لماذا لا يوجد ما يكفي من الوقت والطاقة لأهم الأشياء وماذا تفعل حيال ذلك

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

يقع اللوم على فخ الاستعجال. نكتشف كيف يعمل وكيف لا ندخله.

كم مرة في نهاية يوم شاق مزدحم أدركت أنك بدت وكأنك تدور مثل السنجاب في عجلة لعدة ساعات وحللت العديد من المشكلات ، لكنك لم تكرس وقتًا لمشاريع مهمة حقًا؟ كم مرة وعدت نفسك بتولي أمور شخصية ذات مغزى بالنسبة لك: الرياضة ، والإبداع ، والدراسة ، ولكنك لم تستطع حتى البدء بها لأشهر؟ إذا حدث هذا لك ، إذن ، مثل معظم الناس ، فقد وقعت في فخ الإلحاح.

ما هو فخ الاستعجال

أظهرت الأبحاث التي أجرتها كلية إدارة الأعمال بجامعة جونز هوبكنز أننا في كثير من الأحيان نتخلى عن المهام المهمة والمثيرة للاهتمام لصالح المهام العاجلة. ونحن مستعدون حرفيًا لتأجيل المشاريع المهمة لاحقًا ، أولاً وقبل كل شيء ، مع الأخذ في الاعتبار تلك التي ، كما يبدو لنا ، يجب القيام بها الآن.

وهذا ما يسمى بمصيدة الاستعجال. إنه يقودنا إلى الإجهاد والإرهاق العاطفي ، والغريب في الأمر ، فقدان المال. لقد وجد الباحثون أننا نميل إلى تولي مهمة تبدو أكثر إلحاحًا ، حتى لو دفعنا مقابلها أقل مما ندفعه مقابل مهمة ذات موعد نهائي أقل. يحدث هذا لعدة أسباب.

لماذا نقع في فخ الاستعجال

1. نعاني إذا لم نتمكن من إكمال المهمة

تم اكتشاف هذا في عام 1927 ، ثم تم تأكيده أكثر من مرة: يشعر الناس بعدم الارتياح إذا كان هناك عمل غير مكتمل معلق عليهم. سميت ميزة التفكير هذه بتأثير زيجارنيك. وبما أن المهام العاجلة ، كقاعدة عامة ، صغيرة بما يكفي ولا تستغرق الكثير من الوقت ، فلا يمكننا تأجيلها ، لأنه عندئذٍ لن يتم شطب العنصر التالي في قائمة المهام. ونمسك بهذه المهام الصغيرة ، ونحلها واحدة تلو الأخرى ولا يمكننا التوقف. كما هو الحال مع علبة الرقائق: حتى تأكل كل شيء ، لن تهدأ.

2. نحن عالقون في نفق ولا نرى أي شيء حولنا

أي أننا نجد أنفسنا غارقين في الشؤون قصيرة المدى بحيث لا يمكننا حرفياً الزفير ، وننظر إلى جدولنا من الخارج ونقيم ما هو مهم حقًا وما هو غير ذلك. يمكن مقارنة هذا الوضع برؤية النفق: نحن لا نرى الصورة الكاملة ، ولكن فقط جزء هو في مركز اهتمامنا في الوقت الحالي.

3. نحن غير قادرين على تنظيم يوم العمل بشكل صحيح

إذا لم يتم تصحيح العمليات من خلال خطأك أو خطأ الإدارة ، تبدأ المهام الروتينية في استهلاك الوقت والجهد حرفيًا. لنفترض أنك كسول جدًا في إنشاء قوالب للمستندات والخطابات - وفي كل مرة تقضي العديد من الساعات الثمينة في العمل مع الوثائق أو البريد الوارد. أو لم يتفق مدير المشروع مع العميل على إجراء جميع التعديلات مرة واحدة ، ويجب أن تشتت انتباهك بالتعليقات الجديدة مرات لا تحصى.

4. يبدو لنا أننا إذا تجاهلنا مهمة عاجلة ، فستحدث كارثة

سيأتي زعيم أو عميل شرير وسيقسم كثيرًا ، وستُحرم من المال ، وستسقط السماء على الأرض ، وسنموت جميعًا.

كل هذه الإخطارات للرسائل الجديدة والمكالمات والتعديلات والأوامر الصغيرة الإضافية تخلق الوهم بأنه لا يمكن تأجيلها. على الرغم من أنه في الواقع ، لا يوجد الكثير من المهام الحارقة حقًا.

كيف تتجنب الوقوع في شرك الإلحاح

1. ابدأ يومك بمهام مهمة وغير عاجلة

تقول كتب إدارة الوقت الكلاسيكية أن أول شيء يجب فعله هو "أكل الضفدع". أي التخلص من مهمة صغيرة وليست ممتعة للغاية. هناك منطق في هذا النهج: بعد إجراء مكالمة صعبة أو الرد على رسائل مملة ، نشعر بأننا فائزون وفي ازدياد نتعامل مع أشياء أخرى.

لكن هناك خطر من أن "الضفدع" الأول سيتبعه الثاني ، ثم الثالث ، الرابع … والآن حل المساء ، تم أكل "الضفادع" بشكل لا يقاس ، لكن الأيدي لم تصل إلى المهم حقًا مهام. لذلك ، يمكنك تجربة العكس: ابدأ اليوم بما هو أكثر أهمية ، ولكن ليس عاجلاً ، وبعد ذلك فقط انتقل إلى كل هذه الكومة من المهام الصغيرة.

2. تعلم أن تأخذ قسط من الراحة

لا تتسرع في الرد فورًا على الرسائل الجديدة وتنفيذ أي مهام وطلبات صغيرة. قم بالشهيق والزفير وتقدير مدى إلحاح هذا الأمر حقًا. إذا كانت المهمة صعبة ، فقم بتأجيلها من خلال إعطاء الأولوية للمشروع الأكبر والأكثر قيمة.

3. حاول العمل في كتل

لنفترض 40 دقيقة للمهام الهامة و 15 دقيقة للمهام العاجلة. اضبط مؤقتًا حتى لا يمتصك الروتين الصغير كثيرًا ، وبمجرد أن يصدر صوتًا ، عد إلى الأشياء الكبيرة. على الأرجح ، ستكون مكالمة أو خطاب قادرًا على الانتظار لمدة 40 دقيقة القادمة.

4. الجمع بين الأشياء

يمكن القيام بالعديد من الأشياء الصغيرة أثناء ركوبك لمترو الأنفاق ، والوقوف في طابور في مكتب البريد ، وانتظار طفل من درس الرسم. من غير المحتمل أن يكون من الممكن المشاركة في أطروحة أو كتاب أو تقرير أو خطة في مثل هذه اللحظات ، ولكن من الممكن تمامًا الرد بسرعة على الرسائل ، وملء بعض النماذج ، وإجراء تعديلات طفيفة.

5. تذكر أن المهام العاجلة لن تنتهي أبدًا

من الخطأ الفادح الاعتقاد بأنك ستقوم الآن بتنظيف كل هذا الروتين بسرعة: حدد موعدًا مع الطبيب ، وأجب على الرسائل ، واطلب حذاءًا رياضيًا جديدًا لطفلك ، واملأ بطاقة تقرير - وبعد ذلك ، بقلب خفيف ، أنت سيتولى مهامًا مهمة ومشاريع شخصية: قم بتحديث ملفك الشخصي وسيرتك الذاتية ، واقرأ كتابًا بلغة أجنبية ، وابحث عن معلومات للبحث. للأسف ، لن يكون الأمر كذلك. ستستمر الأشياء الصغيرة في السقوط عليك حتى تتحكم فيها.