كيف ساعدتني 7 ميزات لمنظم واحد في ترتيب الأشياء

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

يمكن لـ MyLifeOrganized (MLO) تغيير نوعية حياتك بشكل كبير ومساعدتك في ترتيب الأمور. يقدم منهجية فعالة لإدارة الأعمال والوقت.

يبحث جميع الأشخاص الذين يخططون أو يخططون لحياتهم باستمرار عن الطريقة الأكثر فاعلية لإدارة العمل والوقت. وقد يستغرق هذا البحث سنوات. من الصعب الجدال مع مقولة "إما أن تخطط لحياتك أو يحدث لك ذلك".

هل تعرف كيف يخططون في الجيش؟ مرة واحدة في الشهر ، يجلس جميع الضباط في الفصل ، حيث يجب أن يكتبوا في دفتر خاص المهام النموذجية للشهر ، وخطة الشهر وخطة كل أسبوع. كل هذا مطلي بأقلام الرصاص الملونة ويوافق عليه قائد الوحدة. بعد ذلك ، تم نسيان الخطة حتى الشهر المقبل ، ولكي نكون صادقين ، كانت للعرض فقط. وإذا كان الأمر أبسط ، فلن يحتاجه أحد في FIG. لقد كنت أخطط لهذا لمدة 13 عامًا …

بعد مغادرة الجيش دعيت أنا وزوجتي إلى تدريب "التخطيط الاستراتيجي للعام المقبل". وكان أكبر اكتشاف هو أن كل ما خططت له لهذا العام قد اكتمل في ثلاثة أشهر. أصبح التخطيط ، الذي أصبح الآن "قابلاً للتحقيق" ، جزءًا لا يتجزأ من حياتي.

في البداية كان كل شيء على الورق. مع تطور التكنولوجيا ، بدأ في البحث عن خيارات بديلة لجهاز كمبيوتر ، ولاحقًا عن الأدوات المحمولة.

في كتاب "كيفية ترتيب الأمور" ، قال ديفيد ألين إنه لا يوجد مثل هذا البرنامج الذي من شأنه أن يتحكم بشكل كامل في جميع عمليات الحياة ، والأعمال التجارية ، وما إلى ذلك. ربما كان ذلك في وقت كتابة الكتاب. لكن ليس الآن…

لقد أوقفت هذا البحث عن طرق فعالة منذ اللحظة التي تعرفت عليها ماي لايف منظمة (MLO). لقد أثر هذا بشكل كبير على جودة حياتي ، والآن أركز فقط على إكمال الأنشطة المخطط لها.

كيف يختلف MLO عن المنظمين الآخرين؟

فيما يلي قائمة بالنقاط السبع الأولى التي أود مشاركتها معكم اليوم.

1. التسلسل الهرمي

لا يقتصر مظهر نافذة المنظم الرئيسية على أي قوالب أو قواعد. يمكنك إنشاء مخطط هيكل خاص بك للأهداف والمشروعات والمهام الأخرى ، والتي يتم عرضها بشكل تخطيطي في تسلسل هرمي ويتم تنظيمها في شجرة.

على مدار ثلاث سنوات من استخدام MLO ، مررت بالكثير من مخططات بناء قائمة المهام واستقرت في النهاية على تسلسل هرمي لعجلة الحياة. "عجلة الحياة" هي تقنية نفسية قوية للغاية ، وتطور متعدد الجوانب للإنسان في جميع مجالات الحياة ، والذي لا يسمح لرجل الأعمال بأن يكون غير سعيد في العلاقات الشخصية ، ورجل عائلة وأب جيدان للبقاء في المنزل دون نقود. أي أن الرسم التخطيطي الخاص بي يبدأ باتجاهات الحياة (بالطبع ، كل شيء مرسوم بألوان مختلفة):

• عمل؛
• عمل؛
• منزل؛
• الأسرة والعلاقات ؛
• الصحة والرياضة.
• سطوع الحياة
• التنمية الشخصية ، إلخ.

هذا يسمح لي أن أرى في أي قطاع ما هي الأهداف التي حددتها لنفسي ، وأي منها يحتاج إلى تشديد ، وأين تكون القوة الغاشمة ذات الحمل السنوي. ومع ذلك ، فمن الملائم للغاية إذا كنت بحاجة إلى التركيز على أي قطاع معين.

بالمناسبة ، في مثل هذا التسلسل الهرمي ، لن تكون المهمة نشطة في قائمة المهام حتى تكتمل جميع مهامها الفرعية ، ولهذا شكر خاص لخوارزمية بناء قائمة المهام الداخلية المضمنة في MyLifeOrganized.

2. جدولة تلقائية لأمورك

أروع ميزة MLO التي لم أرها في أي منظم هي الترتيب التلقائي لقائمة المهام الخاصة بك ، مع مراعاة أولوية المهمة ، والتي يتم تحديدها حسب تاريخ البدء ، وتاريخ الاستحقاق ، وأهمية المهمة وإلحاحها. في "المخطط" يمكنك تعيين معلمات مهمتك ، وهذا كل شيء! يقوم البرنامج بعد ذلك بتجميع قائمة مهام مرتبة لك.

إذا كنت ملتزمًا بفرز المهام يدويًا ، فهناك شيء من هذا القبيل بالنسبة لك …

3. المرونة. يعمل بالطريقة التي تريدها: عوامل التصفية ، طرق العرض ، التركيز ، التنسيق التلقائي

مرونة إعدادات ووظائف هذا المنظم مذهلة بكل بساطة. بالمقارنة مع فنون الدفاع عن النفس ، يعد MLO "مثمنًا بدون قواعد" حيث يُسمح حرفيًا بكل شيء. المهم أن كل هذا فعال ويؤدي إلى النتيجة المرجوة!

أي نوع من التخطيط (GTD ، Covey ، "ضبط تلقائي للصورة" وغيرها)! إدارة الشؤون الجارية! إنجازات الأهداف!

تستطيع:

• قم بإنشاء أنواع المهام والقوائم الخاصة بك ، والتي لا يمكن إلا لخيالك أن يرسمها في رأسك.
• قم بتلوين نظامك باستخدام التنسيق التلقائي (الرموز والألوان والتعبئة وفقًا للقواعد التي تحددها).
• بمساعدة التركيز ، ركز على اتجاه واحد محدد ، هدف ، مشروع.
• باستخدام المرشحات ، قم بتخصيص قائمة المهام النشطة لأي شروط ضرورية (السياقات ، المواعيد النهائية ، وقت التنفيذ ، الجهد المطلوب ، الامتثال لأي معلمات أخرى).
• أي شيء يمكنك القيام به باستخدام وظائف هذا البرنامج. لكن الشيء الرئيسي هو أنه لا يمكن استخدام كل هذا إلا عند الضرورة. بحاجة إلى قائمة مهام بسيطة - من فضلك. البرنامج ليس مثقلًا بالإعدادات غير الضرورية في الوقت الحالي.

أنا بصري قوي! لذلك ، بالنسبة لي ، كل ما يتعلق بـ "الرؤية" مهم جدًا للإدراك. وهنا لا يتعلق الأمر بجمال نظامك ، بل يتعلق بحقيقة أن كل هذا يساعدني بوضوح على أن أكون أكثر فعالية.

في MLO ، يتوفر كل هذا من خلال وظائف التنسيق التلقائي. والأهم من ذلك ، لا توجد قواعد صارمة وسريعة ، فقط تخيلاتي:

• يتم تمييز جميع المهام المهمة باللون الأحمر والجريء.
• بمساعدة الأعلام ، أفوض المهام وأتحكم فيها بشكل كامل (حدد مهمة ، أبقها تحت السيطرة ، في انتظار الانتهاء) ، بالإضافة إلى أداء المهام التي حددتها لي الإدارة والتحكم فيها (من المتوقع أن أكملها من قبلي).
• تحتوي مجلدات الأقسام المختلفة على ألوان مختلفة بالنسبة لي ، ويمكنك معرفة ما إذا كانت هناك مهام في هذا المجلد أم لا. إنه مريح للغاية ويوفر الوقت في العمل مع المهام والمجلدات.
• قمت بتعيين أيقوناتي لمجموعات معينة من المهام (مكالمات ، طباعة) ، إلخ.

كما يقولون ، من الأفضل أن ترى مرة واحدة بدلاً من أن تسمع مائة مرة ، لذلك إليك شاشة من مخطط عملي الشخصي بكل مجدها:

4. التبعيات

هناك مهام لا يمكن القيام بها حتى يتم الانتهاء من مهمة أخرى:

• لا يمكننا تعليق صورة حتى اشترينا مسمارًا باستخدام وتد وحتى استعرنا مثقابًا من أحد الجيران.
• لا يمكننا طهي العصيدة حتى نشتري الحبوب ومكونات أخرى.

وهناك العديد من الأمثلة المماثلة. MyLifeOrganized يأخذ في الاعتبار كل هذه التبعيات ، وينظم ويظهر بوضوح.

علاوة على ذلك ، لا يمكنك فقط تكوين تبعية مهمة على أخرى ، ولكن يمكنك أيضًا تحديد الفاصل الزمني الذي ستصبح بعده المهمة التالية نشطة.

5. نظرة عامة

هناك مهام وأفكار لا يمكن إكمالها في الوقت الحالي. يتم تصنيف هذه المشكلات في GTD على أنها يومًا ما / ربما ويوصى بمراجعتها في المراجعة الأسبوعية حتى لا تفوتك فكرة مهمة في الوقت المناسب.

بالنسبة لمثل هذه المهام في MyLifeOrganized ، هناك عرض منفصل "نظرة عامة" ، حيث يمكنك تعيين التردد الذي ترغب في عرضها (التحديث في الذاكرة لاتخاذ قرار بالتصرف أو تأجيل المزيد).

موافق ، ليست كل الأفكار والأحلام والمهام للمستقبل تتطلب تذكيرًا أسبوعيًا بنفسك.

• ما أريد أن أشتريه يومًا ما ، أقوم بإعداده في البرنامج لعرضه مرة واحدة شهريًا قبل الراتب.
• الأماكن التي أرغب في زيارتها / الاسترخاء / السفر ، أعددتها للعرض السنوي أو نصف السنوي.

6. الاعراب

لسهولة إدخال المهام بسرعة في وقت واحد بخصائص معينة ، يحتوي البرنامج على تحليل لإدخال النص.

ما هذا؟

يكفي أن تكتب عند إدخال المهمة "تشغيل المهمة غدًا الساعة 10:00 ، تذكير الساعة 5 @ Work" واضغط على Alt + Enter ، وسيقوم البرنامج نفسه بتعيين المهمة "تشغيل المهمة" تاريخ البدء والاستحقاق التاريخ ، قم بتعيين تذكير ، وقم بتعيين أعلى درجة من الأهمية والسياق اللازم.

وهذا مجرد مثال واحد ، وهناك عدد كبير من هذه الخيارات في MLO.

فيما يلي أمثلة من الدليل المرجعي MyLifeOrganized للإدخال الصحيح الذي يمكن تحويله إلى رقم ووقت معين:

• غدا الساعة 15:00 ؛
• في 5 أيام
• الجمعة (أقرب جمعة مستقبلية) ؛
• الثلاثاء 11:20 ؛
• 26 يناير ؛
• بعد 3 أسابيع 14:00 ؛
• بعد 30 دقيقة؛
• في وقت لاحق 2 أشهر؛
• اليوم بعد ساعة و 25 دقيقة ؛
• في سنة.

7. تذكير في الموقع

لا يمكن أن تكون التذكيرات على أجهزة Android و iOS محددة بالوقت فحسب ، بل أيضًا خاصة بالموقع.

هل تتذكر مثال ديفيد ألين على بطاريات المصباح اليدوي؟ يقولون ، إنه أمر جيد ، بحيث يتذكر النظام البطاريات الفارغة في المتجر ، وليس في المنزل عندما تحتاج إلى مصباح يدوي.

لذلك ، سوف يذكرك MyLifeOrganized بالضبط في المتجر.

انتاج |

يمكن مقارنة هذا المنظم بسكرتير شخصي معك باستمرار ، ويصلح تمامًا جميع مشكلات حياتك ويذكرك بكل شيء في الوقت المحدد.

في هذا المقال ، ركزت فقط على النقاط السبع الأكثر أهمية لهذا المنظم بالنسبة لي. أنا متأكد من أنه بعد إتقان وظائف هذا البرنامج ، ستكون فعالًا وفعالًا قدر الإمكان ولن تنسى أي شيء أبدًا.

إذا لم تتمكن فجأة من حل أي أسئلة تخطيط مع منظمك المستخدم أو كان لديك أي متطلبات فردية لمخططك ، فاكتب عنها في التعليقات على هذه المقالة.

سأثبت لكم أن لا شيء مستحيل في هذا الاتجاه!

حظا سعيدا وأقصى النتائج.

منظمة mylife