13 شيئًا في المراسلات التجارية تثير غضبًا

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

إذا كنت لا تريد إثارة غضب الشخص الآخر ، فلا تفعل هذا.

1. عدم التحية

أنت لا تكتب خطاب عمل من أجل المتعة ، فأنت بحاجة إلى شيء من المرسل إليه. لذلك ، من الصحيح أن نبدأ بفعل مهذب - تحية. إن الاستغناء عنها يشبه فتح باب مكتب شخص آخر بقدمك.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

2- عبارة "يوم جيد"

إذا كنت لا تكتب خطاب عمل مباشرة من الألفينيات ، فاختر صياغة أكثر حداثة. لا يهم أنه لا يمكنك التنبؤ بالضبط متى سيقرأ الشخص الآخر الرسالة. يعد خيار "مساء الخير" هو الخيار الأكثر حيادية ، ولكن يمكنك أيضًا استخدام الفترة التي ترسل فيها الرسالة. وترك "الوقت المناسب من اليوم" لمنتديات نصف ميتة من الماضي.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

3. معالجة الأخطاء

إنه لأمر مدهش عدد الأخطاء التي يمكن ارتكابها في مثل هذا النص القصير. أولاً ، اتخذ الكثيرون القاعدة المفصولة بفاصلة حرفياً. أدى هذا إلى ظهور روائع مثل "عزيزي أنطون ميخائيلوفيتش". الاستئناف ليس فقط اسمًا ، ولكنه أيضًا كلمات تعتمد عليه.

ثانيًا ، تحقق بعناية من اسم المرسل إليه. لا تتصل بأليكسيف ألكسندراس ومارين مارياس وفك رموز الأحرف الأولى.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

4. الاختصارات والإجابات أحادية المقطع

تتطلب الكتابة التجارية منك التواصل بجمل كاملة. هذا النهج له فائدة عملية: لا يتعين على المحاور تخمين ما تقصده ، لأنك تكشف كل الفروق الدقيقة ولا تعطي الفرصة لإساءة تفسير الكلمات. و "موافق" الخاص بك يمكن أن تعني أي شيء. بالإضافة إلى ذلك ، لا توفر التخفيضات الكثير من الوقت.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

5. الفكاهة والاستعارات

يجب ألا يترك خطاب العمل مجالًا للترجمة الفورية. يتم استخدام جميع الكلمات في معناها المباشر ولا تنطوي على تفسيرات مختلفة. خلاف ذلك ، انتظر جولة إضافية من المراسلات ، حيث ستكتشف من كان يدور في ذهنك. ويمكن أن يستغرق الكثير من الوقت.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

6. علامات التعجب

لا تُستخدم علامات التعجب غالبًا في النصوص الأدبية ، لأنها مصممة للتعبير عن المشاعر القوية. خطاب العمل ليس منصة للتعبير ، حتى لو كنت تريد حقًا أن تعبر للمحاور عن رأيك فيه.

قد لا تعني شيئًا خاصًا ، ولكن بالنسبة للمحاور ، ستكون علامة التعجب إشارة إلى أنه ربما يفعل شيئًا خاطئًا. لذا حافظ على كل من حواسك ومجموعة مفاتيح Shift + 1 تحت السيطرة. لا يكون التعجب مناسبًا إلا في التداول.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

7. وفرة من البيروقراطيين

غالبًا ما تؤدي الرغبة في التعبير عن نفسك بشكل أكثر رسمية إلى إنشاءات وحشية يصعب للغاية تمييز المعنى فيها. لا تفرط في استخدام العبارات المعقدة والكتابة أسهل.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

8. Caps Lock

لا يستحق إبراز الخطوط بالأحرف الكبيرة. على الإنترنت ، لا يزال يرمز إلى الصراخ. لا أحد يحب أن يصرخ في وجهه. لتوضيح الرسالة ، ما عليك سوى توضيحها.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

9. عبارة "شكرًا مقدمًا"

شكرًا لك ، بالطبع ، لا يمكنك أن تضعه في جيبك ، لكن الامتنان المبكر يضع المحاور في موقف حرج. سيشعر الشخص المهذب بالالتزام بتلبية طلبك ، حتى لو فهم أنه لا ينبغي له القيام بذلك. وسوف تتذكر لطرح المشاكل.

إذا كان المحاور لا يزال بحاجة إلى تحفيز ، فمن الأفضل وصف كيف أنه من المفيد له الاستجابة لطلبك.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

10. سطر موضوع غريب أو عدم وجود موضوع على الإطلاق

من غير الآمن فتح رسائل غير مفهومة ، لذا فإن الرسالة التي ليس لها موضوع تتعرض لخطر الانتقال إلى البريد العشوائي.بطبيعة الحال ، سيغضب الشخص بشدة عندما يكتشف أنه تحت عبارة "زينة ، مطاط" كانت هناك وثيقة مهمة مخفية عن مديرة مصنع الإطارات ، زينة.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

11. الألفة

يجب ألا تحيد عن أسلوب عملك ، حتى لو كان المرسل إليه هو أفضل صديق لك. أولاً ، قد يحتاج إلى إرسال خطاب إلى رئيسه أو المقاولين. ثانيًا ، يمكن أن تقع الرسالة في أيدي ثالثة عن طريق الصدفة وتعرضها للخطر ، وفي نفس الوقت أنت.

ثالثًا ، عليك التمييز بين الشخصية والعمل. لا تتوافق مصالح الشركات دائمًا مع المصالح الشخصية. يجدر أن تترك لنفسك مساحة للمناورة من أجل الحفاظ على العلاقات الودية دون تقديم تنازلات في المفاوضات.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

12. عدم وجود تاريخ من المراسلات

إذا كنت تتحدث بنشاط مع شخص ما ، فإن المرسل إليه على علم بما تدور حوله المحادثة ، ويمكنه بسهولة العودة إلى بداية الحوار عن طريق تدوير عجلة الماوس. ولكن عندما تتبادل الرسائل بين الحين والآخر عبر البريد الإلكتروني ، فقد ينسى المحاور من أنت وما تحتاجه منه.

اجعل من السهل على الشخص القيام بذلك: في فقرة واحدة ، ذكر الشخص بما يتحدث عنه.

كيف لا

انها أفضل بهذه الطريقة

13. التعامل غير المناسب مع مواضيع الرسائل

تسمح لك خدمات البريد والوكلاء بالعمل مع سلاسل الرسائل. إنها أداة مفيدة حقًا إذا تم التعامل معها بشكل صحيح. لكن لم ينجح الجميع.

ربما تكون قد أصبحت بالفعل ضحية لرسالة بريدية جماعية ، لا يستجيب المشاركون فيها مباشرة للمؤلف ، ولكن على الجميع. نتيجة لذلك ، تملأ محادثة غير ممتعة صندوق الوارد الخاص بك ، وتخرج بالعقوبات لأولئك الذين لا يستطيعون العثور على الزر الصحيح. في الوقت نفسه ، غالبًا ما تدخل المعلومات غير المخصصة لأعين المتطفلين في مجال المعلومات العامة.

للميدالية أيضًا جانبًا سلبيًا: عندما ، في محادثة مهمة ، لا يجيب أحد المشاركين على الجميع ، ولكن يجيب على شخص واحد. ويجب على المستلم أن يقضي الكثير من الوقت في إرسال الرسائل بدلاً من القيام بعمله.