كيفية إرسال الموظفين في رحلات عمل بدون أوراق: تجربة شخصية

2024 مؤلف: Malcolm Clapton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 03:46

نخبرك بالمشكلات الرئيسية المتعلقة بسفر العمل ونوضح كيف يمكنك حلها.

المشكلة رقم 1. نظام الموافقة البطيء

كل رحلة عبارة عن مجموعة من المراسلات التي أعمل فيها كوسيط. يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لإرسال الرسائل ، إلى جانب وجود فرصة للارتباك والوقوع في الأخطاء ، خاصةً عندما يطير العديد من الأشخاص.

بمجرد أن أسأت فهم موظف ووافقت على تذكرة لرحلة خاطئة. كانت غير قابلة للاسترداد ، لذلك اضطرت الشركة إلى إنفاق الأموال على تذكرة ثانية ، مع التاريخ الصحيح ، وخسارة حوالي 10 آلاف روبل.

كيفية حل هذه المشكلة

قصيرة: أتمتة العملية.

تتعامل خدمات حجز الرحلات عبر الإنترنت مع هذه المهمة - لقد اختبرت ذلك. يمكن استخدامه للتخطيط لرحلات العمل وشراء تذاكر الطيران والقطارات وحجز الفنادق. لا تحتاج إلى الدفع مقابل الاتصال واستخدام الخدمة.

يمكن استخدام الخدمة ليس فقط من قبل الرئيس ومدير المكتب ، ولكن أيضًا من قبل جميع موظفي الشركة. لا يوجد حد لعدد المستخدمين ، لذلك قمت على الفور بتحميل بيانات جميع الأشخاص الذين يذهبون في رحلات عمل إلى ملف تعريف Lifehacker على OneTwoTrip for Business. يمكنك إضافته يدويًا أو من ملفات XLS و CSV. للقيام بذلك ، يوجد في قسم "الموظفون" زر "استيراد".

عند إضافة مستخدم ، يمكنك إدخال بيانات جوازات السفر الروسية والأجنبية على الفور ، حتى لا يتم تعبئتها مرة أخرى في كل مرة.

لكل موظف ، يمكنك تعيين حد السفر وتقييد حقوق الوصول. على سبيل المثال ، قم بتعيين حد لطلب واحد وحدد فندقًا يصل إلى ثلاث نجوم. عندما يغادر الموظف ، يتم حظر ملفه الشخصي. لن يكون قادرًا على الدخول إلى حسابه الشخصي ، لكن سيبقى التاريخ الكامل والإبلاغ عنه.

أدى هذا إلى تبسيط عملي إلى حد كبير: يمكن للموظف تسجيل الدخول إلى حسابه الشخصي باستخدام كلمة المرور الخاصة به ، واختيار الرحلة والفندق المطلوبين وحجزهما دون دفع. للموافقة على التذاكر ، لا تحتاج إلى إرسال لقطات شاشة إلى Telegram: يرى المدير ، كمسؤول ، حجوزات وأوامر جميع الموظفين في قسم "الطلبات".

المشكلة رقم 2. ارتفاع التكاليف

نحاول التخطيط للرحلات مسبقًا من أجل شراء تذاكر أرخص. صحيح أن هذا لا ينجح دائمًا.

كيفية حل هذه المشكلة

قصيرة: وفر على التذاكر والفنادق عن طريق شرائها من خلال خدمة السفر عبر الإنترنت.

تضمن OneTwoTrip for Business أن تكلفة تذاكر الطيران هي نفسها أو أرخص من تكلفة الأفراد.

يتم تحقيق الوفورات من خلال معدل دوران مرتفع والتعاقد المباشر مع شركات الطيران والفنادق.

يقدم الموقع حوالي 2 مليون خيار إقامة لميزانيات مختلفة: فنادق ، شقق ، نزل. أكثر من 1000 من أشهرهم لديهم علاقات خاصة بهم مع OneTwoTrip for Business. إذا لم يكن الكائن الذي يحتاجه العميل موجودًا في النظام ، فيمكن للخدمة إبرام عقد معه عند الطلب.

إذا تم تأكيد الخطط وتمت الموافقة على الرحلة ، يمكن شراء التذاكر بنقرتين. إذا لم يكن كذلك ، فقط قم بإلغاء الحجز الخاص بك. جميع بطاقات ولاء شركات الطيران صالحة ، لذا يمكنك الاستمرار في تجميع الأميال. تقوم الخدمة بترتيب العروض الترويجية مع البنوك: على سبيل المثال ، يمكنها إعادة استرداد النقود بمكافآت للمشتريات باستخدام بطاقة الشركة.

المشكلة رقم 3. التذاكر الطويلة والفواتير

عندما يتم الاتفاق على التذاكر والفندق مع المدير ، أتصل بشركة الطيران والفندق لاستلام فاتورة بالدفع. كل منظمة لديها قواعد الدفع الخاصة بها للكيانات القانونية: في مكان ما تحتاج إلى الكتابة إلى البريد الإلكتروني ، في مكان ما تحتاج إلى ملء ملف Excel بتفاصيل الشركة ، في مكان ما - نموذج على موقع الويب. حدث أنني اضطررت إلى الاتصال بالخط الساخن مرارًا وتكرارًا للحصول على المستندات. يستغرق الأمر وقتًا طويلاً ، وأحيانًا يستغرق إصدار التذكرة عدة أيام. لا تصدر بعض الشركات فواتير للكيانات القانونية على الإطلاق.في مثل هذه الحالات ، عليك التخلي عن الشراء والبحث عن رحلة طيران أو فندق آخر.

كيفية حل هذه المشكلة

قصيرة: دفع ثمن التذاكر والفندق بفاتورة واحدة على الموقع الإلكتروني للخدمة لتنظيم رحلات العمل.

في OneTwoTrip for Business ، يمكنني أنا والموظفون الآخرون الذين لديهم حق الوصول المناسب حجز التذاكر والفنادق ودفعها بنفس السهولة التي يتمتع بها الأفراد. تستغرق العملية برمتها من 2 إلى 3 دقائق: تقوم بإدخال حسابك الشخصي ، وتعبئة التاريخ والوجهة واختيار الرحلة المطلوبة. لا تحتاج إلى إدخال بيانات جواز السفر ورقم بطاقة المكافأة ، سيتم تحميلها تلقائيًا عند تحديد موظف من القائمة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء خط سير معقد أو تنظيم رحلتك بمرونة أكبر. على سبيل المثال ، سافر يومًا ما مع شركات طيران مختلفة: في الصباح من أوليانوفسك إلى موسكو مع شركة إيروفلوت ، وفي المساء مرة أخرى على بوبيدا. هذا مسموح به لأن الخدمة عبر الإنترنت يمكنها "لصق" تذاكر من شركات طيران مختلفة بترتيب واحد. إذا نظمت رحلتك بنفسك ، في هذه الحالة ، سيستغرق الأمر مزيدًا من الوقت: المراسلات مع شركتي طيران ، فاتورتين للدفع ، ضعف عدد المستندات الختامية.

يمكنك الدفع مقابل التذاكر والفندق بطريقتين: بإيداع واستخدام بطاقة مصرفية للشركات. أنا أستخدم وديعة - تحتاج إلى تجديدها مسبقًا بأي مبلغ عن طريق إصدار فاتورة من قسم "الحساب". يتم الشراء على الفور ، وليس فقط خلال ساعات عمل البنك.

في حالة وجود أي مشكلة ، يمكنك الاتصال بفريق دعم الخدمة. تعمل على مدار الساعة وتقدم المساعدة ، حتى لو حدثت قوة قاهرة في المساء أو في عطلات نهاية الأسبوع.

المشكلة رقم 4. إغلاق المستندات

لا تنتهي رحلة العمل بشراء التذاكر وحجز الفنادق. هناك حاجة إلى مزيد من الجهد لإعداد الوثائق الختامية. يجب طلبها بشكل منفصل عن شركة الطيران والفندق الذي يرسلها حصريًا في شكل ورقي. في كثير من الأحيان ، لا تصل الشحنات عن طريق البريد وتضيع. تم الكشف عن هذا خلال الفترة المشمولة بالتقرير ، لذلك عليك أن تبحث بشكل عاجل عن جهة اتصال لشخص يمكنه نسخ المستندات الختامية.

كيفية حل هذه المشكلة

قصيرة: تعهد بتشكيل المستندات الختامية OneTwoTrip for Business.

في OneTwoTrip for Business مع الفواتير والتقارير ، كل شيء أبسط بكثير. نتلقى كل شهر تصرفًا لجميع الخدمات وفاتورة للفنادق مع ضريبة القيمة المضافة ، كل ثلاثة أشهر - إجراء تسوية. يتم تخزين جميع الفواتير والتقارير في قسم "المستندات". يمكنك تكوين أي من الموظفين يمكنه الوصول إليهم - سكرتير ، محاسب ، مدير. المستندات ليس لها قيود على فترة التخزين في حسابك الشخصي وهي متوفرة في أي وقت.

ما هو بيت القصيد

تنظيم رحلات العمل من خلال توفير المال والوقت. تتيح لك الخدمة:

• رفض المراسلات الطويلة مع شركات الطيران والفنادق ؛
• تنسيق الرحلات مباشرة مع الرأس ؛
• حجز رحلات الطيران وخيارات الإقامة الأكثر ربحية ؛
• إصدار التذاكر والفندق في 2-3 دقائق في مكان واحد ؛
• دفع ثمن التذاكر دون انتظار الفاتورة ؛
• تبسيط إعداد وتخزين المستندات الختامية.