السيطرة على "صنبور" ، أو كيف لا تغرق في تدفق المعلومات والمهام

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

قال ميتش كابور ، مؤسس شركة لوتس ، ذات مرة إن الحصول على المعلومات من الإنترنت يشبه الشرب من صنبور إطفاء الحرائق. ماثيو لوري ، الخبير في الاتصالات عبر الإنترنت ، أخذ هذا الموضوع إلى أبعد من ذلك ووصف التدفق المستمر للمعلومات التي تذهب إلى الكمبيوتر والهاتف على مدار 24 ساعة في اليوم ، 7 أيام في الأسبوع ، ولا تنتهي أبدًا ، "خرطوم الإطفاء". كيف لا تغرق في التدفق وتستخدم وقتك بعقلانية - اقرأ في ترجمة معدلة من إعداد Lifehacker.

مع صنبور ، لن تكون قائمة مهامك فارغة أبدًا. لأن "الحنفية" ليست مجرد معلومات ، إنها مصنع للمهام الجديدة. بعض العناصر في قائمة المهام صريحة ، مثل رسائل البريد الإلكتروني من رئيسك أو العملاء التي تتطلب الانتباه. لكن لم يتم التعبير عن الكثير بشكل واضح.

هذا مقال يستحق القراءة والتفكير فيه. وظيفة للتعليق عليها. شارك ما تحب مع الأصدقاء والزملاء.

لا يهم كم ساعة في اليوم تعمل فيها شركة صغيرة. الشيء الرئيسي هو أنهم لا يرون النهاية والحافة. هذا هو "صنبور".

وهذا المفهوم أوسع بكثير من مجرد قائمة مهام. ولسوء الحظ ، لا تزال هناك 24 ساعة في اليوم.

قبرة

إذا كنت مثلي ، فإن كل الأعمال الإبداعية والصعبة تتقدم بشكل جيد في الصباح الباكر. هناك العديد من الأسباب - نفسية وفسيولوجية - لماذا هذا. لكن "الحنفية" غير مبالية بشدة بإيقاعاتك الداخلية. لأنه أثناء النوم ، يستمر مقدار المعلومات في الزيادة.

بعد الإفطار ، تفتح صندوق الوارد الخاص بك ، والتيار من "صنبور" يحطم الشاشة ، التي كانت تحت ضغط الرسائل في البريد ، والحسابات في Bitrix و Twitter و LinkedIn و Facebook و Basecamp و JIRA و Trello وما شابه ذلك. يحتوي التقويم الخاص بك على اجتماعات وطلبات وإرشادات من رئيسك وشركائك وعملائك ومقاوليك من الباطن وزملائك. وما لم يكن على قائمة المهام أمس يحترق اليوم ويتطلب التنفيذ الفوري.

لن يكون الحنفية في انتظارك. يتطلب بصوت عالٍ وقتك واهتمامك.

فجأة ، الساعة 11 صباحًا وقد فقدت بالفعل أفضل جزء من يومك.

كيف ترد على هذا الوضع؟ عادة ما يتم تقديم خيارين: إما تغيير السلوك أو استخدام التكنولوجيا. ولكن لماذا لا نستخدم التكنولوجيا لإنشاء الأساس لتغيير السلوك؟

كيف تدير المعلومات والمهام والأفكار بشكل فعال؟ عليك أن تفهم أن تدفق المعلومات مستمر ، وبشكل عام ، يتدفق من عدة تدفقات: تأتي المعلومات من رسائل البريد الإلكتروني ، والشبكات الاجتماعية ووسائل الإعلام ، والمواقع الإلكترونية ، والصحف ، وأثناء الاجتماعات ، ومن الأصدقاء وحتى من رأسك. من المستحيل تغطية كل شيء.

هل يتعين عليك معالجة الرسائل ، أو تحديد ما يجب فعله بها: الرد ، أو الاستخدام ، أو المشاركة ، أو الحفظ لاستخدامها لاحقًا ، أو الحذف؟ متى تفعل ذلك؟ وكيف تجد الوقت للتعامل مع كل هذا؟

لسوء الحظ ، لا يعمل وضع تعدد المهام عند محاولة القيام بكل شيء في وقت واحد. أنت لا تتحكم في جدولك ، فمن الصعب عليك أن تجد وقت فراغ ، وأن تشتت انتباهك عن البريد وتركز على شيء ما لأكثر من 5 دقائق. إذا كان الأمر كذلك ، تحقق من طريقة تنظيم الوقت الخاصة بي لتكون أكثر إنتاجية طوال اليوم - قد يكون هذا هو السبيل للذهاب.

ثلاث تقنيات وأدوات إضافية

طقوس يومية. في هذا الوقت ، نقوم بالتنظيم والتخطيط ، مع التركيز على المهام الصغيرة والمهمة.

التعلم - الطوابير - معلومات المخزون - التوزيع. نقوم بنقل التدفق من "صنبور" إلى المادة التي يمكنك العمل بها. نحن نشكل قائمة بالمهام ، ومكتبة شخصية من الموارد المفيدة ، وخلاصة ثابتة للمعلومات من الشبكات الاجتماعية ووسائل الإعلام.

إنجاز الأمور حتى النهاية. نحن ندير قائمة المهام ووقتنا الخاص.

اعمل وفقًا لإيقاعاتك الداخلية

أنت فقط من يستطيع اكتشاف مجموعة تحسينات الإنتاجية الخاصة بك - كل ما يمكنني فعله هو مشاركة ما لدي.

أخصص أفضل وقت لحل أهم المهام

في الصباح ، عندما يكون عقلي في أفضل حالاته ، أخصص 2-3 ساعات للعمل على المهمة الأكثر أهمية ، ولا أشغل نفسي بأي شيء آخر. تظهر الأبحاث أن العمال المشتتين - أو المشتتات من تلقاء أنفسهم - مرة واحدة على الأقل كل 3 دقائق ، يستغرقون 20 دقيقة على الأقل للعودة إلى المهمة التي يقومون بها.

من الجدير أن نبدأ اليوم بمهمة صعبة ، رغم أنه من الطبيعة البشرية أن تبدأ بشيء أسهل. خلال النهار ، ستظهر بالتأكيد ظروف غير متوقعة ، واجتماعات إضافية - ولن تكتمل المهام ذات الأهمية القصوى.

أشير إلى وقفات

مهما كان الأمر ، فعادةً ما ينخفض التركيز بعد 60-90 دقيقة ، لذلك أقسم فترة العمل الصباحية إلى قسمين ، مع أخذ استراحة قصيرة ، وخلالها يجب أن أغادر مكان العمل.

يدعي العلماء أن نمط الحياة المستقرة يؤدي إلى مشاكل في القلب وضعف الوضعية وبعض أنواع السرطان.

حتى لو جلست في مكان واحد لمدة 30 دقيقة فقط ، فسوف يتباطأ التمثيل الغذائي بنسبة 90٪.

في المساء

تنخفض مستويات الطاقة بشكل كبير بعد الغداء ، ولهذا يفضل الكثير من الناس الحصول على قسط من النوم خلال هذا الوقت. بعد الغداء ، أحاول:

• مقابلة الناس: أنا متأكد من أنني بالكاد أستطيع أداء وظيفتي بشكل جيد في مثل هذه اللحظة ، والتواصل يعطي دفعة إضافية للطاقة ؛
• معالجة المهام الصغيرة والبسيطة والتنظيمية.

طقوس الصباح والمساء

عليك أن تقرر بالضبط ما يجب القيام به خلال هذه الساعات. هذا يعني أنك بحاجة إلى فتح البريد وترجمة بعض الرسائل إلى قائمة مهام وإيجاد وقت لها من بين مشاريع أخرى.

تكمن المشكلة في أن الرسائل التي تغرق بريدك هي مصاصو دماء حقيقيون يتغذون على وقتك. يستغرق تفكيكها وقتًا وجهدًا أكثر مما تعتقد. وأسوأ شيء هو أنه مهما كان الأمر مزعجًا ، يريد جزء منك دائمًا التحقق من بريدك الوارد.

الحل هو أن الذين يدخلون يجب أن يعاملوا كحيوانات خطرة ، والتي تحتاج في معظم الأحيان إلى وضعها في قفص ، ولكن مع ذلك ، من وقت لآخر ، حتى لا يهربوا بمفردهم.

أتعامل مع العمل القادم مرتين في اليوم - خلال طقوس الصباح والمساء. لقد اعتدت على مثل هذا الأمر لدرجة أن العمل مع الوافد أصبح بالنسبة للعقل نفس المهمة التلقائية التي يحتاجها الجسم إلى الأكل والشرب.

بين هاتين الفترتين ، لا أقلق بشأن وصول شيء ما عبر البريد وما إذا كنت قد نسيت شيئًا مهمًا - أنا أثق في نظامي. لذلك ، بعد أن أغلقت صندوق البريد ، أذهب للعمل برأس جديد.

وبما أن طقوس الصباح عادة ما تكون قصيرة العمر (تُترك معظم القضايا التنظيمية للطقوس المسائية) ، فأنا أولي المزيد من الاهتمام للمهمة الأكثر أهمية.

قائمة المهام

لتنظيم يومك وإيقاف تدفق البريد الوارد الذي يمتص كل العصائر من حياتك ، تحتاج إلى استخدام التقنيات والأدوات.

إحدى هذه التقنيات الفعالة هي "التعلم - الانتظار - مخزون المعلومات - التوزيع" ، والتي تترجم التدفق العشوائي إلى:

• قائمة مهام سهلة الاستخدام ،
• مكتبة شخصية من المواد المفيدة التي يتم حفظها لاستخدامها لاحقًا ،
• مجموعة من المواد لمشاركتها مع الزملاء.

من الناحية المثالية ، يجب أن يتم ذلك خلال طقوس الصباح والمساء. دعونا نلقي نظرة فاحصة على هذه العملية.

دراسة الوارد

صندوق الوارد الخاص بك هو كل شيء من رسائل البريد الإلكتروني ورسائل Twitter إلى التسجيلات الخاصة بك.

أولاً ، تذكر أنه لا توجد مكالمات واردة تتطلب استجابة فورية. لقد تعلمنا جميعًا إرسال واستقبال ردود سريعة على رسائل البريد الإلكتروني ، لكن هذا خطأ: أي شخص يتوقع ذلك يضع عليك التزامات إضافية.

ثانيًا ، من غير الفعال مطلقًا فتح كل بريد إلكتروني والرد عليه.ستكون أكثر إنتاجية إذا فعلت شيئًا واحدًا. على سبيل المثال ، قم فقط بعرض بريدك الوارد. أدمغتنا ليست جيدة جدًا في ربط مهام متعددة معًا. عندما يعتقد الناس أنهم يستطيعون القيام بمهام متعددة بسهولة ، فإنهم ينتقلون بسرعة من مهمة إلى أخرى. لكن هذا يؤثر سلبًا على الإدراك والتركيز.

لذلك عندما تفتح بريدك الوارد ، ما عليك سوى إلقاء نظرة عليه. هذا هو نموذج "إنجاز المهمة" الكلاسيكي:

• إذا كان بإمكانك عرض بريدك الوارد في أقل من دقيقتين ، فافعل ذلك ؛
• إذا لم تستطع ، قم بإضافته إلى قائمة المهام التي تحتاج إلى العودة إليها لاحقًا ؛
• يمكنك فقط تجاهل الملف.

حتى إذا فتحت صندوق الوارد الخاص بك في قائمة الانتظار مباشرة بعد عرض رسائلك ، فلا يزال لديك وقت لإعادة البناء.

اعرض بريدك الوارد في الصباح فقط عند الضرورة القصوى.

عندما تنظر إلى الرسائل في الصباح ، اسأل نفسك السؤال: هل هي عاجلة؟ الرسائل العاجلة الحقيقية هي عدوك الأول ، لأنها تستغرق وقتًا ثمينًا ترغب في إنفاقه على المهمة الأكثر أهمية.

خلاف ذلك ، تحتاج فقط إلى تضمين العنصر "التحقق من الرسائل في المساء" في قائمة المهام.

قائمة الانتظار

ضع المهام غير العاجلة التي تستغرق أكثر من دقيقتين لإكمالها في أحد قسمين من قائمة الانتظار:

1. أشياء للقراءة: يمكن إضافة الموارد المتوفرة عبر الإنترنت للقراءة والتفكير فيها. يمكنك الرجوع إلى هذه المواد لاحقًا ومن أي جهاز.
2. ما يجب القيام به: يتم إعادة توجيه الرسائل الواردة مباشرة إلى قائمة المهام باستخدام المساعدة.

بالطبع ، يمكنك أيضًا إنشاء قائمة بالمهام يدويًا ، لكني أجد التطبيقات أكثر ملاءمة.

قراءة وتوزيع المواد في مكتبة شخصية

خلال طقوس المساء ، أعود إلى قائمة المهام وأتحقق من المواد الموجودة في قائمة الانتظار للقراءة. نظرًا لأنني أستخدم Pocket ، يمكنني مشاهدتها أثناء السفر في مترو الأنفاق أو أثناء انتظار اجتماع أو في أي لحظة أخرى مجانية. لذلك ، عادة ما أتعامل بسرعة مع هذه القائمة.

إذا كانت المادة جديرة بالاهتمام حقًا ، فأضفها إلى - مكتبتي على الإنترنت للمواد المفيدة. يمكن تمييزها ، لذلك يسهل العثور على الملاحظات في اليوم التالي أو الشهر أو حتى بعد عام. وشكر خاص لـ Diiogo على هذه الفرصة.

تضع العلامة l8r (أي لاحقًا - من اللغة الإنجليزية "لاحقًا") المورد في قائمة انتظار أخرى ، والتي أتصل بها أثناء الفحص الليلي لقائمة المهام.

بالإضافة إلى ذلك ، يقوم Diigo تلقائيًا بحفظ نسخة من أي نص أقوم بإضافته إلى مربع الملاحظات. يمكنني تحرير هذه الملاحظة ، وإدخال الملاحظات ، والأفكار التي تكون في متناول يدي عندما أريد مشاركة المواد مع شخص ما.

شارك هذا

تسمح لك بعض العلامات في Diigo بنشر الأصول الخاصة بك في أي مكان. لذلك بفضل السحر:

• باستخدام علامة Like ، يتم إرسال المادة إلى Tumblr كمنشور مقتبس ،
• إذا حددت علامة عنوان التغريدة وتم إرسال رابط المنشور إلى Twitter ،
• يمكنك تخصيص العلامات لحسابات أخرى: LinkedIn و Facebook …

بفضل هذه الطريقة ، يتم إرسال الدفق بالكامل من "صنبور المياه" إلى قائمة المهام والمكتبة الشخصية ، ويمكن مشاركة الموارد المحددة بدورها. وكل هذا دون أن تفقد الانتباه.

طقوس المساء

نظرًا لأنني أريد التركيز على عملي الإبداعي في الصباح ، فإن طقوس المساء هي حجر الزاوية في التخطيط لهذا اليوم.

كيف أبدأ طقوس المساء

بحلول الوقت بعد الغداء:

• لقد أكملت بالفعل أهم مهمتي في الصباح ؛
• الرسائل غير المقروءة المتراكمة في صندوق الوارد الخاص بي ، والتي تلقيتها عندما كنت مشغولاً بالعمل في أهم مهمة ؛
• تحتوي قائمة الانتظار في قائمة المهام على المهام التي أضعها هناك في الصباح ، والمهام القياسية التي أقوم بها أثناء طقوس المساء كل يوم.

المهام اليومية الحالية

كما ذكرنا سابقًا ، تتضمن طقوس المساء مهامًا مثل:

1. رأي.هذا فحص كامل لكل شيء: أتعامل مع كل شيء ممكن ، حتى مع تلك المواد التي سيستغرق العمل بها أكثر من دقيقتين.
2. اقرأ ووزع وشارك. العمل مع كل الأشياء الرائعة التي أضفتها في آخر 24 ساعة.
3. مراقبة قائمة المهام. أفتح دوري المهام ، وبناءً على التقدم المحرز في العمل على المهمة الأكثر أهمية ، فأنا:

• أقرر ما سأفعله هذا المساء وما سأؤجله إلى الغد ،
• تحديد المهمة التي ستكون أهم مهمة في صباح الغد ، وتحديد مقدار الوقت الذي يجب تخصيصه لها ،
• أقوم بتضمين وقت الراحة في الجدول (أو تأجيله إلى وقت لاحق أو في وقت ما).

هناك بعض الأشياء الأخرى التي يجب القيام بها ، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني المستلمة بالأمس ، أو تتبع الشؤون المالية ، وغيرها. بعضها يظهر فقط في يوم خاص. على سبيل المثال ، أتحقق من Diigo المذكورة أعلاه كل يوم أربعاء وسبت.

شيك أسبوعي

تحتاج كل يوم اثنين إلى تضمين العنصر "قم بعمل قائمة بأهداف الأسبوع" في قائمة المهام. لذلك ، كل ليلة خلال الأسبوع ، أضع هذه الأهداف في الاعتبار: ستكون مفيدة عندما أحتاج إلى تقرير ما يجب القيام به اليوم وماذا سأغادر لوقت لاحق.

كل ليلة جمعة ، أعيد النظر في هذه الأهداف عقليًا وتقييمها بشكل نقدي.

وعندها فقط يأتي وقت الراحة

نظرًا لأنه من الأسهل إدارة الجدول الزمني الخاص بي في المساء وأكثر صعوبة العمل في المهام الصعبة ، فمن المحتمل أن أشارك أثناء النهار في مراجعة وإضافة المهام والمواد إلى قائمة الانتظار. ومع ذلك ، سيتم إغلاق صندوق الوارد الخاص بك لمدة نصف يوم على الأقل.

ينتهي يومي بمهمة "الدراسة - الانتظار - مخزون المعلومات - التوزيع" ، حتى أتمكن من بدء يوم جديد دون عبء الأعمال غير المكتملة.