير السلوك الذي لديك.

هناك العديد من الأشياء غير المثمرة التي قمت بها وفعلتها ، لكنني شعرت دائمًا بالذنب حيال حقيقة أن أول شيء في الصباح أبدأ بالنشر على الشبكات الاجتماعية ووسائل الإعلام. لا بأس من الانزعاج من مشاركة منشورات جديدة على مدونتك. لكنني أعلم أنه يمكنني الانشغال سريعًا بالتصفح الطائش للويب لبضع ساعات وسيجعل يومي فوضويًا.

الحل هو جدولة ما يجب القيام به على الشبكات والوسائط في الليلة السابقة. حدد لنفسك الوقت المحدد للقيام بذلك ، وافعل ذلك كل يوم.

هذا النهج قابل للتطبيق على أي حافز يؤدي إلى سلوك سلبي.

في كل مرة تقوم فيها بعمل معتاد جديد ، تأكد من مكافأة نفسك على ذلك. قم بإنشاء طقوس لنفسك تساعدك على توقع سلوكياتك السلبية ، مثل تصفح الويب بتهور ، أو إنفاق المال ، أو تناول الحلوى ، وكافئ نفسك بشيء لطيف في كل مرة يمكنك تجنب ذلك.

كرر لمدة 21 يومًا حتى تلتصق العادة الجديدة.

4. استخدم قاعدة 90 دقيقة

منذ حوالي 50 عامًا ، اكتشف عالم الأعصاب ناثانيال كليتمان أن جسمنا ينتقل من الذروة إلى الذروة كل 90 دقيقة على مدار اليوم. تُعرف هذه الظاهرة أيضًا بالإيقاع فوق الراديوي. ببساطة ، يمكننا أن نكون منتجين لمدة 90 دقيقة فقط.

ماذا يحدث بعد 90 دقيقة؟ نبدأ في البحث عن وقود إضافي على شكل كافيين أو قطع حلوى أو هرمونات التوتر لدينا: الأدرينالين والنورادرينالين والكورتيزول. في هذه اللحظة ، نفقد التركيز ، نتوقف عن التفكير بوضوح ورؤية الصورة كاملة.

ذهبت أمس على هذا النحو: وصلت إلى المطار وعملت في مقهى قبل 90 دقيقة من صعود الطائرة (لم يكن هناك شبكة Wi-Fi) ، وشاهدت فيلمًا أثناء الرحلة وعدت للعمل في القطار من سويسرا إلى فرنسا. عندما وصلت إلى المنزل ، تحققت بسرعة من صندوق الوارد الخاص بي ، وتناولت العشاء ، وعملت لمدة 90 دقيقة أخرى.

نتيجة لذلك ، في 4.5 ساعة فقط قمت بمعظم العمل الذي كنت سأقضي فيه 8 ساعات في اليوم من قبل.

5. إعطاء الأولوية إلى الأخير

لخص أحد المسؤولين التنفيذيين في البنتاغون ببراعة جوهر هذه النصيحة:

أولاً ، أقوم بإعداد قائمة بالأولويات: أولاً ، وثانيًا ، وثالثًا ، وهكذا. ثم أشطب كل شيء أسفل الثالث.

هذه هي القاعدة الذهبية لأي قائمة مهام يومية. انقل جميع المهام بعد اليوم الثالث إلى اليوم التالي.

لا تستطيع تحديد المهام الأكثر أهمية؟

1. ضع في اعتبارك ما إذا كان هناك تبعية بين المهام.هل من الممكن اتخاذ الخطوة أ دون اتخاذ الخطوة ب؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن المهمة "ب" أكثر أهمية. اختر تلك المهام التي تؤثر على نجاحك في المستقبل.
2. استخدم مصفوفة القرار.

يجب وضع علامة على كل شيء في الزاوية اليمنى العليا بعلامة "افعل ذلك الآن". يجب أن تختلط المشكلات ذات التأثير الكبير ، والتي يصعب تحقيقها ، مع مشاكل أخرى ، أقل صعوبة. تستحق المهام ذات التأثير الضئيل والتي يسهل القيام بها التفويض.

6. ترتيب "يوم المطار"

بالنسبة لي ، فإن مكان العمل فائق الإنتاجية هو المطارات والطائرات.في الواقع ، أفضل الرحلات الجوية المتصلة أكثر من الرحلات المباشرة (فهي أرخص بما لا يقل عن 100 دولار ، من بين أشياء أخرى) ، وأحاول إكمال أكبر عدد ممكن من المهام في الأيام التي أكون فيها على الطريق ، وليس عندما أعمل من المنزل.

الآن اسمحوا لي أن أشرح.

لديك وقت محدود للغاية (قبل المغادرة أو قبل الصعود) وخدمة الواي فاي المجانية المحدودة. هذا يعني أنه يمكنك الجري لمدة 90 دقيقة للبقاء منتجًا.

ليس لديك ما يصرف انتباهك عنه عندما تكون على متن الطائرة: هاتفك مغلق ، ولا يوجد سوى عمل نقي وفعال يجب القيام به في وقت محدود. غالبًا ما أحاول إعادة خلق جو مشابه في المنزل: أوقف تشغيل الإنترنت وأقوم بعملي لمدة 90 دقيقة دون أن يتشتت انتباهي بأي شيء آخر.

دعونا نلخص. إليك خطة لإنجاز المزيد والعمل بشكل أقل:

1. اتخذ الخطوة الأولى في عملك ودع تأثير Zeigarnik يساعدك على إكمالها.
2. استخدم أدوات إدارة المشروع لتكون واضحًا بشأن ما يجب القيام به والحفاظ على التركيز.
3. تتبع المهيجات وحوّلها إلى عادات إيجابية.
4. استخدم قاعدة 90 دقيقة.
5. تحديد الأولويات والعمل على أهم المهام.
6. تخلص من أي شيء يشتت انتباهك. على سبيل المثال ، امنح نفسك "يومًا في المطار".